Набавки и влезни фактури
Набавни нарачки и влезни фактури со вградено одобрување
Внесувајте ги влезните фактури како нацрт и книжете ги во обврските кон добавувачите само откако некој ќе ги одобри. Едно плаќање кон добавувач може одеднаш да подмири повеќе влезни фактури, а набавните нарачки го евидентираат очекуваниот трошок на секоја обврска пред да пристигне стоката.
Влезните фактури, одобрувањата и плаќањата кон добавувачи се во секој пакет на Finance Hero; набавните нарачки доаѓаат со Professional.
01Како работи
Од набавна нарачка до платена влезна фактура
Набавни нарачки
Набавни нарачки со пресметан трошок за секоја ставка
Создавајте набавни нарачки со повеќе ставки, со производ, количина, очекувана цена и данок на секоја ставка, како и со центар на трошоци и профитен центар, за секоја обврска да има пресметан трошок пред да пристигне стоката.
- Статуси: нацрт, испратена, делумно примена, примена, затворена и откажана
- Ставките ги земаат производите од вашиот список на производи во Finance Hero
Примки
Евидентирајте што навистина пристигнало
Внесете ги примените количини за секоја ставка од нарачка што е испратена до добавувачот; нарачките се испраќаат од апликацијата Office Hero Manager, која е во тестирање. Нарачката сама преминува во делумно примена или примена, па гледате што уште треба да пристигне пред да дојде влезната фактура.
- Делумните испораки се евидентираат ставка по ставка
- Примката ја ажурира нарачката, а не состојбата на залихата
Влезни фактури
Влезни фактури внесени како нацрт, со прикачен оригинал
Внесете ја секоја влезна фактура со ставките и сметките за трошоци, референцата на добавувачот, датумот на прием и девизниот курс и прикачете го PDF-документот од добавувачот. Нацртите може да се уредуваат сѐ додека некој не ги одобри.
- Приказот на денови задоцнување ги покажува фактурите со поминат рок за плаќање
- Одбиените фактури остануваат во евиденцијата наместо да се бришат
Сандаче за одобрување
Едно сандаче за секоја фактура што чека одлука
Нацрт-фактурите чекаат во една редица, со добавувачот, референцата, рокот за плаќање и вкупниот износ. Со одобрувањето фактурата се книжи во обврските кон добавувачите во главната книга; со одбивањето излегува од редицата без да се избрише.
- Фактурите на чекање и износот на чекање на врвот на сандачето
- Само лица со дозвола за одобрување можат да одобрат фактура
Плаќања кон добавувачи
Платете му на добавувачот еднаш, подмирете повеќе фактури
Внесете го износот што излегува од банката и распределете го на отворените фактури на добавувачот; налогот за книжење помеѓу обврските кон добавувачите и банката се книжи во истиот чекор. За една фактура, прозорецот за плаќање не прифаќа износ поголем од неплатениот износ.
- Збирот на распределбите мора да е еднаков на износот на плаќањето
02Исто така вклучено
Уште за набавките и обврските
Евиденција на добавувачи
IBAN и BIC, ДДВ број, даночна шема, услови за плаќање и валута за секој добавувач, со бројот на добавувачи со отворени фактури и земјите од кои набавувате.
Оценка на добавувачите
Дајте му на секој добавувач оценка од 1 до 5, по желба со белешка што ја објаснува.
Фактури што доспеваат
Фактурите што наскоро доспеваат се на контролната табла и можете да евидентирате плаќање за некоја од нив без да ја напуштите контролната табла.
Добавувачите гледаат колку им должите
Добавувачите што ќе се најават во Office Hero Connect го гледаат износот што сѐ уште им го должите, според влезните фактури што сте ги евидентирале, и што наскоро доспева.
Фактури во други валути
Евидентирајте ја влезната фактура во нејзината валута и по нејзиниот курс. Кога ќе ја платите преку плаќањата кон добавувачи, курсната разлика се книжи автоматски.
Центри на трошоци и профитни центри
Доделете ѝ на секоја набавна нарачка центар на трошоци и профитен центар, за секоја обврска да покажува на кој оддел или проект припаѓа.
Старосна структура на обврските
Колку должите според старост, од недоспеани до постари од 90 дена, на кој било датум и во валутата на вашата компанија.
Спојување дупликати на добавувачи
Пренесете ги документите на дупликатот на добавувачот на евиденцијата што ја задржувате, во еден чекор што се запишува во дневникот на ревизија.
Ништо не исчезнува
Одбиените фактури остануваат во евиденцијата, а сторнираните плаќања книжат компензациски ставки, па дневникот на ревизија останува целосен.
Добро е да знаете
Набавните нарачки се создаваат во Finance Hero на веб. Испраќањето, затворањето и откажувањето на нарачка се прават во апликацијата Office Hero Manager, која е во тестирање, а стоката може да се прими само по нарачка што е испратена. Примките ја ажурираат набавната нарачка, но не и состојбата на залихата.
04Чести прашања
Прашања за набавките и влезните фактури
Не го најдовте одговорот? Пишете ни на [email protected]. Ќе ви одговори човек од нашиот тим во Скопје, од понеделник до петок, 09:00–17:00 по средноевропско време.
Дали влезните фактури треба да се одобрат пред да се книжат?
Да. Влезната фактура се внесува како нацрт и чека во сандачето за одобрување. Со одобрувањето се книжи во обврските кон добавувачите; со одбивањето излегува од редицата, но останува во евиденцијата.
Може ли одеднаш да платам повеќе фактури на еден добавувач?
Да. Внесете го еднаш износот што излегува од банката и распределете го на отворените фактури на добавувачот. Налогот за книжење се книжи во истиот чекор.
Може ли влезна фактура да се преплати?
Не. Finance Hero не прифаќа плаќање или распределба над неподмиреното салдо на фактурата, а збирот на распределбите на едно плаќање кон добавувач мора да биде еднаков на неговиот износ.
Може ли да ја чувам оригиналната фактура од добавувачот?
Да. Прикачете го PDF-документот од добавувачот на влезната фактура, покрај референцата на добавувачот, датумот на прием и девизниот курс. Прикачените датотеки се скенираат за вируси.
Дали примките ја менуваат состојбата на залихата?
Не. Примката ги евидентира примените количини по набавната нарачка и ја префрла нарачката во делумно примена или примена. Состојбата на залихата се усогласува посебно, на пример со попис.
Може ли да ја испратам набавната нарачка до добавувачот по е-пошта?
Испраќањето набавна нарачка до добавувачот по е-пошта е дел од апликацијата Office Hero Manager, која е во тестирање и сѐ уште не е во продавниците за апликации. Нарачката мора да биде испратена пред да може да се прими стока по неа. На веб создавате нарачки и евидентирате примки за нарачките што се испратени.
Можат ли добавувачите да ги видат своите фактури?
Добавувачите што ќе се најават во Office Hero Connect гледаат колку сѐ уште им должите, според влезните фактури што сте ги евидентирале, и што наскоро доспева. Целосниот список на нивните фактури и нивните месечни изводи се вклучуваат на барање. Office Hero Connect е вклучен во Finance Hero.
Кој пакет ги вклучува набавните нарачки?
Влезните фактури, сандачето за одобрување и плаќањата кон добавувачи се во двата пакета на Finance Hero. Набавните нарачки и примките доаѓаат со Professional, за 59 € по компанија месечно со 10 корисници, без ДДВ.
Видете ги набавките во Finance Hero
Закажете демо и ќе ве водиме низ набавните нарачки, одобрувањето на влезните фактури и плаќањата кон добавувачи.