Office Hero Connect
Un portal pentru clienți și furnizori, cu solduri și facturi
Oferiți fiecărei persoane de contact a unui client și fiecărui furnizor un cont propriu în Office Hero Connect. Clienții văd cât datorează și care dintre facturile lor recente ajung curând la scadență; furnizorii văd cât le mai datorează compania dumneavoastră. Ambele vizualizări preiau datele în timp real din Finance Hero, iar atât clienții, cât și furnizorii pot trimite mesaje personalului dumneavoastră.
Inclus în Finance Hero. Unele vizualizări sunt activate pentru fiecare persoană de contact, la cerere.
01În portal
Ce văd clienții și furnizorii
Fiecare ecran este limitat la clientul sau furnizorul căruia îi aparține contul.
Clienți
Soldul, imediat ce clientul se conectează
Ecranul principal însumează tot ce este încă neachitat: facturile deschise, scadente, restante sau plătite parțial. Listează cele mai recente cinci facturi, le afișează separat pe cele care ajung curând la scadență, iar fiecare se deschide cu detaliile ei. Cifrele sunt calculate în timp real din facturile dumneavoastră și din plățile alocate acestora în Finance Hero.
- Numărul facturii, data emiterii și data scadenței, totalul și soldul rămas
- Stări: deschisă, scadentă, restantă, plătită parțial, plătită și anulată
- Data la care a fost plătită fiecare factură
Furnizori
Furnizorii văd cât le mai datorați
Conturile furnizorilor și ale contractanților au propriul ecran principal. Acesta arată cât le mai datorează compania dumneavoastră, pe baza facturilor de achiziție primite de la ei și înregistrate, și care dintre cele mai recente facturi ale lor ajung curând la scadență.
- Calculat din facturile de achiziție înregistrate, plătite parțial și plătite
- Facturile recente care ajung curând la scadență, cu suma încă neachitată
- Mesaje către personalul dumneavoastră despre o plată
La cerere
Lista completă a facturilor și extrasele de cont lunare
Pentru persoanele de contact care au nevoie de mai mult decât ecranul principal, se pot activa lista completă a facturilor și extrasele de cont lunare. Echipa Office Hero face această setare pentru fiecare persoană de contact, la crearea invitației.
- Filtrare după deschise, restante sau plătite și căutare după numărul facturii
- Contoare pentru total, neachitat, plătit și restant
- Un rând de extras pe lună, cu soldul inițial și cel final, pentru până la 24 de luni
- Extrasul fiecărei luni în format PDF
- Pentru furnizori, extrase întocmite din facturile dumneavoastră de achiziție
Mesaje
Întrebările ajung direct la personalul dumneavoastră
Clienții și furnizorii scriu personalului dumneavoastră din pagina Mesaje, iar echipa răspunde din Fleet Hero, HR Hero sau Finance Hero. În contactele lor apare doar personalul dumneavoastră, niciodată ceilalți clienți sau furnizori.
- Conversații individuale cu persoanele cu care lucrează
- Raportare și blocare, cu raportările analizate de moderatorii dumneavoastră
- Conversațiile deschise se actualizează aproximativ la fiecare 15 secunde
Acces
Fiecare cont aparține unui singur client sau furnizor
Un administrator invită o persoană de contact din Utilizatori și acces, alegând fișa clientului sau a furnizorului în Finance Hero. Fiecare ecran este limitat la acea fișă, iar o cerere pentru datele altui client primește răspunsul „nu a fost găsit”.
- Linkuri de invitație valabile 7 zile, cu retrimitere și retragere
- Un singur cont pentru o persoană de contact care lucrează cu mai multe companii Office Hero
- Revocarea accesului într-un singur pas
02
Incluse de asemenea
Solduri în timp real
Soldurile sunt calculate din facturile dumneavoastră minus plățile alocate acestora, de fiecare dată când se deschide pagina.
Conectare cu aplicație de autentificare
Persoanele de contact pot adăuga un al doilea pas de conectare, cu o aplicație de autentificare și coduri de recuperare care pot fi tipărite.
Doar propriile date
Clienții și furnizorii văd doar propriile facturi și solduri și, în contacte, doar personalul dumneavoastră.
Un cont, mai multe companii
Contabilii și cumpărătorii care lucrează cu mai multe companii Office Hero păstrează un singur cont.
15 limbi
Fiecare persoană de contact își alege limba; traducerile sunt realizate automat, iar revizuirea de către vorbitori nativi este în curs.
Ștergerea contului
Persoanele de contact pot cere ștergerea contului și primesc un răspuns în 30 de zile.
Articole de ajutor
Articolele de ajutor Office Hero pot fi citite în portal, în limba persoanei de contact, acolo unde sunt disponibile.
Articolele sunt scrise de echipa Office Hero, iar compania dumneavoastră nu își poate adăuga propriile articole.
Aplicația Office Hero Connect
În curând în App Store și Google Play, cu o filă Facturi pentru persoanele de contact care au acces la facturi.
În curând
Ce nu face portalul pentru clienți și furnizori
Lista completă a facturilor și extrasele de cont lunare sunt activate pentru fiecare persoană de contact de echipa Office Hero; compania dumneavoastră nu poate modifica singură această setare. Clienții nu pot plăti facturi prin portal, iar acolo nu sunt disponibile PDF-urile facturilor, ci doar cele ale extraselor de cont. Furnizorii nu pot trimite facturi, iar portalul nu are comenzi, oferte sau urmărirea livrărilor.
04Pas cu pas
Cum se configurează
-
Pasul 1 Țineți clienții și furnizorii în Finance Hero
Facturile, facturile de achiziție și plățile se înregistrează acolo, ca de obicei.
-
Pasul 2 Invitați persoana de contact
Alegeți fișa clientului sau a furnizorului în Utilizatori și acces, iar persoana de contact primește un e-mail cu un link valabil 7 zile.
-
Pasul 3 Persoana de contact se conectează
Își alege o parolă și își vede soldul la connect.officehero.io.
05Întrebări
Întrebări despre portalul pentru clienți și furnizori
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Ce vede un client?
Soldul restant și cele mai recente cinci facturi, cu cele care ajung curând la scadență afișate separat, fiecare cu toate detaliile, plus mesajele schimbate cu personalul dumneavoastră. Lista completă a facturilor și extrasele de cont lunare se adaugă pentru fiecare persoană de contact, la cerere.
Ce vede un furnizor?
Cât îi mai datorează compania dumneavoastră, pe baza facturilor de achiziție înregistrate, care dintre facturile sale recente ajung curând la scadență și mesajele schimbate cu personalul dumneavoastră. Un furnizor își vede doar propriile facturi.
Pot clienții plăti facturile în portal?
Nu. Clienții plătesc la fel ca astăzi, iar echipa dumneavoastră înregistrează plata la creanțe, în Finance Hero. Soldul din portal reflectă apoi plata.
Pot clienții obține din portal PDF-urile facturilor?
Nu, portalul afișează facturile pe ecran. Echipa dumneavoastră creează PDF-urile facturilor în Finance Hero, în 15 limbi, și le trimite ca până acum. Extrasele de cont lunare se deschid ca PDF după ce sunt activate pentru persoana de contact.
Putem alege ce vede fiecare persoană de contact?
Ecranul principal, detaliile facturilor și mesajele sunt aceleași pentru toate persoanele de contact. Lista completă a facturilor și extrasele de cont lunare sunt activate pentru fiecare persoană de contact de echipa Office Hero, la crearea invitației, așa că spuneți-ne cine are nevoie de ele.
Ne pot trimite furnizorii facturile prin portal?
Nu. Furnizorii văd facturile de achiziție înregistrate în Finance Hero; nu pot încărca facturi, comenzi de achiziție sau comenzi de lucru.
Portalul pentru clienți și furnizori costă în plus?
Nu. Vizualizările pentru clienți și furnizori din Office Hero Connect sunt incluse în Finance Hero. Vedeți prețurile.
Arătați-le clienților soldul lor
Programați o demonstrație pentru a vedea vizualizările pentru clienți și furnizori, alături de Finance Hero.