Troškovi
Program za povrat troškova s ograničenjima, odobravanjem i kilometražom
Svaka stavka zahtjeva može imati svoj račun, zahtjevi se pri čuvanju provjeravaju u odnosu na vaša ograničenja troškova, a za odobravanje ili isplatu zahtjeva potrebna je druga osoba. Zahtjevi odobreni pojedinačno odmah se knjiže u glavnu knjigu, pa troškovi ne čekaju kraj mjeseca.
Zahtjevi za povrat troškova uključeni su u svaki paket Finance Hero.
01Kako funkcioniše
Od računa do nadoknade
Zahtjevi
Računi priloženi uz svaku stavku
Svaki zahtjev navodi stavke s kategorijom i iznosom, a uz svaku stavku može se priložiti poseban račun, koji se pri otpremanju provjerava na viruse. Zahtjevi se numerišu automatski i pripadaju aktivnom uposleniku iz HR Hero koji ima korisnički račun za Office Hero.
- Zbirovi otvorenih, odobrenih i nadoknađenih zahtjeva iznad liste
- Filtriranje zahtjeva po statusu jednim klikom
Odobravanje
Odobrenje i isplata od strane druge osobe
Pojedinačni zahtjev odobrava ili odbija neko drugi, a ne osoba koja ga je podnijela, i niko ne može isplatiti zahtjev koji je sam podnio, bez obzira na ulogu. Odobrenjem se trošak knjiži naspram obaveze kompanije prema uposleniku. Nadoknadom se evidentiraju način plaćanja i referenca, a taj iznos se zatvara naspram novčanih sredstava.
Ograničenja troškova
Ograničenja po kategoriji, provjerena pri čuvanju zahtjeva
Za svaku kategoriju troškova postavite maksimum po zahtjevu, mjesečni maksimum i prag iznad kojeg je račun obavezan, u valuti po vašem izboru. Zahtjev se ne može sačuvati dok je neka stavka iznad maksimuma po zahtjevu, dok s njom mjesečni iznos prelazi mjesečni maksimum ili dok je iznad praga bez računa. Stavke u drugoj valuti se ne provjeravaju.
Kilometraža
Naknada za kilometražu po stopi važećoj na dan putovanja
Unesite svaku dionicu putovanja s polazištem, odredištem, kilometrima i kategorijom vozila, a označite povratno putovanje da se udaljenost udvostruči. Finance Hero primjenjuje stopu po kilometru važeću na datum putovanja i ukupan iznos dodaje u nacrt zahtjeva.
- Stope po kategoriji vozila, svaka s datumom od kojeg važi
- Dionica bez stope se označava, a zahtjev se može sačuvati tek kada svaka dionica ima stopu
Izvještaji o službenom putovanju
Jedna odluka za cijelo putovanje
Objedinite nacrte zahtjeva s jednog putovanja u jedan izvještaj o troškovima, sa svrhom, mjestom troška i periodom. Odobrenje ili odbijanje izvještaja primjenjuje se na svaki zahtjev u njemu, a odluku mora donijeti neko drugi, a ne osoba koja je izvještaj kreirala. Zahtjevi odobreni na ovaj način knjiže se u glavnu knjigu kada budu nadoknađeni.
- Brisanjem nacrta izvještaja zahtjevi se odvajaju od njega, ali ostaju sačuvani
02Također uključeno
Još mogućnosti za povrat troškova
Punomoćnici
Omogućite asistentu da podnosi zahtjeve u ime uposlenika. Uposlenik odobrava ovlaštenje, koje može imati limit po zahtjevu, period važenja i dozvoljene kategorije i može se opozvati u bilo kojem trenutku.
Stope dnevnica
Postavite dnevne stope za smještaj, obroke i sitne troškove po regiji, s procentom za nepune dane, i pregledajte iznos dnevnica za putovanje dan po dan.
Pregled ne kreira zahtjev: iznos dnevnica sami dodajte u zahtjev.
Vlastite kategorije
Dodajte vlastite kategorije troškova kompanije pored ugrađenih, koje ostaju zaključane.
U vašim izvještajima
Zahtjevi odobreni pojedinačno odmah se knjiže u glavnu knjigu, pa ih bilans uspjeha i ostali standardni izvještaji odmah uključuju.
U odnosu na budžet
Zahtjevi odobreni pojedinačno odmah se knjiže na svoja konta troškova, pa poređenje budžeta s ostvarenim prikazuje tu potrošnju bez čekanja kraja mjeseca.
Revizijski trag
Odluke o pojedinačnim zahtjevima i svaka nadoknada bilježe se uz podatak o tome ko je i kada to uradio. Izvještaj o službenom putovanju čuva podatak o tome ko ga je i kada odobrio ili odbio.
Izvoz u CSV
Odaberite zahtjeve na listi i izvezite ih u CSV za vlastitu analizu.
Zahtjevi na vašem telefonu
Office Hero Manager donosi zahtjeve za povrat troškova na iOS i Android. Aplikacija je u testiranju i uskoro stiže na App Store i Google Play.
Uskoro
03Korak po korak
Put jednog zahtjeva
-
Korak 1 Unos
Uposlenik, odobreni punomoćnik ili finansijski tim unosi zahtjev s računima. Ograničenja troškova provjeravaju se pri čuvanju zahtjeva.
-
Korak 2 Podnošenje
Zahtjev se podnosi na odobrenje.
-
Korak 3 Odobravanje
Neko drugi, a ne podnosilac, odobrava ga ili odbija.
-
Korak 4 Nadoknada
Evidentirajte način plaćanja i referencu, a knjige se ažuriraju.
04Česta pitanja
Pitanja o zahtjevima za povrat troškova
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovara osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Ko može odobravati zahtjeve za povrat troškova?
Osobe čija uloga dozvoljava odobravanje. Finance Hero ne dozvoljava da osoba koja je podnijela pojedinačni zahtjev taj zahtjev odobri, odbije ili nadoknadi, bez obzira na njenu ulogu. Isto tako ne dozvoljava da o izvještaju o službenom putovanju odluči osoba koja ga je kreirala.
Može li neko podnositi zahtjeve u ime kolege?
Da. Uposlenik može imenovati punomoćnika, na primjer asistenta, i odobriti ovlaštenje, koje može imati limit po zahtjevu, period važenja i dozvoljene kategorije. Finansijski tim također može podnositi zahtjeve za druge ako mu to uloga dozvoljava.
Šta se dešava kada zahtjev prekorači ograničenje troškova?
Zahtjev se ne može sačuvati dok se ne ispravi. Sprječava ga stavka iznad maksimuma po zahtjevu za njenu kategoriju, stavka s kojom mjesečni iznos prelazi mjesečni maksimum ili stavka iznad praga za račun bez priloženog računa. Provjeravaju se samo stavke u valuti politike.
Kako se izračunava naknada za kilometražu?
Kilometri svake dionice, udvostručeni za povratno putovanje, množe se stopom po kilometru za kategoriju vozila koja je važila na datum putovanja. Ukupan iznos dodaje se u nacrt zahtjeva.
Izračunava li Finance Hero dnevnice?
Prikazuje ih u pregledu: postavite dnevne stope za smještaj, obroke i sitne troškove po regiji i pogledajte iznos dnevnica za putovanje dan po dan, uključujući nepune dane. Pregled ne kreira zahtjev, pa iznos dnevnica dodajete sami.
Kako zahtjevi za povrat troškova stižu u knjige?
Odobrenje knjiži trošak naspram obaveze kompanije prema uposleniku, a nadoknada taj iznos zatvara naspram novčanih sredstava. Oba naloga za knjiženje kreiraju se automatski; za zahtjeve odobrene u izvještaju o službenom putovanju oba se knjiže pri nadoknadi.
Za koga se može podnijeti zahtjev?
Za svakog aktivnog uposlenika u HR Hero koji ima korisnički račun za Office Hero. Birač prikazuje ime, broj uposlenika, radno mjesto i odjel svake osobe.
Pogledajte zahtjeve za povrat troškova u Finance Hero
Zakažite demo i provest ćemo vas kroz zahtjeve, ograničenja troškova, odobravanje i kilometražu.