Control presupuestario
Control presupuestario con cadena de aprobación y presupuesto frente a real
Finance Hero, la aplicación de contabilidad de Office Hero, le permite planificar un presupuesto por cuenta y periodo, enviarlo a los aprobadores en el orden que elija y compararlo con lo que realmente se ha contabilizado. Cuando una línea se desvía del plan, anote el motivo y los próximos pasos.
Los presupuestos forman parte del paquete Professional de Finance Hero.
01Cómo funciona
Del primer borrador a la revisión de las desviaciones
Planificación
Planifique por cuenta y periodo
Cree un presupuesto para un año, mensual, trimestral o anual, elija su moneda y, si lo desea, un centro de coste. Después, introduzca en una cuadrícula el importe previsto para cada cuenta y periodo contable, con una nota opcional en cada línea.
- Las líneas siguen los periodos contables que usted genera en Finance Hero
- Un presupuesto pasa de borrador a aprobado y, después, a cerrado
Aprobación
Una cadena de aprobación en el orden que usted elija
Elija a los aprobadores por orden de decisión y envíe el presupuesto. Solo la persona a la que le toca puede aprobarlo o rechazarlo, con un comentario, y toda la cadena queda visible en el presupuesto. Un rechazo detiene la cadena; tras sus cambios, vuelva a enviarlo y empezará una cadena nueva.
- La lista de aprobadores solo muestra a las personas autorizadas a decidir sobre presupuestos
- Cada decisión muestra su fecha y su comentario en el presupuesto, y la pista de auditoría registra quién decidió y cuándo; un nuevo envío inicia una cadena nueva
Presupuesto frente a real
Presupuesto frente a real a partir del libro mayor contabilizado
Cada línea del presupuesto se compara con los asientos contabilizados en su cuenta durante su periodo, y muestra lo previsto, lo real, la desviación y la desviación en porcentaje. Cambie entre el periodo actual y el anterior para ver un resumen de los totales.
- Solo cuentan los asientos contabilizados, así que los borradores nunca alteran los importes reales
- Los importes reales están siempre al día porque las facturas, las facturas de proveedor, los pagos y las notas de gastos se contabilizan a medida que trabaja
Los importes reales suman todos los asientos en la cuenta de la línea en toda la empresa: no se filtran por el centro de coste del presupuesto, y los importes en otras monedas se suman sin convertir.
Comentarios sobre desviaciones
Explique la desviación y planifique la recuperación
Para una cuenta y un periodo abierto de un presupuesto, escriba una explicación de por qué se desvía del plan o un plan de recuperación. Las notas se quedan con el presupuesto, así que la siguiente revisión parte de lo acordado la última vez.
- Dos tipos de nota: explicación y plan de recuperación
- Filtre las notas por periodo abierto y por cuenta
02También incluido
En torno a cada presupuesto
Centros de coste y centros de beneficio
Asigne un centro de coste a un presupuesto; los mismos centros se usan en los pedidos de venta, los pedidos de compra y los informes de gastos.
Su calendario contable
Los presupuestos usan los periodos mensuales, trimestrales o anuales que usted genera para cada año natural.
Informes de los mismos periodos
Informes de cuenta de pérdidas y ganancias, flujo de caja e imputación por centro de coste para cualquier intervalo de fechas, exportables en CSV o PDF.
Permisos separados
Ver presupuestos, escribir comentarios y gestionar presupuestos son permisos distintos que usted asigna por rol.
Pista de auditoría
Los envíos, las decisiones y los cambios en los comentarios quedan registrados con quién los hizo y cuándo.
Varios presupuestos por año
Mantenga presupuestos separados para departamentos, sucursales o proyectos, cada uno con su propia cadena de aprobación.
Qué compara el presupuesto frente a real
El importe real de cada línea es la suma de todos los asientos en su cuenta durante su periodo, en toda la empresa y por los importes tal como se contabilizaron. Para los presupuestos por departamento, asigne a cada departamento sus propias cuentas de gasto, y revise por separado el gasto en otras monedas.
04Paso a paso
Del borrador al presupuesto aprobado
-
Paso 1 Cree el presupuesto
Elija el año, el tipo de presupuesto, la moneda y, si quiere, un centro de coste.
-
Paso 2 Planifique las líneas
Introduzca un importe previsto para cada cuenta y periodo contable.
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Paso 3 Envíelo para su aprobación
Elija a los aprobadores por orden; cada uno decide en su turno, con un comentario.
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Paso 4 Compare y comente
Revise el presupuesto frente a lo real en cada periodo y anote por qué una línea se desvía del plan.
05Preguntas frecuentes
Preguntas sobre los presupuestos
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Quién puede aprobar un presupuesto?
Cualquier persona con el permiso para gestionar presupuestos, como un administrador de la empresa o alguien con un rol al que usted haya dado ese permiso. Usted elige a los aprobadores y su orden al enviarlo, y solo el aprobador actual puede decidir.
¿Qué ocurre cuando un aprobador rechaza un presupuesto?
La cadena se detiene y el presupuesto indica que la aprobación se ha rechazado, con el comentario del aprobador. Modifique el presupuesto y vuelva a enviarlo con los aprobadores que elija; la nueva cadena sustituye a la anterior.
¿De dónde salen las cifras reales?
De los asientos contabilizados en la cuenta de la línea del presupuesto dentro de su periodo contable. Las facturas, las facturas de proveedor, los pagos, las notas de gastos y las amortizaciones se contabilizan automáticamente, así que los importes reales están al día sin necesidad de importar nada. Los importes en otras monedas se suman tal como se contabilizaron, sin convertir.
¿Podemos presupuestar por departamento o por proyecto?
Puede mantener un presupuesto por departamento, sucursal o proyecto y asignarle un centro de coste. La comparación entre presupuesto y real enfrenta cada línea con todos los asientos de su cuenta en toda la empresa, así que asigne a cada departamento sus propias cuentas de gasto para ver cuánto gasta cada uno.
¿Necesitamos antes los periodos contables?
Sí. Las líneas del presupuesto se planifican por periodo contable, así que genere primero los periodos del año, en un solo paso, en la página «Periodos fiscales».
¿Qué paquete incluye los presupuestos?
Los presupuestos, las cadenas de aprobación, el presupuesto frente a real y los comentarios sobre desviaciones se incluyen en Professional, a 59 € por empresa al mes con 10 usuarios. Precios IVA no incluido.
Vea los presupuestos en Finance Hero
Reserve una demo: planificaremos con usted un presupuesto, lo enviaremos para su aprobación y lo compararemos con los importes reales.