Набавка и улазне фактуре
Наруџбенице и улазне фактуре са уграђеним одобравањем
Унесите фактуре добављача као нацрте и књижите их у обавезе према добављачима тек када их неко одобри. Једно плаћање добављачу може одједном да измири више улазних фактура, а наруџбенице бележе очекивани трошак сваке обавезе пре него што роба стигне.
Улазне фактуре, одобравање и плаћања добављачима постоје у сваком пакету Finance Hero; наруџбенице долазе уз Professional.
01Како функционише
Од наруџбенице до плаћене улазне фактуре
Наруџбенице
Наруџбенице са ценом на свакој ставци
Креирајте наруџбенице са више ставки, уз производ, количину, очекивану цену и порез на свакој ставци, као и место трошка и профитни центар, тако да је трошак сваке обавезе познат пре него што роба стигне.
- Статуси: нацрт, послато, делимично примљено, примљено, затворено и отказано
- Ставке преузимају производе са ваше листе производа у апликацији Finance Hero
Пријемнице
Евидентирајте шта је заиста стигло
Унесите примљене количине за сваку ставку наруџбенице која је послата добављачу; наруџбенице се шаљу из апликације Office Hero Manager, која је у тестирању. Наруџбеница сама прелази у статус делимично примљено или примљено, па видите шта још треба да стигне пре него што дође улазна фактура.
- Делимичне испоруке евидентирају се ставку по ставку
- Пријемница ажурира наруџбеницу, али не и стање залиха
Улазне фактуре
Улазне фактуре као нацрти, са приложеним оригиналом
Унесите сваку улазну фактуру са ставкама и контима расхода, референцом добављача, датумом пријема и девизним курсом и приложите PDF добављача. Нацрти могу да се мењају док их неко не одобри.
- Приказ дана кашњења показује улазне фактуре којима је прошао рок доспећа
- Одбијене улазне фактуре остају у евиденцији уместо да се бришу
Сандуче за одобравање
Једно сандуче за сваку улазну фактуру о којој треба одлучити
Нацрти улазних фактура чекају у једном реду, са добављачем, референцом, датумом доспећа и укупним износом. Одобравањем се улазна фактура књижи у обавезе према добављачима у главној књизи; одбијањем се уклања из реда, али се не брише.
- Број улазних фактура на чекању и износ на чекању на врху сандучета
- Само особе са дозволом за одобравање могу да одобре улазну фактуру
Плаћања добављачима
Једно плаћање добављачу, више измирених фактура
Унесите износ који одлази са банковног рачуна и распоредите га на отворене улазне фактуре добављача; налог за књижење са обавеза на банку књижи се у истом кораку. За појединачну улазну фактуру дијалог за плаћање одбија сваки износ већи од неизмиреног.
- Збир расподела мора бити једнак износу плаћања
02Такође укључено
Још за набавку и обавезе
Подаци о добављачима
IBAN и BIC, ПДВ број, порески режим, услови плаћања и валута за сваког добављача, уз број добављача са отвореним улазним фактурама и број земаља из којих набављате.
Оцена добављача
Доделите сваком добављачу оцену од 1 до 5, уз опциону напомену са образложењем.
Предстојеће улазне фактуре
Улазне фактуре које ускоро доспевају налазе се на контролној табли, а плаћање за сваку од њих можете евидентирати без напуштања контролне табле.
Добављачи виде колико дугујете
Добављачи који се пријаве у Office Hero Connect виде износ који им још дугујете, на основу улазних фактура које сте евидентирали, као и шта ускоро доспева.
Улазне фактуре у другим валутама
Евидентирајте улазну фактуру у њеној валути и по њеном курсу. Када је платите кроз плаћања добављачима, курсна разлика се књижи аутоматски.
Места трошка и профитни центри
Доделите свакој наруџбеници место трошка и профитни центар, тако да се уз сваку обавезу види ком одељењу или пројекту припада.
Старосна структура обавеза
Колико дугујете, по старости, од још недоспелог до старијег од 90 дана, на било који дан и у валути ваше компаније.
Спајање дуплираних добављача
Преместите документе дуплираног добављача на запис који задржавате, у једном кораку који остаје у ревизијском трагу.
Ништа не нестаје
Одбијене улазне фактуре остају у евиденцији, а сторнирана плаћања књиже компензационе ставке, па ревизијски траг остаје потпун.
Добро је знати
Наруџбенице се креирају у веб-апликацији Finance Hero. Слање, затварање и отказивање наруџбенице обављају се у апликацији Office Hero Manager, која је у тестирању, а робу можете примити само по наруџбеници која је послата. Пријемнице ажурирају наруџбеницу, али не и стање залиха.
04Питања
Питања о набавци и улазним фактурама
Нисте пронашли одговор? Пишите на [email protected]. Одговориће вам члан нашег тима у Скопљу, од понедељка до петка, 09:00–17:00 по средњоевропском времену.
Да ли улазне фактуре морају да се одобре пре књижења?
Да. Улазна фактура се уноси као нацрт и чека у сандучету за одобравање. Одобравањем се књижи у обавезе према добављачима; одбијањем се уклања из реда, али остаје у евиденцији.
Могу ли одједном да платим више улазних фактура једног добављача?
Да. Једном унесите износ који одлази са банковног рачуна и распоредите га на отворене улазне фактуре добављача. Налог за књижење књижи се у истом кораку.
Може ли улазна фактура да буде преплаћена?
Не. Finance Hero одбија свако плаћање или расподелу изнад неизмиреног салда улазне фактуре, а збир расподела плаћања добављачу мора бити једнак његовом износу.
Могу ли да сачувам оригиналну фактуру добављача?
Да. Приложите PDF добављача уз улазну фактуру, поред референце добављача, датума пријема и девизног курса. Отпремљене датотеке проверавају се на вирусе.
Да ли пријемнице мењају стање залиха?
Не. Пријемница бележи количине примљене по наруџбеници и пребацује наруџбеницу у статус делимично примљено или примљено. Стање залиха усклађује се посебно, на пример пописом.
Могу ли да пошаљем наруџбеницу добављачу е-поштом?
Слање наруџбенице добављачу е-поштом део је апликације Office Hero Manager, која је у тестирању и још није доступна у продавницама апликација. Наруџбеница мора бити послата пре него што се по њој може примити роба. На вебу креирате наруџбенице и евидентирате пријемнице за наруџбенице које су послате.
Могу ли добављачи да виде своје фактуре?
Добављачи који се пријаве у Office Hero Connect виде колико им још дугујете, на основу улазних фактура које сте евидентирали, као и шта ускоро доспева. Комплетна листа њихових фактура и месечни изводи укључују се на захтев. Office Hero Connect је укључен уз Finance Hero.
Који пакет укључује наруџбенице?
Улазне фактуре, сандуче за одобравање и плаћања добављачима постоје у оба пакета Finance Hero. Наруџбенице и пријемнице долазе уз Professional, за 59 € по компанији месечно са 10 корисника, без ПДВ-а.
Погледајте набавку у апликацији Finance Hero
Закажите демо и провешћемо вас кроз наруџбенице, одобравање улазних фактура и плаћања добављачима.