Office Hero Connect
Portal klientów i dostawców z saldami i fakturami
Każdemu kontaktowi klienta i każdemu dostawcy mogą Państwo dać własne logowanie do Office Hero Connect. Klienci widzą, ile są winni i którym z ich ostatnich faktur zbliża się termin płatności; dostawcy widzą, ile Państwa firma jest im jeszcze winna. Oba widoki pobierają dane na żywo z Finance Hero, a klienci i dostawcy mogą pisać do Państwa personelu.
W cenie Finance Hero. Niektóre widoki są włączane dla poszczególnych kontaktów na życzenie.
01W portalu
Co widzą klienci i dostawcy
Każdy ekran jest ograniczony do jednego klienta lub dostawcy, do którego należy konto.
Klienci
Saldo widoczne od razu po zalogowaniu
Ekran główny sumuje wszystko, co pozostaje do zapłaty: faktury otwarte, do zapłaty, po terminie i częściowo opłacone. Pokazuje pięć ostatnich faktur, osobno wyróżnia te z nich, którym zbliża się termin płatności, a każdą można otworzyć ze szczegółami. Kwoty są wyliczane na żywo z Państwa faktur i przypisanych do nich płatności w Finance Hero.
- Numer faktury, data wystawienia i termin płatności, kwota łączna i saldo do zapłaty
- Statusy: otwarta, do zapłaty, po terminie, częściowo opłacona, opłacona i anulowana
- Data zapłaty każdej faktury
Dostawcy
Dostawcy widzą, ile są im Państwo jeszcze winni
Konta dostawców i podwykonawców mają własny ekran główny. Pokazuje on, ile Państwa firma jest im jeszcze winna, na podstawie zarejestrowanych od nich faktur zakupu, oraz którym z ich ostatnich faktur zbliża się termin płatności.
- Na podstawie zaksięgowanych, częściowo opłaconych i opłaconych faktur zakupu
- Ostatnie faktury o zbliżającym się terminie płatności, z kwotą pozostałą do zapłaty
- Wiadomości do Państwa personelu w sprawie płatności
Na życzenie
Pełna lista faktur i miesięczne zestawienia
Kontaktom, którym nie wystarcza ekran główny, można włączyć pełną listę faktur i miesięczne zestawienia. Zespół Office Hero ustawia to dla każdego kontaktu przy tworzeniu zaproszenia.
- Filtrowanie faktur otwartych, po terminie lub opłaconych i wyszukiwanie po numerze faktury
- Liczniki: razem, do zapłaty, opłacone i po terminie
- Jeden wiersz zestawienia na miesiąc z saldem otwarcia i zamknięcia, za okres do 24 miesięcy
- Zestawienie każdego miesiąca jako plik PDF
- Dla dostawców zestawienia tworzone na podstawie Państwa faktur zakupu
Wiadomości
Pytania trafiają bezpośrednio do Państwa personelu
Klienci i dostawcy piszą do Państwa personelu ze strony Wiadomości, a Państwa zespół odpowiada z Fleet Hero, HR Hero lub Finance Hero. W ich kontaktach widać tylko Państwa personel, nigdy innych klientów ani dostawców.
- Rozmowy jeden na jeden z osobami, z którymi współpracują
- Zgłaszanie i blokowanie, ze zgłoszeniami rozpatrywanymi przez Państwa moderatorów
- Otwarte rozmowy odświeżają się mniej więcej co 15 sekund
Dostęp
Każde konto należy do jednego klienta lub dostawcy
Administrator zaprasza kontakt w sekcji Użytkownicy i dostęp, wybierając kartotekę klienta lub dostawcy w Finance Hero. Każdy ekran jest ograniczony do tej kartoteki, a próba pobrania danych innego klienta kończy się komunikatem „nie znaleziono”.
- Linki zaproszeń ważne 7 dni, z możliwością ponownego wysłania i wycofania
- Jedno konto dla kontaktu, który współpracuje z kilkoma firmami korzystającymi z Office Hero
- Odebranie dostępu w jednym kroku
02
Także w zestawie
Salda na żywo
Salda są wyliczane z Państwa faktur pomniejszonych o przypisane do nich płatności, przy każdym otwarciu strony.
Logowanie z aplikacją uwierzytelniającą
Kontakty mogą dodać drugi krok logowania z aplikacją uwierzytelniającą i kodami odzyskiwania do wydrukowania.
Tylko własne dane
Klienci i dostawcy widzą tylko własne faktury i salda, a w kontaktach tylko Państwa personel.
Jedno konto, kilka firm
Księgowi i zaopatrzeniowcy, którzy współpracują z kilkoma firmami korzystającymi z Office Hero, mają jedno konto.
15 języków
Każdy kontakt wybiera swój język; tłumaczenia są maszynowe, a ich weryfikacja przez rodzimych użytkowników języka jest w toku.
Usunięcie konta
Kontakty mogą poprosić o usunięcie konta i otrzymać odpowiedź w ciągu 30 dni.
Artykuły pomocy
Artykuły pomocy Office Hero można czytać w portalu, w języku kontaktu, jeśli jest dostępny.
Artykuły pisze zespół Office Hero, a Państwa firma nie może dodawać własnych.
Aplikacja Office Hero Connect
Wkrótce w App Store i Google Play, z zakładką Faktury dla kontaktów z dostępem do faktur.
Wkrótce
Czego portal klientów i dostawców nie robi
Pełną listę faktur i miesięczne zestawienia włącza dla poszczególnych kontaktów zespół Office Hero; Państwa firma nie może sama zmienić tego ustawienia. Klienci nie mogą płacić faktur przez portal i nie znajdą w nim plików PDF faktur, choć pliki PDF zestawień są dostępne. Dostawcy nie mogą przesyłać faktur ani rachunków, a portal nie obsługuje zamówień, ofert ani śledzenia dostaw.
04Krok po kroku
Jak to skonfigurować
-
Krok 1 Klienci i dostawcy w Finance Hero
Faktury, faktury zakupu i płatności rejestruje się tam jak zwykle.
-
Krok 2 Zaproszenie kontaktu
Wystarczy wybrać kartotekę klienta lub dostawcy w sekcji Użytkownicy i dostęp, a kontakt otrzyma e-mail z linkiem ważnym 7 dni.
-
Krok 3 Kontakt się loguje
Wybiera hasło i widzi swoje saldo pod adresem connect.officehero.io.
05Pytania
Pytania o portal klientów i dostawców
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Co widzi klient?
Swoje saldo do zapłaty i pięć ostatnich faktur, z osobno pokazanymi fakturami o zbliżającym się terminie płatności, każdą z pełnymi szczegółami, a także wiadomości z Państwa personelem. Pełna lista faktur i miesięczne zestawienia są dodawane dla poszczególnych kontaktów na życzenie.
Co widzi dostawca?
Ile Państwa firma jest mu jeszcze winna, na podstawie zarejestrowanych faktur zakupu, którym z jego ostatnich faktur zbliża się termin płatności, oraz wiadomości z Państwa personelem. Dostawca widzi tylko własne faktury.
Czy klienci mogą płacić faktury w portalu?
Nie. Klienci płacą tak jak dotychczas, a Państwa zespół rejestruje płatność w należnościach w Finance Hero. Saldo w portalu to wtedy uwzględnia.
Czy klienci mogą pobrać z portalu pliki PDF faktur?
Nie, portal pokazuje faktury na ekranie. Państwa zespół tworzy pliki PDF faktur w Finance Hero, w 15 językach, i przekazuje je tak jak dotychczas. Miesięczne zestawienia otwierają się jako pliki PDF, gdy zestawienia zostaną włączone dla danego kontaktu.
Czy możemy wybrać, co widzi każdy kontakt?
Ekran główny, szczegóły faktur i wiadomości są takie same dla każdego kontaktu. Pełną listę faktur i miesięczne zestawienia włącza dla poszczególnych kontaktów zespół Office Hero przy tworzeniu zaproszenia, dlatego prosimy o informację, które kontakty ich potrzebują.
Czy dostawcy mogą przesyłać nam faktury przez portal?
Nie. Dostawcy widzą faktury zakupu zarejestrowane przez Państwa w Finance Hero; nie mogą przesyłać faktur, zamówień zakupu ani zleceń prac.
Czy portal klientów i dostawców jest dodatkowo płatny?
Nie. Widoki dla klientów i dostawców w Office Hero Connect są w cenie Finance Hero. Więcej w cenniku.
Niech Państwa klienci widzą swoje saldo
Podczas prezentacji pokażemy widoki dla klientów i dostawców razem z Finance Hero.