Compras y facturas de proveedor
Gestión de pedidos de compra y facturas de proveedor con aprobación integrada
Registre las facturas de proveedor como borradores y contabilícelas en cuentas por pagar solo cuando alguien las apruebe. Un solo pago a un proveedor puede liquidar varias facturas a la vez, y los pedidos de compra recogen el coste previsto de cada compromiso antes de que llegue la mercancía.
Las facturas de proveedor, las aprobaciones y los pagos a proveedores están en todos los paquetes de Finance Hero; los pedidos de compra se incluyen en Professional.
01Cómo funciona
Del pedido de compra a la factura pagada
Pedidos de compra
Pedidos de compra con el coste de cada línea
Cree pedidos de compra de varias líneas con producto, cantidad, precio previsto e impuestos en cada una, además de un centro de coste y un centro de beneficio, para que cada compromiso tenga su coste antes de que llegue la mercancía.
- Estados: borrador, enviado, recibido parcialmente, recibido, cerrado y cancelado
- Las líneas toman los productos de su lista de productos de Finance Hero
Recepciones de mercancía
Registre lo que ha llegado realmente
Introduzca las cantidades recibidas en cada línea de un pedido que se haya enviado al proveedor; los pedidos se envían desde la aplicación Office Hero Manager, que está en fase de pruebas. El pedido pasa por sí solo a recibido parcialmente o a recibido, para que vea lo que falta por recibir antes de que llegue la factura.
- Las entregas parciales se registran línea a línea
- Una recepción de mercancía actualiza el pedido, no los niveles de existencias
Facturas de proveedor
Facturas registradas como borradores, con el original adjunto
Registre cada factura con sus líneas y cuentas de gasto, la referencia del proveedor, la fecha de recepción y el tipo de cambio, y adjunte el PDF del proveedor. Los borradores pueden editarse hasta que alguien los apruebe.
- Una vista de días de retraso muestra las facturas que han superado su vencimiento
- Las facturas rechazadas se conservan en lugar de eliminarse
Bandeja de aprobaciones
Una sola bandeja para todas las facturas pendientes de decisión
Las facturas en borrador esperan en una única cola con el proveedor, la referencia, la fecha de vencimiento y el total. Al aprobar una factura, se contabiliza en cuentas por pagar en el libro mayor; al rechazarla, sale de la cola sin eliminarse.
- Las facturas pendientes y el importe pendiente, en la parte superior de la bandeja
- Solo las personas con el permiso de aprobación pueden aprobar una factura
Pagos a proveedores
Un solo pago al proveedor para liquidar varias facturas
Introduzca el importe que sale del banco y repártalo entre las facturas abiertas del proveedor; el asiento de cuentas por pagar a banco se contabiliza en el mismo paso. Para una sola factura, el cuadro de diálogo de pago rechaza cualquier importe superior al pendiente.
- Las imputaciones deben sumar el importe del pago
02También incluido
Más para las compras y las cuentas por pagar
Fichas de proveedor
IBAN y BIC, número de IVA, régimen fiscal, plazo de pago y moneda de cada proveedor, con el número de proveedores con facturas abiertas y de países a los que compra.
Valoración de proveedores
Puntúe a cada proveedor del 1 al 5, con una nota opcional que explique la puntuación.
Próximas facturas de proveedor
Las facturas que vencen pronto aparecen en el panel, y puede registrar el pago de una sin salir de él.
Los proveedores ven lo que les debe
Los proveedores que inician sesión en Office Hero Connect ven el importe que todavía les debe, según las facturas que usted ha registrado, y lo que está próximo a vencer.
Facturas en otras monedas
Registre una factura en su propia moneda y a su propio tipo de cambio. Cuando la pague mediante «Pagos a proveedores», la diferencia de cambio se contabiliza automáticamente.
Centros de coste y de beneficio
Asigne a cada pedido de compra un centro de coste y un centro de beneficio, para que cada compromiso muestre a qué departamento o proyecto pertenece.
Antigüedad de cuentas por pagar
Lo que debe, por antigüedad, desde «Aún no vencido» hasta «Más de 90 días», a cualquier fecha y en la moneda de su empresa.
Fusión de proveedores duplicados
Traslade los documentos de un proveedor duplicado a la ficha que conserva, en un solo paso auditado.
Nada desaparece
Las facturas rechazadas se conservan y los pagos revertidos contabilizan asientos compensatorios, de modo que la pista de auditoría queda completa.
Conviene saber
Los pedidos de compra se crean en Finance Hero, en la web. El envío, el cierre y la cancelación de un pedido se hacen en la aplicación Office Hero Manager, que está en fase de pruebas, y la mercancía solo puede recibirse contra un pedido que se haya enviado. Las recepciones de mercancía actualizan el pedido de compra, pero no los niveles de existencias.
04Preguntas frecuentes
Preguntas sobre compras y facturas de proveedor
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Necesitan aprobación las facturas de proveedor antes de contabilizarse?
Sí. La factura se registra como borrador y espera en la bandeja de aprobaciones. Al aprobarla, se contabiliza en cuentas por pagar; al rechazarla, sale de la cola, pero se conserva.
¿Puedo pagar a la vez varias facturas de un mismo proveedor?
Sí. Introduzca una sola vez el importe que sale del banco y repártalo entre las facturas abiertas del proveedor. El asiento se contabiliza en el mismo paso.
¿Se puede pagar de más una factura?
No. Finance Hero rechaza cualquier pago o imputación superior al saldo pendiente de una factura, y las imputaciones de un pago a proveedor deben sumar su importe.
¿Puedo guardar la factura original del proveedor?
Sí. Adjunte el PDF del proveedor a la factura, junto a la referencia del proveedor, la fecha de recepción y el tipo de cambio. Los archivos subidos se analizan con antivirus.
¿Cambian las recepciones de mercancía los niveles de existencias?
No. Una recepción de mercancía registra las cantidades recibidas contra el pedido de compra y lo pasa a recibido parcialmente o a recibido. Los niveles de existencias se ajustan por separado, por ejemplo con un recuento de inventario.
¿Puedo enviar un pedido de compra al proveedor por correo electrónico?
El envío de un pedido de compra al proveedor por correo electrónico forma parte de la aplicación Office Hero Manager, que está en fase de pruebas y todavía no está en las tiendas de aplicaciones. Un pedido debe enviarse antes de poder recibir mercancía contra él. En la web se crean los pedidos y se registran las recepciones de mercancía de los pedidos ya enviados.
¿Pueden los proveedores ver sus facturas?
Los proveedores que inician sesión en Office Hero Connect ven lo que todavía les debe, según las facturas que usted ha registrado, y lo que está próximo a vencer. La lista completa de sus facturas y sus extractos mensuales se activan a petición. Office Hero Connect se incluye con Finance Hero.
¿Qué paquete incluye los pedidos de compra?
Las facturas de proveedor, la bandeja de aprobaciones y los pagos a proveedores están en los dos paquetes de Finance Hero. Los pedidos de compra y las recepciones de mercancía se incluyen en Professional, a 59 € por empresa al mes con 10 usuarios, IVA no incluido.
Vea las compras en Finance Hero
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