Разходи
Софтуер за разходите на служителите с лимити, одобрения и пробег
Към всеки ред от искането може да се прикачи отделна касова бележка, исканията се проверяват спрямо лимитите на разходите ви при запазване, а за одобряването или изплащането на искане е нужно второ лице. Исканията, одобрени поотделно, се осчетоводяват в главната книга веднага, така че разходите не чакат края на месеца.
Исканията за възстановяване на разходи са включени във всеки пакет на Finance Hero.
01Как работи
От касовата бележка до възстановяването
Искания
Касови бележки, прикачени ред по ред
Всяко искане съдържа позициите си с категория и сума, а към всеки ред може да се прикачи отделна касова бележка, която се проверява за вируси при качване. Исканията се номерират автоматично и принадлежат на активен служител от HR Hero, който има акаунт в Office Hero.
- Сборове за отворени, одобрени и възстановени искания над списъка
- Филтриране на исканията по статус с едно щракване
Одобрение
Одобрение и изплащане от второ лице
Отделното искане се одобрява или отхвърля от човек, различен от подалия го, и никой не може да изплати искане, което сам е подал, независимо от ролята си. Одобряването осчетоводява разхода срещу задължението на компанията към служителя, а възстановяването записва начина на плащане и референтния номер и погасява тази сума срещу паричните средства.
Лимити на разходите
Лимити по категории, проверявани при запазване на искането
Задайте максимум за искане, максимум на месец и праг за касова бележка за всяка категория разходи, във валута по ваш избор. Искането не може да бъде запазено, докато има ред над максимума за искане, ред, с който месечният максимум се надвишава, или ред над прага без касова бележка. Редовете в друга валута не се проверяват.
Пробег
Компенсация за изминати километри по ставката, валидна в деня на пътуването
Въведете всяка отсечка от пътуването с начална точка, местоназначение, километри и категория превозно средство и отметнете „Отиване и връщане“, за да се удвои разстоянието. Finance Hero прилага ставката за километър, валидна към датата на пътуването, и добавя сумата към чернова на искане.
- Ставки по категории превозни средства, всяка с дата, от която е в сила
- Отсечка без ставка се отбелязва, а искането се запазва само когато всяка отсечка има ставка
Отчети за командировки
Едно решение за цялата командировка
Обединете черновите искания за едно пътуване в един отчет за командировка с цел, разходен център и период. Одобряването или отхвърлянето на отчета прилага решението към всяко искане в него и трябва да се извърши от човек, различен от създалия отчета. Исканията, одобрени по този начин, се осчетоводяват в главната книга при възстановяването им.
- Изтриването на чернова на отчет отделя исканията от него и ги запазва
02Също включено
Още за исканията за възстановяване на разходи
Упълномощени лица
Позволете на асистент да подава искания от името на служител. Служителят одобрява упълномощаването, което може да има лимит за искане, период на действие и разрешени категории и може да бъде отменено по всяко време.
Ставки за дневни пари
Задайте дневни ставки за нощувки, храна и дребни разходи по региони, с процент за непълни дни, и прегледайте полагащата се сума за пътуването ден по ден.
Прегледът не създава искане: добавете сумата към искане сами.
Собствени категории
Добавете собствени категории разходи на компанията до вградените, които остават заключени.
Във вашите отчети
Исканията, одобрени поотделно, се осчетоводяват в главната книга веднага, така че отчетът за приходите и разходите и другите стандартни отчети ги включват незабавно.
Спрямо бюджета
Исканията, одобрени поотделно, се осчетоводяват веднага по разходните си сметки, така че сравнението „бюджет спрямо изпълнение“ показва тези разходи, без да се чака краят на месеца.
Одитна следа
Решенията по отделни искания и всяко възстановяване се записват с автора и времето им. Отчетът за командировка пази кой и кога го е одобрил или отхвърлил.
Експорт в CSV
Изберете искания в списъка и ги експортирайте в CSV за собствен анализ.
Искания от телефона ви
Office Hero Manager пренася исканията за възстановяване на разходи на iOS и Android. Приложението е в тестване – очаквайте го скоро в App Store и Google Play.
Очаквайте скоро
03Стъпка по стъпка
Пътят на едно искане
-
Стъпка 1 Въвеждане
Служителят, одобрено упълномощено лице или финансовият екип въвежда искането с касовите бележки. Лимитите на разходите се проверяват при запазване на искането.
-
Стъпка 2 Подаване
Искането се подава за одобрение.
-
Стъпка 3 Одобрение
Човек, различен от подалия го, го одобрява или отхвърля.
-
Стъпка 4 Възстановяване
Въведете начина на плащане и референтния номер и счетоводството се обновява.
04Въпроси
Въпроси за исканията за възстановяване на разходи
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Кой може да одобрява искания за възстановяване на разходи?
Хората, чиято роля позволява одобрение. Finance Hero отказва одобряване, отхвърляне или възстановяване на отделно искане от лицето, което го е подало, независимо от ролята му. Отказва и решение по отчет за командировка от лицето, което е създало отчета.
Може ли някой да подава искания от името на колега?
Да. Служителят може да посочи упълномощено лице, например асистент, и да одобри упълномощаването, което може да има лимит за искане, период на действие и разрешени категории. Финансовият екип също може да подава искания за други, ако ролята му го позволява.
Какво става, когато искане надвиши лимит на разходите?
Искането не може да бъде запазено, докато не бъде коригирано. Спира го ред над максимума за искане за съответната категория, ред, с който месечният максимум се надвишава, или ред над прага за касова бележка без касова бележка. Проверяват се само редовете във валутата на политиката.
Как се изчислява компенсацията за изминати километри?
Километрите на всяка отсечка, удвоени при отиване и връщане, се умножават по ставката за километър за категорията превозно средство, валидна към датата на пътуването. Сумата се добавя към чернова на искане.
Изчислява ли Finance Hero дневни пари?
Показва ги като преглед: задайте дневни ставки за нощувки, храна и дребни разходи по региони и вижте полагащата се сума за пътуването ден по ден, включително за непълните дни. Прегледът не създава искането, затова добавяте сумата сами.
Как исканията за възстановяване на разходи стигат до счетоводството?
Одобряването осчетоводява разхода срещу задължението на компанията към служителя, а възстановяването погасява тази сума срещу паричните средства. И двете счетоводни статии се създават автоматично; за искания, одобрени в отчет за командировка, и двете се осчетоводяват при възстановяването.
За кого може да се подаде искане?
За всеки активен служител в HR Hero, който има акаунт в Office Hero. Списъкът за избор показва името, служебния номер, длъжността и отдела на всеки човек.
Вижте исканията за възстановяване на разходи във Finance Hero
Заявете демонстрация и ще ви покажем исканията, лимитите на разходите, одобренията и пробега.