Službeni automobili
Softver za službene automobile koji poštuje privatnu upotrebu
Zaposleni u prodaji i servisu često zadržavaju službeni automobil uveče i vikendom. Fleet Hero, aplikacija Office Hero za upravljanje voznim parkom, prati radni dan, tokom privatne upotrebe prestaje da beleži pozicije, a pređenu udaljenost i dalje računa, i podseća vas kada dospevaju osiguranje, registracije i servisi.
Režim privatnosti deo je svakog paketa Fleet Hero, od 10,80 € po vozilu mesečno, sa uključenom SIM karticom i mobilnim podacima. Cene su bez PDV-a.
01Šta Office Hero pokriva
Službeni automobili koji se koriste i privatno
Svaka kartica vodi na stranicu funkcije sa detaljima i ograničenjima.
Privatne vožnje ostaju privatne
Pauzirajte beleženje i pozicije automobila odbacuju se čim stignu; niko ne može kasnije da ih povrati, čak ni administrator.
Vikendi i odmori zakazani unapred
Zakažite privatni period sa početkom i krajem, u trajanju do 31 dana i najviše godinu dana unapred; sam počinje i sam se završava.
Privatni kilometri se i dalje računaju
Udaljenost pređena tokom pauze očitava se sa odometra ili izračunava iz brzine i vremena i prikazuje se odvojeno od zabeležene udaljenosti.
Svaka pauza je zabeležena
Svaka pauza ulazi u revizijski trag, a istorija pauza navodi svaki privatni period sa udaljenošću i brojem odbačenih pozicija.
Osiguranje i registracija na vreme
Podsetnici za obnovu polisa, registracija i vozačkih dozvola do 90 dana unapred, u kalendaru grupisanom po mesecima.
Servisi koji se propuste
Radni nalozi koji dospevaju na određeni datum ili pri određenoj kilometraži, uz alarm kolegama pre nego što servis dospe.
Ko ima koji automobil
Kalendar dodela ko vozi koji automobil i kada, sa vozačkom dozvolom svakog vozača i njenim datumom isteka.
Troškovi goriva po automobilu
Točenja sa cenom po litru i potrošnjom u l/100 km, grafikoni nivoa goriva u rezervoaru i trošak goriva i servisa po kilometru za svaki automobil.
Za grafikone nivoa u rezervoaru potreban je uređaj za praćenje koji šalje nivo goriva.
Električni službeni automobili
Sesije punjenja sa energijom, cenom po kWh, vrstom punjača i nivoom napunjenosti pre i posle, kao i trošak punjenja svakog automobila.
02Kako funkcioniše
Privatnost, obnove i vozači, detaljno
Tri ekrana na koja se oslanja vozni park službenih automobila.
Režim privatnosti
Režim privatnosti koji ne čuva pozicije tokom privatne upotrebe
Kada je automobil pauziran, njegove pozicije se odbacuju čim stignu i nikada se ne čuvaju, pa kasnije nema zabeležene rute koja bi mogla da se pogleda. Pozicije iz pauze nikada ne stižu na mapu uživo, a svaki deljeni link prikazuje automobil kao pauziran. Pređena udaljenost, vreme vožnje i gorivo za taj period i dalje se mere, pa privatni kilometri mogu da se obračunaju bez rute.
- Razlozi: privatna upotreba, put do posla, van radnog vremena ili ostalo
- Samo osobe sa dozvolom za pauzu privatnosti vide ovu kontrolu
- Privatni periodi se u istoriji ruta prikazuju kao praznine
- Za putnu rutu procenjenu za završenu pauzu potrebna je posebna dozvola i ona je uvek označena kao procena
Obnove
Osiguranje, registracije i dozvole pre nego što isteknu
Uz svaki automobil vode se njegove polise osiguranja i registracija, sa datumima, premijama i dokumentom polise. Fleet Hero svakog dana dodaje podsetnike za polise, registracije i vozačke dozvole koje ističu u narednih 90 dana i označava ih statusom „Kasni“ kada datum prođe. Brojač na stranici osiguranja pokazuje svaki automobil bez obaveznog osiguranja.
- Kalendar podsetnika grupisan po mesecima
- Polise koje ističu u narednih 30 dana, istaknute na traci obaveštenja
- Sopstveni podsetnici prema datumu ili kilometraži
- Obaveštenja e-poštom kolegama pre nego što servis dospe
Vozači i troškovi
Ko vozi koji automobil i koliko koji automobil košta
Kalendar dodela pokazuje ko vozi koji automobil i kada, sa istorijom po automobilu i po vozaču. Točenja i servisi sabiraju se po automobilu u izveštaju „Trošak po kilometru“, stalni troškovi kao što su vinjete navode se na stranici svakog automobila, a izveštaj „Pregled po vozilima“ prikazuje kilometre pređene tokom pauza privatnosti odvojeno od zabeležene udaljenosti. Svaki vozač može da ima i nalog za Office Hero Connect za svoja odsustva, dokumente i poruke.
- Glavni vozač i suvozač na svakoj dodeli
- Kategorije vozačke dozvole i datumi isteka na profilu svakog vozača
- Stalni troškovi po automobilu, kao što su vinjete ili pretplate
- Trošak po kilometru po automobilu u izveštajima
03Aplikacije
Office Hero za vozni park službenih automobila
Fleet Hero obavlja najveći deo posla; HR Hero i Finance Hero dodaju ljude i troškove.
-
Službeni automobili na mapi uživo tokom radnog dana, sa režimom privatnosti, obnovama, servisima i troškovima.
- Režim privatnosti u svakom paketu
- Podsetnici za obnovu
- Kalendar dodela
- Evidencija goriva i punjenja
-
Zaposleni koji koriste automobile, sa ugovorima, odsustvima i dokumentima u jednom zapisu zajedničkom sa aplikacijom Fleet Hero.
- Jedan zapis o osobi u svim aplikacijama
- Odsustva i izostanci
- Ugovori u dosijeu svake osobe
- Pristup portalu se uklanja kada radni odnos prestane
-
Zahtevi za refundaciju troškova u aplikaciji Finance Hero za gorivo, parking i kilometražu, sa računima i odobravaocem koji nikada nije podnosilac zahteva.
- Račun uz svaku stavku zahteva
- Naknade za kilometražu po vašoj ceni po kilometru
- Ograničenja po kategoriji
- Odobravanje i refundacija
04Pitanja
Pitanja o službenim automobilima
Niste pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovoriće vam član našeg tima u Skoplju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Da li je zakonito pratiti službene automobile koje zaposleni koriste i privatno?
Zavisi od države i od načina na koji to radite. Propisi o zaštiti podataka, kao što je Opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR), uglavnom zahtevaju jasnu svrhu, jasne informacije za zaposlene i ne više praćenja nego što je potrebno, a tu pomaže režim privatnosti. Naš vodič o GPS praćenju i privatnosti zaposlenih objašnjava osnovna načela; on nije pravni savet, pa svoje podešavanje proverite sa svojim savetnikom ili nadležnim organom za zaštitu podataka.
Šta kompanija vidi tokom privatne vožnje?
Samo to da je automobil pauziran, a posle toga pređenu udaljenost, vreme vožnje i gorivo za taj period. Njegove pozicije se odbacuju čim stignu, pa zabeležena ruta ne postoji, čak ni za administratora. Osobe sa posebnom dozvolom mogu da zatraže putnu rutu procenjenu za završeni privatni period, i ona je uvek označena kao procena.
Ko može da uključi režim privatnosti?
Osobe koje imaju dozvolu za pauzu privatnosti, koju dodeljujete kroz uloge; svi ostali ovu kontrolu ni ne vide. Privatni periodi mogu da se zakažu i unapred, sa početkom i krajem, pa je vikend ili odmor privatan, a da niko ne mora da pritisne dugme. Vozači ne mogu sami da ga uključe iz portala Office Hero Connect.
Da li Fleet Hero pravi evidenciju kilometraže koju traži naša poreska uprava?
Ne u obliku zvaničnih obrazaca. Izveštaj „Pregled po vozilima“ prikazuje kilometre pređene tokom pauza privatnosti odvojeno od zabeležene udaljenosti i izvozi se u PDF, Excel ili CSV. Izveštaj ne deli zabeležene kilometre na poslovne i privatne vožnje, a Fleet Hero ne pravi zvanične obrasce evidencije kilometraže nijedne države, pa pitajte svog računovođu šta mu je od ovih podataka potrebno.
Da li Fleet Hero izrađuje putne naloge?
Ne. Fleet Hero beleži svaku vožnju sa podacima o vozilu, vozaču, početku, kraju i udaljenosti, a njegovi izveštaji se izvoze u PDF, Excel ili CSV, ali ne izrađuje obrazac putnog naloga niti obračunava dnevnice.
Koji uređaj za praćenje odgovara službenom automobilu?
Teltonika uređaj za praćenje: OBD model kao što je FMC003 samo se priključi u dijagnostičku utičnicu automobila, a model sa fiksnom ugradnjom može da se ugradi tako da se ne vidi. Uređaji se prodaju po ceni od 65 € naviše: polovina se plaća unapred, a polovina posle ugradnje. Ugradnja počinje od 49 € po vozilu.
Koliko košta po automobilu?
Fleet Hero počinje od 10,80 € po vozilu mesečno u paketu Essentials, sa uključenom SIM karticom i mobilnim podacima, režimom privatnosti i podsetnicima za obnovu. Kalendar dodela, održavanje i kontrola goriva dolaze uz paket Professional, po ceni od 14,80 €. Cene su bez PDV-a, a uz godišnje plaćanje su 10% niže.
Pogledajte režim privatnosti u demo prikazu
Zakažite demo i zajedno sa vama ćemo pauzirati i ponovo pokrenuti beleženje za jedan automobil i pokazati šta se tačno čuva, a šta ne.