Nabava i ulazni računi
Narudžbenice i ulazni računi s ugrađenim odobravanjem
Evidentirajte ulazne račune dobavljača kao nacrte i knjižite ih u obveze prema dobavljačima tek kada ih netko odobri. Jedno plaćanje dobavljaču može odjednom podmiriti više ulaznih računa, a narudžbenice bilježe očekivani trošak svake obveze prije nego što roba stigne.
Ulazni računi, odobravanje i plaćanja dobavljačima dio su svakog paketa aplikacije Finance Hero; narudžbenice dolaze s paketom Professional.
01Kako funkcionira
Od narudžbenice do plaćenog ulaznog računa
Narudžbenice
Narudžbenice s troškom na svakoj stavci
Izradite narudžbenice s više stavki, s proizvodom, količinom, očekivanom cijenom i porezom na svakoj stavci te s mjestom troška i profitnim centrom, tako da je trošak svake obveze poznat prije nego što roba stigne.
- Statusi: nacrt, poslano, djelomično zaprimljeno, zaprimljeno, zatvoreno i otkazano
- Stavke preuzimaju proizvode s vašeg popisa proizvoda u aplikaciji Finance Hero
Primke
Evidentirajte što je stvarno stiglo
Unesite primljene količine za svaku stavku narudžbenice koja je poslana dobavljaču; narudžbenice se šalju iz aplikacije Office Hero Manager, koja je u testiranju. Narudžbenica sama prelazi u status „Djelomično zaprimljeno“ ili „Zaprimljeno“, pa vidite što još treba stići prije nego što stigne ulazni račun.
- Djelomične isporuke evidentiraju se stavku po stavku
- Primka ažurira narudžbenicu, a ne stanje zaliha
Ulazni računi
Ulazni računi evidentirani kao nacrti, s priloženim izvornikom
Evidentirajte svaki ulazni račun sa stavkama i kontima troška, referencom dobavljača, datumom primitka i tečajem te priložite PDF dobavljača. Nacrte možete uređivati dok ih netko ne odobri.
- Prikaz dana kašnjenja pokazuje ulazne račune kojima je prošao datum dospijeća
- Odbijeni ulazni računi ostaju zabilježeni, umjesto da se brišu
Pretinac za odobravanje
Jedan pretinac za svaki ulazni račun o kojem treba odlučiti
Nacrti ulaznih računa čekaju u jednom redu čekanja s dobavljačem, referencom, datumom dospijeća i ukupnim iznosom. Odobravanjem se ulazni račun knjiži u obveze prema dobavljačima u glavnoj knjizi; odbijanjem se uklanja iz reda čekanja, ali se ne briše.
- Broj ulaznih računa na čekanju i iznos na čekanju na vrhu pretinca
- Ulazni račun mogu odobriti samo osobe s dopuštenjem za odobravanje
Plaćanja dobavljačima
Jedno plaćanje dobavljaču, više podmirenih računa
Unesite iznos koji odlazi s bankovnog računa i raspodijelite ga na otvorene ulazne račune dobavljača; temeljnica s obveza prema dobavljačima na banku knjiži se u istom koraku. Za pojedinačni ulazni račun dijalog za plaćanje odbija svaki iznos veći od nepodmirenog.
- Zbroj raspoređenih iznosa mora odgovarati iznosu plaćanja
02Također uključeno
Još za nabavu i obveze
Podaci o dobavljačima
IBAN i BIC, PDV broj, porezni režim, uvjeti plaćanja i valuta za svakog dobavljača, uz broj dobavljača s otvorenim ulaznim računima i broj država iz kojih nabavljate.
Ocjena dobavljača
Svakom dobavljaču dodijelite ocjenu od 1 do 5, uz neobveznu napomenu s obrazloženjem.
Nadolazeći ulazni računi
Ulazni računi koji uskoro dospijevaju prikazani su na nadzornoj ploči, a plaćanje za pojedini račun možete evidentirati bez napuštanja ploče.
Dobavljači vide koliko im dugujete
Dobavljači koji se prijave u Office Hero Connect vide iznos koji im još dugujete, na temelju ulaznih računa koje ste evidentirali, i što uskoro dospijeva.
Ulazni računi u drugim valutama
Evidentirajte ulazni račun u njegovoj valuti i po njegovu tečaju. Kada ga platite na zaslonu Plaćanja dobavljačima, tečajna razlika knjiži se automatski.
Mjesta troška i profitni centri
Svakoj narudžbenici dodijelite mjesto troška i profitni centar, tako da se uz svaku obvezu vidi kojem odjelu ili projektu pripada.
Dospijeće obveza
Što dugujete, razvrstano po starosti, od „Još nije dospjelo“ do više od 90 dana, na bilo koji dan i u valuti vaše tvrtke.
Spajanje dupliciranih dobavljača
Premjestite dokumente dupliciranog dobavljača na zapis koji zadržavate, u jednom koraku koji se bilježi u revizijskom tragu.
Ništa ne nestaje
Odbijeni ulazni računi ostaju zabilježeni, a stornirana plaćanja knjiže protuknjiženja, pa revizijski trag ostaje potpun.
Dobro je znati
Narudžbenice se izrađuju u web-aplikaciji Finance Hero. Slanje, zatvaranje i otkazivanje narudžbenice obavljaju se u aplikaciji Office Hero Manager, koja je u testiranju, a robu je moguće zaprimiti samo po narudžbenici koja je poslana. Primke ažuriraju narudžbenicu, ali ne i stanje zaliha.
04Česta pitanja
Pitanja o nabavi i ulaznim računima
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovorit će vam osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoeuropskom vremenu.
Trebaju li ulazni računi odobrenje prije knjiženja?
Da. Ulazni račun evidentira se kao nacrt i čeka u pretincu za odobravanje. Odobravanjem se knjiži u obveze prema dobavljačima; odbijanjem se uklanja iz reda čekanja, ali ostaje zabilježen.
Mogu li odjednom platiti više ulaznih računa istog dobavljača?
Da. Jednom unesite iznos koji odlazi s bankovnog računa i raspodijelite ga na otvorene ulazne račune dobavljača. Temeljnica se knjiži u istom koraku.
Može li se ulazni račun preplatiti?
Ne. Finance Hero odbija svako plaćanje ili raspored veći od nepodmirenog salda ulaznog računa, a zbroj raspoređenih iznosa plaćanja dobavljaču mora odgovarati njegovu iznosu.
Mogu li sačuvati izvorni račun dobavljača?
Da. Priložite PDF dobavljača ulaznom računu, uz referencu dobavljača, datum primitka i tečaj. Učitane datoteke provjeravaju se na viruse.
Mijenjaju li primke stanje zaliha?
Ne. Primka bilježi količine primljene po narudžbenici i prebacuje narudžbenicu u status „Djelomično zaprimljeno“ ili „Zaprimljeno“. Stanje zaliha usklađuje se zasebno, primjerice inventurom.
Mogu li narudžbenicu poslati dobavljaču e-poštom?
Slanje narudžbenice dobavljaču e-poštom dio je aplikacije Office Hero Manager, koja je u testiranju i još nije u trgovinama aplikacija. Narudžbenica mora biti poslana prije nego što se po njoj može zaprimiti roba. U web-aplikaciji izrađujete narudžbenice i evidentirate primke za narudžbenice koje su poslane.
Mogu li dobavljači vidjeti svoje račune?
Dobavljači koji se prijave u Office Hero Connect vide koliko im još dugujete, na temelju ulaznih računa koje ste evidentirali, i što uskoro dospijeva. Potpuni popis njihovih računa i mjesečni izvodi uključuju se na zahtjev. Office Hero Connect uključen je uz Finance Hero.
Koji paket uključuje narudžbenice?
Ulazni računi, pretinac za odobravanje i plaćanja dobavljačima dio su oba paketa aplikacije Finance Hero. Narudžbenice i primke dolaze s paketom Professional, za 59 € po tvrtki mjesečno s 10 korisnika, bez PDV-a.
Pogledajte nabavu u aplikaciji Finance Hero
Rezervirajte demo i provest ćemo vas kroz narudžbenice, odobravanje ulaznih računa i plaćanja dobavljačima.