Informativa sulla privacy

Office Hero realizza app gestionali: Fleet Hero per la gestione delle flotte, HR Hero per il personale e l'orario di lavoro, Finance Hero per la contabilità e Office Hero Connect, il portale per dipendenti, clienti e fornitori. Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali sul nostro sito web e in queste app. Rispettiamo il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) ove applicabile e la legge sulla protezione dei dati personali della Macedonia del Nord (Gazzetta ufficiale nn. 42/2020, 294/2021 e 101/2025), che è allineata al GDPR.

Chi è il titolare del trattamento

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, in forma abbreviata ОФИС ХИРО ДОО Скопје (OFIS HIRO DOO Skopje in caratteri latini), è il titolare dei trattamenti descritti in questa informativa, salvo i casi in cui il titolare è un'azienda che usa le nostre app, come spiegano le sezioni seguenti. È una società a responsabilità limitata (DOO) registrata in Macedonia del Nord, con numero di registrazione della società (EMBS) 7901305, numero di identificazione fiscale (EDB) 4043025542679 e sede legale in Jani Lukrovski 4A, locale 86, Gazi Baba, Skopje. In questa informativa, «Office Hero» e «noi» indicano ОФИС ХИРО ДОО Скопје, che pubblica anche le app Office Hero Manager, Office Hero Connect e Office Hero Track. Per qualsiasi domanda sui dati personali, scriva a [email protected].

Che cosa copre questa informativa

• Il sito web officehero.io, con i moduli di contatto e di richiesta demo.
• Le app web Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) e Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Le app per smartphone e TV Office Hero Manager, Office Hero Connect e Office Hero Track per Android TV. Sono in fase di test e non sono ancora disponibili negli app store.
• Il nostro lavoro con i clienti: offerte, contratti, fatture e assistenza.

I nostri dati e i dati della sua azienda

Quando decidiamo noi. Per il sito web, per offerte, contratti, fatture e assistenza, e per gli account utente che danno accesso alle app, è Office Hero a decidere perché e come vengono trattati i dati personali. In questi casi siamo il titolare del trattamento.

Quando decide la sua azienda. I dati che un'azienda registra nelle app, come i suoi veicoli e le relative posizioni, le schede dei dipendenti, le fatture, i messaggi della chat e i file, sono trattati per conto di quell'azienda e secondo le sue istruzioni. L'azienda, nostra cliente, è il titolare del trattamento, e Office Hero è il suo responsabile del trattamento. Offriamo a ogni cliente un accordo sul trattamento dei dati e usiamo questi dati solo per fornire i servizi a quell'azienda.

Se usa le app perché il suo datore di lavoro o un partner commerciale le ha dato accesso, per i suoi dati si rivolga prima a quell'azienda. Se scrive a noi, inoltriamo la sua richiesta all'azienda e la aiutiamo a rispondere.

Il sito web

Il sito web funziona su un server di Contabo GmbH, una società di hosting tedesca, che si trova nel data center di Contabo in Francia. Le visite al sito passano attraverso Cloudflare, Inc., che distribuisce rapidamente le pagine e blocca gli attacchi. Entrambe trattano dati tecnici, come il suo indirizzo IP, il browser, la pagina richiesta e l'ora, per mostrarle la pagina e mantenere sicuro il sito. Cloudflare può anche ricevere dal suo browser un rapporto tecnico quando una pagina non si carica.

Il sito web non imposta cookie propri e non usa strumenti di analisi, di pubblicità o di social media. I caratteri e le icone provengono dal nostro server. Solo quando Cloudflare deve verificare che una visita non sia un attacco, può impostare per quella verifica un cookie di sicurezza di breve durata.

La memoria locale del suo browser ricorda la lingua scelta e se ha chiuso il banner della lingua. Queste informazioni restano sul suo dispositivo, non ci vengono inviate e possono essere cancellate dal browser in qualsiasi momento.

Moduli di contatto e di richiesta demo

Quando invia un modulo, conserviamo ciò che ha inserito: l'argomento, il suo nome, l'indirizzo e-mail, l'azienda, il numero di telefono, le dimensioni dell'azienda, il numero di veicoli, i prodotti che le interessano, il suo messaggio e la conferma data con la casella di spunta. Conserviamo anche la pagina e la lingua utilizzate e l'ora. Per limitare gli abusi, conserviamo un hash con chiave del suo indirizzo IP anziché l'indirizzo stesso, e per un'ora contiamo gli invii provenienti dalla sua rete, anche in questo caso in forma di hash.

L'invio viene salvato nel database del sito web, dove lo legge il nostro team. Lo usiamo solo per risponderle e per dare seguito alla sua richiesta, ad esempio per organizzare una demo o per inviarle un'offerta. Quando richiede una demo o un'offerta, la base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su sua richiesta. Per le altre domande, è il nostro legittimo interesse a rispondere alle persone che ci scrivono. Con la casella di spunta del modulo conferma di accettare questo uso dei suoi dati, come descritto in questa informativa. Può chiederci in qualsiasi momento di smettere di usare i suoi dati e di cancellarli scrivendo a [email protected].

Conserviamo una richiesta di informazioni per il tempo necessario a risponderle e a darle seguito. Se diventa nostro cliente, la richiesta entra a far parte della nostra documentazione sui clienti. Può chiederci di cancellarla in qualsiasi momento.

E-mail inviate a noi

Le e-mail che invia a un indirizzo @officehero.io vengono inoltrate dal servizio di instradamento e-mail di Cloudflare alle caselle di posta del nostro team. Le usiamo per risponderle e le conserviamo per il tempo richiesto dalla conversazione, o più a lungo se lo impongono le norme contabili o altre leggi.

Clienti e assistenza

Per offerte, contratti e fatture, trattiamo i dati delle aziende nostre clienti e i nomi, gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono delle persone con cui abbiamo rapporti. Quando chiede aiuto al nostro team di assistenza, via e-mail, con un ticket in Office Hero Connect o dal Centro assistenza di Office Hero Manager, usiamo il suo messaggio e i suoi recapiti per aiutarla, e consultiamo i dati nell'account della sua azienda solo se la richiesta lo rende necessario.

Account nelle app

Per darle accesso alle app, trattiamo il suo nome, il suo indirizzo e-mail, il suo numero di telefono, se indicato, il suo ruolo e le sue autorizzazioni, le aziende di cui fa parte e le sue impostazioni, come lingua, fuso orario, tema, impostazioni della mappa e preferenze di notifica. La sua password è conservata solo come hash unidirezionale (Argon2id). Se accede con un'app di autenticazione, conserviamo il segreto che questa usa e i suoi codici di recupero.

Per ogni accesso registriamo l'indirizzo IP, il browser o il dispositivo, e quando la sessione è iniziata e quando è stata usata l'ultima volta. Gli amministratori della sua azienda possono vedere gli accessi dell'azienda, e in Office Hero Connect e in Office Hero Manager lei può vedere i propri dispositivi e disconnetterli. Le sessioni terminano dopo 30 giorni di inutilizzo e al più tardi dopo 90 giorni.

Le azioni rilevanti per la sicurezza, come l'aggiunta di utenti o la modifica di ruoli o impostazioni, vengono scritte in un registro di audit che riporta chi ha fatto che cosa, quando, e da quale indirizzo IP e browser. Ogni voce è collegata alla precedente, in modo che eventuali manomissioni possano essere rilevate, e le voci vengono conservate per 7 anni e poi eliminate.

Che cosa trattano le app per la sua azienda

Ciò che un'azienda registra dipende dalle app e dalle funzioni che usa. Gli elenchi seguenti mostrano i dati personali che le app possono contenere. È l'azienda a decidere che cosa registrare e chi, al suo interno, può vederlo.

Fleet Hero

• Veicoli: targa, VIN, caratteristiche tecniche, foto, documenti, costi, dati sul carburante, manutenzione e assicurazione.
• Localizzatori e schede SIM: numeri dei dispositivi e delle schede SIM.
• Posizioni e letture: posizione, velocità, direzione e ora; letture come accensione, chilometraggio, livello del carburante, dati del motore e codici di errore; e i viaggi, le soste e gli ingressi e le uscite dalle zone calcolati a partire da questi dati.
• Conducenti: nome, recapiti, numero, categorie e data di scadenza della patente di guida, data di scadenza della carta di qualificazione del conducente (CQC), numero della carta tachigrafica, i veicoli e i percorsi pianificati che vengono loro assegnati e in quali periodi, e promemoria, ad esempio quando scade una patente o una carta tachigrafica.
• Dati del tachigrafo: dai localizzatori collegati al tachigrafo, le carte del conducente e del secondo conducente inserite nel tachigrafo e i relativi tempi di guida e di riposo.
• Avvisi: gli avvisi che l'azienda configura, ad esempio quando un veicolo supera una certa velocità o entra in una zona, e chi li ha ricevuti.

Modalità privacy. Mentre la localizzazione di un veicolo è in pausa, le sue posizioni vengono scartate appena arrivano e non vengono mai memorizzate. Viene conteggiata solo la distanza percorsa, e ogni pausa viene registrata.

Link alla posizione in tempo reale. Chiunque disponga di un link vede il nome del veicolo, l'azienda che lo ha condiviso, la posizione e la velocità del veicolo e il suo percorso recente, ma mai il percorso precedente alla creazione del link. Un link funziona fino alla scadenza, al massimo dopo 7 giorni, o finché l'azienda non lo disattiva. La pagina non mostra il conducente e non viene indicizzata dai motori di ricerca.

Se l'azienda invia gli avvisi ai propri sistemi tramite webhook, i dati degli avvisi vengono trasmessi agli indirizzi scelti dall'azienda. Un'azienda che localizza i veicoli guidati dai suoi dipendenti deve informarli e deve disporre di una base giuridica valida; la nostra guida alla localizzazione GPS e alla privacy dei dipendenti spiega che cosa comporta.

HR Hero

• Anagrafica dei dipendenti: nome, recapiti, data di nascita, codice identificativo nazionale, indirizzo, contatto di emergenza, conto bancario, genere, stato civile, nazionalità, mansione, reparto, responsabile diretto e data di assunzione.
• Contratti e retribuzione: condizioni contrattuali, stipendio e buste paga.
• Orario di lavoro: orari di timbratura in entrata e in uscita, con il dispositivo e l'indirizzo di rete utilizzati, turni, fogli ore e assenze. Le assenze per malattia possono rivelare informazioni sulla salute.
• Documenti: documenti HR e conferme di ricezione o di firma, con l'ora e l'indirizzo IP.
• Sviluppo: valutazioni delle prestazioni, obiettivi, feedback, formazione, certificazioni e competenze.
• Selezione del personale: recapiti dei candidati, CV, impiego attuale, esperienza, retribuzione attesa, link ai profili, lettere di presentazione e feedback dei colloqui.
• Trasparenza retributiva: confronti tra le retribuzioni di donne e uomini, per i report sul divario retributivo.

Whistleblowing. Chiunque può segnalare un problema tramite la pagina di segnalazione di un'azienda, anche in forma anonima, se lo desidera. La segnalazione in sé è archiviata cifrata e senza l'indirizzo IP del segnalante, e la pagina di segnalazione non imposta alcun cookie. Per limitare gli abusi, i nostri server contano per un'ora le segnalazioni per indirizzo IP. Come ogni pagina delle nostre app web, la pagina di segnalazione carica i caratteri dai server di Google, e i log tecnici dei nostri server registrano l'indirizzo IP e il browser di ogni richiesta, compresa quella con cui viene inviata una segnalazione.

In HR Hero possono leggere le segnalazioni solo le persone che l'azienda autorizza a gestirle, come i suoi amministratori e i responsabili della conformità. Anche il nostro personale può aprire le segnalazioni nella nostra console di amministrazione, ma solo per i motivi indicati più avanti per l'accesso del personale. Le segnalazioni chiuse vengono rimosse dalle app dopo il periodo di conservazione descritto più avanti.

Finance Hero

• Clienti e fornitori: nomi, referenti, indirizzi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, partite IVA e coordinate bancarie.
• Vendite e acquisti: preventivi, ordini, fatture, note di credito, fatture fornitori e pagamenti, e i riepiloghi delle fatture inviati via e-mail ai clienti.
• Estratti conto: le operazioni contenute negli estratti conto che un'azienda importa, compresi i nomi e i conti delle controparti.
• Spese: note spese con le ricevute, e partenza, destinazione e distanza delle richieste di rimborso chilometrico.

Office Hero Connect

I dipendenti usano Connect per il proprio orario di lavoro, le ferie, i turni, le buste paga, i documenti, la formazione e gli obiettivi. Quando un dipendente conferma la ricezione di una busta paga, vengono registrati il nome digitato, l'ora, l'indirizzo IP e il dispositivo. Le coordinate bancarie sono archiviate cifrate e, per modificarle, occorre inserire di nuovo la password. Clienti e fornitori vedono solo i propri saldi e le proprie fatture. Ai ticket di assistenza aperti in Connect risponde il team di assistenza di Office Hero.

Chat del team e file

La chat conserva i messaggi e le reazioni, le foto, i file e i messaggi vocali inviati da Office Hero Manager, e le segnalazioni e i blocchi effettuati dalle persone. Per impostazione predefinita, i messaggi sono archiviati cifrati con la chiave propria dell'azienda. Una conversazione è archiviata senza questa cifratura solo se è stata impostata su «Non crittografato a riposo» prima del suo primo messaggio. Alcuni messaggi meno recenti, inviati prima di ottobre 2026, potrebbero non essere ancora archiviati con questa cifratura. I nostri server decifrano i messaggi per mostrarli alle persone della conversazione. Un'azienda può stabilire per quanto tempo ogni canale conserva i propri messaggi.

Gli amministratori dell'azienda esaminano le segnalazioni. Quando qualcuno segnala un messaggio, una persona o una conversazione, gli amministratori vedono la segnalazione e chi l'ha fatta, il messaggio segnalato, i membri della conversazione e i suoi messaggi più recenti fino alla segnalazione. Possono anche vedere chi ha bloccato chi. Alla persona segnalata non viene comunicato chi l'ha segnalata.

Ogni file caricato viene controllato per individuare malware sui nostri server prima che chiunque possa scaricarlo, e i link di download scadono dopo 15 minuti. I file sono archiviati su Cloudflare R2.

Le app per smartphone e TV

Le app per smartphone usano la posizione, la fotocamera, le foto o il microfono del suo telefono solo per le funzioni indicate di seguito, e solo dopo che lei lo ha consentito. Può revocare l'accesso in qualsiasi momento nelle impostazioni del telefono.

• Posizione (Office Hero Manager, solo mentre l'app è aperta): se lo consente, la sua posizione viene inviata con una timbratura in entrata o in uscita, affinché il suo datore di lavoro possa confermare che è avvenuta sul luogo di lavoro. La visualizzazione della sua posizione sulla mappa avviene sul suo telefono, e quella posizione non ci viene inviata. L'app non usa mai la sua posizione in background.
• Fotocamera e foto: per scansionare il VIN di un veicolo e per scattare o scegliere foto di ricevute, problemi dei veicoli, documenti e allegati della chat. Quando scansiona un VIN, viene conservato solo il VIN, mai l'immagine. Le app possono vedere solo le foto che lei seleziona.
• Microfono (Office Hero Manager): per registrare i messaggi vocali che sceglie di inviare.
• Face ID e impronta digitale (Office Hero Manager): è il suo telefono a verificarli per sbloccare l'app. Non riceviamo mai dati biometrici.
• Notifiche: se le consente, conserviamo un token per il suo dispositivo e inviamo le notifiche, compreso il loro testo, tramite il servizio di notifica di Apple o di Google.
• Archiviazione sul telefono: i token di accesso sono conservati nella memoria sicura del telefono, e le timbrature effettuate senza segnale restano sul telefono finché non possono essere inviate.

Office Hero Manager mostra le mappe con Apple Maps su iPhone e iPad, a meno che non scelga Google Maps, e con Google Maps su Android. L'SDK di Google Maps fa parte dell'app su entrambi i sistemi e si avvia con essa, quindi Google riceve le richieste di mappe e, secondo le proprie condizioni, gli identificativi del dispositivo e dati su utilizzo, prestazioni e arresti anomali. Su Android, lo scanner VIN usa ML Kit di Google: l'immagine della fotocamera viene letta sul telefono e non viene inviata, ma Google riceve dati tecnici come il modello del dispositivo, la versione dell'app e un identificativo di installazione. Le app non mostrano pubblicità, e al loro interno non usiamo servizi di analisi o di segnalazione degli arresti anomali.

Office Hero Track non chiede alcuna autorizzazione sul televisore. Viene associato con un breve codice, riceve un proprio token di accesso e mostra solo i veicoli dei gruppi scelti per esso, con le loro targhe e, nei dettagli di un veicolo, il nome del conducente. Conserva le posizioni dei veicoli solo nella propria memoria mentre mostra la mappa. Quando l'azienda revoca un televisore, questo elimina il proprio token di accesso e i dati di associazione, cancella dalla memoria i dati della flotta e torna alla schermata di associazione.

Cookie e tecnologie simili

Le app web usano cookie che mantengono attivo il suo accesso e uno che ricorda la sua lingua per un anno. Il suo browser conserva inoltre nella memoria locale alcune impostazioni, come la lingua e le colonne scelte negli elenchi. Le app ne hanno bisogno per funzionare, e nessuno di essi viene usato per pubblicità o analisi. Il sito web in sé non imposta cookie, come spiegato sopra.

Dove sono archiviati i dati e chi ci aiuta

Le app e i loro database funzionano su server che gestiamo a Skopje, in Macedonia del Nord. Anche il calcolo dei percorsi stradali, la scansione antivirus e il vault che custodisce le chiavi di cifratura funzionano sui nostri server. Il nostro personale accede ai dati di un'azienda solo quando è necessario per configurare e gestire il servizio, configurare i localizzatori, rispondere a una richiesta di assistenza o mantenere sicuro il servizio.

Ci avvaliamo dei servizi delle seguenti aziende, che pertanto ricevono dati personali:

• Cloudflare, Inc. (Stati Uniti) archivia i file caricati e i backup dei database, protegge il sito web e inoltra le e-mail inviate ai nostri indirizzi.
• Contabo GmbH (Germania) ospita il sito web e le richieste inviate tramite i suoi moduli, su un server in Francia.
• Mailtrap, gestito da Railsware Products Studio LLC (Stati Uniti), recapita le e-mail inviate dalle app, come inviti, codici di accesso, reimpostazioni della password, avvisi, report e riepiloghi delle fatture. Riceve l'indirizzo del destinatario e il contenuto di ogni e-mail.
• Google LLC (Stati Uniti) fornisce i caratteri delle app web, che il suo browser carica dai server di Google, quindi Google riceve il suo indirizzo IP. In Office Hero Manager, Google fornisce l'SDK di Google Maps e, su Android, lo scanner di codici a barre ML Kit. Firebase Cloud Messaging di Google recapita le notifiche ai telefoni Android, usando un token di notifica e un identificativo di installazione Firebase.
• Apple Inc. (Stati Uniti) fornisce Apple Maps in Office Hero Manager e recapita le notifiche a iPhone e iPad.
• OpenStreetMap Foundation (Regno Unito) fornisce la mappa di base OpenStreetMap delle app web. Il suo browser carica direttamente le immagini della mappa, quindi la fondazione riceve il suo indirizzo IP e l'area della mappa che visualizza, che può indicare approssimativamente dove si trovano i veicoli che sta guardando, ma nessun nome di veicolo né dato personale. Quando cerca un indirizzo mentre pianifica un percorso in Office Hero Manager, i nostri server lo cercano con il servizio Nominatim della fondazione e inviano solo l'indirizzo o il punto.
• OpenFreeMap, gestito da Hyperknot Software Kft. (Ungheria), fornisce la mappa stradale e la mappa scura degli schermi di Office Hero Track, quindi riceve l'indirizzo IP del televisore e l'area della mappa mostrata.
• 1NCE GmbH (Germania) fornisce le schede SIM e il traffico dati dei localizzatori che forniamo. I dati dei localizzatori viaggiano sulla sua rete fino ai nostri server.

Nelle app web e su Office Hero Track, le immagini delle mappe stradali, satellitari e del traffico di Google le arrivano tramite i nostri server, quindi per queste Google non riceve il suo indirizzo IP. Se dalle app sceglie di aprire una posizione in Google Maps, Apple Maps o OpenStreetMap, quel servizio riceve la posizione. Scarichiamo i tassi di cambio dalla Banca centrale europea e dalla Banca nazionale della Repubblica della Macedonia del Nord; a queste non viene inviato nulla che la riguardi.

Non vendiamo dati personali e non li usiamo per la pubblicità. Li comunichiamo alle autorità solo quando la legge ce lo impone.

Trasferimenti al di fuori della Macedonia del Nord e dell'UE

La Macedonia del Nord non è uno Stato membro dell'Unione europea. Alcune delle aziende sopra elencate hanno sede nell'UE, una nel Regno Unito e alcune negli Stati Uniti, e possono trattare dati anche in altri paesi. Laddove la legge richieda garanzie per tali trasferimenti, ci basiamo sulle garanzie offerte dal fornitore, come la sua certificazione nell'ambito del Data Privacy Framework UE-USA o le clausole contrattuali tipo. Se la sua azienda ha sede nell'UE, le norme del GDPR sui trasferimenti verso paesi al di fuori dell'UE si applicano anche all'uso che l'azienda fa dei nostri server a Skopje. Ci scriva se le servono maggiori dettagli.

Le basi giuridiche

• Contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b, del GDPR): per fornire i servizi ai nostri clienti e per rispondere alle richieste di una demo o di un'offerta.
• Legittimi interessi (articolo 6, paragrafo 1, lettera f): per rispondere alle domande che ci vengono inviate, gestire gli account utente, mantenere sicuri il sito web e le app, prevenire gli abusi, correggere gli errori e migliorare i servizi, e restare in contatto con le persone con cui abbiamo rapporti presso i nostri clienti.
• Obblighi di legge (articolo 6, paragrafo 1, lettera c): per tenere le scritture contabili e fiscali e per rispondere alle richieste legittime delle autorità.
• Consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a): solo quando glielo chiediamo. Può revocarlo in qualsiasi momento.

Il suo telefono le chiede inoltre l'autorizzazione prima che un'app ne usi la posizione, la fotocamera o il microfono o le invii notifiche. Per i dati che un'azienda registra nelle app, è l'azienda a scegliere la base giuridica e a esserne responsabile. La legge sulla protezione dei dati personali della Macedonia del Nord prevede le stesse basi giuridiche.

Per quanto tempo conserviamo i dati

• Richieste dal sito web: per il tempo necessario a risponderle e a darle seguito, o finché non ci chiede di cancellarle. In seguito, alcune copie possono restare per qualche tempo nei backup giornalieri del sito, fino alla sostituzione di quei backup.
• Dati di un'azienda nelle app: finché l'azienda usa i servizi. Dopo la cessazione del contratto, l'azienda può esportare i propri dati per 30 giorni, dopodiché li eliminiamo.
• Storico della localizzazione: non viene eliminato automaticamente dopo un periodo fisso, ma è conservato finché l'azienda mantiene il proprio account, a meno che l'azienda non ci chieda di eliminarlo prima. Le posizioni inviate durante una pausa privacy non vengono mai memorizzate.
• Messaggi della chat: per il periodo che l'azienda imposta per un canale e, in mancanza, finché l'azienda mantiene il proprio account. Un messaggio eliminato, dal suo autore o alla fine di quel periodo, viene rimosso definitivamente dopo 90 giorni.
• Segnalazioni di whistleblowing: una segnalazione chiusa viene rimossa dalle app 5 anni dopo la ricezione oppure, se l'azienda lo richiede, dopo un periodo diverso compreso tra 1 e 10 anni. L'azienda può anche chiederci di non rimuovere automaticamente le segnalazioni. Una segnalazione rimossa resta nel database dell'azienda, con il contenuto ancora cifrato, affinché si possa ancora dimostrare come è stato gestito il caso, finché l'azienda mantiene il proprio account.
• Report inviati via e-mail: la copia PDF conservata per l'invio viene eliminata dopo 7 giorni.
• Registrazioni degli accessi: una sessione scade dopo 30 giorni di inutilizzo e al più tardi dopo 90 giorni, e la disconnessione la termina immediatamente. La registrazione della sessione, con l'indirizzo IP e il dispositivo, viene eliminata entro circa 60 giorni dall'ultimo utilizzo della sessione, e subito se il suo account viene eliminato.
• Token di notifica: finché non si disconnette, il token non smette di funzionare o il suo account non viene eliminato.
• Registro di audit: 7 anni, poi viene eliminato.
• Backup dei database delle app: 30 giorni. I campi con dati delicati restano cifrati all'interno dei backup.
• I nostri contratti e le nostre fatture: per il tempo previsto dalle norme contabili e fiscali.
• Log tecnici: per il tempo necessario a mantenere sicuri i servizi e ad analizzare gli errori.

Come proteggiamo i dati

• I dati di ogni azienda sono conservati in un proprio schema di database, e ogni richiesta è legata a una sola azienda.
• I dati personali più delicati sono cifrati (AES-256-GCM) con una chiave che appartiene all'azienda: indirizzi e-mail e numeri di telefono personali dei dipendenti, date di nascita, codici identificativi nazionali, indirizzi, contatti di emergenza e conti bancari, nomi e recapiti dei candidati, coordinate bancarie inserite in Office Hero Connect, messaggi della chat (per impostazione predefinita) e segnalazioni di whistleblowing. Quella chiave è protetta da una chiave master custodita in un vault sui nostri server. I nomi, i recapiti di lavoro e gli altri campi in base ai quali le app eseguono ricerche e ordinamenti non sono cifrati in questo modo.
• Il suo browser e le nostre app per smartphone e TV si collegano alle app tramite HTTPS. I localizzatori inviano i propri dati ai nostri server attraverso la rete mobile, usando il protocollo proprio del localizzatore anziché HTTPS. Le password sono conservate con Argon2id.
• Ruoli e regole a livello di record stabiliscono chi vede quali veicoli, conducenti, dipendenti e clienti, e il server li verifica a ogni richiesta.
• I file caricati vengono controllati per individuare malware, e ogni notte le nuove voci del registro di audit vengono verificate per rilevare manomissioni.
• Ogni notte viene eseguito il backup dei database, e un ripristino completo da questi backup è stato testato.

Nessun sistema è completamente sicuro. Se una violazione riguarda dati personali, informiamo l'azienda interessata senza ingiustificato ritardo e, quando il titolare del trattamento siamo noi e la legge lo richiede, anche l'autorità di controllo e le persone coinvolte. La nostra pagina sulla sicurezza descrive queste misure in modo più dettagliato.

I suoi diritti

Il GDPR e la legge sulla protezione dei dati personali della Macedonia del Nord le riconoscono i seguenti diritti:

• Accesso: ottenere una copia dei suoi dati personali e informazioni su come vengono trattati.
• Rettifica: far correggere i dati errati o incompleti.
• Cancellazione: far cancellare i suoi dati quando non c'è più motivo di conservarli.
• Limitazione: far limitare il trattamento mentre è in corso la risoluzione di una questione che lo riguarda.
• Portabilità: ricevere i dati che ci ha fornito in un formato leggibile da dispositivo automatico, o farli trasmettere a un altro fornitore.
• Opposizione: opporsi al trattamento basato su legittimi interessi.
• Revoca del consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare quanto fatto in precedenza.
• Reclamo: proporre reclamo a un'autorità di controllo.

Per esercitare i suoi diritti, scriva a [email protected] o a [email protected]. Possiamo chiederle di confermare la sua identità. Come richiede la legge della Macedonia del Nord, correggiamo i dati errati entro 15 giorni dalla sua richiesta e, se i dati devono essere cancellati, li cancelliamo entro 30 giorni. Rispondiamo alle altre richieste entro un mese; se una richiesta è complessa, la legge consente altri due mesi, e le comunichiamo entro il primo mese se ne abbiamo bisogno e per quale motivo. Per i dati che un'azienda registra nelle app, è l'azienda a decidere sulla richiesta, e noi la aiutiamo.

Eliminazione del suo account. Può chiedere l'eliminazione del suo account nelle app (Office Hero Manager: Account, poi Elimina account; Office Hero Connect: Profilo, poi Elimina account; le app web: Il mio account) oppure, senza accedere, su connect.officehero.io/delete-account. Le aziende con cui lavora esaminano la richiesta, l'assistenza di Office Hero decide sulle richieste che esse rifiutano o su cui non si pronunciano in tempo, e lei riceve una risposta entro 30 giorni. Quando la richiesta viene approvata, eliminiamo il suo account: il suo nome, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono, la password, le impostazioni di sicurezza, le sessioni e i dispositivi. I messaggi, le foto, i messaggi vocali e i file inviati ai colleghi, i dati HR e contabili che il suo datore di lavoro deve conservare e i registri di audit di sicurezza restano per i periodi descritti sopra.

Reclami. In Macedonia del Nord, l'autorità di controllo è l'Agenzia per la protezione dei dati personali (azlp.mk). Se si trova nell'UE, può anche proporre reclamo all'autorità per la protezione dei dati del suo paese; il Comitato europeo per la protezione dei dati elenca queste autorità. Preferiremmo che si rivolgesse prima a noi, così da poter cercare di risolvere la sua questione.

Decisioni automatizzate

Office Hero non prende decisioni sulle persone basate unicamente su un trattamento automatizzato. Nelle app, le regole che un'azienda imposta, come le regole di avviso o le spettanze di ferie, vengono applicate automaticamente, e l'azienda resta responsabile delle decisioni che prende.

Minori

I nostri servizi sono destinati ad aziende ed enti pubblici e non sono rivolti ai minori.

Modifiche a questa informativa

Aggiorniamo questa informativa quando cambiano i nostri servizi o la legge. La data in fondo a questa pagina indica la versione in vigore. Prima che una modifica significativa entri in vigore, ne informiamo i nostri clienti via e-mail.

Contatti

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, locale 86, Gazi Baba, Skopje, Macedonia del Nord. Domande sui dati personali: [email protected]. Assistenza per un account: [email protected].