Öffentlicher Sektor
Fuhrpark- und HR-Software für Kommunen, Versorgungsbetriebe und Behörden
Office Hero hilft öffentlichen Stellen, über ihre Fahrzeuge Rechenschaft abzulegen und ihre Pflichten gegenüber den Beschäftigten zu erfüllen. Fleet Hero erfasst, wohin Dienstfahrzeuge fahren und wer sie fährt; HR Hero ergänzt ein anonymes Hinweisgebersystem, das an der Richtlinie (EU) 2019/1937 ausgerichtet ist, Berichte zur Entgelttransparenz für die Pflichten aus der Richtlinie (EU) 2023/970 und die Personalakten, auf denen sie beruhen.
Fleet Hero ab 10,80 € pro Fahrzeug und Monat, SIM-Karte und mobile Daten inklusive. Das Hinweisgebersystem und die Berichte zur Entgelttransparenz gibt es mit HR Hero Professional zu 4,90 € pro Mitarbeiter und Monat. Alle Preise zzgl. MwSt.; Angebote für öffentliche Ausschreibungen auf Anfrage.
01Was Office Hero abdeckt
Rechenschaft über die Fahrzeuge, Pflichten gegenüber den Beschäftigten
Jede Kachel verlinkt auf die Funktionsseite mit den Details und den Einschränkungen.
Dienstfahrzeuge bestimmungsgemäß genutzt
Jedes Fahrzeug auf einer Live-Karte, mit einem Alarm, wenn sich eines zu den von Ihnen festgelegten Zeiten bewegt, etwa nachts und am Wochenende.
Wer welches Fahrzeug gefahren ist
Ein Zuweisungskalender für Fahrer und Fahrzeuge sowie Fahrten mit Fahrzeug, Fahrer, Beginn, Ende, Strecke und Dauer.
Berichte für Leitung und Prüfer
14 fertige Berichte, etwa Strecke pro Fahrzeug, Auslastung und Kosten pro Kilometer, als PDF, Excel oder CSV, auch nach Zeitplan per E-Mail an Kollegen.
Versorgungs- und Servicefahrzeuge einsatzbereit halten
Arbeitsaufträge, fällig zu einem Datum oder bei einem Kilometerstand, Mängel und ein Zähler der Fahrzeuge ohne Pflichtversicherung.
Ein Kanal für die Meldung von Verstößen
Jede Person kann auf einer öffentlichen Seite anonym melden; Bearbeiter sehen die 7-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung, und jede Aktion wird in einem Protokoll festgehalten, in dem Manipulationen erkennbar sind.
Pflichten zur Entgelttransparenz
Durchschnitt und Median des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles, Entgeltquartile, jährliche Berichte nach Artikel 9 und eine gemeinsame Entgeltbewertung, die automatisch eröffnet wird, wenn eine Momentaufnahme ein Entgeltgefälle von mehr als 5 % zeigt.
Die Zahlen stammen aus Abrechnungsläufen in HR Hero, die heute nur Mitarbeiter in Nordmazedonien, Albanien und dem Vereinigten Königreich abdecken.
Jede Abteilung sieht ihre eigenen Daten
Beschränken Sie eine Person auf die Fahrzeuge ausgewählter Gruppen oder auf bestimmte Mitarbeiter, und bearbeiten Sie Rollen in einer Berechtigungsmatrix.
Jede Änderung protokolliert
Administrative Änderungen kommen in ein Prüfprotokoll mit Hash-Kette, das 7 Jahre aufbewahrt wird; neue Einträge werden jede Nacht geprüft.
Beschäftigte, die in verschiedenen Sprachen arbeiten
Jede Person wählt eine von 15 Oberflächensprachen, darunter Mazedonisch, Albanisch und Serbisch in beiden Schriften.
02So funktioniert es
Fahrzeuge, Meldekanal und Zugriff im Detail
Drei Ansichten, mit denen eine öffentliche Stelle über ihre Fahrzeuge Rechenschaft ablegt und ihre Beschäftigten schützt.
Dienstfahrzeuge
Eine klare Aufzeichnung jeder Dienstfahrt
Fleet Hero ermittelt Fahrten automatisch aus den GPS-Daten, mit Fahrzeug, Fahrer, Beginn, Ende und Strecke, und der Zuweisungskalender zeigt, wer wann welches Fahrzeug hatte. Spielen Sie jeden Zeitraum auf der Karte ab, innerhalb des Routenverlaufs, den Ihr Paket umfasst: 6, 12 oder 24 Monate. Berichte wie Strecke pro Fahrzeug, Auslastung und Kosten pro Kilometer lassen sich für die Leitung oder eine Prüfung als PDF, Excel oder CSV exportieren.
- Alarme „Unbefugte Bewegung“ für von Ihnen festgelegte Zeiten, etwa nachts und am Wochenende
- Geplante Berichts-E-Mails an Kollegen, täglich, wöchentlich oder monatlich
- Kraftstoff- und Servicekosten pro Kilometer für jedes Fahrzeug
- Fahrzeuggruppen pro Abteilung, genutzt von Karte, Berichten und Zugriffsrechten
Hinweisgebersystem
Ein anonymer Meldekanal mit überwachter 7-Tage-Frist und einem Protokoll, in dem Manipulationen erkennbar sind
Jede Organisation erhält in Office Hero Connect eine eigene öffentliche Meldeseite. Jede Person kann anonym melden, erhält eine Referenznummer und kann den Status jederzeit mit einer Passphrase aus vier Wörtern prüfen, die nur einmal angezeigt wird. In HR Hero bestätigen benannte Bearbeiter den Eingang von Meldungen, antworten in einem vertraulichen Folgeverlauf, wenn die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit hinterlassen hat, und schließen Fälle ab; jede Aktion wird in ein Prüfprotokoll mit Hash-Kette aufgenommen.
- Eine Markierung und eine Erinnerung an die zuständigen Bearbeiter, sobald eine Meldung 7 Tage lang ohne Eingangsbestätigung bleibt
- Inhalte der Meldungen im Ruhezustand verschlüsselt
- Zusätzlich ein internes Meldeformular für angemeldete Beschäftigte
- Die Prüfkette wird jede Nacht automatisch geprüft
Datenschutz
Wer was sieht – und ein Protokoll jeder Änderung
Die Daten jeder Organisation liegen in einem eigenen Datenbankschema, und personenbezogene Felder wie Ausweisnummern und Bankverbindungen sind mit dem eigenen Schlüssel der Organisation verschlüsselt. Rollen werden in einer Berechtigungsmatrix bearbeitet, und Regeln auf Datensatzebene beschränken eine Person auf ausgewählte Fahrzeuge, Fahrzeuggruppen oder Mitarbeiter. Jede administrative Änderung kommt in ein Prüfprotokoll mit Hash-Kette, das 7 Jahre aufbewahrt wird.
- 18 fertige Rollen, dazu eigene Rollen
- Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft, bevor jemand sie öffnen kann
- Server in Skopje (Nordmazedonien)
- Sitzungen enden nach 30 Tagen ohne Nutzung und spätestens nach 90 Tagen
03Die Apps
Office Hero für eine öffentliche Stelle
Jede App funktioniert für sich, und zusammen teilen sie sich ein Konto und einen Datensatz pro Person.
-
Dienst-, Versorgungs- und Servicefahrzeuge auf einer Live-Karte, mit Fahrten, Berichten, Wartung und Versicherung.
- Fahrten mit Fahrer und Strecke
- Alarme bei Bewegung außerhalb der Arbeitszeit
- 14 fertige Berichte
- Versicherungen und Zulassungen
-
Personalakten, Urlaub und Arbeitszeit, mit dem Hinweisgebersystem und den Berichten zur Entgelttransparenz.
- Bearbeitung von Hinweisgeberfällen
- Entgeltgefälle und Berichte nach Artikel 9
- Urlaub und Zeiterfassung
- Schulungen und Zertifizierungen
-
Die öffentliche Meldeseite des Hinweisgebersystems und eine Anmeldung für Beschäftigte, um Dienstplan, Urlaub und Dokumente einzusehen.
- Anonyme Meldeseite
- Urlaubsanträge und Urlaubssalden
- Ein- und Ausstempeln
- Eigene Bankverbindung
04Fragen
Fragen von öffentlichen Stellen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Erfüllt das Hinweisgebersystem die Richtlinie (EU) 2019/1937?
Es ist an der Richtlinie ausgerichtet: anonyme Meldungen, eine für die Bearbeiter überwachte 7-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung, ein vertraulicher Folgeverlauf für hinweisgebende Personen, die eine Kontaktmöglichkeit hinterlassen, und eine Aufzeichnung jeder Aktion, in der Manipulationen erkennbar sind. Ob Ihre Umsetzung die Richtlinie und Ihr nationales Recht erfüllt, ist eine Rechtsfrage; klären Sie sie daher mit Ihrer Rechtsberatung. Office Hero bescheinigt keine Konformität.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Die Apps von Office Hero und ihre Datenbanken laufen auf Servern, die wir in Skopje (Nordmazedonien) betreiben, also außerhalb der Europäischen Union. Hochgeladene Dateien und Datenbanksicherungen liegen im Objektspeicher Cloudflare R2. Die Daten jeder Organisation liegen in einem eigenen Datenbankschema, sensible personenbezogene Felder sind mit dem eigenen Schlüssel der Organisation verschlüsselt, und hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft.
Können wir Office Hero über eine öffentliche Ausschreibung beschaffen?
Unsere Preise stehen auf der Preisseite und verstehen sich zzgl. MwSt. Für öffentliche Ausschreibungen und größere Mengen erstellen wir auf Anfrage ein Angebot; senden Sie uns die Ausschreibungsunterlagen oder die Zahl der Fahrzeuge und Mitarbeiter.
Kann jede Abteilung nur ihre eigenen Fahrzeuge und Beschäftigten sehen?
Ja. Fassen Sie die Fahrzeuge jeder Abteilung in einer Fahrzeuggruppe zusammen und beschränken Sie eine Person auf diese Gruppen; in HR Hero beschränken Sie eine Person auf eine Liste von Mitarbeitern. Listen zeigen dann, wie viele Datensätze ausgeblendet sind und warum.
Erstellt Fleet Hero Dienstreiseaufträge?
Nein. Fleet Hero erfasst jede Fahrt mit Fahrzeug, Fahrer, Beginn, Ende und Strecke, und seine Berichte lassen sich als PDF, Excel oder CSV exportieren, aber es erstellt weder das Formular für Dienstreiseaufträge noch berechnet es Tagegeld.
Können Beschäftigte nebeneinander auf Mazedonisch und Albanisch arbeiten?
Ja. Jede Person wählt ihre eigene Oberflächensprache aus 15, darunter Mazedonisch, Albanisch und Serbisch in beiden Schriften, und Alarm-E-Mails erreichen jeden Empfänger in seiner eigenen Sprache, während Berichts-PDFs in der Sprache versendet werden, die Sie wählen. Die Übersetzungen sind maschinell erstellt, und die Prüfung durch Muttersprachler läuft.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Das Team von Office Hero kann einen vollständigen Export der Daten Ihrer Organisation erstellen. Fordern Sie ihn vor dem Vertragsende an oder innerhalb von 30 Tagen danach, bevor die Daten gelöscht werden.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Organisation
Buchen Sie eine Demo oder senden Sie uns Ihre Ausschreibungsunterlagen. Wir zeigen Ihnen die Fahrzeugdaten, den Meldekanal und die Zugriffsregeln, mit denen Ihr Team arbeiten würde.