Un logiciel de notes de frais avec plafonds, approbations et indemnités kilométriques

Notes de frais

Des justificatifs joints ligne par ligne

Chaque note de frais liste ses dépenses avec leur catégorie et leur montant, et chaque ligne peut recevoir son propre justificatif, analysé par un antivirus au téléversement. Les notes de frais sont numérotées automatiquement et appartiennent à un salarié actif de HR Hero qui dispose d’un identifiant Office Hero.

• Les totaux des notes ouvertes, approuvées et remboursées au-dessus de la liste
• Filtrez les notes de frais par statut en un clic

Approbation

Approbation et remboursement par une seconde personne

Une note de frais individuelle est approuvée ou rejetée par une autre personne que celle qui l’a établie, et personne ne peut rembourser une note qu’il a lui-même établie, quel que soit son rôle. L’approbation comptabilise la charge en contrepartie de la dette de l’entreprise envers le salarié, et le remboursement enregistre le mode de paiement et la référence, puis solde ce montant par la trésorerie.

Plafonds de dépenses

Des plafonds par catégorie, contrôlés à l’enregistrement

Définissez un maximum par note de frais, un maximum par mois et un seuil de justificatif pour chaque catégorie de dépenses, dans la devise de votre choix. Une note de frais ne peut pas être enregistrée tant qu’une ligne dépasse le maximum par note, fait passer le mois au-dessus du maximum mensuel ou dépasse le seuil sans justificatif. Les lignes dans une autre devise ne sont pas contrôlées.

Kilométrage

Des indemnités kilométriques au taux en vigueur le jour du trajet

Saisissez chaque étape du trajet avec l’origine, la destination, les kilomètres et la catégorie de véhicule, et cochez « Aller-retour » pour doubler la distance. Finance Hero applique le taux kilométrique en vigueur à la date du trajet et ajoute le total à une note de frais en brouillon.

• Des taux par catégorie de véhicule, chacun avec une date d’entrée en vigueur
• Une étape sans taux est signalée, et la note n’est enregistrée que lorsque chaque étape a un taux

Rapports de déplacement

Une seule décision pour tout un déplacement

Regroupez les notes de frais en brouillon d’un déplacement dans un seul rapport de frais, avec son objet, son centre de coûts et sa période. Approuver ou rejeter le rapport applique la décision à toutes les notes qu’il contient et exige une autre personne que celle qui a créé le rapport. Les notes approuvées de cette façon sont comptabilisées lors de leur remboursement.

• Supprimer un rapport en brouillon détache ses notes de frais et les conserve