Трошкови
Програм за трошкове запослених са ограничењима, одобравањем и километражом
Свака ставка захтева може имати свој рачун, захтеви се при чувању проверавају према вашим ограничењима трошкова, а за одобрење или исплату захтева потребна је друга особа. Захтеви одобрени појединачно одмах се књиже у главну књигу, па трошкови не чекају крај месеца.
Захтеви за рефундацију трошкова укључени су у сваки пакет Finance Hero.
01Како функционише
Од рачуна до рефундације
Захтеви
Рачуни приложени уз сваку ставку
Сваки захтев наводи ставке са категоријом и износом, а уз сваку ставку може се приложити посебан рачун, који се при отпремању проверава на вирусе. Захтеви се нумеришу аутоматски и припадају активном запосленом из апликације HR Hero који има налог за пријаву у Office Hero.
- Збирови отворених, одобрених и рефундираних захтева изнад листе
- Филтрирајте захтеве по статусу једним кликом
Одобрење
Одобрење и исплата од стране друге особе
Појединачни захтев одобрава или одбија неко други, а не особа која га је поднела, и нико не може да исплати захтев који је сам поднео, без обзира на улогу. Одобрењем се трошак књижи на обавезу компаније према запосленом, а рефундацијом се бележе начин плаћања и референца и тај износ се затвара преко конта готовине.
Ограничења трошкова
Ограничења по категорији, провера при чувању захтева
За сваку категорију трошкова подесите максимум по захтеву, месечни максимум и праг изнад којег је рачун обавезан, у валути коју изаберете. Захтев не може да се сачува ако је нека ставка изнад максимума по захтеву, ако подиже месечни збир изнад месечног максимума или ако је изнад прага без приложеног рачуна. Ставке у другој валути се не проверавају.
Километража
Накнада за километражу по износу који важи на дан вожње
Унесите сваку деоницу пута са полазиштем, одредиштем, километрима и категоријом возила, а означите повратну вожњу да бисте удвостручили раздаљину. Finance Hero примењује износ по километру који важи на датум вожње и додаје укупан износ у нацрт захтева.
- Износи по категорији возила, сваки са датумом од којег важи
- Деоница без износа се означава, а захтев се чува тек када свака деоница има износ
Извештаји са службеног пута
Једна одлука за цело путовање
Обједините нацрте захтева са једног путовања у један извештај о трошковима, са сврхом, местом трошка и периодом. Одобрење или одбијање извештаја примењује се на сваки захтев у њему, а одлуку мора да донесе неко други, а не особа која је извештај креирала. Захтеви одобрени на овај начин књиже се у главну књигу када се рефундирају.
- Брисањем нацрта извештаја захтеви се одвезују од њега и задржавају
02Такође укључено
Још могућности за рефундацију трошкова
Заменици
Дозволите асистенту да подноси захтеве у име запосленог. Запослени одобрава овлашћење, које може имати лимит по захтеву, период важења и дозвољене категорије и може се опозвати у било ком тренутку.
Износи дневница
Подесите дневне износе за смештај, оброке и ситне трошкове по региону, уз проценат за делимичне дане, и прегледајте износ за путовање дан по дан.
Преглед не креира захтев: износ сами додајте у захтев.
Сопствене категорије
Додајте сопствене категорије трошкова компаније поред уграђених, које остају закључане.
У вашим извештајима
Појединачно одобрени захтеви одмах се књиже у главну књигу, па их биланс успеха и остали стандардни извештаји одмах обухватају.
У односу на буџет
Појединачно одобрени захтеви одмах се књиже на своја конта расхода, па поређење буџета и оствареног приказује ту потрошњу без чекања краја месеца.
Ревизијски траг
Одлуке о појединачном захтеву и све рефундације бележе се заједно са именом особе и временом. Извештај са службеног пута чува податак ко га је и када одобрио или одбио.
Извоз у CSV
Изаберите захтеве на листи и извезите их у CSV за сопствену анализу.
Захтеви на телефону
Office Hero Manager доноси захтеве за рефундацију трошкова на iOS и Android. Апликација је у тестирању и ускоро стиже на App Store и Google Play.
Ускоро
03Корак по корак
Пут једног захтева
-
Корак 1 Унос
Запослени, одобрени заменик или финансијска служба уноси захтев са рачунима. Ограничења трошкова проверавају се при чувању захтева.
-
Корак 2 Подношење
Захтев се шаље на одобрење.
-
Корак 3 Одобрење
Одобрава га или одбија неко други, а не подносилац.
-
Корак 4 Рефундација
Евидентирајте начин плаћања и референцу и књиге се ажурирају.
04Питања
Питања о захтевима за рефундацију трошкова
Нисте пронашли одговор? Пишите на [email protected]. Одговориће вам члан нашег тима у Скопљу, од понедељка до петка, 09:00–17:00 по средњоевропском времену.
Ко може да одобри захтеве за рефундацију трошкова?
Особе чија улога дозвољава одобравање. Finance Hero не дозвољава особи која је поднела појединачни захтев да га одобри, одбије или рефундира, без обзира на њену улогу. Исто тако не дозвољава да о извештају са службеног пута одлучи особа која је извештај креирала.
Може ли неко да подноси захтеве у име колеге?
Да. Запослени може да одреди заменика, на пример асистента, и одобри му овлашћење, које може имати лимит по захтеву, период важења и дозвољене категорије. Финансијска служба такође може да подноси захтеве за друге ако јој улога то дозвољава.
Шта се дешава када захтев прекорачи ограничење трошкова?
Захтев не може да се сачува док се не исправи. Чување спречава ставка изнад максимума по захтеву за њену категорију, ставка која подиже месечни збир изнад месечног максимума или ставка изнад прага за обавезан рачун без приложеног рачуна. Проверавају се само ставке у валути политике трошкова.
Како се обрачунава захтев за километражу?
Километри сваке деонице, удвостручени за повратну вожњу, множе се износом по километру за категорију возила који је важио на датум вожње. Укупан износ се додаје у нацрт захтева.
Да ли Finance Hero обрачунава дневнице?
Приказује их у прегледу: подесите дневне износе за смештај, оброке и ситне трошкове по региону и погледајте износ за путовање дан по дан, укључујући делимичне дане. Преглед не креира захтев, па износ додајете сами.
Како захтеви за рефундацију трошкова стижу у књиге?
Одобрењем се трошак књижи на обавезу компаније према запосленом, а рефундацијом се тај износ затвара преко конта готовине. Оба налога за књижење креирају се аутоматски; за захтеве одобрене кроз извештај са службеног пута оба се књиже при рефундацији.
За кога може да се поднесе захтев?
За сваког активног запосленог у апликацији HR Hero који има налог за пријаву у Office Hero. Бирач приказује име, број запосленог, радно место и одељење сваке особе.
Погледајте рефундацију трошкова у апликацији Finance Hero
Закажите демо и провешћемо вас кроз захтеве, ограничења трошкова, одобравање и километражу.