Nabavka i ulazne fakture
Narudžbenice i ulazne fakture sa ugrađenim odobravanjem
Unesite fakture dobavljača kao nacrte i knjižite ih u obaveze prema dobavljačima tek kada ih neko odobri. Jedno plaćanje dobavljaču može odjednom da izmiri više ulaznih faktura, a narudžbenice beleže očekivani trošak svake obaveze pre nego što roba stigne.
Ulazne fakture, odobravanje i plaćanja dobavljačima postoje u svakom paketu Finance Hero; narudžbenice dolaze uz Professional.
01Kako funkcioniše
Od narudžbenice do plaćene ulazne fakture
Narudžbenice
Narudžbenice sa cenom na svakoj stavci
Kreirajte narudžbenice sa više stavki, uz proizvod, količinu, očekivanu cenu i porez na svakoj stavci, kao i mesto troška i profitni centar, tako da je trošak svake obaveze poznat pre nego što roba stigne.
- Statusi: nacrt, poslato, delimično primljeno, primljeno, zatvoreno i otkazano
- Stavke preuzimaju proizvode sa vaše liste proizvoda u aplikaciji Finance Hero
Prijemnice
Evidentirajte šta je zaista stiglo
Unesite primljene količine za svaku stavku narudžbenice koja je poslata dobavljaču; narudžbenice se šalju iz aplikacije Office Hero Manager, koja je u testiranju. Narudžbenica sama prelazi u status delimično primljeno ili primljeno, pa vidite šta još treba da stigne pre nego što dođe ulazna faktura.
- Delimične isporuke evidentiraju se stavku po stavku
- Prijemnica ažurira narudžbenicu, ali ne i stanje zaliha
Ulazne fakture
Ulazne fakture kao nacrti, sa priloženim originalom
Unesite svaku ulaznu fakturu sa stavkama i kontima rashoda, referencom dobavljača, datumom prijema i deviznim kursom i priložite PDF dobavljača. Nacrti mogu da se menjaju dok ih neko ne odobri.
- Prikaz dana kašnjenja pokazuje ulazne fakture kojima je prošao rok dospeća
- Odbijene ulazne fakture ostaju u evidenciji umesto da se brišu
Sanduče za odobravanje
Jedno sanduče za svaku ulaznu fakturu o kojoj treba odlučiti
Nacrti ulaznih faktura čekaju u jednom redu, sa dobavljačem, referencom, datumom dospeća i ukupnim iznosom. Odobravanjem se ulazna faktura knjiži u obaveze prema dobavljačima u glavnoj knjizi; odbijanjem se uklanja iz reda, ali se ne briše.
- Broj ulaznih faktura na čekanju i iznos na čekanju na vrhu sandučeta
- Samo osobe sa dozvolom za odobravanje mogu da odobre ulaznu fakturu
Plaćanja dobavljačima
Jedno plaćanje dobavljaču, više izmirenih faktura
Unesite iznos koji odlazi sa bankovnog računa i rasporedite ga na otvorene ulazne fakture dobavljača; nalog za knjiženje sa obaveza na banku knjiži se u istom koraku. Za pojedinačnu ulaznu fakturu dijalog za plaćanje odbija svaki iznos veći od neizmirenog.
- Zbir raspodela mora biti jednak iznosu plaćanja
02Takođe uključeno
Još za nabavku i obaveze
Podaci o dobavljačima
IBAN i BIC, PDV broj, poreski režim, uslovi plaćanja i valuta za svakog dobavljača, uz broj dobavljača sa otvorenim ulaznim fakturama i broj zemalja iz kojih nabavljate.
Ocena dobavljača
Dodelite svakom dobavljaču ocenu od 1 do 5, uz opcionu napomenu sa obrazloženjem.
Predstojeće ulazne fakture
Ulazne fakture koje uskoro dospevaju nalaze se na kontrolnoj tabli, a plaćanje za svaku od njih možete evidentirati bez napuštanja kontrolne table.
Dobavljači vide koliko dugujete
Dobavljači koji se prijave u Office Hero Connect vide iznos koji im još dugujete, na osnovu ulaznih faktura koje ste evidentirali, kao i šta uskoro dospeva.
Ulazne fakture u drugim valutama
Evidentirajte ulaznu fakturu u njenoj valuti i po njenom kursu. Kada je platite kroz plaćanja dobavljačima, kursna razlika se knjiži automatski.
Mesta troška i profitni centri
Dodelite svakoj narudžbenici mesto troška i profitni centar, tako da se uz svaku obavezu vidi kom odeljenju ili projektu pripada.
Starosna struktura obaveza
Koliko dugujete, po starosti, od još nedospelog do starijeg od 90 dana, na bilo koji dan i u valuti vaše kompanije.
Spajanje dupliranih dobavljača
Premestite dokumente dupliranog dobavljača na zapis koji zadržavate, u jednom koraku koji ostaje u revizijskom tragu.
Ništa ne nestaje
Odbijene ulazne fakture ostaju u evidenciji, a stornirana plaćanja knjiže kompenzacione stavke, pa revizijski trag ostaje potpun.
Dobro je znati
Narudžbenice se kreiraju u veb-aplikaciji Finance Hero. Slanje, zatvaranje i otkazivanje narudžbenice obavljaju se u aplikaciji Office Hero Manager, koja je u testiranju, a robu možete primiti samo po narudžbenici koja je poslata. Prijemnice ažuriraju narudžbenicu, ali ne i stanje zaliha.
04Pitanja
Pitanja o nabavci i ulaznim fakturama
Niste pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovoriće vam član našeg tima u Skoplju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Da li ulazne fakture moraju da se odobre pre knjiženja?
Da. Ulazna faktura se unosi kao nacrt i čeka u sandučetu za odobravanje. Odobravanjem se knjiži u obaveze prema dobavljačima; odbijanjem se uklanja iz reda, ali ostaje u evidenciji.
Mogu li odjednom da platim više ulaznih faktura jednog dobavljača?
Da. Jednom unesite iznos koji odlazi sa bankovnog računa i rasporedite ga na otvorene ulazne fakture dobavljača. Nalog za knjiženje knjiži se u istom koraku.
Može li ulazna faktura da bude preplaćena?
Ne. Finance Hero odbija svako plaćanje ili raspodelu iznad neizmirenog salda ulazne fakture, a zbir raspodela plaćanja dobavljaču mora biti jednak njegovom iznosu.
Mogu li da sačuvam originalnu fakturu dobavljača?
Da. Priložite PDF dobavljača uz ulaznu fakturu, pored reference dobavljača, datuma prijema i deviznog kursa. Otpremljene datoteke proveravaju se na viruse.
Da li prijemnice menjaju stanje zaliha?
Ne. Prijemnica beleži količine primljene po narudžbenici i prebacuje narudžbenicu u status delimično primljeno ili primljeno. Stanje zaliha usklađuje se posebno, na primer popisom.
Mogu li da pošaljem narudžbenicu dobavljaču e-poštom?
Slanje narudžbenice dobavljaču e-poštom deo je aplikacije Office Hero Manager, koja je u testiranju i još nije dostupna u prodavnicama aplikacija. Narudžbenica mora biti poslata pre nego što se po njoj može primiti roba. Na vebu kreirate narudžbenice i evidentirate prijemnice za narudžbenice koje su poslate.
Mogu li dobavljači da vide svoje fakture?
Dobavljači koji se prijave u Office Hero Connect vide koliko im još dugujete, na osnovu ulaznih faktura koje ste evidentirali, kao i šta uskoro dospeva. Kompletna lista njihovih faktura i mesečni izvodi uključuju se na zahtev. Office Hero Connect je uključen uz Finance Hero.
Koji paket uključuje narudžbenice?
Ulazne fakture, sanduče za odobravanje i plaćanja dobavljačima postoje u oba paketa Finance Hero. Narudžbenice i prijemnice dolaze uz Professional, za 59 € po kompaniji mesečno sa 10 korisnika, bez PDV-a.
Pogledajte nabavku u aplikaciji Finance Hero
Zakažite demo i provešćemo vas kroz narudžbenice, odobravanje ulaznih faktura i plaćanja dobavljačima.