Pubblica amministrazione
Gestione di flotte e personale per comuni, aziende di servizi pubblici e agenzie pubbliche
Office Hero aiuta gli enti pubblici a rendere conto dell'uso dei propri veicoli e ad adempiere ai propri obblighi verso il personale. Fleet Hero registra dove vanno i veicoli di servizio e chi li guida; HR Hero aggiunge un canale whistleblowing anonimo progettato attorno alla direttiva (UE) 2019/1937, i report sulla trasparenza retributiva per la direttiva (UE) 2023/970 e l'anagrafica del personale su cui si basano.
Fleet Hero da 10,80 € per veicolo al mese, con scheda SIM e traffico dati inclusi. Il canale whistleblowing e i report sulla trasparenza retributiva sono inclusi in HR Hero Professional, a 4,90 € per dipendente al mese. Prezzi IVA esclusa; offerte per gare pubbliche su richiesta.
01Che cosa copre Office Hero
Rendicontazione dei veicoli, obblighi verso il personale
Ogni riquadro rimanda alla pagina della funzione con i dettagli e i limiti.
Veicoli di servizio usati per lo scopo previsto
Ogni veicolo su una mappa in tempo reale, con un avviso quando uno si muove negli orari che imposta, come le notti e i fine settimana.
Chi ha guidato quale veicolo
Un calendario delle assegnazioni di conducenti e veicoli, e viaggi con veicolo, conducente, inizio, fine, distanza e durata.
Report per la dirigenza e i revisori
14 report pronti all'uso, come distanza per veicolo, utilizzo e costo per chilometro, in PDF, Excel o CSV, anche inviati via e-mail ai colleghi in modo pianificato.
Mezzi operativi e tecnici mantenuti in efficienza
Ordini di lavoro con scadenza a data o a chilometraggio, guasti e il numero di veicoli senza assicurazione obbligatoria.
Un canale per segnalare gli illeciti
Chiunque può segnalare in forma anonima su una pagina pubblica; i gestori vedono il termine di 7 giorni per l'avviso di ricevimento e ogni azione finisce in un registro in cui ogni modifica è rilevabile.
Obblighi di trasparenza retributiva
Divario retributivo di genere medio e mediano, quartili retributivi, report annuali ai sensi dell'articolo 9 e una valutazione congiunta delle retribuzioni aperta automaticamente quando un'istantanea del divario retributivo mostra un valore superiore al 5%.
I dati provengono dalle elaborazioni paghe in HR Hero, che oggi coprono solo i dipendenti in Macedonia del Nord, Albania e Regno Unito.
Ogni ufficio vede solo ciò che lo riguarda
Limiti una persona ai veicoli di gruppi scelti o a dipendenti elencati, e modifichi i ruoli in una matrice delle autorizzazioni.
Una traccia di ogni modifica
Le modifiche amministrative finiscono in un registro di audit a catena di hash conservato per 7 anni, con le nuove voci verificate ogni notte.
Personale che lavora in lingue diverse
Ogni persona sceglie una delle 15 lingue dell'interfaccia, tra cui macedone, albanese e serbo in entrambi gli alfabeti.
02Come funziona
Veicoli, canale di segnalazione e accessi nel dettaglio
Tre schermate che un ente pubblico usa per rendere conto dei propri veicoli e tutelare il proprio personale.
Veicoli di servizio
Una registrazione chiara di ogni spostamento di servizio
Fleet Hero ricava automaticamente i viaggi dai dati GPS, con veicolo, conducente, inizio, fine e distanza, e il calendario delle assegnazioni mostra chi aveva quale veicolo e quando. Riproduca sulla mappa qualsiasi periodo entro lo storico dei percorsi incluso nel suo pacchetto: 6, 12 o 24 mesi. Report come distanza per veicolo, utilizzo e costo per chilometro si esportano in PDF, Excel o CSV per la dirigenza o per un audit.
- Avvisi «Movimento non autorizzato» per gli orari che imposta, come notti e fine settimana
- Invio pianificato dei report via e-mail ai colleghi, giornaliero, settimanale o mensile
- Costo del carburante e della manutenzione per chilometro per ogni veicolo
- Gruppi di veicoli per ufficio, usati da mappa, report e accessi
Whistleblowing
Un canale di segnalazione anonimo, con il termine di 7 giorni monitorato e un registro in cui ogni modifica è rilevabile
Ogni ente ha una propria pagina pubblica di segnalazione su Office Hero Connect. Chiunque può segnalare in forma anonima, ricevere un numero di riferimento e verificare lo stato in qualsiasi momento con una frase segreta di quattro parole che viene mostrata una sola volta. In HR Hero, i gestori designati inviano l'avviso di ricevimento, rispondono in una conversazione di follow-up riservata quando il segnalante ha lasciato un modo per essere contattato e chiudono i casi, e ogni azione viene aggiunta a un registro di audit a catena di hash.
- Un'indicazione, e un promemoria ai gestori assegnati, quando una segnalazione supera i 7 giorni senza avviso di ricevimento
- Contenuti delle segnalazioni cifrati a riposo
- Anche un modulo di segnalazione interno per il personale che ha effettuato l'accesso
- La catena di audit verificata automaticamente ogni notte
Protezione dei dati
Chi vede che cosa, e una traccia di ogni modifica
I dati di ogni ente si trovano in un proprio schema di database, e i campi personali come i codici identificativi nazionali e i conti bancari sono cifrati con la chiave propria dell'ente. I ruoli si modificano in una matrice delle autorizzazioni, e le regole a livello di record limitano una persona a veicoli, gruppi di veicoli o dipendenti scelti. Ogni modifica amministrativa finisce in un registro di audit a catena di hash, conservato per 7 anni.
- 18 ruoli predefiniti, più quelli che crea lei
- File caricati sottoposti a scansione antimalware prima che qualcuno possa aprirli
- Server a Skopje, in Macedonia del Nord
- Le sessioni terminano dopo 30 giorni di inutilizzo, e al più tardi dopo 90 giorni
03Le app
Office Hero per un ente pubblico
Ogni app funziona da sola e, insieme, condividono un unico account e un'unica scheda per persona.
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Veicoli di servizio, mezzi operativi e mezzi tecnici su una mappa in tempo reale, con viaggi, report, manutenzione e assicurazioni.
- Viaggi con conducente e distanza
- Avvisi di movimento fuori orario
- 14 report pronti all'uso
- Assicurazioni e immatricolazioni
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Anagrafica del personale, ferie e presenze, con il canale whistleblowing e i report sulla trasparenza retributiva.
- Gestione dei casi di whistleblowing
- Divario retributivo di genere e report dell'articolo 9
- Ferie e rilevazione presenze
- Formazione e certificazioni
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La pagina pubblica per il whistleblowing e un accesso per il personale, per vedere orario, ferie e documenti.
- Pagina di segnalazione anonima
- Richieste e saldi delle ferie
- Timbratura di entrata e uscita
- Le proprie coordinate bancarie
04Domande
Domande degli enti pubblici
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Il canale whistleblowing soddisfa la direttiva (UE) 2019/1937?
È progettato attorno alla direttiva: segnalazioni anonime, un termine di 7 giorni per l'avviso di ricevimento monitorato per i gestori, una conversazione di follow-up riservata per i segnalanti che lasciano un modo per essere contattati e un registro di ogni azione in cui ogni modifica è rilevabile. Se la sua configurazione soddisfi la direttiva e la normativa nazionale è una questione legale, quindi la verifichi con il suo consulente legale; Office Hero non certifica la conformità.
Dove sono conservati i nostri dati?
Le app di Office Hero e i relativi database funzionano su server che gestiamo a Skopje, in Macedonia del Nord, paese che non fa parte dell'Unione europea. I file caricati e i backup dei database sono conservati nell'archiviazione a oggetti Cloudflare R2. I dati di ogni ente si trovano in un proprio schema di database, i campi personali sensibili sono cifrati con la chiave propria dell'ente e i file caricati vengono sottoposti a scansione antimalware.
Possiamo acquistare Office Hero tramite una gara pubblica?
I nostri prezzi sono pubblicati nella pagina dei prezzi e si intendono IVA esclusa. Per gare pubbliche e volumi maggiori prepariamo un'offerta su richiesta; ci invii i documenti di gara o il numero di veicoli e di dipendenti.
Ogni ufficio può vedere solo i propri veicoli e il proprio personale?
Sì. Inserisca i veicoli di ogni ufficio in un gruppo di veicoli e limiti una persona a quei gruppi; in HR Hero, limiti una persona a un elenco di dipendenti. Gli elenchi indicano poi quanti record sono nascosti e perché.
Fleet Hero produce gli ordini di missione?
No. Fleet Hero registra ogni viaggio con veicolo, conducente, inizio, fine e distanza, e i report si esportano in PDF, Excel o CSV, ma non produce il modulo dell'ordine di missione né calcola le diarie.
Il personale può lavorare in macedone e in albanese fianco a fianco?
Sì. Ogni persona sceglie la propria lingua dell'interfaccia tra 15, tra cui macedone, albanese e serbo in entrambi gli alfabeti; le e-mail di avviso raggiungono ogni destinatario nella sua lingua, mentre i report in PDF vengono inviati nella lingua che sceglie lei. Le traduzioni sono automatiche ed è in corso una revisione da parte di madrelingua.
Che cosa succede ai nostri dati se lasciamo Office Hero?
Il personale di Office Hero può eseguire un'esportazione completa dei dati del suo ente. La richieda prima della fine del contratto, o entro i 30 giorni successivi, prima che i dati vengano eliminati.
Ci parli del suo ente
Richieda una demo o ci invii i documenti di gara. Le mostreremo i dati dei veicoli, il canale di segnalazione e le regole di accesso che userebbe il suo team.