Cheltuieli
Deconturi de cheltuieli cu limite, aprobări și kilometraj
Fiecare rând al unui decont poate avea propriul bon, deconturile sunt verificate la salvare față de limitele dumneavoastră de cheltuieli, iar aprobarea sau plata unui decont necesită o a doua persoană. Deconturile aprobate individual se înregistrează imediat în registrul contabil, așa că cheltuielile nu așteaptă sfârșitul lunii.
Deconturile de cheltuieli sunt incluse în fiecare pachet Finance Hero.
01Cum funcționează
De la bon la rambursare
Deconturi
Bonuri atașate rând cu rând
Fiecare decont își listează pozițiile cu categoria și suma, iar fiecare rând poate primi propriul bon, scanat antivirus la încărcare. Deconturile sunt numerotate automat și aparțin unui angajat activ din HR Hero care are cont de conectare Office Hero.
- Totalurile deconturilor deschise, aprobate și rambursate, deasupra listei
- Filtrați deconturile după stare cu un singur clic
Aprobare
Aprobare și plată de către o a doua persoană
Un decont individual este aprobat sau respins de altcineva decât persoana care l-a depus și nimeni nu poate plăti un decont pe care l-a depus el însuși, indiferent de rol. Aprobarea înregistrează cheltuiela în contrapartidă cu suma pe care compania o datorează angajatului, iar rambursarea consemnează metoda de plată și referința și închide această sumă pe seama numerarului.
Limite de cheltuieli
Limite pe categorii, verificate la salvarea decontului
Stabiliți pentru fiecare categorie de cheltuieli un maxim per decont, un maxim lunar și un prag peste care bonul este obligatoriu, în moneda pe care o alegeți. Un decont nu poate fi salvat cât timp un rând depășește maximul per decont, duce luna peste maximul lunar sau depășește pragul fără bon. Rândurile în altă monedă nu sunt verificate.
Kilometraj
Deconturi kilometrice la tariful în vigoare în ziua deplasării
Introduceți fiecare segment al deplasării cu originea, destinația, kilometrii și categoria de vehicul și bifați „Dus-întors” pentru a dubla distanța. Finance Hero aplică tariful pe kilometru valabil la data deplasării și adaugă totalul la un decont ciornă.
- Tarife pe categorii de vehicule, fiecare cu o dată de intrare în vigoare
- Un segment fără tarif este semnalat, iar decontul se salvează doar când fiecare segment are un tarif
Rapoarte de deplasare
O singură decizie pentru o deplasare întreagă
Grupați deconturile ciornă ale unei deplasări într-un singur raport de cheltuieli, cu scopul, centrul de cost și perioada. Aprobarea sau respingerea raportului se aplică fiecărui decont din el și trebuie făcută de altcineva decât persoana care a creat raportul. Deconturile aprobate astfel se înregistrează în registrul contabil la rambursare.
- Ștergerea unui raport ciornă desface legătura cu deconturile sale și le păstrează
02Incluse de asemenea
Mai mult pentru deconturile de cheltuieli
Delegați
Permiteți unui asistent să depună deconturi pentru un angajat. Angajatul aprobă delegarea, care poate avea un plafon per decont, o perioadă de valabilitate și categorii permise și poate fi revocată oricând.
Tarife de diurnă
Stabiliți pe regiuni tarifele zilnice pentru cazare, mese și cheltuieli mărunte, cu un procent pentru zilele parțiale, și previzualizați zi de zi diurna unei deplasări.
Previzualizarea nu creează un decont: adăugați dumneavoastră diurna la un decont.
Categorii proprii
Adăugați categoriile de cheltuieli ale companiei alături de cele predefinite, care rămân blocate.
În rapoartele dumneavoastră
Deconturile aprobate individual se înregistrează imediat în registrul contabil, așa că apar de îndată în contul de profit și pierdere și în celelalte rapoarte standard.
Comparate cu bugetul
Deconturile aprobate individual se înregistrează imediat în conturile lor de cheltuieli, așa că raportul buget vs. realizat arată acele cheltuieli fără să aștepte sfârșitul lunii.
Pistă de audit
Deciziile privind un decont individual și fiecare rambursare sunt consemnate cu autorul și momentul lor. Un raport de deplasare păstrează cine l-a aprobat sau respins și când.
Export în CSV
Selectați deconturile din listă și exportați-le în CSV pentru propriile analize.
Deconturi pe telefon
Office Hero Manager aduce deconturile de cheltuieli pe iOS și Android. Aplicația este în testare și va fi disponibilă în curând în App Store și Google Play.
În curând
03Pas cu pas
Parcursul unui decont
-
Pasul 1 Întocmire
Angajatul, un delegat aprobat sau echipa financiară introduce decontul cu bonurile aferente. Limitele de cheltuieli sunt verificate la salvarea decontului.
-
Pasul 2 Trimitere
Decontul este trimis spre aprobare.
-
Pasul 3 Aprobare
Altcineva decât persoana care l-a depus îl aprobă sau îl respinge.
-
Pasul 4 Rambursare
Înregistrați metoda de plată și referința, iar contabilitatea se actualizează.
04Întrebări frecvente
Întrebări despre deconturile de cheltuieli
Nu ați găsit aici răspunsul? Scrieți-ne la [email protected]. Vă răspunde o persoană din echipa noastră din Skopje, de luni până vineri, între 09:00 și 17:00 (ora Europei Centrale).
Cine poate aproba deconturile de cheltuieli?
Persoanele al căror rol permite aprobarea. Finance Hero refuză aprobarea, respingerea sau rambursarea unui decont individual de către persoana care l-a depus, indiferent de rolul acesteia. Refuză, de asemenea, o decizie asupra unui raport de deplasare luată de persoana care a creat raportul.
Poate cineva să depună deconturi pentru un coleg?
Da. Un angajat poate numi un delegat, de exemplu un asistent, și aprobă delegarea, care poate avea un plafon per decont, o perioadă de valabilitate și categorii permise. Echipa financiară poate depune și ea deconturi pentru alții, dacă rolul îi permite.
Ce se întâmplă când un decont încalcă o limită de cheltuieli?
Decontul nu poate fi salvat până nu este corectat. Îl blochează un rând peste maximul per decont al categoriei sale, un rând care duce luna peste maximul lunar sau un rând peste pragul pentru bon fără bon atașat. Sunt verificate doar rândurile în moneda politicii.
Cum se calculează un decont kilometric?
Kilometrii fiecărui segment, dublați pentru o deplasare dus-întors, se înmulțesc cu tariful pe kilometru al categoriei de vehicul valabil la data deplasării. Totalul se adaugă la un decont ciornă.
Calculează Finance Hero diurnele?
Le previzualizează: stabiliți pe regiuni tarifele zilnice pentru cazare, mese și cheltuieli mărunte și vedeți zi de zi diurna unei deplasări, inclusiv pentru zilele parțiale. Previzualizarea nu creează decontul, așa că adăugați dumneavoastră diurna.
Cum ajung deconturile de cheltuieli în contabilitate?
Aprobarea înregistrează cheltuiela în contrapartidă cu suma datorată de companie angajatului, iar rambursarea închide această sumă pe seama numerarului. Ambele note contabile se creează automat; pentru deconturile aprobate printr-un raport de deplasare, ambele se înregistrează la rambursare.
Pentru cine poate fi depus un decont?
Pentru orice angajat activ din HR Hero care are cont de conectare Office Hero. Selectorul arată numele, numărul de angajat, funcția și departamentul fiecărei persoane.
Vedeți deconturile de cheltuieli în Finance Hero
Programați o demonstrație și vă vom prezenta deconturile, limitele de cheltuieli, aprobările și kilometrajul.