Gastos
Gestión de notas de gastos con límites, aprobaciones y kilometraje
Cada línea de una nota de gastos puede llevar su propio justificante, las notas se comprueban frente a sus límites de gasto al guardarse, y aprobar o reembolsar una nota requiere una segunda persona. Las notas aprobadas una a una se contabilizan al momento, de modo que los gastos no esperan al cierre de mes.
Las notas de gastos están incluidas en todos los paquetes de Finance Hero.
01Cómo funciona
Del justificante al reembolso
Notas de gastos
Justificantes adjuntos línea a línea
Cada nota recoge sus partidas con categoría e importe, y cada línea admite su propio justificante, que se analiza con antivirus al subirlo. Las notas se numeran automáticamente y pertenecen a un empleado activo de HR Hero con acceso a Office Hero.
- Totales de notas abiertas, aprobadas y reembolsadas sobre la lista
- Filtre las notas por estado con un clic
Aprobación
Aprobación y reembolso por una segunda persona
Cada nota individual la aprueba o la rechaza alguien distinto de quien la presentó, y nadie puede reembolsar una nota que haya presentado, sea cual sea su rol. La aprobación registra el gasto contra lo que la empresa debe al empleado, y el reembolso registra el método de pago y la referencia y salda ese importe contra tesorería.
Límites de gasto
Límites por categoría, comprobados al guardar la nota
Defina para cada categoría de gasto un máximo por nota, un máximo al mes y un umbral a partir del cual se exige justificante, en la moneda que elija. No se puede guardar una nota mientras alguna línea supere el máximo por nota, lleve el gasto del mes por encima del máximo mensual o supere el umbral sin justificante. Las líneas en otra moneda no se comprueban.
Kilometraje
Kilometraje a la tarifa vigente el día del trayecto
Introduzca cada tramo del trayecto con origen, destino, kilómetros y categoría de vehículo, y marque «Ida y vuelta» para duplicar la distancia. Finance Hero aplica la tarifa por kilómetro vigente en la fecha del trayecto y añade el total a una nota de gastos en borrador.
- Tarifas por categoría de vehículo, cada una con su fecha de entrada en vigor
- Un tramo sin tarifa queda señalado, y la nota solo se guarda cuando todos los tramos tienen tarifa
Informes de viaje
Una sola decisión para todo un viaje
Agrupe las notas de gastos en borrador de un viaje en un único informe de gastos con su finalidad, su centro de coste y su periodo. Aprobar o rechazar el informe aplica la decisión a todas sus notas, y debe hacerlo alguien distinto de quien creó el informe. Las notas aprobadas de este modo se contabilizan cuando se reembolsan.
- Al eliminar un informe en borrador, sus notas se desvinculan y se conservan
02También incluido
Más para las notas de gastos
Delegados
Permita que un asistente presente notas en nombre de un empleado. El empleado aprueba la delegación, que puede llevar un límite por nota, fechas de vigencia y categorías permitidas, y puede revocarse en cualquier momento.
Tarifas de dietas
Defina tarifas diarias de alojamiento, comidas y gastos varios por región, con un porcentaje para los días parciales, y vea día a día una vista previa de las dietas de un viaje.
La vista previa no crea ninguna nota: añada usted mismo las dietas a una nota de gastos.
Sus propias categorías
Añada las categorías de gasto propias de la empresa junto a las predefinidas, que permanecen bloqueadas.
En sus informes
Las notas aprobadas una a una se contabilizan al momento, así que la cuenta de pérdidas y ganancias y los demás informes estándar las incluyen de inmediato.
Frente al presupuesto
Las notas aprobadas una a una se contabilizan al momento en sus cuentas de gasto, así que la comparación entre presupuesto y real muestra ese gasto sin esperar al cierre de mes.
Pista de auditoría
Las decisiones sobre cada nota individual y cada reembolso quedan registrados con su autor y su fecha. Un informe de viaje conserva quién lo aprobó o lo rechazó y cuándo.
Exportación a CSV
Seleccione notas en la lista y expórtelas a CSV para sus propios análisis.
Notas de gastos en el móvil
Office Hero Manager lleva las notas de gastos a iOS y Android. Está en fase de pruebas y llegará próximamente al App Store y a Google Play.
Próximamente
03Paso a paso
El recorrido de una nota de gastos
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Paso 1 Registrar
El empleado, un delegado aprobado o el equipo de finanzas introduce la nota con sus justificantes. Los límites de gasto se comprueban al guardar la nota.
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Paso 2 Enviar
La nota se envía para su aprobación.
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Paso 3 Aprobar
Una persona distinta de quien la presentó la aprueba o la rechaza.
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Paso 4 Reembolsar
Registre el método de pago y la referencia, y la contabilidad se actualiza.
04Preguntas frecuentes
Preguntas sobre las notas de gastos
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Quién puede aprobar las notas de gastos?
Las personas cuyo rol permite aprobar. Finance Hero no permite que la persona que presentó una nota individual la apruebe, la rechace o la reembolse, sea cual sea su rol. Tampoco permite que quien creó un informe de viaje decida sobre él.
¿Puede alguien presentar notas de gastos en nombre de un compañero?
Sí. Un empleado puede designar un delegado, por ejemplo un asistente, y aprobar la delegación, que puede llevar un límite por nota, fechas de vigencia y categorías permitidas. El equipo de finanzas también puede presentar notas en nombre de otras personas si su rol lo permite.
¿Qué ocurre cuando una nota incumple un límite de gasto?
La nota no puede guardarse hasta que se corrija. Lo impide cualquier línea que supere el máximo por nota de su categoría, que lleve el gasto del mes por encima del máximo mensual o que supere el umbral de justificante sin llevar justificante. Solo se comprueban las líneas en la moneda de la política.
¿Cómo se calcula una nota de kilometraje?
Los kilómetros de cada tramo, duplicados si es de ida y vuelta, se multiplican por la tarifa por kilómetro de la categoría de vehículo vigente en la fecha del trayecto. El total se añade a una nota de gastos en borrador.
¿Calcula Finance Hero las dietas?
Muestra una vista previa: defina tarifas diarias de alojamiento, comidas y gastos varios por región y vea día a día las dietas de un viaje, incluidos los días parciales. La vista previa no crea la nota de gastos, así que usted añade las dietas por su cuenta.
¿Cómo llegan las notas de gastos a la contabilidad?
La aprobación contabiliza el gasto contra lo que la empresa debe al empleado, y el reembolso salda ese importe contra tesorería. Ambos asientos se crean automáticamente; en las notas aprobadas dentro de un informe de viaje, los dos se contabilizan en el reembolso.
¿Para quién se puede presentar una nota de gastos?
Para cualquier empleado activo de HR Hero que tenga acceso a Office Hero. El selector muestra el nombre, el número de empleado, el puesto y el departamento de cada persona.
Vea las notas de gastos en Finance Hero
Reserve una demo y le mostraremos las notas de gastos, los límites de gasto, las aprobaciones y el kilometraje.