So wählen Sie Flottenmanagement-Software aus: eine Checkliste für den Kauf

Flottenmanagement-Software sieht bei fast jedem Anbieter ähnlich aus: eine Karte mit Fahrzeugen, eine Liste mit Alarmen, eine Seite mit Berichten. Die Unterschiede zeigen sich später: wenn ein Tracker keine Daten mehr sendet, ein Fahrer fragt, was Sie am Wochenende sehen können, oder ein Bericht einen Kraftstoffwert ausweist, den niemand erklären kann. Diese Checkliste enthält die Fragen, mit denen Sie diese Unterschiede erkennen, bevor Sie unterschreiben.

Sie richtet sich an Inhaber, Fuhrparkleiter und Disponenten kleiner und mittelgroßer Fuhrparks auf dem Balkan und in der EU und nennt keinen Anbieter. Am Ende geben wir unsere eigenen Antworten für Fleet Hero, einschließlich der Grenzen.

1. Beginnen Sie mit den Aufgaben, nicht mit den Funktionen

Schreiben Sie auf, was die Software jede Woche leisten muss und wer diese Aufgaben übernimmt. Typische Aufgaben sind:

• Sehen, wo jedes Fahrzeug ist und welche Fahrzeuge im Leerlauf sind, stehen oder keine Daten senden.
• Herausfinden, wo ein Fahrzeug an einem bestimmten Tag war und wer es gefahren hat.
• Benachrichtigt werden, wenn etwas Aufmerksamkeit braucht: Ein Fahrzeug verlässt eine Zone, ein Tankfüllstand sinkt, eine Wartung ist fällig.
• Dafür sorgen, dass Versicherungen, Zulassungen, Führerscheine und Wartungen nicht unbemerkt ablaufen.
• Führungskräften die Zahlen liefern, nach denen sie fragen, ohne Tabellen von Hand zusammenzustellen.
• Die Lenkzeit- und Tachographenregeln einhalten, die für Ihre Lkw und Transporter gelten.

Bringen Sie diese Aufgaben dann in eine Rangfolge. Mit einer priorisierten Liste ist eine Demo weitaus nützlicher als ein Rundgang durch jedes Menü.

2. Tracker und Einbau

Die Software kann nur anzeigen, was der Tracker sendet. Fragen Sie, welche Geräte der Anbieter unterstützt und was jedes davon in Ihren Fahrzeugen auslesen wird, nicht im Allgemeinen.

• Plug-in-Tracker werden in die Diagnosebuchse (OBD) von Pkw und Transportern gesteckt. Sie sind schnell eingebaut und leicht umzusetzen und können Daten wie den Kilometerstand auslesen, sofern das Fahrzeug sie bereitstellt.
• Fest verbaute Tracker werden verdeckt eingebaut und an Stromversorgung und Zündung angeschlossen. Sie lassen sich schwerer entfernen und eignen sich für Fahrzeuge, die über Jahre im Fuhrpark bleiben.
• Tracker mit CAN- oder FMS-Anbindung lesen die fahrzeugeigenen Daten aus, etwa Tankfüllstand, Kilometerstand und Motorwerte, sofern das Fahrzeug dies unterstützt.
• Lkw-Tracker mit Anbindung an den Tachographen können die Fahrerkarten und die Lenkzeit live anzeigen, wenn die Software diese Daten nutzt.

Fragen Sie außerdem, ob Sie die Tracker kaufen oder über die Monatsgebühr bezahlen, wer sie einbaut, was der Einbau pro Fahrzeug kostet und ob SIM-Karte und mobile Daten enthalten sind. Wenn Sie bereits Tracker haben, fragen Sie, ob diese bleiben können und was nötig ist, um sie zu übernehmen.

3. Daten, auf die Sie sich verlassen können

• Aktualisierungsintervall: wie oft ein fahrendes Fahrzeug seine Position meldet und ob ein kürzeres Intervall mehr kostet.
• Verlauf: wie viele Monate Routenverlauf gespeichert bleiben und was mit älteren Daten geschieht.
• Veraltete Daten: wie die Karte ein Fahrzeug darstellt, das keine Daten mehr sendet. Eine Karte, die ohne Hinweis nicht mehr aktualisiert wird, führt die Menschen in die Irre, die sich auf sie verlassen.
• Lücken: was ein Tracker ohne Mobilfunkempfang tut und ob der fehlende Teil einer Route später nachgeliefert oder als gerade Linie gezeichnet wird.
• Messwerte: ob Kraftstoff, Kilometerstand und Fehlercodes mit Namen und Einheiten erscheinen oder als reine Zahlen.

4. Alarme, die die richtigen Personen erreichen

Jedes System hat Alarme. Entscheidend ist, ob sie die richtige Person erreichen, und zwar über einen Kanal, der heute schon funktioniert.

• Welche Alarmtypen es gibt und welche davon Ihre Tracker mit Daten versorgen können. Ein Alarm, der Daten braucht, die Ihre Tracker nicht senden, wird nie ausgelöst.
• Welche Kanäle schon heute funktionieren, etwa Benachrichtigungen in der App, E-Mail oder ein Webhook an Ihre eigenen Systeme, und welche nur geplant sind.
• Ob Sie vor dem Speichern einer Regel sehen, wer benachrichtigt wird, und ob Sie einen Test senden können.
• Ob Ruhezeiten für Benachrichtigungen und Wiederholungsgrenzen eine Flut von Nachrichten in der Nacht verhindern.

5. Berichte, die Sie überprüfen können

• Welche Berichte sofort einsatzbereit sind und ob sie sich als PDF, Excel und CSV exportieren lassen.
• Ob Berichte nach Zeitplan per E-Mail versendet werden können, und an wen.
• Ob ein Wert angibt, wie er gemessen wurde. Der Kraftstoffverbrauch kann aus dem Motorzähler, aus dem Tankfüllstand oder aus den von Ihnen erfassten Betankungen stammen, und die Ergebnisse weichen voneinander ab.
• Ob fehlende Daten als fehlend angezeigt werden oder stillschweigend als null.

6. Tachographen und Lenkzeit

Wenn Sie Lkw einsetzen oder Transporter, die für grenzüberschreitende Einsätze jetzt einen Tachographen brauchen, stellen Sie drei getrennte Fragen, denn die Antworten werden oft zu einer einzigen zusammengefasst:

1. Zeigt das System Tachograph-Live-Daten an, etwa die Fahrerkarte und die verbleibende Lenkzeit, und welche Tracker und Tachographen sind dafür nötig?
2. Lädt es Dateien von Fahrerkarten und Fahrzeugeinheiten aus der Ferne herunter, und wie oft? Die EU-Vorschriften verlangen, Fahrerkarten mindestens alle 28 Tage und Fahrzeugeinheiten mindestens alle 90 Tage herunterzuladen.
3. Wertet es diese Dateien auf Verstöße aus, und nach welchen Regeln: nach der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 oder nach dem AETR für Fahrten, die teilweise außerhalb der EU verlaufen?

Fragen Sie auch, ob die Lenkzeitwerte vom Tachographen selbst stammen oder aus GPS-Daten geschätzt werden. Schätzungen können bei der Planung helfen, sind aber kein rechtsgültiger Nachweis.

7. Dienstwagen und Datenschutz der Fahrer

Wer ein Fahrzeug ortet, ortet auch die Person, die es fährt. Die Artikel-29-Datenschutzgruppe der EU-Datenschutzbehörden hat in ihrer Stellungnahme zur Datenverarbeitung am Arbeitsplatz festgehalten: Ist die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs erlaubt, sollte der Beschäftigte die Standortverfolgung grundsätzlich vorübergehend ausschalten können, wenn die Umstände dies rechtfertigen, etwa bei einem Arztbesuch. Für eine Ortung des Fahrzeugs außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit besteht nach ihrer Einschätzung wahrscheinlich keine Rechtsgrundlage. Außerdem müssen Fahrer darüber informiert werden, dass ein Tracker eingebaut ist.

• Kann ein Fahrer oder eine Führungskraft die Ortung für Privatfahrten pausieren, und wird jede Pause protokolliert?
• Werden die Positionen während einer Privatfahrt verworfen oder nur auf der Karte ausgeblendet?
• Können Sie einschränken, wer welche Fahrzeuge und welche Angaben zu welchen Fahrern sieht?
• Können Sie Fahrern mitteilen, was über sie aufgezeichnet wird und wie lange es gespeichert bleibt?

8. Benutzer, Rollen und Sicherheit

• Können Sie eigene Rollen anlegen und jeden Benutzer auf bestimmte Fahrzeuge oder Fahrzeuggruppen beschränken?
• Gibt es ein Prüfprotokoll, das festhält, wer was wann geändert hat?
• Wo stehen die Server, und wer kann auf Ihre Daten zugreifen?
• Wenn der Anbieter eine Zertifizierung nennt, fragen Sie nach dem Zertifikat und seinem Geltungsbereich.

9. Sprache und lokale Anforderungen

• Kann jeder Benutzer, vom Disponenten bis zum Fahrer, in seiner eigenen Sprache arbeiten, bei Bedarf auch in kyrillischer oder lateinischer Schrift?
• Erhalten alle Leser PDFs und E-Mails in ihrer Sprache?
• Werden die Rechnungen mit MwSt. und in der Währung ausgestellt, die Sie brauchen?
• In welchen Sprachen und zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?

10. Preis und Vertragsbedingungen

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit, nicht nur den beworbenen Preis pro Fahrzeug.

• Was der Monatspreis umfasst: SIM-Karte und mobile Daten, Benutzer, Verlauf, Alarme und Berichte.
• Welche Funktionen zu welchem Paket gehören und was ein Upgrade kostet.
• Was Tracker, Einbau und Schulung kosten und wann sie bezahlt werden.
• Die Mindestlaufzeit, die Kündigungsfrist und was passiert, wenn Sie ein Fahrzeug verkaufen.
• Ob Sie Ihre Daten mitnehmen können, wenn Sie den Anbieter wechseln, und in welchem Format.

11. Testen Sie mit Ihren eigenen Fahrzeugen

Eine Demo mit Beispieldaten zeigt die Bildschirme. Ein Test mit einigen Ihrer eigenen Fahrzeuge zeigt, ob die Messwerte, die Sie brauchen, wirklich ankommen. Bevor Sie sich entscheiden:

1. Bauen Sie Tracker in zwei oder drei typische Fahrzeuge ein oder schließen Sie sie an, darunter das komplexeste.
2. Vergleichen Sie die Messwerte, auf die es Ihnen ankommt, etwa Tankfüllstand, Kilometerstand und Fehlercodes, mit den Anzeigen im Fahrzeug.
3. Richten Sie die Alarme ein, die Sie zuerst nutzen würden, und senden Sie für jeden einen Test.
4. Erstellen Sie die Berichte, nach denen Ihre Führungskräfte fragen, und exportieren Sie sie.
5. Bitten Sie einen Disponenten und einen Fahrer, das System eine Woche lang zu nutzen, und hören Sie sich an, was sie sagen.

Fragen an jeden Anbieter

1. Welche Tracker unterstützen Sie, und was wird jeder davon in unseren Fahrzeugen auslesen?
2. Welche der gezeigten Funktionen sind heute verfügbar, und welche sind geplant?
3. Welche Alarmkanäle funktionieren heute?
4. Wie zeigen Ihre Berichte geschätzte oder fehlende Werte an?
5. Zeigen Sie Tachograph-Live-Daten an, laden Sie Tachographendateien herunter oder werten Sie sie aus, und welche dieser drei Leistungen bekommen wir?
6. Wie funktioniert die private Nutzung von Dienstwagen in Ihrem System?
7. Wo stehen Ihre Server, und wer kann unsere Daten sehen?
8. Was ist im Preis pro Fahrzeug enthalten, und was kostet extra?
9. Wie bekommen wir unsere Daten heraus, wenn wir wechseln?

Wie Office Hero diese Fragen beantwortet

Wir haben diese Checkliste geschrieben, deshalb folgen hier unsere eigenen Antworten für Fleet Hero, die Flottenmanagement-App von Office Hero, einschließlich ihrer Grenzen.

• Tracker: Teltonika-Tracker für Pkw, Transporter und Lkw, von unserem Team konfiguriert. Sie kaufen die Tracker (ab 65 €), und M2M-SIM-Karte und mobile Daten sind in jedem Paket enthalten.
• Daten: Positionen alle 60, 30 oder 10 Sekunden, je nach Paket, und eine Karte, die anzeigt, welche Fahrzeuge keine Daten senden. Der Standortverlauf wird noch nicht nach einer festgelegten Frist automatisch gelöscht; bitten Sie uns, Verlaufsdaten zu entfernen, die Sie nicht mehr benötigen.
• Alarme: 21 integrierte Alarmtypen, bei denen jeweils angezeigt wird, ob Ihre Tracker die benötigten Daten senden. Alarme erscheinen in der App und kommen per E-Mail an Kolleginnen und Kollegen, und das Paket Business ergänzt signierte Webhooks an Ihre eigenen Systeme.
• Berichte: 14 fertige Berichte als PDF, Excel und CSV. In der Fahrzeugübersicht sind geschätzte und fehlende Werte als solche gekennzeichnet.
• Tachographen: Fahrerkarten und Lenkzeit live, mit einem Tracker, der an den Tachographen angeschlossen ist. Fleet Hero lädt keine Tachographendateien herunter und wertet sie nicht aus.
• Datenschutz: eine Privatsphäre-Pause, die Positionen verwirft, statt sie auszublenden, und Privatzeiträume, die sich im Voraus buchen lassen. Standardmäßig können nur Administratoren und Fuhrparkleiter die Aufzeichnung pausieren.
• Sprachen und Server: 15 Oberflächensprachen, maschinell übersetzt (die Prüfung durch Muttersprachler läuft), und Server in Skopje (Nordmazedonien).
• Preis: ab 10,80 € pro Fahrzeug und Monat, zzgl. MwSt., bei jährlicher Abrechnung 10 % günstiger.
• Ihre Daten: Berichte lassen sich als PDF, Excel und CSV exportieren, und auf Anfrage erstellt unser Team einen vollständigen Export der Daten Ihres Unternehmens.

Fleet Hero ist Teil der Suite von Office Hero, mit HR Hero und Finance Hero im selben Konto, und für jeden Fahrer gibt es nur einen Datensatz, den Fleet Hero und HR Hero gemeinsam nutzen. Vergleichen Sie die Pakete auf der Preisseite, oder buchen Sie eine Demo und stellen Sie uns diese Fragen zu Ihrem eigenen Fuhrpark.