Kako odabrati softver za upravljanje voznim parkom: kontrolni popis za kupce

Softver za upravljanje voznim parkom kod većine dobavljača izgleda vrlo slično: karta s vozilima, popis upozorenja, stranica s izvještajima. Razlike se pokažu kasnije, kada se uređaj za praćenje prestane javljati, kada vas vozač pita što vidite tijekom vikenda ili kada izvještaj iskaže potrošnju goriva koju nitko ne zna objasniti. Ovaj kontrolni popis donosi pitanja koja te razlike otkrivaju prije nego što potpišete ugovor.

Namijenjen je vlasnicima, voditeljima voznog parka i dispečerima malih i srednjih voznih parkova na Balkanu i u EU-u i ne navodi nijednog dobavljača. Na kraju dajemo vlastite odgovore za Fleet Hero, uključujući njegova ograničenja.

1. Krenite od zadataka, a ne od funkcija

Zapišite što softver mora obavljati svaki tjedan i tko će to raditi. Tipični su zadaci:

• Vidjeti gdje je svako vozilo te koja su u praznom hodu, koja stoje, a koja se ne javljaju.
• Saznati gdje je vozilo bilo određenog dana i tko ga je vozio.
• Dobiti obavijest kada nešto zahtijeva pozornost: vozilo napusti zonu, razina goriva padne ili dospije servis.
• Spriječiti da rokovi za osiguranja, registracije, dozvole i servise neopaženo isteknu.
• Dati voditeljima brojke koje traže, bez ručne izrade proračunskih tablica.
• Poštovati pravila o vremenu vožnje i tahografima koja vrijede za vaše kamione i kombije.

Zatim ih poredajte po važnosti. Uz takav popis demonstracija će vam koristiti mnogo više nego obilazak svih izbornika.

2. Uređaji za praćenje i ugradnja

Softver može prikazati samo ono što uređaj za praćenje pošalje. Pitajte koje uređaje dobavljač podržava i što će svaki od njih očitavati u vašim vozilima, a ne općenito.

• Utični uređaji za praćenje umeću se u dijagnostičku (OBD) utičnicu osobnih automobila i kombija. Brzo se postavljaju i premještaju, a mogu očitavati podatke poput kilometraže ako ih vozilo daje.
• Trajno ugrađeni uređaji za praćenje postavljaju se izvan vidokruga i spajaju na napajanje i paljenje. Teže ih je ukloniti i prikladni su za vozila koja godinama ostaju u voznom parku.
• Uređaji za praćenje s CAN ili FMS vezom očitavaju podatke samog vozila, poput razine goriva, kilometraže i podataka o motoru, ako ih vozilo podržava.
• Uređaji za kamione spojeni na tahograf mogu uživo prikazivati vozačke kartice i vrijeme vožnje, ako softver koristi te podatke.

Pitajte i kupujete li uređaje za praćenje ili ih plaćate u sklopu mjesečne naknade, tko ih ugrađuje, koliko ugradnja stoji po vozilu te jesu li uključeni SIM kartica i mobilni podaci. Ako već imate uređaje za praćenje, pitajte mogu li ostati i što je potrebno da se prebace.

3. Podaci u koje se možete pouzdati

• Interval javljanja: koliko često vozilo u pokretu javlja svoju poziciju i plaća li se češće javljanje više.
• Povijest: koliko se mjeseci ruta čuva i što se događa sa starijim podacima.
• Zastarjeli podaci: kako karta prikazuje vozilo koje se prestalo javljati. Karta koja se prestane osvježavati, a to ne kaže, dovodi u zabludu ljude koji se na nju oslanjaju.
• Prekidi: što uređaj radi bez mobilnog signala te stiže li dio rute koji nedostaje naknadno ili se iscrtava kao ravna crta.
• Očitanja: prikazuju li se gorivo, kilometraža i kodovi grešaka s nazivima i mjernim jedinicama ili kao sirovi brojevi.

4. Upozorenja koja stižu do pravih ljudi

Svaki sustav ima upozorenja. Važno je stižu li do prave osobe, i to kanalom koji radi već danas.

• Koje vrste upozorenja postoje i za koje od njih vaši uređaji za praćenje mogu slati podatke. Upozorenje kojem trebaju podaci koje vaši uređaji ne šalju nikada se neće aktivirati.
• Koji kanali rade već sada, primjerice obavijesti u aplikaciji, e-pošta ili webhook prema vašim sustavima, a koji su tek planirani.
• Možete li prije spremanja pravila vidjeti tko će biti obaviješten i poslati probnu obavijest.
• Sprječavaju li tihi sati i ograničenja ponavljanja poplavu poruka noću.

5. Izvještaji koje možete provjeriti

• Koji su izvještaji spremni za uporabu i mogu li se izvesti u PDF, Excel i CSV.
• Mogu li se izvještaji slati e-poštom prema rasporedu i kome.
• Navodi li brojka kako je izmjerena. Potrošeno gorivo može se izračunati iz brojača motora, iz razine u spremniku ili iz točenja koja unesete, a rezultati se razlikuju.
• Prikazuju li se podaci koji nedostaju kao podaci koji nedostaju ili se prešutno iskazuju kao nula.

6. Tahografi i vrijeme vožnje

Ako imate kamione ili kombije kojima je sada potreban tahograf za međunarodni prijevoz, postavite tri zasebna pitanja jer se odgovori na njih često daju kao jedan:

1. Prikazuje li sustav podatke tahografa uživo, poput vozačke kartice i preostalog vremena vožnje, i koji su uređaji za praćenje i tahografi za to potrebni?
2. Preuzima li daljinski datoteke s vozačkih kartica i iz jedinica u vozilu te koliko često? Pravila EU-a nalažu preuzimanje najmanje svakih 28 dana za vozačke kartice i svakih 90 dana za jedinice u vozilu.
3. Analizira li te datoteke radi otkrivanja prekršaja i prema kojim pravilima: Uredbi (EZ) br. 561/2006 ili AETR-u za prijevoze koji se dijelom odvijaju izvan EU-a?

Pitajte i dolaze li brojke o vremenu vožnje iz samog tahografa ili su procijenjene na temelju GPS-a. Procjene mogu pomoći pri planiranju, ali nisu zakonska evidencija.

7. Službeni automobili i privatnost vozača

Praćenjem vozila prati se i osoba koja ga vozi. Radna skupina iz članka 29., koja je okupljala tijela EU-a za zaštitu podataka, u mišljenju o obradi podataka na radnom mjestu navela je da bi zaposlenik, kada je dopuštena privatna uporaba službenog vozila, u načelu trebao moći privremeno isključiti praćenje lokacije kada to okolnosti opravdavaju, primjerice zbog posjeta liječniku, te da praćenje vozila izvan dogovorenog radnog vremena vjerojatno nema pravnu osnovu. Vozače se mora i obavijestiti da je u vozilo ugrađen uređaj za praćenje.

• Može li vozač ili voditelj pauzirati praćenje za privatne vožnje i bilježi li se svaka pauza?
• Odbacuju li se pozicije tijekom privatne vožnje ili se samo skrivaju s karte?
• Možete li ograničiti tko vidi koja vozila i podatke kojih vozača?
• Možete li vozačima reći što se o njima bilježi i koliko se dugo čuva?

8. Korisnici, uloge i sigurnost

• Možete li izraditi vlastite uloge i svakom korisniku ograničiti pristup na određena vozila ili grupe vozila?
• Postoji li revizijski zapisnik o tome tko je što promijenio i kada?
• Gdje se nalaze poslužitelji i tko može pristupiti vašim podacima?
• Ako dobavljač navodi neki certifikat, zatražite certifikat i njegov opseg.

9. Jezik i prilagodba lokalnim potrebama

• Može li svaki korisnik, od dispečera do vozača, raditi na svom jeziku, uključujući ćirilicu ili latinicu gdje je to potrebno?
• Stižu li PDF dokumenti i e-poruke svakom čitatelju na njegovu jeziku?
• Izdaju li se računi s PDV-om, u valuti koja vam je potrebna?
• Na kojim je jezicima i u koje vrijeme dostupna podrška?

10. Cijena i ugovorni uvjeti

Usporedite ukupni trošak tijekom cijelog trajanja ugovora, a ne samo istaknutu cijenu po vozilu.

• Što mjesečna cijena uključuje: SIM karticu i mobilne podatke, korisnike, povijest, upozorenja i izvještaje.
• Koje funkcije pripadaju kojem paketu i koliko stoji prelazak na viši paket.
• Koliko stoje uređaji za praćenje, ugradnja i obuka te kada se plaćaju.
• Minimalno trajanje ugovora, otkazni rok i što se događa kada prodate vozilo.
• Možete li pri odlasku ponijeti svoje podatke i u kojem formatu.

11. Isprobajte sustav na vlastitim vozilima

Demonstracija s primjernim podacima pokazuje zaslone. Probno razdoblje na nekoliko vaših vozila pokazuje stižu li doista očitanja koja trebate. Prije nego što odlučite:

1. Ugradite ili spojite uređaje za praćenje u dva ili tri tipična vozila, uključujući ono najsloženije.
2. Usporedite očitanja koja su vam važna, poput razine goriva, kilometraže i kodova grešaka, s prikazom na instrumentnoj ploči.
3. Postavite upozorenja koja biste prva koristili i za svako pošaljite probnu obavijest.
4. Pokrenite izvještaje koje traže vaši voditelji i izvezite ih.
5. Zamolite jednog dispečera i jednog vozača da tjedan dana koriste sustav i poslušajte što kažu.

Pitanja za svakog dobavljača

1. Koje uređaje za praćenje podržavate i što će svaki od njih očitavati u našim vozilima?
2. Koje su od funkcija koje ste nam pokazali dostupne danas, a koje su planirane?
3. Koji kanali za upozorenja rade danas?
4. Kako vaši izvještaji prikazuju procijenjene vrijednosti i vrijednosti koje nedostaju?
5. Prikazujete li podatke tahografa uživo, preuzimate li datoteke tahografa ili ih analizirate, i koje od te tri mogućnosti dobivamo?
6. Kako u vašem sustavu funkcionira privatna uporaba službenih automobila?
7. Gdje su vaši poslužitelji i tko može vidjeti naše podatke?
8. Što je uključeno u cijenu po vozilu, a što se dodatno plaća?
9. Kako ćemo dobiti svoje podatke ako odemo?

Kako Office Hero odgovara na ova pitanja

Ovaj smo kontrolni popis napisali mi, pa evo naših odgovora za Fleet Hero, aplikaciju Office Hero za upravljanje voznim parkom, uključujući i to gdje su joj granice.

• Uređaji za praćenje: Teltonika uređaji za osobne automobile, kombije i kamione, koje konfigurira naš tim. Uređaje kupujete po cijeni od 65 € naviše, a M2M SIM kartica i mobilni podaci uključeni su u svaki paket.
• Podaci: pozicije svakih 60, 30 ili 10 sekundi, ovisno o paketu, i karta koja pokazuje koja se vozila ne javljaju. Povijest lokacija još se ne briše automatski nakon određenog razdoblja; zatražite od nas da uklonimo povijest koja vam više nije potrebna.
• Upozorenja: 21 ugrađena vrsta upozorenja, a za svaku se vidi šalju li vaši uređaji podatke koji su joj potrebni. Upozorenja stižu u aplikaciju i e-poštom kolegama, a paket Business dodaje potpisane webhookove prema vašim sustavima.
• Izvještaji: 14 gotovih izvještaja u formatima PDF, Excel i CSV. U sažetku vozila procijenjene brojke i brojke koje nedostaju označene su kao takve.
• Tahografi: vozačke kartice i vrijeme vožnje uživo uz uređaj za praćenje spojen na tahograf. Fleet Hero ne preuzima i ne analizira datoteke tahografa.
• Privatnost: pauza radi privatnosti koja pozicije odbacuje umjesto da ih skriva, s privatnim razdobljima koja se mogu zakazati unaprijed. Prema zadanim postavkama bilježenje mogu pauzirati samo administratori i voditelji voznog parka.
• Jezici i poslužitelji: 15 jezika sučelja, strojno prevedenih, uz pregled izvornih govornika koji je u tijeku, te poslužitelji u Skoplju, u Sjevernoj Makedoniji.
• Cijena: od 10,80 € po vozilu mjesečno, bez PDV-a, a uz godišnje plaćanje cijena je 10 % niža.
• Vaši podaci: izvještaji se izvoze u PDF, Excel i CSV, a naš tim na zahtjev priprema potpuni izvoz podataka vaše tvrtke.

Fleet Hero dio je sustava Office Hero, uz HR Hero i Finance Hero na istom korisničkom računu, a svaki vozač ima jedan dosje zajednički s aplikacijom HR Hero. Usporedite pakete na stranici s cijenama ili rezervirajte demo i postavite nam ova pitanja o svom voznom parku.