Polityka prywatności

Office Hero tworzy aplikacje dla firm: Fleet Hero do zarządzania flotą, HR Hero do spraw kadrowych i czasu pracy, Finance Hero do księgowości oraz Office Hero Connect, portal dla pracowników, klientów i dostawców. Niniejsza polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe na naszej stronie internetowej i w tych aplikacjach. Stosujemy ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) tam, gdzie ma ono zastosowanie, oraz zharmonizowaną z nim ustawę Macedonii Północnej o ochronie danych osobowych (Dziennik Urzędowy nr 42/2020, 294/2021 i 101/2025).

Kto odpowiada za dane

Za przetwarzanie opisane w niniejszej polityce odpowiada Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, w skrócie ОФИС ХИРО ДОО Скопје (w alfabecie łacińskim: OFIS HIRO DOO Skopje), z wyjątkiem sytuacji, w których odpowiada za nie firma korzystająca z naszych aplikacji, co wyjaśniają kolejne sekcje. Jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (DOO) zarejestrowana w Macedonii Północnej, o numerze rejestrowym (EMBS) 7901305 i numerze identyfikacji podatkowej (EDB) 4043025542679, z siedzibą pod adresem Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje. W niniejszej polityce „Office Hero” i „my” oznaczają ОФИС ХИРО ДОО Скопје, która jest również wydawcą aplikacji Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track. W każdej sprawie dotyczącej danych osobowych prosimy pisać na adres [email protected].

Czego dotyczy niniejsza polityka

• Strona internetowa officehero.io wraz z formularzem kontaktowym i formularzem zamawiania prezentacji.
• Aplikacje internetowe Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) i Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Aplikacje na telefon i telewizor Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track na Android TV. Są w fazie testów i nie są jeszcze dostępne w sklepach z aplikacjami.
• Współpraca z klientami: oferty, umowy, faktury i wsparcie.

Nasze dane i dane Państwa firmy

Gdy decydujemy my. W przypadku strony internetowej, ofert, umów, faktur i wsparcia, a także kont użytkowników, które dają dostęp do aplikacji, to Office Hero decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. W tych przypadkach jesteśmy administratorem danych.

Gdy decyduje Państwa firma. Dane, które firma rejestruje w aplikacjach, takie jak jej pojazdy i ich pozycje, kartoteki pracowników, faktury, wiadomości na czacie i pliki, są przetwarzane na rzecz tej firmy i na jej polecenie. Administratorem jest wtedy firma, nasz klient, a Office Hero jest podmiotem przetwarzającym. Każdemu klientowi oferujemy umowę powierzenia przetwarzania danych, a dane te wykorzystujemy wyłącznie do świadczenia usług tej firmie.

Jeśli korzystają Państwo z aplikacji, ponieważ dostęp przyznał Państwu pracodawca lub partner biznesowy, w sprawie swoich danych prosimy w pierwszej kolejności kontaktować się z tą firmą. Jeśli napiszą Państwo do nas, przekażemy wniosek tej firmie i pomożemy jej odpowiedzieć.

Strona internetowa

Strona internetowa działa na serwerze niemieckiej firmy hostingowej Contabo GmbH, w jej centrum danych we Francji. Ruch na stronie przechodzi przez Cloudflare, Inc., która szybko dostarcza strony i blokuje ataki. Obie firmy przetwarzają dane techniczne, takie jak Państwa adres IP, przeglądarka, wywołana strona i godzina wywołania, aby wyświetlić Państwu stronę i zapewnić jej bezpieczeństwo. Gdy strona się nie wczyta, Cloudflare może też otrzymać od Państwa przeglądarki raport techniczny.

Strona internetowa nie zapisuje własnych plików cookie i nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani narzędzi mediów społecznościowych. Jej czcionki i ikony pochodzą z naszego własnego serwera. Tylko wtedy, gdy Cloudflare musi sprawdzić, czy wizyta nie jest atakiem, może na potrzeby tej kontroli zapisać krótkotrwały plik cookie bezpieczeństwa.

W pamięci lokalnej przeglądarki zapisywany jest wybrany przez Państwa język oraz informacja, czy zamknęli Państwo baner językowy. Te informacje pozostają na Państwa urządzeniu, nie są do nas wysyłane i można je w każdej chwili usunąć w przeglądarce.

Formularz kontaktowy i formularz prezentacji

Gdy wysyłają Państwo formularz, zapisujemy wprowadzone dane: temat, imię i nazwisko, adres e-mail, firmę, numer telefonu, wielkość firmy, liczbę pojazdów, interesujące Państwa produkty, treść wiadomości oraz potwierdzenie zaznaczone w polu wyboru. Zapisujemy też stronę i język, z których Państwo skorzystali, oraz czas wysłania. Aby ograniczyć nadużycia, zamiast samego adresu IP przechowujemy jego skrót utworzony z użyciem tajnego klucza, a zgłoszenia z Państwa sieci liczymy przez godzinę, również w postaci skrótu.

Zgłoszenie jest zapisywane w bazie danych strony internetowej, gdzie czyta je nasz zespół. Wykorzystujemy je wyłącznie do udzielenia Państwu odpowiedzi i dalszej obsługi zapytania, na przykład do umówienia prezentacji lub przesłania oferty. Gdy proszą Państwo o prezentację lub ofertę, podstawą prawną są działania podejmowane na Państwa żądanie przed zawarciem umowy. W przypadku innych pytań jest nią nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu osobom, które do nas piszą. Zaznaczając pole wyboru w formularzu, potwierdzają Państwo, że zgadzają się na takie wykorzystanie swoich danych, jak opisano w niniejszej polityce. W każdej chwili mogą Państwo poprosić nas o zaprzestanie wykorzystywania danych i ich usunięcie, pisząc na adres [email protected].

Zapytanie przechowujemy tak długo, jak jest nam potrzebne do udzielenia odpowiedzi i dalszej obsługi. Jeśli zostaną Państwo naszym klientem, stanie się ono częścią naszej dokumentacji klientów. W każdej chwili mogą Państwo poprosić o jego usunięcie.

Wiadomości e-mail wysyłane do nas

Wiadomości e-mail wysyłane na adresy w domenie @officehero.io są przekazywane przez usługę przekierowywania poczty Cloudflare do skrzynek naszego zespołu. Wykorzystujemy je do udzielenia odpowiedzi i przechowujemy tak długo, jak wymaga tego korespondencja, lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy o rachunkowości lub inne przepisy.

Klienci i wsparcie

Na potrzeby ofert, umów i faktur przetwarzamy dane firm naszych klientów oraz imiona i nazwiska, adresy e-mail i numery telefonów osób, z którymi się kontaktujemy. Gdy proszą Państwo nasz zespół wsparcia o pomoc – e-mailem, zgłoszeniem w Office Hero Connect lub z centrum pomocy w aplikacji Office Hero Manager – wykorzystujemy Państwa wiadomość i dane kontaktowe, aby pomóc, a do danych na koncie Państwa firmy zaglądamy tylko wtedy, gdy wymaga tego zgłoszenie.

Konta w aplikacjach

Aby zapewnić Państwu dostęp do aplikacji, przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli został podany), rolę i uprawnienia, firmy, do których Państwo należą, oraz ustawienia, takie jak język, strefa czasowa, motyw, ustawienia mapy i wybór powiadomień. Hasło przechowujemy wyłącznie w postaci jednokierunkowego skrótu (Argon2id). Jeśli logują się Państwo z użyciem aplikacji uwierzytelniającej, przechowujemy używany przez nią klucz tajny oraz Państwa kody odzyskiwania.

Przy każdym logowaniu rejestrujemy adres IP, przeglądarkę lub urządzenie oraz czas rozpoczęcia i ostatniego użycia sesji. Administratorzy Państwa firmy widzą logowania w firmie, a w Office Hero Connect i Office Hero Manager mogą Państwo zobaczyć własne urządzenia i je wylogować. Sesja wygasa po 30 dniach nieużywania, a najpóźniej po 90 dniach.

Działania istotne dla bezpieczeństwa, takie jak dodawanie użytkowników, zmiana ról lub ustawień, są zapisywane w dzienniku audytu, który rejestruje, kto, co i kiedy zrobił oraz z jakiego adresu IP i przeglądarki. Każdy wpis jest powiązany z poprzednim, dzięki czemu każdą ingerencję można wykryć, a wpisy są przechowywane przez 7 lat, a następnie usuwane.

Co aplikacje przetwarzają na rzecz Państwa firmy

To, co firma rejestruje, zależy od używanych przez nią aplikacji i funkcji. Poniższe listy pokazują, jakie dane osobowe mogą zawierać aplikacje. Firma decyduje, co rejestruje i kto w firmie ma do tego wgląd.

Fleet Hero

• Pojazdy: numer rejestracyjny, VIN, dane techniczne, zdjęcia, dokumenty, koszty, ewidencja tankowań, serwis i ubezpieczenia.
• Lokalizatory i karty SIM: numery urządzeń i kart SIM.
• Pozycje i odczyty: lokalizacja, prędkość, kierunek i czas, odczyty takie jak zapłon, przebieg, poziom paliwa, dane silnika i kody usterek, a także wyliczone na ich podstawie przejazdy, postoje oraz wjazdy do stref i wyjazdy z nich.
• Kierowcy: imię i nazwisko, dane kontaktowe, numer prawa jazdy, jego kategorie i data ważności, data ważności świadectwa kwalifikacji zawodowej kierowcy (kod 95), numer karty kierowcy do tachografu, przypisane im pojazdy i zaplanowane trasy wraz z terminami przypisania oraz przypomnienia, na przykład o wygaśnięciu prawa jazdy lub karty kierowcy.
• Dane z tachografu: z lokalizatorów podłączonych do tachografu – karty kierowcy i drugiego kierowcy włożone do tachografu oraz ich czas jazdy i odpoczynku.
• Alerty: alerty skonfigurowane przez firmę, na przykład gdy pojazd przekroczy określoną prędkość lub wjedzie do strefy, oraz to, kto je otrzymał.

Tryb prywatności. Gdy śledzenie pojazdu jest wstrzymane, jego pozycje są odrzucane w chwili otrzymania i nigdy nie są zapisywane. Liczony jest tylko przejechany dystans, a każda pauza prywatności jest rejestrowana.

Linki do lokalizacji na żywo. Każdy, kto ma link, widzi nazwę pojazdu, firmę, która go udostępniła, pozycję i prędkość pojazdu oraz jego ostatnią trasę, ale nigdy trasy sprzed utworzenia linku. Link działa do czasu wygaśnięcia, najpóźniej po 7 dniach, lub do chwili, gdy firma go wyłączy. Strona nie pokazuje kierowcy i nie jest indeksowana przez wyszukiwarki.

Jeśli firma przesyła alerty do własnych systemów przez webhooki, dane alertów trafiają na adresy wybrane przez firmę. Firma, która monitoruje pojazdy prowadzone przez swoich pracowników, musi ich o tym poinformować i potrzebuje podstawy prawnej; co to oznacza, wyjaśnia nasz poradnik o monitoringu GPS i prywatności pracowników.

HR Hero

• Kartoteki pracowników: imię i nazwisko, dane kontaktowe, data urodzenia, krajowy numer identyfikacyjny, adres, kontakt w nagłych wypadkach, rachunek bankowy, płeć, stan cywilny, obywatelstwo, stanowisko, dział, przełożony i data rozpoczęcia pracy.
• Umowy i wynagrodzenia: warunki umowy, wynagrodzenie i paski wynagrodzeń.
• Czas pracy: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy wraz z użytym urządzeniem i adresem sieciowym, zmiany, karty czasu pracy i urlopy. Zwolnienia lekarskie mogą ujawniać informacje o zdrowiu.
• Dokumenty: dokumenty kadrowe oraz potwierdzenia odbioru lub podpisu wraz z czasem i adresem IP.
• Rozwój: oceny okresowe, cele, informacje zwrotne, szkolenia, certyfikaty i umiejętności.
• Rekrutacja: dane kontaktowe kandydatów, CV, obecne stanowisko, doświadczenie, oczekiwania płacowe, linki do profili, listy motywacyjne i opinie z rozmów kwalifikacyjnych.
• Jawność wynagrodzeń: porównania wynagrodzeń kobiet i mężczyzn na potrzeby raportów o luce płacowej.

Zgłoszenia sygnalistów. Każdy może zgłosić nieprawidłowość za pośrednictwem strony zgłoszeń danej firmy, także anonimowo. Samo zgłoszenie jest przechowywane w postaci zaszyfrowanej i bez adresu IP zgłaszającego, a strona zgłoszeń nie zapisuje żadnego pliku cookie. Aby ograniczyć nadużycia, nasze serwery przez godzinę zliczają zgłoszenia wysłane z każdego adresu IP. Jak każda strona naszych aplikacji internetowych, strona zgłoszeń wczytuje czcionki z serwerów Google, a dzienniki techniczne naszych serwerów rejestrują adres IP i przeglądarkę każdego żądania, w tym tego, które wysyła zgłoszenie.

W HR Hero zgłoszenia mogą czytać tylko osoby, którym firma powierzyła ich obsługę, na przykład jej administratorzy i pracownicy ds. compliance. Nasi pracownicy również mogą otwierać zgłoszenia w naszej konsoli administracyjnej, ale wyłącznie z powodów uzasadniających dostęp personelu, opisanych poniżej. Zamknięte zgłoszenia są usuwane z aplikacji po upływie okresu przechowywania opisanego poniżej.

Finance Hero

• Klienci i dostawcy: nazwy, osoby kontaktowe, adresy, adresy e-mail, numery telefonów, numery VAT i dane bankowe.
• Sprzedaż i zakupy: oferty, zamówienia, faktury, faktury korygujące, faktury zakupu i płatności oraz podsumowania faktur wysyłane klientom e-mailem.
• Wyciągi bankowe: transakcje z wyciągów importowanych przez firmę, w tym nazwy i numery rachunków kontrahentów.
• Wydatki: wnioski o zwrot wydatków z paragonami oraz punkt początkowy, cel i dystans we wnioskach o zwrot kosztów przejazdu.

Office Hero Connect

Pracownicy korzystają z Connect w sprawach własnego czasu pracy, urlopów, harmonogramu, pasków wynagrodzeń, dokumentów, szkoleń i celów. Gdy pracownik potwierdza odbiór paska wynagrodzenia, rejestrowane są wpisane przez niego imię i nazwisko, czas, adres IP i urządzenie. Dane bankowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a ich zmiana wymaga ponownego podania hasła. Klienci i dostawcy widzą tylko własne salda i faktury. Na zgłoszenia do pomocy technicznej otwarte w Connect odpowiada zespół wsparcia Office Hero.

Czat zespołu i pliki

Czat przechowuje wiadomości i reakcje, zdjęcia, pliki i wiadomości głosowe wysłane z aplikacji Office Hero Manager, a także zgłoszenia i blokady dokonane przez użytkowników. Domyślnie wiadomości są przechowywane w postaci zaszyfrowanej własnym kluczem firmy. Rozmowa jest przechowywana bez tego szyfrowania tylko wtedy, gdy przed pierwszą wiadomością ustawiono w niej opcję „Bez szyfrowania w spoczynku”. Niektóre starsze wiadomości, wysłane przed październikiem 2026, mogą jeszcze nie być zaszyfrowane w ten sposób. Nasze serwery odszyfrowują wiadomości, aby wyświetlić je uczestnikom rozmowy. Firma może ustawić, jak długo każdy kanał przechowuje wiadomości.

Zgłoszenia rozpatrują administratorzy firmy. Gdy ktoś zgłasza wiadomość, osobę lub rozmowę, administratorzy widzą zgłoszenie i jego autora, zgłoszoną wiadomość oraz uczestników rozmowy i jej ostatnie wiadomości do chwili zgłoszenia. Widzą też, kto kogo zablokował. Osoba zgłoszona nie dowiaduje się, kto ją zgłosił.

Każdy przesłany plik jest sprawdzany pod kątem złośliwego oprogramowania na naszych własnych serwerach, zanim ktokolwiek będzie mógł go pobrać, a linki do pobrania wygasają po 15 minutach. Pliki są przechowywane w Cloudflare R2.

Aplikacje na telefon i telewizor

Aplikacje na telefon korzystają z lokalizacji, aparatu, zdjęć lub mikrofonu telefonu tylko w opisanych poniżej funkcjach i tylko wtedy, gdy Państwo na to zezwolą. Dostęp można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach telefonu.

• Lokalizacja (Office Hero Manager, tylko gdy aplikacja jest otwarta): jeśli Państwo na to zezwolą, Państwa pozycja jest wysyłana wraz z rejestracją rozpoczęcia lub zakończenia pracy, aby pracodawca mógł potwierdzić, że nastąpiła ona w miejscu pracy. Wyświetlanie własnej pozycji na mapie odbywa się na telefonie, a ta pozycja nie jest do nas wysyłana. Aplikacja nigdy nie korzysta z lokalizacji w tle.
• Aparat i zdjęcia: do skanowania numeru VIN pojazdu oraz do robienia lub wybierania zdjęć paragonów, usterek pojazdów, dokumentów i załączników na czacie. Przy skanowaniu VIN zapisywany jest tylko numer VIN, nigdy obraz. Aplikacje widzą tylko zdjęcia, które Państwo wybiorą.
• Mikrofon (Office Hero Manager): do nagrywania wiadomości głosowych, które postanowią Państwo wysłać.
• Face ID i odcisk palca (Office Hero Manager): telefon sprawdza je, aby odblokować aplikację. Nigdy nie otrzymujemy danych biometrycznych.
• Powiadomienia: jeśli Państwo na nie zezwolą, przechowujemy token Państwa urządzenia i wysyłamy powiadomienia, wraz z ich treścią, przez usługę powiadomień Apple lub Google.
• Pamięć telefonu: tokeny logowania są przechowywane w bezpiecznej pamięci telefonu, a rozpoczęcia pracy zarejestrowane bez zasięgu pozostają na telefonie, dopóki nie będzie można ich wysłać.

Office Hero Manager wyświetla mapy Apple Maps na iPhonie i iPadzie, chyba że wybiorą Państwo Google Maps, a na Androidzie mapy Google Maps. Pakiet Google Maps SDK jest częścią aplikacji w obu systemach i uruchamia się razem z nią, dlatego Google otrzymuje zapytania o mapy, a zgodnie z własnymi warunkami także identyfikatory urządzenia oraz dane o użytkowaniu, wydajności i awariach. Na Androidzie skaner VIN korzysta z ML Kit firmy Google: obraz z aparatu jest odczytywany na telefonie i nie jest wysyłany, ale Google otrzymuje dane techniczne, takie jak model urządzenia, wersja aplikacji i identyfikator instalacji. Aplikacje nie wyświetlają reklam i nie korzystamy w nich z usług analitycznych ani z usług raportowania awarii.

Aplikacja Office Hero Track nie prosi na telewizorze o żadne uprawnienia. Parowanie odbywa się za pomocą krótkiego kodu; aplikacja otrzymuje własny token dostępu i pokazuje tylko pojazdy z wybranych dla niej grup, z ich numerami rejestracyjnymi oraz, w szczegółach pojazdu, imieniem i nazwiskiem kierowcy. Pozycje pojazdów przechowuje wyłącznie w pamięci, dopóki wyświetla mapę. Gdy firma odbierze telewizorowi dostęp, telewizor usuwa swój token dostępu i dane parowania, czyści dane floty z pamięci i wraca do ekranu parowania.

Pliki cookie i podobne technologie

Aplikacje internetowe używają plików cookie, które podtrzymują zalogowanie, oraz jednego, który przez rok zapamiętuje wybrany język. Przeglądarka przechowuje też w pamięci lokalnej niektóre ustawienia, takie jak język i kolumny wybrane na listach. Są one niezbędne do działania aplikacji i żadne z nich nie służy do celów reklamowych ani analitycznych. Sama strona internetowa, jak wyjaśniono powyżej, nie zapisuje plików cookie.

Gdzie przechowujemy dane i kto nam pomaga

Aplikacje i ich bazy danych działają na serwerach, które obsługujemy w Skopje w Macedonii Północnej. Na naszych własnych serwerach działają także wyznaczanie tras drogowych, skanowanie antywirusowe i magazyn kluczy, w którym przechowywane są klucze szyfrowania. Nasi pracownicy mają dostęp do danych firmy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do uruchomienia i prowadzenia usługi, konfiguracji lokalizatorów, obsługi zgłoszenia do pomocy technicznej lub zapewnienia bezpieczeństwa usługi.

Korzystamy z usług następujących firm, które w związku z tym otrzymują dane osobowe:

• Cloudflare, Inc. (Stany Zjednoczone) przechowuje przesłane pliki i kopie zapasowe baz danych, chroni stronę internetową i przekazuje wiadomości e-mail wysyłane na nasze adresy.
• Contabo GmbH (Niemcy) zapewnia hosting strony internetowej i zapytań wysyłanych przez jej formularze, na serwerze we Francji.
• Mailtrap, prowadzony przez Railsware Products Studio LLC (Stany Zjednoczone), dostarcza wiadomości e-mail wysyłane przez aplikacje, takie jak zaproszenia, kody logowania, linki do resetowania hasła, alerty, raporty i podsumowania faktur. Otrzymuje adres odbiorcy i treść każdej wiadomości.
• Google LLC (Stany Zjednoczone) dostarcza czcionki aplikacji internetowych, które przeglądarka wczytuje z serwerów Google, dlatego Google otrzymuje Państwa adres IP. W aplikacji Office Hero Manager Google dostarcza pakiet Google Maps SDK, a na Androidzie skaner kodów kreskowych ML Kit. Usługa Firebase Cloud Messaging firmy Google dostarcza powiadomienia na telefony z Androidem, korzystając z tokenu powiadomień i identyfikatora instalacji Firebase.
• Apple Inc. (Stany Zjednoczone) dostarcza Apple Maps w aplikacji Office Hero Manager i doręcza powiadomienia na iPhone'y i iPady.
• OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania) dostarcza mapę bazową OpenStreetMap w aplikacjach internetowych. Przeglądarka wczytuje obrazy mapy bezpośrednio z jej serwerów, dlatego fundacja otrzymuje Państwa adres IP i oglądany obszar mapy, który może w przybliżeniu wskazywać, gdzie znajdują się oglądane pojazdy, ale nie otrzymuje nazw pojazdów ani danych osobowych. Gdy wyszukują Państwo adres podczas planowania trasy w aplikacji Office Hero Manager, nasze serwery sprawdzają go w usłudze Nominatim fundacji i wysyłają tylko adres lub punkt.
• OpenFreeMap, prowadzony przez Hyperknot Software Kft. (Węgry), dostarcza mapę ulic i ciemną mapę na ekranach Office Hero Track, dlatego otrzymuje adres IP telewizora i wyświetlany obszar mapy.
• 1NCE GmbH (Niemcy) dostarcza karty SIM i transmisję danych dla dostarczanych przez nas lokalizatorów. Dane z lokalizatorów trafiają przez jej sieć na nasze serwery.

W aplikacjach internetowych i w Office Hero Track obrazy map drogowych, satelitarnych i ruchu drogowego z Google docierają do Państwa przez nasze własne serwery, więc Google nie otrzymuje przy tym Państwa adresu IP. Jeśli zdecydują się Państwo otworzyć lokalizację z aplikacji w Google Maps, Apple Maps lub OpenStreetMap, dana usługa otrzymuje tę lokalizację. Kursy walut pobieramy z Europejskiego Banku Centralnego i Narodowego Banku Republiki Macedonii Północnej; nie wysyłamy im żadnych informacji o Państwu.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych. Ujawniamy je organom władzy publicznej tylko wtedy, gdy wymaga tego od nas prawo.

Przekazywanie danych poza Macedonię Północną i UE

Macedonia Północna nie jest członkiem Unii Europejskiej. Część wymienionych firm ma siedzibę w UE, jedna w Wielkiej Brytanii, a część w Stanach Zjednoczonych; mogą one też przetwarzać dane w innych krajach. Tam, gdzie prawo wymaga zabezpieczeń dla takiego przekazywania, opieramy się na zabezpieczeniach oferowanych przez dostawcę, takich jak jego certyfikacja w ramach programu EU–US Data Privacy Framework (Ramy ochrony danych UE–USA) lub standardowe klauzule umowne. Jeśli Państwa firma ma siedzibę w UE, przepisy RODO dotyczące przekazywania danych do państw spoza UE mają zastosowanie także do korzystania przez nią z naszych serwerów w Skopje. Jeśli potrzebują Państwo szczegółów, prosimy o kontakt.

Podstawy prawne

• Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): aby świadczyć usługi naszym klientom i odpowiadać na prośby o prezentację lub ofertę.
• Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f): aby odpowiadać na pytania, które do nas trafiają, zarządzać kontami użytkowników, zapewniać bezpieczeństwo strony internetowej i aplikacji, zapobiegać nadużyciom, usuwać błędy i ulepszać usługi oraz utrzymywać kontakt z osobami, z którymi współpracujemy u naszych klientów.
• Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c): aby prowadzić dokumentację księgową i podatkową oraz odpowiadać na zgodne z prawem żądania organów.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a): tylko wtedy, gdy o nią prosimy. Mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać.

Telefon dodatkowo prosi o pozwolenie, zanim aplikacja skorzysta z jego lokalizacji, aparatu lub mikrofonu albo wyśle Państwu powiadomienia. W przypadku danych, które firma rejestruje w aplikacjach, to firma wybiera podstawę prawną i za nią odpowiada. Ustawa Macedonii Północnej o ochronie danych osobowych przewiduje te same podstawy prawne.

Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania ze strony internetowej: tak długo, jak są nam potrzebne do udzielenia odpowiedzi i dalszej obsługi, albo do czasu, gdy poproszą nas Państwo o ich usunięcie. Przez pewien czas mogą one jeszcze pozostawać w codziennych kopiach zapasowych strony, dopóki te kopie nie zostaną zastąpione.
• Dane firmy w aplikacjach: tak długo, jak firma korzysta z usług. Po zakończeniu umowy firma może przez 30 dni eksportować swoje dane, a następnie je usuwamy.
• Historia lokalizacji: nie jest usuwana automatycznie po określonym czasie, lecz przechowywana tak długo, jak firma utrzymuje swoje konto, chyba że firma poprosi nas o jej wcześniejsze usunięcie. Pozycje wysłane podczas pauzy prywatności nigdy nie są zapisywane.
• Wiadomości na czacie: przez okres ustawiony przez firmę dla danego kanału, a w pozostałych przypadkach tak długo, jak firma utrzymuje swoje konto. Wiadomość usunięta przez autora lub po upływie tego okresu jest trwale usuwana po 90 dniach.
• Zgłoszenia sygnalistów: zamknięte zgłoszenie jest usuwane z aplikacji po 5 latach od jego otrzymania albo po innym okresie, od 1 roku do 10 lat, jeśli firma o niego poprosi. Firma może też poprosić, abyśmy nie usuwali zgłoszeń automatycznie. Usunięte zgłoszenie pozostaje w bazie danych firmy, z nadal zaszyfrowaną treścią, tak aby można było wykazać sposób rozpatrzenia sprawy, i to tak długo, jak firma utrzymuje swoje konto.
• Raporty wysyłane e-mailem: kopia PDF przechowywana na potrzeby wysyłki jest usuwana po 7 dniach.
• Rejestry logowań: sesja wygasa po 30 dniach nieużywania, a najpóźniej po 90 dniach, a wylogowanie natychmiast ją kończy. Jej zapis wraz z adresem IP i urządzeniem jest usuwany w ciągu około 60 dni od ostatniego użycia sesji, a w razie usunięcia Państwa konta – natychmiast.
• Tokeny powiadomień: do czasu wylogowania, utraty ważności tokenu lub usunięcia Państwa konta.
• Dziennik audytu: 7 lat, a następnie usunięcie.
• Kopie zapasowe baz danych aplikacji: 30 dni. Pola z poufnymi danymi pozostają zaszyfrowane także w kopiach zapasowych.
• Nasze umowy i faktury: tak długo, jak wymagają tego przepisy o rachunkowości i przepisy podatkowe.
• Dzienniki techniczne: tak długo, jak jest to potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa usług i badania błędów.

Jak chronimy dane

• Dane każdej firmy są przechowywane w osobnym schemacie bazy danych, a każde żądanie jest przypisane do dokładnie jednej firmy.
• Poufne dane osobowe są szyfrowane (AES-256-GCM) kluczem należącym do firmy: prywatne adresy e-mail i numery telefonów pracowników, daty urodzenia, krajowe numery identyfikacyjne, adresy, kontakty w nagłych wypadkach i rachunki bankowe, imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe kandydatów, dane bankowe wprowadzone w Office Hero Connect, wiadomości na czacie (domyślnie) i zgłoszenia sygnalistów. Ten klucz jest chroniony kluczem głównym przechowywanym w magazynie kluczy na naszych serwerach. Imiona i nazwiska, służbowe dane kontaktowe i inne pola, według których aplikacje wyszukują i sortują dane, nie są szyfrowane w ten sposób.
• Przeglądarka oraz nasze aplikacje na telefon i telewizor łączą się z aplikacjami przez HTTPS. Lokalizatory przesyłają dane na nasze serwery przez sieć komórkową, za pomocą własnego protokołu lokalizatora, a nie przez HTTPS. Hasła są przechowywane z użyciem Argon2id.
• Role i reguły na poziomie rekordów decydują, kto widzi które pojazdy, kierowców, pracowników i klientów, a serwer sprawdza je przy każdym żądaniu.
• Przesyłane pliki są sprawdzane pod kątem złośliwego oprogramowania, a nowe wpisy w dzienniku audytu są co noc sprawdzane pod kątem nieuprawnionych zmian.
• Kopie zapasowe baz danych są wykonywane co noc, a pełne przywrócenie danych z tych kopii zostało przetestowane.

Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeśli naruszenie dotyczy danych osobowych, bez zbędnej zwłoki informujemy o tym firmę, której ono dotyczy, a jeśli jesteśmy administratorem danych i wymaga tego prawo, także organ nadzorczy i osoby, których naruszenie dotyczy. Te środki szczegółowo opisuje nasza strona o bezpieczeństwie.

Państwa prawa

RODO i ustawa Macedonii Północnej o ochronie danych osobowych przyznają Państwu następujące prawa:

• Dostęp: uzyskanie kopii swoich danych osobowych i informacji o sposobie ich przetwarzania.
• Sprostowanie: poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych.
• Usunięcie: usunięcie danych, gdy nie ma już powodu, by je przechowywać.
• Ograniczenie przetwarzania: ograniczenie przetwarzania na czas wyjaśniania związanych z nim wątpliwości.
• Przenoszenie danych: otrzymanie przekazanych nam danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przesłanie ich innemu dostawcy.
• Sprzeciw: wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach.
• Wycofanie zgody: wycofanie zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na przetwarzanie dokonane przed jej wycofaniem.
• Skarga: wniesienie skargi do organu nadzorczego.

Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy napisać na adres [email protected] lub [email protected]. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Zgodnie z wymogami prawa Macedonii Północnej nieprawidłowe dane poprawiamy w ciągu 15 dni od złożenia Państwa wniosku, a dane, które należy usunąć, usuwamy w ciągu 30 dni. Na pozostałe wnioski odpowiadamy w ciągu miesiąca. W przypadku skomplikowanego wniosku prawo dopuszcza przedłużenie tego terminu o kolejne dwa miesiące; jeśli będziemy ich potrzebować, poinformujemy o tym Państwa w ciągu pierwszego miesiąca i podamy przyczyny. O wnioskach dotyczących danych, które firma rejestruje w aplikacjach, decyduje ta firma, a my jej w tym pomagamy.

Usunięcie konta. O usunięcie konta mogą Państwo poprosić w aplikacjach (Office Hero Manager: „Konto”, a następnie „Usuń konto”; Office Hero Connect: „Profil”, a następnie „Usuń konto”; aplikacje internetowe: „Moje konto”) lub bez logowania na stronie connect.officehero.io/delete-account. Wniosek rozpatrują firmy, z którymi Państwo współpracują; o wnioskach, które odrzucą lub których nie rozpatrzą w terminie, decyduje zespół wsparcia Office Hero, a odpowiedź otrzymają Państwo w ciągu 30 dni. Po zatwierdzeniu wniosku usuwamy Państwa konto: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło, ustawienia zabezpieczeń, sesje i urządzenia. Wiadomości, zdjęcia, wiadomości głosowe i pliki wysłane współpracownikom, dokumentacja kadrowa i finansowa, którą pracodawca musi przechowywać, oraz dzienniki audytu bezpieczeństwa pozostają przez okresy opisane powyżej.

Skargi. W Macedonii Północnej organem nadzorczym jest Agencja Ochrony Danych Osobowych (azlp.mk). Jeśli znajdują się Państwo w UE, mogą Państwo również złożyć skargę do organu ochrony danych w swoim kraju; Europejska Rada Ochrony Danych publikuje wykaz tych organów. Będziemy jednak wdzięczni, jeśli najpierw zwrócą się Państwo do nas, abyśmy mogli spróbować rozwiązać sprawę.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Office Hero nie podejmuje decyzji dotyczących osób wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania. W aplikacjach reguły ustawione przez firmę, takie jak reguły alertów czy wymiar urlopu, działają automatycznie, a firma pozostaje odpowiedzialna za podejmowane przez siebie decyzje.

Dzieci

Nasze usługi są przeznaczone dla firm i instytucji publicznych i nie są skierowane do dzieci.

Zmiany niniejszej polityki

Aktualizujemy niniejszą politykę, gdy zmieniają się nasze usługi lub przepisy. Data na końcu tej strony wskazuje obowiązującą wersję. Przed wejściem w życie istotnej zmiany informujemy o niej naszych klientów e-mailem.

Kontakt

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje, Macedonia Północna. Pytania dotyczące danych osobowych: [email protected]. Pomoc w sprawie konta: [email protected].