Achiziții și facturi de furnizor
Comenzi de achiziție și facturi de furnizor, cu aprobare integrată
Introduceți facturile de furnizor ca ciorne și înregistrați-le în datorii abia după ce cineva le aprobă. O singură plată către furnizor poate achita mai multe facturi deodată, iar comenzile de achiziție consemnează costul estimat al fiecărui angajament înainte de sosirea mărfii.
Facturile de furnizor, aprobările și plățile către furnizori sunt incluse în fiecare pachet Finance Hero; comenzile de achiziție, în pachetul Professional.
01Cum funcționează
De la comanda de achiziție la factura plătită
Comenzi de achiziție
Comenzi de achiziție cu costul fiecărui rând
Creați comenzi de achiziție cu mai multe rânduri, cu produsul, cantitatea, prețul estimat și taxa pe fiecare rând, plus un centru de cost și un centru de profit, astfel încât fiecare angajament să aibă un cost estimat înainte de sosirea mărfii.
- Stări: ciornă, trimisă, recepționată parțial, recepționată, închisă și anulată
- Rândurile preiau produsele din lista de produse Finance Hero
Recepții de marfă
Înregistrați ce a sosit efectiv
Introduceți cantitățile recepționate pe fiecare rând al unei comenzi trimise furnizorului; comenzile se trimit din aplicația Office Hero Manager, aflată în testare. Comanda trece singură în starea „recepționată parțial” sau „recepționată”, așa că vedeți ce mai urmează să sosească înainte de primirea facturii.
- Livrările parțiale se înregistrează rând cu rând
- O recepție de marfă actualizează comanda, nu nivelurile de stoc
Facturi de furnizor
Facturi introduse ca ciorne, cu originalul atașat
Introduceți fiecare factură cu rândurile și conturile de cheltuieli, referința furnizorului, data primirii și cursul de schimb și atașați PDF-ul furnizorului. Ciornele rămân editabile până când cineva le aprobă.
- O vizualizare a zilelor de întârziere arată facturile cu scadența depășită
- Facturile respinse rămân în evidență în loc să fie șterse
Căsuța de aprobări
O singură căsuță pentru fiecare factură care așteaptă o decizie
Facturile ciornă așteaptă într-o singură coadă, cu furnizorul, referința, data scadenței și totalul. Aprobarea înregistrează factura în datoriile din registrul contabil; respingerea o scoate din coadă fără să o șteargă.
- Facturile în așteptare și suma în așteptare, în partea de sus a căsuței
- Doar persoanele cu permisiunea de aprobare pot aproba o factură
Plăți către furnizori
O singură plată către furnizor, mai multe facturi achitate
Introduceți suma care iese din bancă și repartizați-o pe facturile deschise ale furnizorului; nota contabilă care stinge datoria față de furnizor prin contul bancar se înregistrează în același pas. Pentru o singură factură, fereastra de plată refuză orice sumă mai mare decât restul de plată.
- Suma alocărilor trebuie să fie egală cu suma plății
02Incluse de asemenea
Mai mult pentru achiziții și datorii
Fișele furnizorilor
IBAN și BIC, cod de TVA, regim fiscal, termeni de plată și monedă pentru fiecare furnizor, cu numărul furnizorilor care au facturi deschise și al țărilor din care cumpărați.
Evaluarea furnizorilor
Acordați fiecărui furnizor un scor de la 1 la 5, cu o notă opțională care îl explică.
Facturi de furnizor viitoare
Facturile care devin curând scadente apar pe tabloul de bord, iar plata uneia o puteți înregistra fără să părăsiți tabloul de bord.
Furnizorii văd cât le datorați
Furnizorii care se conectează la Office Hero Connect văd suma pe care încă le-o datorați, pe baza facturilor pe care le-ați înregistrat, și ce urmează să devină scadent.
Facturi în alte monede
Înregistrați o factură în moneda și la cursul ei. Când o achitați prin plățile către furnizori, diferența de curs se înregistrează automat.
Centre de cost și de profit
Atribuiți fiecărei comenzi de achiziție un centru de cost și un centru de profit, astfel încât fiecare angajament să arate cărui departament sau proiect îi aparține.
Datorii pe vechime
Ce datorați, pe vechime, de la nescadente la peste 90 de zile, la orice dată și în moneda companiei dumneavoastră.
Combinarea furnizorilor duplicați
Mutați documentele unui furnizor duplicat la fișa pe care o păstrați, într-un singur pas auditat.
Nimic nu dispare
Facturile respinse rămân în evidență, iar plățile stornate generează înregistrări compensatorii, așa că pista de audit rămâne completă.
Bine de știut
Comenzile de achiziție se creează în Finance Hero, pe web. Trimiterea, închiderea și anularea unei comenzi se fac în aplicația Office Hero Manager, aflată în testare, iar marfa poate fi recepționată doar pe baza unei comenzi trimise. Recepțiile de marfă actualizează comanda de achiziție, dar nu și nivelurile de stoc.
04Întrebări frecvente
Întrebări despre achiziții și facturile de furnizor
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Au nevoie facturile de furnizor de aprobare înainte de înregistrare?
Da. O factură se introduce ca ciornă și așteaptă în căsuța de aprobări. Aprobarea o înregistrează în datorii; respingerea o scoate din coadă, dar o păstrează în evidență.
Pot achita deodată mai multe facturi ale aceluiași furnizor?
Da. Introduceți o singură dată suma care iese din bancă și repartizați-o pe facturile deschise ale furnizorului. Nota contabilă se înregistrează în același pas.
Poate fi plătită o factură peste valoarea ei?
Nu. Finance Hero refuză orice plată sau alocare mai mare decât soldul rămas al facturii, iar alocările unei plăți către furnizor trebuie să însumeze exact suma plății.
Pot păstra factura originală a furnizorului?
Da. Atașați PDF-ul furnizorului la factură, alături de referința furnizorului, data primirii și cursul de schimb. Fișierele încărcate sunt scanate antivirus.
Modifică recepțiile de marfă nivelurile de stoc?
Nu. O recepție de marfă înregistrează cantitățile primite pe baza comenzii de achiziție și trece comanda în starea „recepționată parțial” sau „recepționată”. Nivelurile de stoc se ajustează separat, de exemplu printr-o inventariere.
Pot trimite furnizorului o comandă de achiziție prin e-mail?
Trimiterea unei comenzi de achiziție către furnizor prin e-mail face parte din aplicația Office Hero Manager, care este în testare și nu este încă disponibilă în magazinele de aplicații. O comandă trebuie trimisă înainte ca marfa să poată fi recepționată pe baza ei. Pe web creați comenzile și înregistrați recepțiile de marfă pentru comenzile trimise.
Își pot vedea furnizorii facturile?
Furnizorii care se conectează la Office Hero Connect văd cât le mai datorați, pe baza facturilor pe care le-ați înregistrat, și ce urmează să devină scadent. Lista completă a facturilor lor și extrasele de cont lunare se activează la cerere. Office Hero Connect este inclus în Finance Hero.
Ce pachet include comenzile de achiziție?
Facturile de furnizor, căsuța de aprobări și plățile către furnizori sunt incluse în ambele pachete Finance Hero. Comenzile de achiziție și recepțiile de marfă sunt incluse în Professional, la 59 € per companie pe lună, cu 10 utilizatori, fără TVA.
Vedeți achizițiile în Finance Hero
Programați o demonstrație și vă vom prezenta comenzile de achiziție, aprobarea facturilor de furnizor și plățile către furnizori.