Office Hero Connect
Un portal de clientes y proveedores para saldos y facturas
Dé a cada contacto de cliente y a cada proveedor su propio acceso a Office Hero Connect. Los clientes ven lo que deben y cuáles de sus facturas recientes vencen pronto; los proveedores ven lo que su empresa aún les debe. Ambas vistas leen los datos en directo de Finance Hero, y tanto clientes como proveedores pueden escribir a su personal.
Incluido con Finance Hero. Algunas vistas se activan por contacto bajo petición.
01En el portal
Lo que ven clientes y proveedores
Cada pantalla se limita al cliente o proveedor al que pertenece el acceso.
Clientes
El saldo, en cuanto el cliente inicia sesión
La pantalla de inicio suma todo lo que sigue pendiente: las facturas abiertas, pendientes, vencidas o pagadas parcialmente. Muestra las cinco facturas más recientes, separa las que vencen pronto, y cada una se abre con sus detalles. Las cifras se calculan en directo a partir de las facturas de su empresa y de los pagos imputados a ellas en Finance Hero.
- Número de factura, fechas de emisión y de vencimiento, total y saldo pendiente
- Estados: abierta, pendiente, vencida, pagada parcialmente, pagada y anulada
- La fecha en que se pagó cada factura
Proveedores
Los proveedores ven lo que usted aún les debe
Los accesos de proveedores y contratistas tienen su propia pantalla de inicio. Muestra lo que su empresa aún les debe, a partir de las facturas de compra que usted registró de ellos, y cuáles de sus facturas más recientes vencen pronto.
- Calculado a partir de las facturas de compra contabilizadas, pagadas parcialmente y pagadas
- Facturas recientes que vencen pronto, con el importe aún pendiente
- Mensajes a su personal sobre un pago
Bajo petición
La lista completa de facturas y los extractos mensuales
Para los contactos que necesitan algo más que la pantalla de inicio, se pueden activar la lista completa de facturas y los extractos mensuales. El equipo de Office Hero lo configura para cada contacto al crear la invitación.
- Filtro por abiertas, vencidas o pagadas, y búsqueda por número de factura
- Contadores de total, pendiente, pagado y vencido
- Una fila de extracto por mes con el saldo inicial y el final, de hasta 24 meses
- El extracto de cada mes en PDF
- Para los proveedores, extractos elaborados a partir de sus facturas de compra
Mensajes
Las preguntas llegan directamente a su personal
Los clientes y proveedores escriben a su personal desde la página Mensajes, y su equipo responde desde Fleet Hero, HR Hero o Finance Hero. Sus contactos muestran solo a su personal, nunca a sus otros clientes o proveedores.
- Conversaciones individuales con las personas con las que tratan
- Denunciar y bloquear, con las denuncias revisadas por sus moderadores
- Las conversaciones abiertas se actualizan aproximadamente cada 15 segundos
Acceso
Cada acceso pertenece a un solo cliente o proveedor
Un administrador invita a un contacto desde Usuarios y acceso, eligiendo la ficha del cliente o proveedor en Finance Hero. Cada pantalla se limita a esa ficha, y una solicitud de datos de otro cliente devuelve «no encontrado».
- Enlaces de invitación válidos durante 7 días, con reenvío y retirada
- Una sola cuenta para un contacto que trabaja con varias empresas de Office Hero
- Acceso revocado en un solo paso
02
También incluido
Saldos en directo
Los saldos se calculan a partir de sus facturas menos los pagos imputados a ellas, cada vez que se abre la página.
Inicio de sesión con aplicación de autenticación
Los contactos pueden añadir un segundo paso de inicio de sesión con una aplicación de autenticación y códigos de recuperación imprimibles.
Solo sus propios datos
Los clientes y proveedores solo ven sus propias facturas y saldos, y solo a su personal entre sus contactos.
Un acceso, varias empresas
Los contables y compradores que tratan con varias empresas de Office Hero conservan una sola cuenta.
15 idiomas
Cada contacto elige su idioma; las traducciones son automáticas y la revisión por hablantes nativos está en curso.
Eliminación de la cuenta
Los contactos pueden solicitar la eliminación de su cuenta y reciben una respuesta en un plazo de 30 días.
Artículos de ayuda
Los artículos de ayuda de Office Hero se pueden leer en el portal, en el idioma del contacto cuando está disponible.
Los artículos los redacta el equipo de Office Hero, y su empresa no puede añadir los suyos.
Aplicación Office Hero Connect
Próximamente en el App Store y Google Play, con una pestaña Facturas para los contactos que tienen acceso a las facturas.
Próximamente
Lo que no hace el portal de clientes y proveedores
La lista completa de facturas y los extractos mensuales los activa para cada contacto el equipo de Office Hero; su empresa no puede cambiar este ajuste por sí misma. Los clientes no pueden pagar facturas a través del portal, y el portal no ofrece los PDF de las facturas, aunque sí los de los extractos. Los proveedores no pueden enviar sus facturas, y el portal no tiene pedidos, presupuestos ni seguimiento de entregas.
04Paso a paso
Cómo configurarlo
-
Paso 1 Lleve sus clientes y proveedores en Finance Hero
Las facturas, las facturas de compra y los pagos se registran allí como de costumbre.
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Paso 2 Invite al contacto
Elija la ficha del cliente o proveedor en Usuarios y acceso, y el contacto recibirá un correo electrónico con un enlace válido durante 7 días.
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Paso 3 El contacto inicia sesión
Elige una contraseña y ve su saldo en connect.officehero.io.
05Preguntas
Preguntas sobre el portal de clientes y proveedores
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Qué ve un cliente?
Su saldo pendiente y sus cinco facturas más recientes, con las que vencen pronto mostradas aparte, cada una con todos sus detalles, además de los mensajes con su personal. La lista completa de facturas y los extractos mensuales se añaden para cada contacto bajo petición.
¿Qué ve un proveedor?
Lo que su empresa aún le debe, a partir de las facturas de compra que usted registró, cuáles de sus facturas recientes vencen pronto y los mensajes con su personal. Un proveedor solo ve sus propias facturas.
¿Pueden los clientes pagar facturas en el portal?
No. Los clientes pagan como lo hacen hoy, y su equipo registra el pago en las cuentas por cobrar de Finance Hero. Después, el saldo del portal lo refleja.
¿Pueden los clientes obtener los PDF de sus facturas desde el portal?
No, el portal muestra las facturas en pantalla. Su equipo crea los PDF de las facturas en Finance Hero, en 15 idiomas, y los comparte como lo hace hoy. Los extractos mensuales se abren como PDF una vez que se activan los extractos para el contacto.
¿Podemos elegir qué ve cada contacto?
La pantalla de inicio, los detalles de las facturas y los mensajes son iguales para todos los contactos. La lista completa de facturas y los extractos mensuales los activa para cada contacto el equipo de Office Hero al crear la invitación, así que indíquenos qué contactos los necesitan.
¿Pueden los proveedores enviarnos sus facturas a través del portal?
No. Los proveedores ven las facturas de compra que usted registró en Finance Hero; no pueden subir facturas, pedidos de compra ni órdenes de trabajo.
¿El portal de clientes y proveedores tiene un coste adicional?
No. Las vistas de clientes y proveedores de Office Hero Connect se incluyen con Finance Hero. Consulte los precios.
Muestre a sus clientes su saldo
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