Dystrybucja i hurtownie
Oprogramowanie dla dystrybutorów: samochody dostawcze i faktury na jednym koncie
Fleet Hero, aplikacja Office Hero do zarządzania flotą, pokazuje Państwa samochody dostawcze i ciężarówki na mapie na żywo, a klientom pozwala śledzić dostawę przez link. Finance Hero zamienia zamówienia w faktury, pilnuje, ile winien jest każdy klient, i dopasowuje wyciągi bankowe do faktur – w wielu walutach, z codziennymi kursami EBC i NBRM.
Fleet Hero od 10,80 € za pojazd miesięcznie, z kartą SIM i transmisją danych w cenie, oraz Finance Hero od 29 € za firmę miesięcznie; zamówienia sprzedaży i stany magazynowe są dostępne w pakiecie Professional Finance Hero za 59 €. Ceny netto (bez VAT).
01Co obejmuje Office Hero
Od samochodu dostawczego do zapłaconej faktury
Każdy kafelek prowadzi do strony funkcji ze szczegółami i ograniczeniami.
Gdzie są samochody dostawcze
Każdy samochód na jednej mapie na żywo z jego statusem, kierowcą i ostatnią aktualizacją oraz filtry pojazdów w ruchu, na biegu jałowym, zatrzymanych i offline.
Klienci dzwoniący w sprawie dostawy
Klientowi można wysłać link do bieżącej pozycji samochodu, ważny 15 minut, 1 godzinę, 24 godziny lub 7 dni. Otwiera się bez konta.
Przyjazdy do klientów i baz
Geostrefy rysuje się wokół baz i stałych klientów; każdy wjazd i wyjazd jest rejestrowany, a raport „Aktywność w geostrefach” zlicza je dla każdej strefy.
Zamówienia, które stają się fakturami
Zaakceptowane oferty i potwierdzone zamówienia sprzedaży stają się fakturami bez przepisywania danych, z kolejnym numerem z Państwa serii i fakturą PDF w języku Państwa firmy – dowolnym z 15.
Kto jest winien i ile
Płatności rozliczane na wiele faktur, status przeterminowania aktualizowany każdej nocy i wiekowanie należności w przedziałach od jeszcze niewymagalnych po ponad 90 dni.
Zakup w jednej walucie, sprzedaż w innej
Codzienne kursy EBC i NBRM, różnice kursowe księgowane automatycznie przy opłacaniu faktur zakupu na ekranie Płatności dla dostawców i przeszacowanie otwartych sald na koniec miesiąca.
Dopasowanie płatności do faktur
Import wyciągów MT940 lub CAMT.053; płatności z numerem faktury w opisie przelewu są dopasowywane automatycznie, a dla pozostałych system proponuje dopasowania z oceną wysoką, średnią lub niską.
Stany w Państwa magazynach
Stany magazynowe, średni koszt i wartość według produktu i magazynu, historia każdego ruchu i inwentaryzacje przez skanowanie kodów kreskowych.
Stany magazynowe nie są aktualizowane przez zamówienia sprzedaży, faktury ani przyjęcia towaru; w aplikacji internetowej koryguje się je inwentaryzacjami.
Klienci pytający o swoje saldo
W Office Hero Connect klienci widzą swoje otwarte saldo, zbliżające się terminy płatności i najnowsze faktury.
Pełną listę faktur i miesięczne zestawienia Office Hero włącza na prośbę, a faktur nie można opłacić w portalu.
02Jak to działa
Dostawy, faktury i płatności – szczegółowo
Trzy ekrany, z których dystrybutor korzysta każdego dnia – od bazy po bank.
Dostawy
Każdy samochód na mapie, każdy klient jako geostrefa
Mapa na żywo pokazuje status, kierowcę i prędkość każdego samochodu oraz aktualność jego pozycji. Wystarczy narysować geostrefy wokół baz i stałych klientów, a Fleet Hero zarejestruje każdy wjazd i wyjazd; raport „Aktywność w geostrefach” zlicza je dla każdej strefy za dowolny okres. Gdy klient pyta, gdzie jest jego towar, można wysłać mu link do lokalizacji na żywo, który sam przestaje działać.
- Alerty wjazdu lub wyjazdu dla wybranych geostref
- Przejazdy automatycznie wyodrębniane z danych GPS, z dystansem i czasem trwania
- Przebieg, czas pracy na biegu jałowym i koszt na kilometr każdego pojazdu w gotowych raportach
- Linki ważne 15 minut, 1 godzinę, 24 godziny lub 7 dni
Od zamówienia do płatności
Od zamówienia sprzedaży do zapłaconej faktury
Wystarczy potwierdzić zamówienie sprzedaży, zafakturować pozostałą ilość i wystawić fakturę z kolejnym numerem z serii; Finance Hero na bieżąco księguje należność, przychód i VAT w księdze głównej. Płatności, także częściowe, rejestruje się, a jedną płatność można rozliczyć na kilka faktur. Każdej nocy faktury po terminie płatności otrzymują status przeterminowanych.
- Faktury PDF drukowane w języku firmy – dowolnym z 15
- Faktury korygujące z podaniem przyczyny i anulowanie z zachowaniem śladu audytowego
- Wiekowanie należności: jeszcze niewymagalne, 0–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni
- Limit kredytowy dla każdego klienta, widoczny obok otwartego salda
Waluty i bankowość
Wiele walut i wyciągi bankowe dopasowane do faktur
Faktury sprzedaży, faktury zakupu i płatności mogą być w dowolnej walucie, w której Państwo handlują. Kursy napływają w każdy dzień roboczy z Europejskiego Banku Centralnego i codziennie z Narodowego Banku Republiki Macedonii Północnej. Opłacenie faktur zakupu na ekranie Płatności dla dostawców automatycznie księguje różnicę kursową; przy płatnościach od klientów należy ją zaksięgować ręcznym zapisem księgowym. Po zaimportowaniu wyciągu MT940 lub CAMT.053 płatności z numerem faktury w opisie przelewu są dopasowywane według kwoty i numeru.
- Przeszacowanie otwartych sald na koniec miesiąca, automatycznie odwracane w następnym okresie
- Oznaczenie nieaktualnego kursu zamiast po cichu błędnej sumy
- Pozycje już zaimportowane są pomijane
- Proponowane dopasowania z oceną wysoką, średnią lub niską, akceptowane pojedynczo
03Aplikacje
Office Hero dla dystrybutora
Fleet Hero i Finance Hero można używać razem albo zacząć od jednej z nich. Łączy je jedno konto.
-
Samochody dostawcze i ciężarówki na mapie na żywo, z geostrefami, alertami, ewidencją paliwa i serwisem.
- Mapa na żywo i przejazdy
- Geostrefy dla baz i klientów
- Linki do lokalizacji na żywo
- Serwis i zlecenia serwisowe
-
Oferty, zamówienia, faktury, płatności i wyciągi bankowe w jednej księdze prowadzonej metodą podwójnego zapisu, w wielu walutach.
- Zamówienia sprzedaży i faktury
- Należności i ich wiekowanie
- Kursy EBC i NBRM
- Import wyciągów MT940 i CAMT.053
-
Klienci widzą swoje otwarte saldo i ostatnie faktury, a dostawcy – ile są im Państwo jeszcze winni.
- Pulpit salda klienta
- Ostatnie faktury
- Salda dostawców
- Czat z Państwa zespołem
-
Kierowcy i pracownicy magazynu ze zmianami, kartami czasu pracy i urlopami.
- Planer zmian
- Karty czasu pracy i zatwierdzanie
- Zarządzanie urlopami
- Oznaczenie kierowcy zawodowego wspólne z Fleet Hero
04Pytania
Pytania dystrybutorów i hurtowni
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Czy nasi klienci mogą zobaczyć, gdzie jest ich dostawa?
Tak. Wystarczy utworzyć link do bieżącej pozycji samochodu na 15 minut, 1 godzinę, 24 godziny lub 7 dni i wysłać go dowolnym komunikatorem. Klient widzi pozycję, ostatnią aktualizację i trasę od chwili utworzenia linku, bez zakładania konta. Link przestaje działać, gdy wygaśnie lub gdy zatrzymają Państwo udostępnianie.
Czy możemy fakturować w euro, a płacić dostawcom w innej walucie?
Tak. Każda faktura sprzedaży, faktura zakupu i płatność może być w dowolnej aktywnej walucie i pokazuje sumę w walucie Państwa ksiąg, z kursem i jego datą. Kursy pochodzą z EBC w każdy dzień roboczy i z NBRM codziennie, można też wprowadzić własne. Po ustawieniu kont dodatnich i ujemnych różnic kursowych opłacenie faktur zakupu na ekranie Płatności dla dostawców automatycznie księguje różnicę kursową; przy płatnościach od klientów i dopasowaniach z wyciągów należy ją zaksięgować ręcznym zapisem księgowym.
Czy stany magazynowe zmieniają się, gdy wystawiamy faktury lub przyjmujemy towar?
Nie. Finance Hero prowadzi stany magazynowe, średni koszt i wartość dla każdego magazynu oraz historię każdego ruchu, ale zamówienia sprzedaży, faktury i przyjęcia towaru same nie zmieniają stanów. W aplikacji internetowej ilości koryguje się inwentaryzacją, licząc przez skanowanie kodów kreskowych lub według SKU.
Czy klienci mogą zobaczyć swoje faktury online?
Klienci zaproszeni do Office Hero Connect widzą swoje otwarte saldo, zbliżające się terminy płatności i pięć najnowszych faktur. Pełną listę faktur i miesięczne zestawienia włącza się dla klienta na prośbę. Faktur nie można opłacić w portalu.
Jakie wyciągi bankowe możemy importować?
Pliki wyciągów MT940 i CAMT.053 z bankowości elektronicznej Państwa banku. Pozycje już zaimportowane są pomijane. Płatności z numerem faktury w opisie przelewu są dopasowywane według kwoty i numeru, a dla pozostałych system proponuje dopasowania. Finance Hero nie łączy się bezpośrednio z bankiem, więc wyciągi trafiają do systemu jako pliki.
Czy Finance Hero wysyła faktury do organu podatkowego?
Nie. Finance Hero nie wysyła faktur do systemu organu podatkowego, takiego jak e-Faktura w Macedonii Północnej, SEF w Serbii, eRačun w Chorwacji lub CIS w Albanii, i nie rejestruje faktur ani paragonów na urządzeniu fiskalnym. Jeśli w Państwa kraju jest to wymagane, prosimy nadal korzystać w tym zakresie z obecnego dostawcy, równolegle z Finance Hero.
Ile kosztują razem Fleet Hero i Finance Hero?
Fleet Hero kosztuje od 10,80 € za pojazd miesięcznie, z kartą SIM i transmisją danych w cenie. Finance Hero kosztuje od 29 € za firmę miesięcznie dla 3 użytkowników; pakiet Professional za 59 € dla 10 użytkowników dodaje zamówienia sprzedaży i zakupu oraz podstawową obsługę stanów magazynowych i magazynów. Ceny netto (bez VAT).
Dostawy i faktury w jednym miejscu
Na prezentacji przejdziemy przez dzień dostaw i faktury, które po nich następują, w walutach, których Państwo używają.