Note spese
Gestione delle note spese con limiti, approvazioni e rimborsi chilometrici
Ogni riga di una nota spese può avere la propria ricevuta, le note spese vengono verificate rispetto ai suoi limiti di spesa al momento del salvataggio, e per approvare o rimborsare una nota spese serve una seconda persona. Le note spese approvate singolarmente vengono registrate subito in contabilità, così le spese non aspettano la fine del mese.
Le note spese sono incluse in ogni pacchetto di Finance Hero.
01Come funziona
Dalla ricevuta al rimborso
Note spese
Ricevute allegate riga per riga
Ogni nota spese elenca le voci con categoria e importo, e ogni riga può avere la propria ricevuta, sottoposta a scansione antivirus al caricamento. Le note spese vengono numerate automaticamente e appartengono a un dipendente attivo di HR Hero che dispone di un accesso a Office Hero.
- Totali delle note spese aperte, approvate e rimborsate sopra l'elenco
- Filtri le note spese per stato con un clic
Approvazione
Approvazione e rimborso da parte di una seconda persona
Una singola nota spese viene approvata o rifiutata da una persona diversa da chi l'ha presentata, e nessuno può rimborsare una nota spese che ha presentato, qualunque sia il suo ruolo. L'approvazione contabilizza la spesa a fronte del debito dell'azienda verso il dipendente, e il rimborso registra metodo e riferimento del pagamento e chiude quell'importo in contropartita alla cassa.
Limiti di spesa
Limiti per categoria, verificati al salvataggio della nota spese
Imposti per ogni categoria di spesa un massimo per nota spese, un massimo mensile e una soglia oltre la quale serve la ricevuta, nella valuta che sceglie. Una nota spese non può essere salvata se una riga supera il massimo per nota spese, porta il mese oltre il massimo mensile o supera la soglia senza ricevuta. Le righe in un'altra valuta non vengono verificate.
Rimborsi chilometrici
Rimborsi chilometrici alla tariffa in vigore nel giorno del viaggio
Inserisca ogni tratta con origine, destinazione, chilometri e categoria di veicolo, e selezioni «Andata e ritorno» per raddoppiare la distanza. Finance Hero applica la tariffa per chilometro valida alla data del viaggio e aggiunge il totale a una bozza di nota spese.
- Tariffe per categoria di veicolo, ciascuna con una data di entrata in vigore
- Una tratta senza tariffa viene segnalata, e la nota spese si salva solo quando ogni tratta ha una tariffa
Rapporti di trasferta
Un'unica decisione per l'intera trasferta
Raggruppi le bozze di note spese di una trasferta in un unico rapporto con scopo, centro di costo e periodo. Approvare o rifiutare il rapporto applica la decisione a tutte le note spese che contiene e richiede una persona diversa da chi ha creato il rapporto. Le note spese approvate in questo modo vengono registrate in contabilità al momento del rimborso.
- Eliminare una bozza di rapporto scollega le sue note spese e le conserva
02Incluso anche
Altro per le note spese
Delegati
Permetta a un assistente di presentare note spese per conto di un dipendente. Il dipendente approva la delega, che può avere un massimale per nota spese, date di validità e categorie consentite, e può essere revocata in qualsiasi momento.
Tariffe di diaria
Imposti tariffe giornaliere per alloggio, pasti e spese accessorie per regione, con una percentuale per i giorni parziali, e veda in anteprima l'indennità di una trasferta giorno per giorno.
L'anteprima non crea una nota spese: l'indennità va aggiunta manualmente a una nota spese.
Le sue categorie
Aggiunga categorie di spesa proprie dell'azienda accanto a quelle predefinite, che restano bloccate.
Nei suoi report
Le note spese approvate singolarmente vengono registrate subito in contabilità, così il conto economico e gli altri report standard le includono immediatamente.
Rispetto al budget
Le note spese approvate singolarmente vengono registrate subito sui rispettivi conti di costo, così il confronto tra budget e consuntivo mostra quella spesa senza attendere la fine del mese.
Traccia di audit
Le decisioni su una singola nota spese, e ogni rimborso, vengono registrati con chi li ha eseguiti e quando. Un rapporto di trasferta conserva chi lo ha approvato o rifiutato e quando.
Esportazione in CSV
Selezioni le note spese nell'elenco e le esporti in CSV per le sue analisi.
Note spese sul telefono
Office Hero Manager porta le note spese su iOS e Android. È in fase di test e arriverà prossimamente su App Store e Google Play.
Prossimamente
03Passo dopo passo
Il percorso di una nota spese
-
Passaggio 1 Presentazione
Il dipendente, un delegato approvato o l'amministrazione inserisce la nota spese con le ricevute. I limiti di spesa vengono verificati al salvataggio.
-
Passaggio 2 Invio
La nota spese viene inviata per l'approvazione.
-
Passaggio 3 Approvazione
Una persona diversa da chi l'ha presentata la approva o la rifiuta.
-
Passaggio 4 Rimborso
Registri metodo e riferimento del pagamento, e la contabilità si aggiorna.
04Domande frequenti
Domande sulle note spese
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Chi può approvare le note spese?
Le persone il cui ruolo consente l'approvazione. Finance Hero non consente a chi ha presentato una singola nota spese di approvarla, rifiutarla o rimborsarla, qualunque sia il suo ruolo. Allo stesso modo, chi ha creato un rapporto di trasferta non può decidere su quel rapporto.
Qualcuno può presentare note spese per un collega?
Sì. Un dipendente può nominare un delegato, per esempio un assistente, e approvare la delega, che può avere un massimale per nota spese, date di validità e categorie consentite. Anche l'amministrazione può presentare note spese per altri, se il ruolo lo consente.
Che cosa succede se una nota spese supera un limite di spesa?
La nota spese non può essere salvata finché non viene corretta. La bloccano una riga oltre il massimo per nota spese della sua categoria, una riga che porta il mese oltre il massimo mensile o una riga oltre la soglia che richiede la ricevuta, se la ricevuta manca. Vengono verificate solo le righe nella valuta del criterio di spesa.
Come si calcola un rimborso chilometrico?
I chilometri di ogni tratta, raddoppiati per l'andata e ritorno, vengono moltiplicati per la tariffa per chilometro della categoria di veicolo valida alla data del viaggio. Il totale viene aggiunto a una bozza di nota spese.
Finance Hero calcola le diarie?
Ne mostra un'anteprima: imposti tariffe giornaliere per alloggio, pasti e spese accessorie per regione e veda l'indennità di una trasferta giorno per giorno, giorni parziali compresi. L'anteprima non crea la nota spese, quindi l'indennità va aggiunta manualmente.
Come arrivano in contabilità le note spese?
L'approvazione registra la spesa a fronte del debito dell'azienda verso il dipendente, e il rimborso chiude quell'importo in contropartita alla cassa. Entrambe le scritture vengono create automaticamente; per le note spese approvate in un rapporto di trasferta, entrambe vengono registrate al momento del rimborso.
Per chi si può presentare una nota spese?
Per qualsiasi dipendente attivo in HR Hero che dispone di un accesso a Office Hero. Il selettore mostra nome, matricola, posizione e reparto di ogni persona.
Veda le note spese in Finance Hero
Richieda una demo: le mostreremo note spese, limiti di spesa, approvazioni e rimborsi chilometrici.