Stroški
Program za povračilo stroškov z omejitvami, odobritvami in kilometrino
Vsaka postavka zahtevka ima lahko svoj račun, zahtevki se ob shranjevanju preverijo glede na vaše omejitve stroškov, za odobritev ali izplačilo zahtevka pa je potrebna druga oseba. Posamično odobreni zahtevki se takoj knjižijo v glavno knjigo, zato stroški ne čakajo na konec meseca.
Zahtevki za povračilo stroškov so vključeni v vse pakete Finance Hero.
01Kako deluje
Od računa do povračila
Zahtevki
Računi, priloženi po postavkah
Vsak zahtevek navaja postavke s kategorijo in zneskom, vsaki postavki pa lahko priložite svoj račun, ki se ob nalaganju pregleda na viruse. Zahtevki se samodejno oštevilčijo in pripadajo aktivnemu zaposlenemu iz HR Hero, ki ima uporabniški račun Office Hero.
- Seštevki odprtih, odobrenih in povrnjenih zahtevkov nad seznamom
- Zahtevke filtrirate po stanju z enim klikom
Odobritev
Odobritev in izplačilo opravi druga oseba
Posamezni zahtevek odobri ali zavrne nekdo drug kot oseba, ki ga je oddala, in nihče ne more izplačati zahtevka, ki ga je oddal sam, ne glede na svojo vlogo. Odobritev knjiži strošek kot obveznost podjetja do zaposlenega, povračilo pa zabeleži način plačila in sklic ter to obveznost poravna iz denarnih sredstev.
Omejitve stroškov
Omejitve po kategorijah, preverjene ob shranjevanju zahtevka
Za vsako kategorijo stroškov v izbrani valuti nastavite največji znesek na zahtevek, največji znesek na mesec in prag, nad katerim je račun obvezen. Zahtevka ni mogoče shraniti, dokler je katera od postavk nad največjim zneskom na zahtevek, dvigne mesečno porabo nad mesečno omejitev ali je brez računa nad pragom. Postavke v drugi valuti se ne preverjajo.
Kilometrina
Kilometrina po tarifi, ki velja na dan vožnje
Vnesite vsak odsek poti z izhodiščem, ciljem, kilometri in kategorijo vozila, za podvojitev razdalje pa označite povratno vožnjo. Finance Hero uporabi tarifo na kilometer, ki velja na datum vožnje, in skupni znesek doda v osnutek zahtevka.
- Tarife po kategorijah vozil, vsaka z datumom začetka veljavnosti
- Odsek brez tarife je označen, zahtevek pa se shrani šele, ko ima tarifo vsak odsek
Poročila o službenih poteh
Ena odločitev za celotno pot
Osnutke zahtevkov s službene poti združite v eno poročilo o stroških z namenom, stroškovnim mestom in obdobjem. Odobritev ali zavrnitev poročila velja za vse zahtevke v njem, opraviti pa jo mora nekdo drug kot oseba, ki je poročilo ustvarila. Tako odobreni zahtevki se v glavno knjigo knjižijo ob povračilu.
- Izbris osnutka poročila zahtevke odstrani iz poročila, a jih ohrani
02Vključeno tudi
Še več za povračila stroškov
Pooblaščenci
Asistentu dovolite, da zahtevke oddaja v imenu zaposlenega. Zaposleni pooblastilo odobri; to ima lahko omejitev na zahtevek, obdobje veljavnosti in dovoljene kategorije, odvzeti pa ga je mogoče kadar koli.
Tarife dnevnic
Nastavite dnevne tarife za nastanitev, obroke in drobne stroške po regijah, z odstotkom za delne dneve, in si oglejte predogled dnevnic za pot po dnevih.
Predogled ne ustvari zahtevka: dnevnice v zahtevek dodate sami.
Lastne kategorije
Poleg vgrajenih kategorij stroškov, ki ostanejo zaklenjene, dodajte lastne kategorije podjetja.
V vaših poročilih
Posamično odobreni zahtevki se takoj knjižijo v glavno knjigo, zato jih izkaz poslovnega izida in druga standardna poročila vključijo nemudoma.
V primerjavi s proračunom
Posamično odobreni zahtevki se takoj knjižijo na svoje konte stroškov, zato primerjava proračuna z realizacijo to porabo pokaže, ne da bi čakali na konec meseca.
Revizijska sled
Odločitve o posameznem zahtevku in vsako povračilo se beležijo z navedbo, kdo in kdaj. Poročilo o službeni poti ohrani podatek, kdo ga je odobril ali zavrnil in kdaj.
Izvoz v CSV
Na seznamu izberite zahtevke in jih izvozite v CSV za lastno analizo.
Zahtevki v telefonu
Office Hero Manager prinaša zahtevke za povračilo stroškov v iOS in Android. Aplikacija je v testiranju in bo kmalu na voljo v trgovinah App Store in Google Play.
Kmalu
03Korak za korakom
Pot zahtevka
-
Korak 1 Vnos
Zaposleni, odobreni pooblaščenec ali finančna služba vnese zahtevek z računi. Omejitve stroškov se preverijo ob shranjevanju zahtevka.
-
Korak 2 Oddaja
Zahtevek se odda v odobritev.
-
Korak 3 Odobritev
Odobri ali zavrne ga nekdo drug kot vložnik.
-
Korak 4 Povračilo
Zabeležite način plačila in sklic, knjige pa se posodobijo.
04Pogosta vprašanja
Vprašanja o povračilu stroškov
Niste našli odgovora? Pišite na [email protected]. Odgovori vam oseba iz naše ekipe v Skopju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjeevropskem času.
Kdo lahko odobri zahtevke za povračilo stroškov?
Osebe, katerih vloga dovoljuje odobravanje. Finance Hero zavrne odobritev, zavrnitev ali povračilo posameznega zahtevka, če to skuša opraviti oseba, ki je zahtevek oddala, ne glede na njeno vlogo. Prav tako zavrne odločitev o poročilu o službeni poti, če jo skuša sprejeti oseba, ki je poročilo ustvarila.
Ali lahko nekdo odda zahtevke namesto sodelavca?
Da. Zaposleni lahko določi pooblaščenca, na primer asistenta, in odobri pooblastilo, ki ima lahko omejitev na zahtevek, obdobje veljavnosti in dovoljene kategorije. Finančna služba lahko zahtevke za druge oddaja tudi sama, če to dovoljuje njena vloga.
Kaj se zgodi, če zahtevek prekorači omejitev stroškov?
Zahtevka ni mogoče shraniti, dokler ga ne popravite. Ustavi ga postavka nad največjim zneskom na zahtevek za njeno kategorijo, postavka, s katero mesečna poraba preseže mesečno omejitev, ali postavka nad pragom brez priloženega računa. Preverjajo se le postavke v valuti pravilnika.
Kako se izračuna kilometrina?
Kilometri vsakega odseka, pri povratni vožnji podvojeni, se pomnožijo s tarifo na kilometer za kategorijo vozila, ki je veljala na datum vožnje. Skupni znesek se doda v osnutek zahtevka.
Ali Finance Hero izračuna dnevnice?
Prikaže jih v predogledu: nastavite dnevne tarife za nastanitev, obroke in drobne stroške po regijah in si oglejte dnevnice za pot po dnevih, vključno z delnimi dnevi. Predogled ne ustvari zahtevka, zato dnevnice dodate sami.
Kako zahtevki za povračilo stroškov pridejo v knjige?
Odobritev knjiži strošek kot obveznost podjetja do zaposlenega, povračilo pa to obveznost poravna iz denarnih sredstev. Obe knjižbi se ustvarita samodejno; pri zahtevkih, odobrenih v poročilu o službeni poti, se obe knjižita ob povračilu.
Za koga je mogoče oddati zahtevek?
Za vsakega aktivnega zaposlenega v HR Hero, ki ima uporabniški račun Office Hero. Izbirnik prikaže ime, številko zaposlenega, delovno mesto in oddelek vsake osebe.
Oglejte si povračila stroškov v Finance Hero
Rezervirajte predstavitev in pokazali vam bomo zahtevke, omejitve stroškov, odobritve in kilometrino.