Office Hero Connect
Един клиентски портал за вашите служители, клиенти и доставчици
Office Hero Connect дава на хората около вашата компания собствен вход. Служителите отбелязват начало на работа, заявяват отпуск и отварят HR документи. Клиентите виждат колко дължат, доставчиците – колко им дължите вие, а и едните, и другите могат да пишат на вашия персонал. Всичко се чете в реално време от HR Hero и Finance Hero.
- Уеб
Включен към HR Hero и Finance Hero. Уеб порталът работи на адрес connect.officehero.io; мобилното приложение скоро ще бъде налично.
01Какво е включено
Какво намира всеки в портала
Всеки потребител вижда само менюто, което съответства на типа на акаунта му, разрешенията му и модулите на вашата компания.
За служители
Самообслужване, изградено върху HR Hero.
Самообслужване на служителите
Собствени страници на всеки служител за часове, смени, отпуски и HR документи.
Начало и край на работа
Служителите отбелязват начало на работа, излизат в неплатена почивка и отбелязват край на работа в браузъра.
Заявки за отпуск
Заявките се проверяват спрямо реално наличния отпуск и вече заявените дни, преди да стигнат до отдел „Човешки ресурси“.
HR документи
Файлове, които отдел „Човешки ресурси“ прикачва към досието на служителя и които се отварят само след проверка за вируси.
Документите се качват и изпращат за подпис в приложението Office Hero Manager, което ще бъде налично скоро.
Въвеждане в работата, обучения и цели
Контролни списъци за новоназначени, данни за обученията, профил на уменията и цели – с HR Hero Professional.
Банкови данни
Сметката за заплата – проверена, показвана маскирана и променяна само след проверка на паролата.
За клиенти и доставчици
Изгледи, изградени върху Finance Hero.
Салда на клиентите
Неизплатеното салдо и петте най-скорошни фактури, като тези с наближаващ падеж се показват отделно.
Изглед за доставчици
Колко още дължи вашата компания на доставчика – според входящите фактури, които сте въвели.
Списък с фактури и извлечения
Пълен списък с фактури с филтри и месечни извлечения за до 24 месеца.
Включва се за всеки контакт поотделно от екипа на Office Hero при създаването на поканата.
Съобщения с вашия персонал
Клиентите и доставчиците пишат на вашия персонал в разговорите, които екипът ви вече вижда.
За вашата компания
Вие решавате кой има достъп.
Покани от вашите записи
Канете хора от записа им като служител, клиент или доставчик; всяка връзка е валидна 7 дни.
Три групи потребители, един адрес
Служители, клиенти и доставчици влизат на един и същ адрес, всеки със собствено меню.
Канал за сигнали за нарушения
Публична страница за анонимно подаване на сигнали, включена в HR Hero Professional; случаите се разглеждат в HR Hero.
15 езика
Всеки избира своя език, включително македонски, албански и сръбски на двете азбуки.
Криптиране и проверка за вируси
Съобщенията (по подразбиране), банковите данни и сигналите за нарушения са криптирани при съхранение, а файловете се проверяват за вируси.
02Как работи
Изграден върху данните, които вече поддържате
Служители
Самообслужване за всеки служител
Служителите виждат днешните си часове на началния екран, проверяват предстоящите си смени и наличния си отпуск, заявяват отпуск или отварят документите, споделени от отдел „Човешки ресурси“, без да питат в офиса.
- Начало и край на работа и неплатени почивки
- Предстоящи смени с часове и места
- Полагаеми, използвани, оставащи, чакащи одобрение и прехвърлени дни
Клиенти и доставчици
Клиентите и доставчиците виждат салдата си
Началният екран на клиента сумира всички отворени, дължими, просрочени и частично платени фактури, изчислени в реално време от вашите фактури и разпределените плащания във Finance Hero. Доставчиците виждат колко още им дължи вашата компания – според входящите фактури, които сте въвели.
- Петте най-скорошни фактури, като тези с наближаващ падеж се показват отделно
- Всяка фактура с датите, общата сума, остатъка и статуса
- Пълният списък с фактури и месечните извлечения, включвани за всеки контакт от екипа на Office Hero
Достъп
Канете хора от записите, които поддържате
Администраторите канят потребители на портала от „Потребители и достъп“ във Fleet Hero, HR Hero или Finance Hero, като избират записа, към който принадлежи акаунтът. Връзката в поканата е валидна 7 дни, а екранът показва дали имейлът е изпратен.
- Повторно изпращане или оттегляне на покана
- Временни пароли за акаунтите на служители, които се сменят при първото влизане
- Отнемане на достъпа с една стъпка
Съобщения
Разговори с вашия персонал в същите нишки
Потребителите на портала пишат на вашия персонал от страницата „Съобщения“, а екипът ви отговаря от Fleet Hero, HR Hero или Finance Hero. В контактите си клиентите и доставчиците виждат само вашия персонал.
- Докладване и блокиране, като докладваното се преглежда от вашите модератори
- Приемане на Условията за ползване преди първото съобщение и отново при промяната им
- Отворените разговори се обновяват приблизително на всеки 15 секунди
Сигнали за нарушения
Анонимен канал за сигнали в портала
С HR Hero Professional вашата компания получава публична страница за сигнали в Office Hero Connect. Всеки може да подаде сигнал за нарушение без акаунт – анонимно или със служебния си номер, а определените от вас служители по разглеждане на сигнали водят случая в HR Hero.
- Пет категории и до 1 000 знака на сигнал
- Референтен номер и кодова фраза от четири думи за проверка на статуса
- Поверителен разговор за проследяване със служителя по разглеждане на сигнала
- Криптиране при съхранение и одитен журнал с хеш верига
03
Също включено
Вход с приложение за удостоверяване
Потребителите на портала могат да добавят втора стъпка при вход с приложение за удостоверяване и кодове за възстановяване, които могат да се отпечатат.
Устройства с активен вход
Всеки вижда къде е влязъл и може да прекрати останалите сесии.
Един акаунт, няколко компании
Хората, които работят с няколко компании в Office Hero, превключват между тях след влизане.
Нищо не се губи при изтекла сесия
Когато сесията изтече, на място се отваря прозорец за вход и всичко въведено се запазва.
Списъци по ваш избор
Избирайте колони, сортирайте и филтрирайте, изберете светла или тъмна тема и използвайте менюто с команди.
Изтриване на акаунта
Потребителите могат да поискат изтриване в портала или на публична страница и получават отговор до 30 дни.
Помощни статии и заявки
Всеки може да чете помощните статии на Office Hero, а служителите могат да подават заявки за поддръжка.
На заявките отговаря екипът за поддръжка на Office Hero, а не вашият персонал; при отговор не се изпраща известие, а компаниите не могат да добавят свои статии.
Приложение Office Hero Connect
В тестване за iOS и Android – очаквайте скоро в App Store и Google Play.
Очаквайте скоро
04В цифри
Office Hero Connect в цифри
- 3 групи потребители в един портал: служители, клиенти и доставчици
- 15 езика на интерфейса по избор на всеки потребител
- 7 дни за приемане на връзката от поканата
- 10 мин за промяна на банковите данни след проверка на паролата
05Въпроси
Въпроси за Office Hero Connect
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Какво е Office Hero Connect?
Това е порталът, който вашата компания предоставя на хората около себе си. Служителите го използват за работно време, отпуски и HR документи; клиентите и доставчиците виждат салдата си и пишат на вашия персонал. Порталът работи на адрес connect.officehero.io.
Колко струва Office Hero Connect?
Включен е към HR Hero, с който получавате самообслужването на служителите, и към Finance Hero, с който получавате изгледите за клиенти и доставчици. Въвеждането в работата, обученията, уменията, целите и страницата за сигнали за нарушения идват с HR Hero Professional. Вижте пакетите и цените.
Как хората получават достъп?
Администратор ги кани от „Потребители и достъп“, като избира записа им като служител, клиент или доставчик. Те отварят връзката в рамките на 7 дни и избират парола; за служителите отдел „Човешки ресурси“ може вместо това да зададе временна парола.
Можем ли да решаваме какво вижда всеки клиент?
Всеки контакт на клиент вижда салдото си и петте си най-скорошни фактури, като тези с наближаващ падеж се показват отделно. Пълният списък с фактури и месечните извлечения се включват за всеки контакт поотделно от екипа на Office Hero при създаването на поканата.
Могат ли клиентите да плащат фактури в портала?
Не. Клиентите плащат по начина, по който ви плащат и днес, а екипът ви записва плащането във Finance Hero. Порталът показва фактурите на екрана, без PDF файлове на фактурите; месечните извлечения се отварят като PDF, след като бъдат включени.
Има ли мобилно приложение?
Приложението Office Hero Connect за iOS и Android е в тестване и скоро ще бъде налично в магазините за приложения. Дотогава уеб порталът работи в браузъра на телефона. Прочетете за приложенията.
Как са защитени данните в портала?
Съобщенията (по подразбиране), банковите данни и сигналите за нарушения са криптирани при съхранение със собствения ключ на вашата компания. Файловете се отварят само след проверка за вируси, чрез връзки, които изтичат след 15 минути. Повече за сигурността.
Кои езици поддържа порталът?
15, включително македонски, албански, хърватски, български, румънски и сръбски на двете азбуки. Всеки избира своя език. Преводите са машинни и в момента се преглеждат от носители на езика.
Какво става, когато някой напусне?
Прекратяването на трудовото правоотношение в HR Hero премахва автоматично достъпа на служителя до портала, а достъпа на клиент или доставчик администратор отнема от „Потребители и достъп“. Записите им се запазват.
Вижте портала така, както го вижда всеки
Заявете демонстрация, за да видите Office Hero Connect така, както го виждат служител, клиент и доставчик.