Troškovi
Povrat troškova zaposlenika s ograničenjima, odobravanjem i kilometražom
Svaka stavka zahtjeva može imati vlastiti račun, zahtjevi se pri spremanju provjeravaju prema vašim ograničenjima troškova, a za odobrenje ili isplatu zahtjeva potrebna je druga osoba. Pojedinačno odobreni zahtjevi odmah se knjiže u glavnu knjigu, pa troškovi ne čekaju kraj mjeseca.
Zahtjevi za povrat troškova uključeni su u svaki paket aplikacije Finance Hero.
01Kako funkcionira
Od računa do povrata troškova
Zahtjevi
Računi priloženi uz svaku stavku
Svaki zahtjev navodi stavke s kategorijom i iznosom, a uz svaku stavku može se priložiti vlastiti račun, koji se pri prijenosu provjerava na viruse. Zahtjevi se numeriraju automatski i pripadaju aktivnom zaposleniku iz aplikacije HR Hero koji ima korisnički račun za Office Hero.
- Zbrojevi otvorenih, odobrenih i nadoknađenih zahtjeva iznad popisa
- Filtriranje zahtjeva po statusu jednim klikom
Odobrenje
Odobrava i isplaćuje druga osoba
Pojedinačni zahtjev odobrava ili odbija netko drugi, a ne osoba koja ga je podnijela, i nitko ne može isplatiti zahtjev koji je sam podnio, bez obzira na ulogu. Odobrenjem se knjiže trošak i obveza tvrtke prema zaposleniku, a povratom troškova bilježe se način plaćanja i referenca te se ta obveza zatvara iz novčanih sredstava.
Ograničenja troškova
Ograničenja po kategoriji, provjerena pri spremanju zahtjeva
Za svaku kategoriju troška postavite najviši iznos po zahtjevu, najviši iznos mjesečno i prag iznad kojeg je račun obvezan, u valuti koju odaberete. Zahtjev se ne može spremiti dok je neka stavka iznad najvišeg iznosa po zahtjevu, podiže mjesečni zbroj iznad mjesečnog maksimuma ili je iznad praga bez računa. Stavke u drugoj valuti ne provjeravaju se.
Kilometraža
Naknada za kilometražu po stopi koja vrijedi na dan vožnje
Unesite svaku dionicu vožnje s polazištem, odredištem, kilometrima i kategorijom vozila, a za povratnu vožnju označite polje kojim se udvostručuje udaljenost. Finance Hero primjenjuje stopu po kilometru koja vrijedi na datum vožnje i dodaje ukupni iznos u nacrt zahtjeva.
- Stope po kategoriji vozila, svaka s datumom od kojeg se primjenjuje
- Dionica bez stope je označena, a zahtjev se sprema tek kada svaka dionica ima stopu
Izvješća o službenom putovanju
Jedna odluka za cijelo putovanje
Objedinite nacrte zahtjeva s jednog putovanja u jedno izvješće o službenom putovanju sa svrhom, mjestom troška i razdobljem. Odobrenje ili odbijanje izvješća primjenjuje se na svaki zahtjev u njemu, a odluku mora donijeti netko tko nije izradio izvješće. Tako odobreni zahtjevi knjiže se u glavnu knjigu kada se troškovi nadoknade.
- Brisanjem nacrta izvješća njegovi se zahtjevi odvajaju, ali ostaju sačuvani
02Također uključeno
Još za zahtjeve za povrat troškova
Zamjenici
Omogućite asistentu da podnosi zahtjeve u ime zaposlenika. Zaposlenik odobrava ovlaštenje, koje može imati gornju granicu po zahtjevu, razdoblje važenja i dopuštene kategorije, a može se opozvati u bilo kojem trenutku.
Stope dnevnica
Postavite dnevne stope za smještaj, obroke i sitne troškove po regiji, s postotkom za nepune dane, i pregledajte iznos dnevnica za putovanje dan po dan.
Pretpregled ne stvara zahtjev: iznos dnevnica sami dodajte u zahtjev.
Vlastite kategorije
Dodajte vlastite kategorije troškova tvrtke uz ugrađene, koje ostaju zaključane.
U vašim izvještajima
Pojedinačno odobreni zahtjevi odmah se knjiže u glavnu knjigu, pa ih račun dobiti i gubitka i ostali standardni izvještaji odmah uključuju.
U odnosu na proračun
Pojedinačno odobreni zahtjevi odmah se knjiže na svoja konta troška, pa usporedba proračuna i ostvarenja prikazuje tu potrošnju bez čekanja kraja mjeseca.
Revizijski trag
Odluke o pojedinačnom zahtjevu i svaki povrat troškova bilježe se s osobom i vremenom. Izvješće o službenom putovanju čuva podatak o tome tko ga je i kada odobrio ili odbio.
Izvoz u CSV
Odaberite zahtjeve na popisu i izvezite ih u CSV za vlastitu analizu.
Zahtjevi na mobitelu
Office Hero Manager donosi zahtjeve za povrat troškova na iOS i Android. Aplikacija je u testiranju i uskoro stiže u App Store i Google Play.
Uskoro
03Korak po korak
Put jednog zahtjeva
-
Korak 1 Unos
Zaposlenik, odobreni zamjenik ili financijska služba unosi zahtjev s računima. Ograničenja troškova provjeravaju se pri spremanju zahtjeva.
-
Korak 2 Podnošenje
Zahtjev se šalje na odobrenje.
-
Korak 3 Odobrenje
Odobrava ga ili odbija netko drugi, a ne podnositelj.
-
Korak 4 Povrat
Evidentirajte način plaćanja i referencu, a poslovne knjige se ažuriraju.
04Česta pitanja
Pitanja o zahtjevima za povrat troškova
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovorit će vam osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoeuropskom vremenu.
Tko može odobravati zahtjeve za povrat troškova?
Osobe čija uloga dopušta odobravanje. Finance Hero ne dopušta da osoba koja je podnijela pojedinačni zahtjev taj zahtjev odobri, odbije ili isplati, bez obzira na njezinu ulogu. Isto tako ne dopušta da o izvješću o službenom putovanju odlučuje osoba koja ga je izradila.
Može li netko podnositi zahtjeve u ime kolege?
Da. Zaposlenik može odrediti zamjenika, primjerice asistenta, i odobriti mu ovlaštenje, koje može imati gornju granicu po zahtjevu, razdoblje važenja i dopuštene kategorije. Financijska služba također može podnositi zahtjeve za druge ako joj to uloga dopušta.
Što se događa kada zahtjev prekorači ograničenje troškova?
Zahtjev se ne može spremiti dok se ne ispravi. Spremanje zaustavlja stavka iznad najvišeg iznosa po zahtjevu za njezinu kategoriju, stavka koja mjesečni zbroj podiže iznad mjesečnog maksimuma ili stavka iznad praga bez priloženog računa. Provjeravaju se samo stavke u valuti pravilnika.
Kako se izračunava naknada za kilometražu?
Kilometri svake dionice, udvostručeni za povratnu vožnju, množe se stopom po kilometru koja je za tu kategoriju vozila vrijedila na datum vožnje. Ukupni iznos dodaje se u nacrt zahtjeva.
Izračunava li Finance Hero dnevnice?
Prikazuje ih u pretpregledu: postavite dnevne stope za smještaj, obroke i sitne troškove po regiji i pogledajte iznos dnevnica za putovanje dan po dan, uključujući nepune dane. Pretpregled ne stvara zahtjev, pa iznos dnevnica dodajete sami.
Kako zahtjevi za povrat troškova dolaze u poslovne knjige?
Odobrenjem se knjiže trošak i obveza tvrtke prema zaposleniku, a povratom troškova ta se obveza zatvara iz novčanih sredstava. Obje temeljnice nastaju automatski; za zahtjeve odobrene u izvješću o službenom putovanju obje se knjiže pri povratu troškova.
Za koga se može podnijeti zahtjev?
Za svakog aktivnog zaposlenika u aplikaciji HR Hero koji ima korisnički račun za Office Hero. Izbornik prikazuje ime, broj zaposlenika, radno mjesto i odjel svake osobe.
Pogledajte zahtjeve za povrat troškova u aplikaciji Finance Hero
Rezervirajte demo i provest ćemo vas kroz zahtjeve, ograničenja troškova, odobravanje i kilometražu.