Budżety
Budżety ze ścieżką akceptacji i porównaniem z wykonaniem
Finance Hero, aplikacja księgowa Office Hero, pozwala zaplanować budżet według kont i okresów, wysłać go do zatwierdzających w wybranej kolejności i porównać z tym, co faktycznie zaksięgowano. Gdy pozycja odbiega od planu, można zapisać, dlaczego tak jest i co dalej.
Budżety wchodzą w skład pakietu Professional aplikacji Finance Hero.
01Jak to działa
Od pierwszego szkicu do przeglądu odchyleń
Planowanie
Planowanie według kont i okresów
Budżet na rok tworzy się jako miesięczny, kwartalny lub roczny, z wybraną walutą i opcjonalnie z miejscem powstawania kosztów. Następnie w siatce wprowadza się planowaną kwotę dla każdego konta i okresu obrachunkowego, z opcjonalną uwagą w każdej pozycji.
- Pozycje odpowiadają okresom obrachunkowym wygenerowanym w Finance Hero
- Budżet przechodzi od szkicu przez zatwierdzony do zamkniętego
Akceptacja
Ścieżka akceptacji w wybranej kolejności
Zatwierdzających wybiera się w kolejności decyzji i przesyła budżet. Zatwierdzić lub odrzucić go, z komentarzem, może tylko osoba, której kolej nadeszła, a cała ścieżka pozostaje widoczna w budżecie. Odrzucenie zatrzymuje ścieżkę; po wprowadzeniu zmian budżet przesyła się ponownie i rozpoczyna się nowa ścieżka.
- Lista zatwierdzających pokazuje tylko osoby uprawnione do decyzji o budżetach
- Każda decyzja jest widoczna w budżecie z datą i komentarzem, a ślad audytowy rejestruje, kto i kiedy ją podjął; nowe przesłanie rozpoczyna nową ścieżkę
Budżet a wykonanie
Budżet a wykonanie na podstawie zaksięgowanych zapisów
Każda pozycja budżetu jest porównywana z zapisami zaksięgowanymi na jej koncie w jej okresie, z pokazaniem planu, wykonania, odchylenia i odchylenia procentowego. Podsumowanie sum można wyświetlić dla bieżącego lub poprzedniego okresu.
- Liczą się tylko zaksięgowane zapisy, więc szkice nigdy nie zmieniają wykonania
- Wykonanie jest aktualne, ponieważ faktury sprzedaży i zakupu, płatności oraz wnioski o zwrot wydatków są księgowane na bieżąco
Wykonanie sumuje wszystkie księgowania na koncie pozycji w całej firmie: nie jest filtrowane według miejsca powstawania kosztów budżetu, a kwoty w innych walutach są dodawane bez przeliczenia.
Komentarze do odchyleń
Wyjaśnienie odchylenia i plan naprawczy
Dla konta i otwartego okresu budżetu można zapisać wyjaśnienie, dlaczego odbiega od planu, albo plan naprawczy. Notatki pozostają przy budżecie, więc kolejny przegląd zaczyna się od tego, co ustalono poprzednio.
- Dwa rodzaje notatek: wyjaśnienie i plan naprawczy
- Filtrowanie notatek według otwartego okresu i konta
02Także w zestawie
Wokół każdego budżetu
Miejsca powstawania kosztów i centra zysku
Budżet można oznaczyć miejscem powstawania kosztów; te same miejsca są używane w zamówieniach sprzedaży i zakupu oraz w raportach wydatków.
Własny kalendarz obrachunkowy
Budżety korzystają z okresów miesięcznych, kwartalnych lub rocznych, które generuje się dla każdego roku kalendarzowego.
Raporty za te same okresy
Raporty rachunku zysków i strat, przepływów pieniężnych i rozdziału na miejsca powstawania kosztów za dowolny zakres dat, z eksportem do CSV lub PDF.
Osobne uprawnienia
Przeglądanie budżetów, pisanie komentarzy i zarządzanie budżetami to osobne uprawnienia nadawane według ról.
Ślad audytowy
Przesłania, decyzje i zmiany komentarzy są rejestrowane z informacją o autorze i dacie.
Kilka budżetów w roku
Osobne budżety dla działów, oddziałów lub projektów, każdy z własną ścieżką akceptacji.
Co porównuje zestawienie budżetu z wykonaniem
Wykonanie każdej pozycji to wszystkie księgowania na jej koncie w jej okresie, w całej firmie, w kwotach takich, jak zaksięgowano. W budżetach działów warto przypisać każdemu działowi własne konta kosztów, a wydatki w innych walutach sprawdzać osobno.
04Krok po kroku
Od szkicu do zaakceptowanego budżetu
-
Krok 1 Utworzenie budżetu
Wybór roku, rodzaju budżetu, waluty i opcjonalnie miejsca powstawania kosztów.
-
Krok 2 Planowanie pozycji
Wprowadzenie planowanej kwoty dla każdego konta i okresu obrachunkowego.
-
Krok 3 Przesłanie do akceptacji
Wybór zatwierdzających w kolejności; każdy decyduje po kolei, z komentarzem.
-
Krok 4 Porównanie i komentarze
Sprawdzanie budżetu i wykonania w każdym okresie oraz notowanie, dlaczego pozycja odbiega od planu.
05Najczęstsze pytania
Pytania o budżety
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Kto może zatwierdzić budżet?
Każdy, kto ma uprawnienie do zarządzania budżetami, na przykład administrator firmy lub osoba z rolą, której nadali Państwo to uprawnienie. Zatwierdzających i ich kolejność wybiera się przy przesyłaniu, a decydować może tylko bieżący zatwierdzający.
Co się dzieje, gdy zatwierdzający odrzuci budżet?
Ścieżka zostaje zatrzymana, a budżet pokazuje, że akceptacja została odrzucona, wraz z komentarzem zatwierdzającego. Po zmianie budżetu przesyła się go ponownie do wybranych zatwierdzających; nowa ścieżka zastępuje poprzednią.
Skąd pochodzą dane o wykonaniu?
Z zapisów zaksięgowanych na koncie pozycji budżetu w jej okresie obrachunkowym. Faktury sprzedaży i zakupu, płatności, wnioski o zwrot wydatków i amortyzacja są księgowane automatycznie, więc wykonanie jest aktualne bez żadnego importu. Kwoty w innych walutach są dodawane tak, jak zaksięgowano, bez przeliczenia.
Czy możemy budżetować według działów lub projektów?
Można prowadzić osobny budżet dla każdego działu, oddziału lub projektu i oznaczyć go miejscem powstawania kosztów. Porównanie budżetu z wykonaniem zestawia każdą pozycję ze wszystkimi księgowaniami na jej koncie w całej firmie, dlatego aby widzieć wydatki działu, warto przypisać mu własne konta kosztów.
Czy najpierw potrzebne są okresy obrachunkowe?
Tak. Pozycje budżetu planuje się według okresów obrachunkowych, więc najpierw należy wygenerować okresy na dany rok – jednym krokiem na stronie „Okresy obrachunkowe”.
Który pakiet obejmuje budżety?
Budżety, ścieżki akceptacji, porównanie budżetu z wykonaniem i komentarze do odchyleń są dostępne w pakiecie Professional (59 € za firmę miesięcznie, dla 10 użytkowników). Ceny netto (bez VAT).
Prezentacja budżetów w Finance Hero
Wystarczy umówić prezentację, a razem zaplanujemy budżet, prześlemy go do akceptacji i porównamy z wykonaniem.