Wydatki
Program do rozliczania wydatków z limitami, zatwierdzaniem i zwrotem kosztów przejazdu
Każda pozycja wniosku może mieć własny paragon, wnioski są sprawdzane pod kątem limitów wydatków przy zapisie, a zatwierdzenie lub wypłata wymaga drugiej osoby. Wnioski zatwierdzane pojedynczo trafiają do księgi od razu, więc wydatki nie czekają do końca miesiąca.
Wnioski o zwrot wydatków są dostępne w każdym pakiecie Finance Hero.
01Jak to działa
Od paragonu do zwrotu kosztów
Wnioski
Paragony dołączane do każdej pozycji
Każdy wniosek zawiera pozycje z kategorią i kwotą, a do każdej pozycji można dołączyć osobny paragon, skanowany antywirusowo przy przesyłaniu. Wnioski są numerowane automatycznie i należą do aktywnego pracownika z HR Hero, który ma konto logowania w Office Hero.
- Sumy wniosków otwartych, zatwierdzonych i zwróconych nad listą
- Filtrowanie wniosków według statusu jednym kliknięciem
Zatwierdzanie
Zatwierdzenie i wypłata przez drugą osobę
Pojedynczy wniosek zatwierdza lub odrzuca ktoś inny niż osoba, która go złożyła, i nikt nie może wypłacić zwrotu z wniosku, który sam złożył – niezależnie od roli. Zatwierdzenie księguje wydatek w zobowiązaniach firmy wobec pracownika, a zwrot kosztów rejestruje metodę płatności i numer referencyjny oraz rozlicza tę kwotę ze środkami pieniężnymi.
Limity wydatków
Limity dla kategorii sprawdzane przy zapisie wniosku
Dla każdej kategorii wydatków ustawia się maksimum na wniosek, maksimum na miesiąc i próg, powyżej którego wymagany jest paragon, w wybranej walucie. Wniosku nie można zapisać, dopóki któraś pozycja przekracza maksimum na wniosek, powoduje przekroczenie miesięcznego maksimum albo przekracza próg bez paragonu. Pozycje w innej walucie nie są sprawdzane.
Koszty przejazdu
Zwrot kosztów przejazdu według stawki obowiązującej w dniu podróży
Każdy odcinek trasy wprowadza się z punktem początkowym, miejscem docelowym, liczbą kilometrów i kategorią pojazdu, a zaznaczenie opcji „w obie strony” podwaja odległość. Finance Hero stosuje stawkę za kilometr obowiązującą w dniu przejazdu i dodaje sumę do roboczego wniosku.
- Stawki dla kategorii pojazdów, każda z datą, od której obowiązuje
- Odcinek bez stawki jest oznaczany, a wniosek można zapisać dopiero wtedy, gdy każdy odcinek ma stawkę
Podróże służbowe
Jedna decyzja dla całej podróży
Robocze wnioski z jednej podróży można połączyć w jeden raport wydatków z celem, miejscem powstawania kosztów i okresem. Zatwierdzenie lub odrzucenie raportu obejmuje każdy zawarty w nim wniosek i wymaga osoby innej niż ta, która utworzyła raport. Wnioski zatwierdzone w ten sposób trafiają do księgi w chwili zwrotu kosztów.
- Usunięcie roboczego raportu odłącza wnioski, ale ich nie usuwa
02Także w zestawie
Więcej dla wniosków o zwrot wydatków
Pełnomocnicy
Asystent może składać wnioski w imieniu pracownika. Pracownik zatwierdza upoważnienie, które może mieć limit na wniosek, okres obowiązywania i dozwolone kategorie, i można je w każdej chwili odwołać.
Stawki diet
Dzienne stawki za nocleg, posiłki i drobne wydatki dla poszczególnych regionów, z procentem dla niepełnych dni, oraz podgląd należnej diety za podróż dzień po dniu.
Podgląd nie tworzy wniosku: dietę należy samodzielnie dodać do wniosku.
Własne kategorie
Własne kategorie wydatków firmy można dodać obok wbudowanych, które pozostają zablokowane.
W raportach
Wnioski zatwierdzane pojedynczo trafiają do księgi od razu, więc rachunek zysków i strat oraz pozostałe standardowe raporty uwzględniają je natychmiast.
Na tle budżetu
Wnioski zatwierdzane pojedynczo są od razu księgowane na kontach kosztów, więc porównanie budżetu z wykonaniem pokazuje te wydatki bez czekania na koniec miesiąca.
Ślad audytowy
Decyzje dotyczące pojedynczych wniosków i każdy zwrot kosztów są rejestrowane z informacją o autorze i dacie. Rozliczenie podróży służbowej zachowuje informację, kto i kiedy je zatwierdził lub odrzucił.
Eksport do CSV
Wnioski zaznaczone na liście można wyeksportować do CSV do własnej analizy.
Wnioski w telefonie
Office Hero Manager udostępnia wnioski o zwrot wydatków na urządzeniach z iOS i Androidem. Aplikacja jest w fazie testów i wkrótce pojawi się w App Store i Google Play.
Wkrótce
03Krok po kroku
Droga wniosku
-
Krok 1 Wprowadzenie
Pracownik, zatwierdzony pełnomocnik lub dział finansów wprowadza wniosek wraz z paragonami. Limity wydatków są sprawdzane przy zapisie wniosku.
-
Krok 2 Złożenie
Wniosek zostaje złożony do zatwierdzenia.
-
Krok 3 Zatwierdzenie
Osoba inna niż składający zatwierdza go lub odrzuca.
-
Krok 4 Zwrot kosztów
Po zarejestrowaniu metody płatności i numeru referencyjnego księgi są aktualizowane.
04Najczęstsze pytania
Pytania dotyczące wniosków o zwrot wydatków
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Kto może zatwierdzać wnioski o zwrot wydatków?
Osoby, których rola pozwala na zatwierdzanie. Finance Hero nie pozwala, aby osoba, która złożyła pojedynczy wniosek, zatwierdziła go, odrzuciła lub wypłaciła z niego zwrot – niezależnie od jej roli. Nie pozwala też, aby o rozliczeniu podróży służbowej decydowała osoba, która je utworzyła.
Czy ktoś może składać wnioski w imieniu współpracownika?
Tak. Pracownik może wskazać pełnomocnika, na przykład asystenta, i zatwierdzić upoważnienie, które może mieć limit na wniosek, okres obowiązywania i dozwolone kategorie. Pracownicy działu finansów również mogą składać wnioski za innych, jeśli pozwala na to ich rola.
Co się dzieje, gdy wniosek przekracza limit wydatków?
Wniosku nie można zapisać, dopóki nie zostanie poprawiony. Blokuje go pozycja powyżej maksimum na wniosek dla jej kategorii, pozycja, która powoduje przekroczenie miesięcznego maksimum, albo pozycja powyżej progu bez paragonu. Sprawdzane są tylko pozycje w walucie polityki.
Jak obliczany jest zwrot kosztów przejazdu?
Kilometry każdego odcinka, podwojone przy przejeździe w obie strony, są mnożone przez stawkę za kilometr dla kategorii pojazdu obowiązującą w dniu przejazdu. Suma jest dodawana do roboczego wniosku.
Czy Finance Hero oblicza diety?
Pokazuje ich podgląd: po ustawieniu dziennych stawek za nocleg, posiłki i drobne wydatki dla regionów widać należną dietę za podróż dzień po dniu, łącznie z niepełnymi dniami. Podgląd nie tworzy wniosku, więc dietę dodaje się samodzielnie.
Jak wnioski o zwrot wydatków trafiają do ksiąg?
Zatwierdzenie księguje wydatek w zobowiązaniach firmy wobec pracownika, a zwrot kosztów rozlicza tę kwotę ze środkami pieniężnymi. Oba zapisy powstają automatycznie; w przypadku wniosków zatwierdzonych w rozliczeniu podróży służbowej oba są księgowane w chwili zwrotu kosztów.
Dla kogo można złożyć wniosek?
Dla każdego aktywnego pracownika w HR Hero, który ma konto logowania w Office Hero. Lista wyboru pokazuje imię i nazwisko, numer pracownika, stanowisko i dział każdej osoby.
Prezentacja wniosków o zwrot wydatków w Finance Hero
Wystarczy umówić prezentację, a pokażemy Państwu wnioski, limity wydatków, zatwierdzanie i zwrot kosztów przejazdu.