Как да изберете софтуер за управление на автопарк: контролен списък за купувача

Софтуерът за управление на автопарк изглежда почти еднакво при всички доставчици: карта с превозни средства, списък със сигнали, страница с отчети. Разликите личат по-късно – когато тракер спре да изпраща данни, когато водач попита какво виждате през уикенда или когато отчет покаже стойност за горивото, която никой не може да обясни. Този контролен списък ви дава въпросите, които разкриват тези разлики, преди да подпишете.

Той е предназначен за собственици, мениджъри на автопаркове и диспечери на малки и средни автопаркове на Балканите и в ЕС и не назовава нито един доставчик. В края даваме собствените си отговори за Fleet Hero, включително ограниченията му.

1. Започнете от задачите, а не от функциите

Запишете какво трябва да прави софтуерът всяка седмица и кой ще го прави. Типични задачи са:

• Да виждате къде е всяко превозно средство и кои са на празен ход, спрели или не изпращат данни.
• Да разберете къде е било дадено превозно средство в определен ден и кой го е управлявал.
• Да бъдете уведомявани, когато нещо изисква внимание: превозно средство напуска зона, нивото на горивото спада, наближава обслужване.
• Да не допускате застраховките, регистрациите, свидетелствата за управление и сроковете за обслужване да изтичат незабелязано.
• Да давате на ръководството исканите данни, без да съставяте таблици на ръка.
• Да спазвате правилата за времето на управление и за тахографите, които се прилагат за вашите камиони и ванове.

След това ги подредете по важност. Подреденият списък прави демонстрацията много по-полезна от обиколка на всяко меню.

2. Тракери и монтаж

Софтуерът може да покаже само това, което изпраща тракерът. Попитайте кои устройства поддържа доставчикът и какво ще отчита всяко от тях във вашите превозни средства, а не по принцип.

• Тракерите с директно включване се поставят в диагностичния (OBD) порт на леки автомобили и ванове. Монтират се и се преместват бързо и могат да отчитат данни като пробега, когато превозното средство ги предоставя.
• Тракерите с фиксиран монтаж се поставят скрито и се свързват към захранването и запалването. По-трудно се премахват и са подходящи за превозни средства, които остават в автопарка с години.
• Тракерите с връзка към CAN или FMS отчитат собствените данни на превозното средство, като ниво на горивото, показание на одометъра и данни за двигателя, когато превозното средство поддържа това.
• Тракерите за камиони, свързани към тахографа, могат да показват в реално време картите на водачите и времето на управление, ако софтуерът използва тези данни.

Попитайте също дали купувате тракерите, или ги плащате в месечната такса, кой ги монтира, колко струва монтажът на превозно средство и дали SIM картата и мобилните данни са включени. Ако вече имате тракери, попитайте дали могат да останат и какво е нужно, за да бъдат прехвърлени.

3. Данни, на които можете да разчитате

• Интервал на обновяване: колко често движещо се превозно средство изпраща позицията си и дали по-краткият интервал струва повече.
• История: за колко месеца назад се пазят маршрутите и какво става с по-старите данни.
• Остарели данни: как картата показва превозно средство, което е спряло да изпраща данни. Карта, която спира да се обновява, без да го показва, подвежда хората, които разчитат на нея.
• Пропуски: какво прави тракерът без мобилно покритие и дали липсващата част от маршрута пристига по-късно, или се изчертава като права линия.
• Показания: дали горивото, одометърът и кодовете за грешка се показват с наименования и мерни единици, или като необработени числа.

4. Сигнали, които достигат до точните хора

Всяка система има сигнали. Важното е дали те достигат до точния човек по канал, който работи още днес.

• Какви типове сигнали има и за кои от тях вашите тракери могат да подават данни. Сигнал, който изисква данни, каквито тракерите ви не изпращат, никога няма да се задейства.
• Кои канали работят сега, например известия в приложението, имейл или уебхук към вашите собствени системи, и кои са само планирани.
• Дали можете да видите кой ще бъде уведомен, преди да запазите правило, и да изпратите тестов сигнал.
• Дали тихите часове и ограниченията на повторенията предотвратяват поток от съобщения през нощта.

5. Отчети, които можете да проверите

• Кои отчети са готови за използване и дали се експортират в PDF, Excel и CSV.
• Дали отчетите могат да се изпращат по имейл по график и до кого.
• Дали стойността показва как е измерена. Изразходваното гориво може да идва от брояча на двигателя, от нивото в резервоара или от въведените от вас зареждания, а резултатите се различават.
• Дали липсващите данни се показват като липсващи, или мълчаливо като нула.

6. Тахографи и време на управление

Ако имате камиони или ванове, които вече се нуждаят от тахограф за международна работа, задайте три отделни въпроса, защото отговорите често се дават като един:

1. Показва ли системата данни от тахографа в реално време, например картата на водача и оставащото време на управление, и какви тракери и тахографи са нужни за това?
2. Изтегля ли дистанционно файловете от картите на водачите и от бордовите устройства и колко често? Правилата на ЕС изискват изтегляне поне на всеки 28 дни за картите на водачите и на всеки 90 дни за бордовите устройства.
3. Анализира ли тези файлове за нарушения и по кои правила: Регламент (ЕО) № 561/2006 или AETR за превози, които се извършват частично извън ЕС?

Попитайте също дали стойностите за времето на управление идват от самия тахограф, или са изчислени приблизително по GPS. Приблизителните стойности помагат при планирането, но не са правно валиден запис.

7. Служебни автомобили и поверителност на водачите

Проследяването на превозното средство означава и проследяване на човека, който го управлява. Работната група по член 29, в която участват органите за защита на данните в ЕС, посочва в становището си относно обработването на данни на работното място, че когато е разрешено лично ползване на служебно превозно средство, служителят по принцип трябва да може временно да изключва проследяването на местоположението, когато обстоятелствата оправдават това, например при посещение при лекар, и че е малко вероятно проследяването на превозно средство извън договореното работно време да има правно основание. Водачите също трябва да бъдат информирани, че е монтиран тракер.

• Може ли водач или ръководител да спре временно проследяването за лични пътувания и записва ли се всяка пауза?
• По време на лично пътуване позициите отхвърлят ли се, или само се скриват от картата?
• Можете ли да определите кой кои превозни средства вижда и до данните на кои водачи има достъп?
• Можете ли да кажете на водачите какво се записва за тях и колко дълго се пази?

8. Потребители, роли и сигурност

• Можете ли да създавате собствени роли и да ограничавате всеки потребител до определени превозни средства или групи превозни средства?
• Има ли одитен журнал кой какво е променил и кога?
• Къде се намират сървърите и кой има достъп до данните ви?
• Ако доставчикът посочва сертификация, поискайте сертификата и обхвата му.

9. Език и съответствие с местните условия

• Може ли всеки потребител – от диспечера до водача – да работи на своя език, включително на кирилица или латиница, когато е необходимо?
• Достигат ли PDF документите и имейлите до всеки получател на неговия език?
• Издават ли се фактурите с ДДС и във валутата, от която се нуждаете?
• На кои езици и в кои часове е достъпна поддръжката?

10. Цена и договорни условия

Сравнявайте общата цена за целия срок на договора, а не само обявената цена на превозно средство.

• Какво включва месечната цена: SIM картата и мобилните данни, потребителите, историята, сигналите и отчетите.
• Кои функции към кой пакет принадлежат и колко струва преминаването към по-висок пакет.
• Колко струват тракерите, монтажът и обучението и кога се плащат.
• Минималният срок, срокът на предизвестие и какво става, когато продадете превозно средство.
• Дали можете да вземете данните си, когато се откажете от услугата, и в какъв формат.

11. Изпробвайте системата на собствените си превозни средства

Демонстрацията с примерни данни показва екраните. Тестът с няколко от вашите превозни средства показва дали показанията, от които се нуждаете, наистина пристигат. Преди да решите:

1. Монтирайте или свържете тракери в две или три типични превозни средства, включително най-сложното.
2. Сравнете важните за вас показания, като ниво на горивото, одометър и кодове за грешка, с таблото на превозното средство.
3. Настройте сигналите, които бихте използвали първи, и изпратете тестов сигнал за всеки от тях.
4. Изгответе отчетите, които ръководството ви иска, и ги експортирайте.
5. Помолете диспечер и водач да използват системата в продължение на седмица и чуйте какво казват.

Въпроси към всеки доставчик

1. Кои тракери поддържате и какво ще отчита всеки от тях в нашите превозни средства?
2. Кои от функциите, които ни показахте, са налични днес и кои са планирани?
3. Кои канали за сигнали работят днес?
4. Как отчетите ви показват приблизителните или липсващите стойности?
5. Показвате ли данни от тахографа в реално време, изтегляте ли тахографски файлове, анализирате ли ги – и кое от трите получаваме ние?
6. Как работи личното ползване на служебни автомобили във вашата система?
7. Къде са сървърите ви и кой може да вижда нашите данни?
8. Какво е включено в цената на превозно средство и какво се заплаща допълнително?
9. Как ще изнесем данните си, ако се откажем от услугата?

Как Office Hero отговаря на тези въпроси

Ние написахме този контролен списък, затова ето и нашите отговори за Fleet Hero – приложението на Office Hero за управление на автопарк, включително докъде стигат възможностите му.

• Тракери: тракери Teltonika за леки автомобили, ванове и камиони, конфигурирани от нашия екип. Тракерите купувате вие – от 65 €, а M2M SIM картата и мобилните данни са включени във всеки пакет.
• Данни: позиции на всеки 60, 30 или 10 секунди в зависимост от пакета и карта, която показва кои превозни средства не изпращат данни. Историята на местоположенията все още не се изтрива автоматично след определен срок; помолете ни да премахнем историята, от която вече нямате нужда.
• Сигнали: 21 вградени типа сигнали, като при всеки се вижда дали тракерите ви изпращат нужните му данни. Сигналите пристигат в приложението и по имейл до колеги, а пакетът Business добавя подписани уебхукове към вашите собствени системи.
• Отчети: 14 готови отчета в PDF, Excel и CSV. В отчета „Обобщение по превозни средства“ приблизителните и липсващите стойности са отбелязани като такива.
• Тахографи: карти на водачите и време на управление в реално време при тракер, свързан към тахографа. Fleet Hero не изтегля и не анализира тахографски файлове.
• Поверителност: пауза за поверителност, при която позициите се отхвърлят, вместо да се скриват, и лични периоди, които могат да се насрочват предварително. По подразбиране само администраторите и мениджърите на автопарк могат да поставят записването на пауза.
• Езици и сървъри: 15 езика на интерфейса с машинен превод, като е в ход преглед от носители на езика, и сървъри в Скопие, Северна Македония.
• Цена: от 10,80 € на превозно средство на месец без ДДС, а при годишно плащане цената е с 10% по-ниска.
• Вашите данни: отчетите се експортират в PDF, Excel и CSV, а нашият екип подготвя пълен експорт на данните на вашата компания при поискване.

Fleet Hero е част от системата Office Hero и работи в един акаунт с HR Hero и Finance Hero, а всеки водач има един общ запис с HR Hero. Сравнете пакетите на страницата с цените или заявете демонстрация и ни задайте тези въпроси за вашия автопарк.