Einkauf und Eingangsrechnungen
Bestellungen und Eingangsrechnungen verwalten – mit eingebauter Freigabe
Erfassen Sie Eingangsrechnungen als Entwürfe und buchen Sie sie erst dann auf die Verbindlichkeiten, wenn jemand sie genehmigt hat. Eine Lieferantenzahlung kann mehrere Eingangsrechnungen auf einmal begleichen, und Bestellungen halten die erwarteten Kosten jeder Verpflichtung fest, bevor die Ware eintrifft.
Eingangsrechnungen, Freigaben und Lieferantenzahlungen sind in jedem Paket von Finance Hero enthalten; Bestellungen gibt es mit Professional.
01So funktioniert es
Von der Bestellung bis zur bezahlten Eingangsrechnung
Bestellungen
Bestellungen mit Kosten für jede Position
Legen Sie Bestellungen mit mehreren Positionen an, jeweils mit Produkt, Menge, erwartetem Preis und Steuer, dazu mit Kostenstelle und Profitcenter – so sind die Kosten jeder Verpflichtung bekannt, bevor die Ware eintrifft.
- Status: Entwurf, Gesendet, Teilweise eingegangen, Eingegangen, Abgeschlossen und Storniert
- Positionen greifen auf Ihre Produktliste in Finance Hero zurück
Wareneingänge
Erfassen, was tatsächlich angekommen ist
Tragen Sie die erhaltenen Mengen zu jeder Position einer Bestellung ein, die an den Lieferanten gesendet wurde; Bestellungen werden aus der App Office Hero Manager gesendet, die sich in der Testphase befindet. Die Bestellung wechselt von selbst auf „Teilweise eingegangen“ oder „Eingegangen“, sodass Sie sehen, was noch aussteht, bevor die Eingangsrechnung kommt.
- Teillieferungen werden Position für Position erfasst
- Ein Wareneingang aktualisiert die Bestellung, nicht die Lagerbestände
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen als Entwurf erfasst, mit angehängtem Original
Erfassen Sie jede Eingangsrechnung mit Positionen und Aufwandskonten, Lieferantenreferenz, Eingangsdatum und Wechselkurs und hängen Sie das PDF des Lieferanten an. Entwürfe bleiben bearbeitbar, bis jemand sie genehmigt.
- Die Ansicht „Tage überfällig“ zeigt die Eingangsrechnungen, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist
- Abgelehnte Eingangsrechnungen bleiben erhalten, statt gelöscht zu werden
Freigabe-Eingang
Ein Eingang für alle Rechnungen, die eine Entscheidung brauchen
Entwürfe von Eingangsrechnungen warten in einer Warteschlange mit Lieferant, Referenz, Fälligkeitsdatum und Gesamtbetrag. Mit der Genehmigung wird die Eingangsrechnung im Hauptbuch auf die Verbindlichkeiten gebucht; eine Ablehnung nimmt sie aus der Warteschlange, ohne sie zu löschen.
- Ausstehende Eingangsrechnungen und der ausstehende Betrag oben im Eingang
- Nur Personen mit der Freigabeberechtigung können eine Eingangsrechnung genehmigen
Lieferantenzahlungen
Einmal zahlen, mehrere Eingangsrechnungen begleichen
Geben Sie den Betrag ein, der das Bankkonto verlässt, und verteilen Sie ihn auf die offenen Eingangsrechnungen des Lieferanten; die Buchung von den Verbindlichkeiten auf die Bank erfolgt im selben Schritt. Bei einer einzelnen Eingangsrechnung lehnt der Zahlungsdialog jeden Betrag ab, der den offenen Betrag übersteigt.
- Die Zuordnungen müssen in Summe dem Zahlungsbetrag entsprechen
02Ebenfalls enthalten
Mehr für Einkauf und Verbindlichkeiten
Lieferantenstammdaten
IBAN und BIC, USt-IdNr., Besteuerungsart, Zahlungsbedingungen und Währung pro Lieferant, dazu die Zahl der Lieferanten mit offenen Eingangsrechnungen und die Länder, aus denen Sie einkaufen.
Lieferantenbewertung
Bewerten Sie jeden Lieferanten von 1 bis 5, auf Wunsch mit einer Notiz, die die Bewertung begründet.
Anstehende Eingangsrechnungen
Bald fällige Eingangsrechnungen stehen im Dashboard, und Sie können dort eine Zahlung erfassen, ohne es zu verlassen.
Lieferanten sehen, was Sie schulden
Lieferanten, die sich bei Office Hero Connect anmelden, sehen auf Basis der von Ihnen erfassten Eingangsrechnungen, welchen Betrag Sie ihnen noch schulden und was demnächst fällig wird.
Eingangsrechnungen in anderen Währungen
Erfassen Sie eine Eingangsrechnung in ihrer eigenen Währung und zu ihrem Kurs. Wenn Sie sie über die Lieferantenzahlungen bezahlen, wird die Kursdifferenz automatisch gebucht.
Kostenstellen und Profitcenter
Ordnen Sie jeder Bestellung eine Kostenstelle und ein Profitcenter zu, damit jede Verpflichtung zeigt, zu welcher Abteilung oder welchem Projekt sie gehört.
Altersstruktur der Verbindlichkeiten
Was Sie schulden, nach Alter gegliedert, von „noch nicht fällig“ bis „über 90 Tage“, zu jedem Stichtag und in Ihrer Unternehmenswährung.
Doppelte Lieferanten zusammenführen
Verschieben Sie die Belege eines doppelten Lieferanten in einem protokollierten Schritt zu dem Datensatz, den Sie behalten.
Nichts verschwindet
Abgelehnte Eingangsrechnungen bleiben erhalten, und stornierte Zahlungen erzeugen Gegenbuchungen, sodass der Prüfpfad vollständig bleibt.
Gut zu wissen
Bestellungen legen Sie in Finance Hero im Web an. Senden, Abschließen und Stornieren einer Bestellung erfolgen in der App Office Hero Manager, die sich in der Testphase befindet, und Wareneingänge sind nur zu einer gesendeten Bestellung möglich. Wareneingänge aktualisieren die Bestellung, aber nicht die Lagerbestände.
04Häufige Fragen
Fragen zu Einkauf und Eingangsrechnungen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Müssen Eingangsrechnungen vor dem Buchen genehmigt werden?
Ja. Eine Eingangsrechnung wird als Entwurf erfasst und wartet im Freigabe-Eingang. Mit der Genehmigung wird sie auf die Verbindlichkeiten gebucht; eine Ablehnung nimmt sie aus der Warteschlange, bewahrt sie aber auf.
Kann ich mehrere Eingangsrechnungen eines Lieferanten auf einmal bezahlen?
Ja. Geben Sie den abgehenden Betrag einmal ein und verteilen Sie ihn auf die offenen Eingangsrechnungen des Lieferanten. Die Buchung erfolgt im selben Schritt.
Kann eine Eingangsrechnung überzahlt werden?
Nein. Finance Hero lehnt jede Zahlung oder Zuordnung ab, die den offenen Betrag einer Eingangsrechnung übersteigt, und die Zuordnungen einer Lieferantenzahlung müssen in Summe ihrem Betrag entsprechen.
Kann ich die Originalrechnung des Lieferanten hinterlegen?
Ja. Hängen Sie das PDF des Lieferanten an die Eingangsrechnung an, neben Lieferantenreferenz, Eingangsdatum und Wechselkurs. Uploads werden auf Viren geprüft.
Ändern Wareneingänge die Lagerbestände?
Nein. Ein Wareneingang erfasst die erhaltenen Mengen zur Bestellung und setzt die Bestellung auf „Teilweise eingegangen“ oder „Eingegangen“. Lagerbestände werden separat angepasst, zum Beispiel mit einer Inventur.
Kann ich eine Bestellung per E-Mail an den Lieferanten senden?
Das Senden einer Bestellung per E-Mail an den Lieferanten ist Teil der App Office Hero Manager, die sich in der Testphase befindet und noch nicht in den App-Stores erhältlich ist. Eine Bestellung muss gesendet sein, bevor Wareneingänge dazu erfasst werden können. Im Web legen Sie Bestellungen an und erfassen Wareneingänge zu gesendeten Bestellungen.
Können Lieferanten ihre Rechnungen sehen?
Lieferanten, die sich bei Office Hero Connect anmelden, sehen auf Basis der von Ihnen erfassten Eingangsrechnungen, was Sie ihnen noch schulden und was demnächst fällig wird. Die vollständige Liste ihrer Rechnungen und ihre monatlichen Kontoauszüge werden auf Anfrage freigeschaltet. Office Hero Connect ist bei Finance Hero inklusive.
Welches Paket enthält Bestellungen?
Eingangsrechnungen, der Freigabe-Eingang und Lieferantenzahlungen sind in beiden Paketen von Finance Hero enthalten. Bestellungen und Wareneingänge gibt es mit Professional für 59 € pro Unternehmen und Monat mit 10 Benutzern, zzgl. MwSt.
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