Troškovi
Program za troškove zaposlenih sa ograničenjima, odobravanjem i kilometražom
Svaka stavka zahteva može imati svoj račun, zahtevi se pri čuvanju proveravaju prema vašim ograničenjima troškova, a za odobrenje ili isplatu zahteva potrebna je druga osoba. Zahtevi odobreni pojedinačno odmah se knjiže u glavnu knjigu, pa troškovi ne čekaju kraj meseca.
Zahtevi za refundaciju troškova uključeni su u svaki paket Finance Hero.
01Kako funkcioniše
Od računa do refundacije
Zahtevi
Računi priloženi uz svaku stavku
Svaki zahtev navodi stavke sa kategorijom i iznosom, a uz svaku stavku može se priložiti poseban račun, koji se pri otpremanju proverava na viruse. Zahtevi se numerišu automatski i pripadaju aktivnom zaposlenom iz aplikacije HR Hero koji ima nalog za prijavu u Office Hero.
- Zbirovi otvorenih, odobrenih i refundiranih zahteva iznad liste
- Filtrirajte zahteve po statusu jednim klikom
Odobrenje
Odobrenje i isplata od strane druge osobe
Pojedinačni zahtev odobrava ili odbija neko drugi, a ne osoba koja ga je podnela, i niko ne može da isplati zahtev koji je sam podneo, bez obzira na ulogu. Odobrenjem se trošak knjiži na obavezu kompanije prema zaposlenom, a refundacijom se beleže način plaćanja i referenca i taj iznos se zatvara preko konta gotovine.
Ograničenja troškova
Ograničenja po kategoriji, provera pri čuvanju zahteva
Za svaku kategoriju troškova podesite maksimum po zahtevu, mesečni maksimum i prag iznad kojeg je račun obavezan, u valuti koju izaberete. Zahtev ne može da se sačuva ako je neka stavka iznad maksimuma po zahtevu, ako podiže mesečni zbir iznad mesečnog maksimuma ili ako je iznad praga bez priloženog računa. Stavke u drugoj valuti se ne proveravaju.
Kilometraža
Naknada za kilometražu po iznosu koji važi na dan vožnje
Unesite svaku deonicu puta sa polazištem, odredištem, kilometrima i kategorijom vozila, a označite povratnu vožnju da biste udvostručili razdaljinu. Finance Hero primenjuje iznos po kilometru koji važi na datum vožnje i dodaje ukupan iznos u nacrt zahteva.
- Iznosi po kategoriji vozila, svaki sa datumom od kojeg važi
- Deonica bez iznosa se označava, a zahtev se čuva tek kada svaka deonica ima iznos
Izveštaji sa službenog puta
Jedna odluka za celo putovanje
Objedinite nacrte zahteva sa jednog putovanja u jedan izveštaj o troškovima, sa svrhom, mestom troška i periodom. Odobrenje ili odbijanje izveštaja primenjuje se na svaki zahtev u njemu, a odluku mora da donese neko drugi, a ne osoba koja je izveštaj kreirala. Zahtevi odobreni na ovaj način knjiže se u glavnu knjigu kada se refundiraju.
- Brisanjem nacrta izveštaja zahtevi se odvezuju od njega i zadržavaju
02Takođe uključeno
Još mogućnosti za refundaciju troškova
Zamenici
Dozvolite asistentu da podnosi zahteve u ime zaposlenog. Zaposleni odobrava ovlašćenje, koje može imati limit po zahtevu, period važenja i dozvoljene kategorije i može se opozvati u bilo kom trenutku.
Iznosi dnevnica
Podesite dnevne iznose za smeštaj, obroke i sitne troškove po regionu, uz procenat za delimične dane, i pregledajte iznos za putovanje dan po dan.
Pregled ne kreira zahtev: iznos sami dodajte u zahtev.
Sopstvene kategorije
Dodajte sopstvene kategorije troškova kompanije pored ugrađenih, koje ostaju zaključane.
U vašim izveštajima
Pojedinačno odobreni zahtevi odmah se knjiže u glavnu knjigu, pa ih bilans uspeha i ostali standardni izveštaji odmah obuhvataju.
U odnosu na budžet
Pojedinačno odobreni zahtevi odmah se knjiže na svoja konta rashoda, pa poređenje budžeta i ostvarenog prikazuje tu potrošnju bez čekanja kraja meseca.
Revizijski trag
Odluke o pojedinačnom zahtevu i sve refundacije beleže se zajedno sa imenom osobe i vremenom. Izveštaj sa službenog puta čuva podatak ko ga je i kada odobrio ili odbio.
Izvoz u CSV
Izaberite zahteve na listi i izvezite ih u CSV za sopstvenu analizu.
Zahtevi na telefonu
Office Hero Manager donosi zahteve za refundaciju troškova na iOS i Android. Aplikacija je u testiranju i uskoro stiže na App Store i Google Play.
Uskoro
03Korak po korak
Put jednog zahteva
-
Korak 1 Unos
Zaposleni, odobreni zamenik ili finansijska služba unosi zahtev sa računima. Ograničenja troškova proveravaju se pri čuvanju zahteva.
-
Korak 2 Podnošenje
Zahtev se šalje na odobrenje.
-
Korak 3 Odobrenje
Odobrava ga ili odbija neko drugi, a ne podnosilac.
-
Korak 4 Refundacija
Evidentirajte način plaćanja i referencu i knjige se ažuriraju.
04Pitanja
Pitanja o zahtevima za refundaciju troškova
Niste pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovoriće vam član našeg tima u Skoplju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Ko može da odobri zahteve za refundaciju troškova?
Osobe čija uloga dozvoljava odobravanje. Finance Hero ne dozvoljava osobi koja je podnela pojedinačni zahtev da ga odobri, odbije ili refundira, bez obzira na njenu ulogu. Isto tako ne dozvoljava da o izveštaju sa službenog puta odluči osoba koja je izveštaj kreirala.
Može li neko da podnosi zahteve u ime kolege?
Da. Zaposleni može da odredi zamenika, na primer asistenta, i odobri mu ovlašćenje, koje može imati limit po zahtevu, period važenja i dozvoljene kategorije. Finansijska služba takođe može da podnosi zahteve za druge ako joj uloga to dozvoljava.
Šta se dešava kada zahtev prekorači ograničenje troškova?
Zahtev ne može da se sačuva dok se ne ispravi. Čuvanje sprečava stavka iznad maksimuma po zahtevu za njenu kategoriju, stavka koja podiže mesečni zbir iznad mesečnog maksimuma ili stavka iznad praga za obavezan račun bez priloženog računa. Proveravaju se samo stavke u valuti politike troškova.
Kako se obračunava zahtev za kilometražu?
Kilometri svake deonice, udvostručeni za povratnu vožnju, množe se iznosom po kilometru za kategoriju vozila koji je važio na datum vožnje. Ukupan iznos se dodaje u nacrt zahteva.
Da li Finance Hero obračunava dnevnice?
Prikazuje ih u pregledu: podesite dnevne iznose za smeštaj, obroke i sitne troškove po regionu i pogledajte iznos za putovanje dan po dan, uključujući delimične dane. Pregled ne kreira zahtev, pa iznos dodajete sami.
Kako zahtevi za refundaciju troškova stižu u knjige?
Odobrenjem se trošak knjiži na obavezu kompanije prema zaposlenom, a refundacijom se taj iznos zatvara preko konta gotovine. Oba naloga za knjiženje kreiraju se automatski; za zahteve odobrene kroz izveštaj sa službenog puta oba se knjiže pri refundaciji.
Za koga može da se podnese zahtev?
Za svakog aktivnog zaposlenog u aplikaciji HR Hero koji ima nalog za prijavu u Office Hero. Birač prikazuje ime, broj zaposlenog, radno mesto i odeljenje svake osobe.
Pogledajte refundaciju troškova u aplikaciji Finance Hero
Zakažite demo i provešćemo vas kroz zahteve, ograničenja troškova, odobravanje i kilometražu.