Службени автомобили
Софтвер за службени автомобили што ја почитува приватната употреба
Вработените во продажбата и сервисот често го задржуваат службениот автомобил навечер и за викенд. Fleet Hero, апликацијата на Office Hero за управување со возен парк, го следи работниот ден, престанува да снима позиции при приватна употреба, а сепак го брои растојанието, и ве потсетува кога доспеваат осигурувањето, регистрациите и сервисите.
Режимот на приватност е дел од секој пакет на Fleet Hero, од 10,80 € по возило месечно, со вклучени SIM-картичка и мобилни податоци. Цените се без ДДВ.
01Што покрива Office Hero
Службени автомобили што се користат и приватно
Секоја ставка води до страницата на функцијата, со деталите и ограничувањата.
Приватните патувања остануваат приватни
Паузирајте го снимањето и позициите на автомобилот се отфрлаат во моментот кога ќе пристигнат; никој не може да ги врати подоцна, дури ни администратор.
Викенди и одмори закажани однапред
Закажете приватен период со почеток и крај, долг до 31 ден и најмногу една година однапред; тој сам започнува и завршува.
Приватните километри сепак се бројат
Растојанието поминато за време на паузата се отчитува од километражата или се пресметува од брзината и времето и се прикажува одделно од снименото растојание.
Секоја пауза е евидентирана
Секоја пауза се запишува во дневникот на ревизија, а историјата на паузи го наведува секој приватен период со неговото растојание и бројот на отфрлени позиции.
Осигурување и регистрација навреме
Потсетници за обновување на полиси, регистрации и возачки дозволи до 90 дена однапред, на календар групиран по месеци.
Пропуштени сервиси
Работни налози што доспеваат на датум или при одредена километража, со аларм до колегите пред да доспее сервисот.
Кој има кој автомобил
Календар на доделувања со тоа кој вози кој автомобил и кога, со возачката дозвола на секој возач и нејзиниот датум на истекување.
Трошоци за гориво по автомобил
Точења со цена по литар и l/100 km, графикони на нивото во резервоарот и трошокот за гориво и сервис по километар за секој автомобил.
Графиконите на нивото во резервоарот бараат тракер што го пријавува нивото на гориво.
Електрични службени автомобили
Сесии на полнење со потрошената енергија, цената по kWh, типот на полнач и нивото на полнење пред и потоа, како и трошокот за полнење на секој автомобил.
02Како работи
Приватност, обновувања и возачи, во детали
Три екрани на кои се потпира возниот парк од службени автомобили.
Режим на приватност
Режим на приватност што не зачувува позиции при приватна употреба
Кога автомобилот е паузиран, неговите позиции се отфрлаат во моментот кога ќе пристигнат и никогаш не се зачувуваат, па нема снимена рута што може да се погледне подоцна. Позициите од паузата никогаш не стигнуваат до мапата во живо, а секој споделен линк го прикажува автомобилот како паузиран. Растојанието, времето на возење и горивото за периодот сепак се мерат, па приватните километри може да се пресметаат без рута.
- Причини: приватна употреба, пат до работа, надвор од работно време или друго
- Контролата ја гледаат само лицата со дозвола за пауза за приватност
- Приватните периоди се прикажуваат како празнини во историјата на рути
- Проценетата патна рута низ завршена пауза бара посебна дозвола и секогаш е означена како проценка
Обновувања
Осигурување, регистрации и возачки дозволи пред да истечат
Секој автомобил ги има своите полиси за осигурување и својата регистрација, со датуми, премии и документот на полисата. Секој ден Fleet Hero додава потсетници за полисите, регистрациите и возачките дозволи што истекуваат во рок од 90 дена и ги означува како задоцнети кога ќе помине датумот. Бројач на страницата за осигурување го покажува секој автомобил без задолжително осигурување.
- Календар на потсетници групиран по месеци
- Полисите што истекуваат во следните 30 дена, во лента за известување
- Ваши сопствени потсетници по датум или по километража
- Аларми по е-пошта до колегите пред да доспее сервисот
Возачи и трошоци
Кој вози кој автомобил и колку чини секој автомобил
Календарот на доделувања покажува кој вози кој автомобил и кога, со историјата по автомобил и по возач. Точењата и сервисите се собираат по автомобил во извештајот „Трошок по километар“, повторливите трошоци, како винетите, се наведени на страницата на секој автомобил, а извештајот „Преглед по возила“ ги прикажува километрите поминати за време на паузите за приватност одделно од снименото растојание. Секој возач може да има и најава за Office Hero Connect за своите отсуства, документи и пораки.
- Главен возач и совозач на секое доделување
- Категории на возачката дозвола и датуми на истекување на профилот на секој возач
- Повторливи трошоци по автомобил, како винети или претплати
- Трошок по километар за секој автомобил во извештаите
03Апликациите
Office Hero за возен парк од службени автомобили
Fleet Hero ја врши најголемата работа; HR Hero и Finance Hero ги додаваат луѓето и трошоците.
-
Службени автомобили на мапа во живо во текот на работниот ден, со режим на приватност, обновувања, сервиси и трошоци.
- Режим на приватност во секој пакет
- Потсетници за обновувања
- Календар на доделувања
- Евиденција на гориво и полнење
-
Вработените зад автомобилите, со договори, отсуства и документи во еден запис заеднички со Fleet Hero.
- Еден запис за секое лице во сите апликации
- Одмори и отсуства
- Договори во записот на секое лице
- Пристапот до порталот се отстранува кога ќе заврши вработувањето
-
Барања за надомест на трошоци за гориво, паркинг и километража, поднесени во Finance Hero, со сметки и одобрувач што никогаш не е подносителот на барањето.
- Сметка на секоја ставка од барањето
- Надомест за километража по ваша стапка по километар
- Лимити по категорија
- Одобрување и надомест
04Прашања
Прашања за службените автомобили
Не го најдовте одговорот? Пишете ни на [email protected]. Ќе ви одговори човек од нашиот тим во Скопје, од понеделник до петок, 09:00–17:00 по средноевропско време.
Дали е законито да се следат службени автомобили што вработените ги користат и приватно?
Зависи од земјата и од начинот на кој го правите тоа. Законите за заштита на податоците, како Општата регулатива за заштита на податоците (GDPR), генерално очекуваат јасна цел, јасни информации за вработените и не повеќе следење од потребното, и токму тука помага режимот на приватност. Нашиот водич за GPS следењето и приватноста на вработените ги објаснува начелата; тој не е правен совет, па проверете го вашето поставување со вашиот советник или со надлежниот орган за заштита на личните податоци.
Што гледа компанијата за време на приватно патување?
Само дека автомобилот е паузиран и, потоа, растојанието, времето на возење и горивото за периодот. Неговите позиции се отфрлаат штом пристигнат, па нема снимена рута, дури ни за администратор. Лицата со посебна дозвола можат да побараат проценета патна рута низ завршен приватен период, и таа секогаш е означена како проценка.
Кој може да го вклучи режимот на приватност?
Лицата што ја имаат дозволата за пауза за приватност, која ја доделувате преку улогите; сите други воопшто не ја гледаат контролата. Приватните периоди може да се закажат и однапред, со почеток и крај, па викендот или одморот се приватни без некој да притисне копче. Возачите не можат сами да го вклучат од Office Hero Connect.
Дали Fleet Hero ја изготвува евиденцијата на поминати километри што ја бара нашата даночна управа?
Не во форма на официјални обрасци. Извештајот „Преглед по возила“ ги прикажува километрите поминати за време на паузите за приватност одделно од снименото растојание и се извезува во PDF, Excel или CSV. Извештајот не ги дели снимените километри на деловни и приватни патувања, а Fleet Hero не изготвува официјални обрасци за поминати километри на ниту една земја, па прашајте го вашиот сметководител што му треба од овие бројки.
Дали Fleet Hero изготвува патни налози?
Не. Fleet Hero го евидентира секое патување со возилото, возачот, почетокот, крајот и растојанието, а неговите извештаи се извезуваат во PDF, Excel или CSV, но не го изготвува образецот на патниот налог и не пресметува дневници.
Кој тракер одговара за службен автомобил?
Тракер Teltonika: OBD-модел што се приклучува, како FMC003, се поставува во дијагностичкиот приклучок на автомобилот, а модел што се вградува со кабли може да се монтира скриено. Тракерите се продаваат од 65 €: половина се плаќа однапред, половина по инсталацијата. Инсталацијата чини од 49 € по возило.
Колку чини по автомобил?
Fleet Hero чини од 10,80 € по возило месечно во пакетот Essentials, со вклучени SIM-картичка и мобилни податоци, режим на приватност и потсетници за обновувања. Календарот на доделувања, одржувањето и контролата на гориво доаѓаат со Professional, по 14,80 €. Цените се без ДДВ, а со годишно плаќање се 10% пониски.
Видете го режимот на приватност во демо
Закажете демо и заедно ќе го паузираме и ќе го продолжиме снимањето на еден автомобил и ќе ви покажеме точно што се чува, а што не.