Office Hero Connect
Портал за клиенти и доставчици със салда и фактури
Дайте на всеки контакт на клиент и на всеки доставчик собствен вход в Office Hero Connect. Клиентите виждат колко дължат и кои от последните им фактури наближават падеж; доставчиците виждат колко още им дължи вашата компания. И двата изгледа четат данните в реално време от Finance Hero, а и клиентите, и доставчиците могат да пишат на вашия персонал.
Включен към Finance Hero. Някои изгледи се включват за отделни контакти при поискване.
01В портала
Какво виждат клиентите и доставчиците
Всеки екран е ограничен до клиента или доставчика, към когото принадлежи акаунтът.
Клиенти
Салдото – веднага щом клиентът влезе
Началният екран сумира всичко, което още не е платено: отворени, дължими, просрочени и частично платени фактури. Той показва петте най-скорошни фактури, отделя тези от тях, които наближават падеж, а всяка се отваря с подробностите си. Сумите се изчисляват в реално време от вашите фактури и разпределените към тях плащания във Finance Hero.
- Номер на фактурата, дата на издаване и падеж, обща сума и остатък
- Статуси: отворена, за плащане, просрочена, частично платена, платена и анулирана
- Датата, на която е платена всяка фактура
Доставчици
Доставчиците виждат колко още им дължите
Акаунтите на доставчици и изпълнители имат собствен начален екран. Той показва колко още им дължи вашата компания – въз основа на входящите фактури, които сте въвели от тях – и кои от последните им фактури наближават падеж.
- Изчислява се от осчетоводени, частично платени и платени входящи фактури
- Последните фактури с наближаващ падеж и неплатената им сума
- Съобщения до вашия персонал относно плащане
При поискване
Пълният списък с фактури и месечните извлечения
За контактите, на които е нужно повече от началния екран, могат да се включат пълният списък с фактури и месечните извлечения. Екипът на Office Hero задава това за всеки контакт поотделно при създаването на поканата.
- Филтър по отворени, просрочени или платени и търсене по номер на фактура
- Броячи за общо, неизплатено, платено и просрочено
- По един ред на месец в извлечението с начално и крайно салдо, за до 24 месеца
- Извлечението за всеки месец като PDF
- За доставчиците – извлечения, изготвени от вашите входящи фактури
Съобщения
Въпросите стигат директно до вашия персонал
Клиентите и доставчиците пишат на вашия персонал от страницата „Съобщения“, а екипът ви отговаря от Fleet Hero, HR Hero или Finance Hero. В контактите им се показва само вашият персонал, никога другите ви клиенти или доставчици.
- Разговори един на един с хората, с които работят
- Докладване и блокиране, като докладваното се преглежда от вашите модератори
- Отворените разговори се обновяват приблизително на всеки 15 секунди
Достъп
Всеки акаунт принадлежи на един клиент или доставчик
Администратор кани контакт от „Потребители и достъп“, като избира записа на клиента или доставчика във Finance Hero. Всеки екран е ограничен до този запис, а заявка за данни на друг клиент връща „не е намерено“.
- Връзки в поканите, валидни 7 дни, с повторно изпращане и оттегляне
- Един акаунт за контакт, който работи с няколко компании в Office Hero
- Отнемане на достъпа с една стъпка
02
Също включено
Салда в реално време
Салдата се изчисляват от вашите фактури минус разпределените към тях плащания – при всяко отваряне на страницата.
Вход с приложение за удостоверяване
Контактите могат да добавят втора стъпка при вход с приложение за удостоверяване и кодове за възстановяване, които могат да се отпечатат.
Само собствените им данни
Клиентите и доставчиците виждат само собствените си фактури и салда, а в контактите си – само вашия персонал.
Един акаунт, няколко компании
Счетоводители и купувачи, които работят с няколко компании в Office Hero, имат един акаунт.
15 езика
Всеки контакт избира своя език; преводите са машинни и в момента се преглеждат от носители на езика.
Изтриване на акаунта
Контактите могат да поискат изтриване на акаунта си и получават отговор до 30 дни.
Помощни статии
Помощните статии на Office Hero могат да се четат в портала – на езика на контакта, където има превод.
Статиите се пишат от екипа на Office Hero и вашата компания не може да добавя свои.
Приложение Office Hero Connect
Очаквайте скоро в App Store и Google Play – с раздел „Фактури“ за контактите с достъп до фактурите.
Очаквайте скоро
Какво не прави порталът за клиенти и доставчици
Пълният списък с фактури и месечните извлечения се включват за всеки контакт от екипа на Office Hero; вашата компания не може сама да промени тази настройка. Клиентите не могат да плащат фактури през портала и там не се предоставят PDF файлове на фактурите, но се предоставят PDF файлове на извлеченията. Доставчиците не могат да подават фактури, а порталът няма поръчки, оферти или проследяване на доставки.
04Стъпка по стъпка
Как да го настроите
-
Стъпка 1 Поддържайте клиентите и доставчиците във Finance Hero
Фактурите, входящите фактури и плащанията се въвеждат там както обикновено.
-
Стъпка 2 Поканете контакта
Изберете записа на клиента или доставчика в „Потребители и достъп“ и контактът получава имейл с връзка, валидна 7 дни.
-
Стъпка 3 Контактът влиза
Избира парола и вижда салдото си на адрес connect.officehero.io.
05Въпроси
Въпроси за портала за клиенти и доставчици
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Какво вижда клиентът?
Неизплатеното си салдо и петте си най-скорошни фактури, като тези с наближаващ падеж се показват отделно, всяка с пълните подробности, както и съобщенията с вашия персонал. Пълният списък с фактури и месечните извлечения се добавят за отделни контакти при поискване.
Какво вижда доставчикът?
Колко още му дължи вашата компания (според входящите фактури, които сте въвели), кои от последните му фактури наближават падеж, както и съобщенията с вашия персонал. Доставчикът вижда само собствените си фактури.
Могат ли клиентите да плащат фактури в портала?
Не. Клиентите плащат както и досега, а екипът ви записва плащането в модула за вземания на Finance Hero. След това салдото в портала отразява плащането.
Могат ли клиентите да получават PDF файлове на фактурите от портала?
Не, порталът показва фактурите на екрана. Екипът ви създава PDF файловете на фактурите във Finance Hero, на 15 езика, и ги изпраща по начина, по който го прави и днес. Месечните извлечения се отварят като PDF, след като извлеченията бъдат включени за контакта.
Можем ли да избираме какво вижда всеки контакт?
Началният екран, подробностите за фактурите и съобщенията са еднакви за всеки контакт. Пълният списък с фактури и месечните извлечения се включват за всеки контакт поотделно от екипа на Office Hero при създаването на поканата, затова ни кажете на кои контакти са нужни.
Могат ли доставчиците да ни изпращат фактурите си през портала?
Не. Доставчиците виждат входящите фактури, които сте въвели във Finance Hero; те не могат да качват фактури, поръчки за покупка или работни поръчки.
Струва ли допълнително порталът за клиенти и доставчици?
Не. Изгледите за клиенти и доставчици в Office Hero Connect са включени към Finance Hero. Вижте цените.
Покажете на клиентите салдото им
Заявете демонстрация, за да видите изгледите за клиенти и доставчици заедно с Finance Hero.