Budgets
Des budgets avec circuit de validation et suivi budget vs réalisé
Finance Hero, l’application comptable d’Office Hero, vous permet de planifier un budget par compte et par période, de le soumettre aux approbateurs dans l’ordre de votre choix et de le comparer à ce qui a réellement été comptabilisé. Lorsqu’une ligne s’écarte du plan, notez pourquoi et ce qui va suivre.
Les budgets font partie de la formule Professional de Finance Hero.
01Fonctionnement
Du premier brouillon à l’analyse des écarts
Planification
Planifiez par compte et par période
Créez un budget pour une année, de type mensuel, trimestriel ou annuel, choisissez sa devise et, si vous le souhaitez, un centre de coûts. Saisissez ensuite dans une grille le montant prévu pour chaque compte et chaque période comptable, avec une remarque facultative sur chaque ligne.
- Les lignes suivent les périodes comptables que vous générez dans Finance Hero
- Un budget passe de brouillon à approuvé, puis à clôturé
Validation
Un circuit de validation dans l’ordre de votre choix
Choisissez les approbateurs dans l’ordre de décision et soumettez le budget. Seule la personne dont c’est le tour peut l’approuver ou le rejeter, avec un commentaire, et tout le circuit reste visible sur le budget. Un rejet arrête le circuit ; après vos modifications, soumettez le budget de nouveau et un nouveau circuit démarre.
- La liste des approbateurs n’affiche que les personnes autorisées à statuer sur les budgets
- Chaque décision affiche sa date et son commentaire sur le budget, et la piste d’audit enregistre qui a décidé et quand ; une nouvelle soumission démarre un nouveau circuit
Budget vs réalisé
Le budget vs réalisé à partir des écritures comptabilisées
Chaque ligne budgétaire est comparée aux écritures comptabilisées sur son compte dans sa période, avec le prévu, le réalisé, l’écart et l’écart en pourcentage. Passez de la période en cours à la période précédente pour une synthèse des totaux.
- Seules les écritures comptabilisées comptent : les brouillons ne modifient jamais le réalisé
- Le réalisé reste à jour, car factures, factures fournisseurs, paiements et notes de frais sont comptabilisés au fil de votre travail
Le réalisé additionne toutes les écritures passées sur le compte de la ligne, dans toute l’entreprise : il n’est pas filtré par le centre de coûts du budget, et les montants dans d’autres devises sont additionnés sans conversion.
Commentaires sur les écarts
Expliquez l’écart et planifiez le redressement
Pour un compte et une période ouverte d’un budget, rédigez une explication de l’écart ou un plan de redressement. Les commentaires restent attachés au budget : la revue suivante part de ce qui a été convenu la dernière fois.
- Deux types de commentaire : explication et plan de redressement
- Filtrez les commentaires par période ouverte et par compte
02Également inclus
Autour de chaque budget
Centres de coûts et centres de profit
Associez un centre de coûts à un budget ; les mêmes centres servent sur les commandes clients, les bons de commande et les rapports de frais.
Votre calendrier comptable
Les budgets utilisent les périodes mensuelles, trimestrielles ou annuelles que vous générez pour chaque année civile.
Des rapports sur les mêmes périodes
Compte de résultat, flux de trésorerie et répartition par centre de coûts pour n’importe quelle période, exportés en CSV ou en PDF.
Des autorisations distinctes
Consulter les budgets, rédiger des commentaires et gérer les budgets sont des autorisations distinctes que vous attribuez par rôle.
Piste d’audit
Les soumissions, les décisions et les modifications de commentaires sont enregistrées avec leur auteur et leur date.
Plusieurs budgets par an
Tenez des budgets distincts pour vos services, vos agences ou vos projets, chacun avec son propre circuit de validation.
Ce que compare le budget vs réalisé
Le réalisé de chaque ligne regroupe toutes les écritures passées sur son compte dans sa période, pour toute l’entreprise, aux montants tels que comptabilisés. Pour les budgets par service, attribuez à chaque service ses propres comptes de charges, et vérifiez séparément les dépenses dans d’autres devises.
04Étape par étape
Du brouillon au budget validé
-
Étape 1 Créer le budget
Choisissez l’année, le type de budget, la devise et, si besoin, un centre de coûts.
-
Étape 2 Planifier les lignes
Saisissez un montant prévu pour chaque compte et chaque période comptable.
-
Étape 3 Le soumettre à validation
Choisissez les approbateurs dans l’ordre ; chacun décide à son tour, avec un commentaire.
-
Étape 4 Comparer et commenter
Vérifiez le budget vs réalisé à chaque période et notez pourquoi une ligne s’écarte du plan.
05FAQ
Questions sur les budgets
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Qui peut approuver un budget ?
Toute personne disposant de l’autorisation de gérer les budgets, par exemple un administrateur de l’entreprise ou un rôle auquel vous donnez cette autorisation. Vous choisissez les approbateurs et leur ordre lors de la soumission, et seul l’approbateur en cours peut décider.
Que se passe-t-il quand un approbateur rejette un budget ?
Le circuit s’arrête et le budget indique que la validation a été refusée, avec le commentaire de l’approbateur. Modifiez le budget et soumettez-le de nouveau avec les approbateurs de votre choix ; le nouveau circuit remplace l’ancien.
D’où viennent les chiffres du réalisé ?
Des écritures comptabilisées sur le compte de la ligne budgétaire au cours de sa période comptable. Les factures, les factures fournisseurs, les paiements, les notes de frais et les amortissements sont comptabilisés automatiquement : le réalisé est donc à jour sans aucun import. Les montants dans d’autres devises sont additionnés tels que comptabilisés, sans conversion.
Pouvons-nous établir un budget par service ou par projet ?
Vous pouvez tenir un budget par service, par agence ou par projet et lui associer un centre de coûts. Le budget vs réalisé compare chaque ligne à toutes les écritures passées sur son compte dans toute l’entreprise : attribuez donc à chaque service ses propres comptes de charges pour voir ses dépenses.
Faut-il d’abord créer les périodes comptables ?
Oui. Les lignes budgétaires sont planifiées par période comptable : générez d’abord les périodes de l’année, en une seule étape, sur la page « Périodes fiscales ».
Quelle formule inclut les budgets ?
Les budgets, les circuits de validation, le budget vs réalisé et les commentaires sur les écarts sont inclus dans Professional, à 59 € par entreprise et par mois avec 10 utilisateurs. Les prix s’entendent HT.
Découvrez les budgets dans Finance Hero
Réservez une démo : nous planifierons un budget avec vous, le soumettrons à validation et le comparerons au réalisé.