Službeni automobili
Softver za službene automobile koji poštuje privatnu upotrebu
Osoblje u prodaji i servisu često zadržava službeni automobil navečer i vikendom. Fleet Hero, aplikacija za upravljanje voznim parkom u sklopu sistema Office Hero, prati radni dan, tokom privatne upotrebe prestaje bilježiti pozicije, ali i dalje računa pređenu udaljenost, i podsjeća vas kada dospijevaju osiguranje, registracije i servisi.
Režim privatnosti dio je svakog paketa Fleet Hero, od 10,80 € po vozilu mjesečno, uključujući SIM karticu i mobilne podatke. Cijene su bez PDV-a.
01Šta Office Hero pokriva
Službeni automobili koji se koriste i privatno
Svako polje vodi na stranicu funkcije s detaljima i ograničenjima.
Privatne vožnje ostaju privatne
Kada pauzirate bilježenje, pozicije automobila odbacuju se čim stignu; niko ih kasnije ne može vratiti, čak ni administrator.
Vikendi i godišnji odmori zakazani unaprijed
Zakažite privatni period s početkom i krajem, u trajanju do 31 dana i do godinu dana unaprijed; počinje i završava se sam.
Privatni kilometri i dalje se računaju
Udaljenost pređena tokom pauze očitava se s odometra ili izračunava iz brzine i vremena i iskazuje se odvojeno od zabilježene udaljenosti.
Svaka pauza je evidentirana
Svaka pauza upisuje se u zapisnik revizije, a historija pauza navodi svaki privatni period s njegovom udaljenošću i brojem odbačenih pozicija.
Osiguranje i registracija na vrijeme
Podsjetnici za obnovu polica, registracija i vozačkih dozvola do 90 dana unaprijed, u kalendaru grupisanom po mjesecima.
Servisi koji se propuštaju
Radni nalozi koji dospijevaju na određeni datum ili pri određenom stanju odometra, uz upozorenje kolegama prije nego što servis dospije.
Ko ima koji automobil
Kalendar dodjela koji pokazuje ko vozi koji automobil i kada, s vozačkom dozvolom svakog vozača i njenim datumom isteka.
Troškovi goriva po automobilu
Točenja s cijenom po litru i potrošnjom u l/100 km, grafikoni nivoa goriva u rezervoaru te trošak goriva i servisa po kilometru za svaki automobil.
Grafikoni nivoa goriva u rezervoaru zahtijevaju uređaj za praćenje koji javlja nivo goriva.
Električni službeni automobili
Sesije punjenja s energijom, cijenom po kWh, vrstom punjača i nivoom napunjenosti prije i poslije te trošak punjenja svakog automobila.
02Kako radi
Privatnost, obnove i vozači, detaljno
Tri ekrana na koja se oslanja vozni park službenih automobila.
Režim privatnosti
Režim privatnosti koji ne pohranjuje pozicije tokom privatne upotrebe
Kada je automobil pauziran, njegove pozicije odbacuju se čim stignu i nikada se ne pohranjuju, pa kasnije nema zabilježene rute koju bi neko mogao pogledati. Pozicije iz pauze nikada ne stižu na mapu uživo, a svaki dijeljeni link prikazuje automobil kao pauziran. Udaljenost, vrijeme vožnje i gorivo za taj period i dalje se mjere, pa se privatni kilometri mogu obračunati bez rute.
- Razlozi: privatna upotreba, put na posao, van radnog vremena ili ostalo
- Tu opciju vide samo osobe s dozvolom za pauzu privatnosti
- Privatni periodi pojavljuju se kao praznine u historiji ruta
- Cestovna ruta procijenjena preko završene pauze zahtijeva posebnu dozvolu i uvijek je označena kao procjena
Obnove
Osiguranje, registracije i vozačke dozvole prije isteka
Uz svaki automobil vode se njegove police osiguranja i registracija, s datumima, premijama i dokumentom police. Svaki dan Fleet Hero dodaje podsjetnike za police, registracije i vozačke dozvole koje ističu u narednih 90 dana i označava ih kao zakašnjele kada datum prođe. Brojač na stranici osiguranja pokazuje svaki automobil bez obaveznog osiguranja.
- Kalendar podsjetnika grupisan po mjesecima
- Police koje ističu u narednih 30 dana, u traci s obavještenjem
- Vlastiti podsjetnici prema datumu ili stanju odometra
- Upozorenja kolegama e-poštom prije nego što servis dospije
Vozači i troškovi
Ko vozi koji automobil i koliko košta svaki automobil
Kalendar dodjela pokazuje ko vozi koji automobil i kada, s historijom po automobilu i po vozaču. Točenja i servisi sabiraju se po automobilu u izvještaju o trošku po kilometru, ponavljajući troškovi kao što su vinjete navode se na stranici svakog automobila, a izvještaj „Sažetak vozila“ iskazuje kilometre pređene tokom pauza privatnosti odvojeno od zabilježene udaljenosti. Svaki vozač može imati i korisnički račun za Office Hero Connect za svoja odsustva, dokumente i poruke.
- Glavni vozač i suvozač za svaku dodjelu
- Kategorije vozačke dozvole i datumi isteka na profilu svakog vozača
- Ponavljajući troškovi po automobilu, kao što su vinjete ili pretplate
- Trošak po kilometru za svaki automobil u izvještajima
03Aplikacije
Office Hero za vozni park službenih automobila
Fleet Hero obavlja najveći dio posla; HR Hero i Finance Hero dodaju ljude i troškove.
-
Službeni automobili na mapi uživo tokom radnog dana, s režimom privatnosti, obnovama, servisima i troškovima.
- Režim privatnosti u svakom paketu
- Podsjetnici za obnove
- Kalendar dodjela
- Evidencija goriva i punjenja
-
Uposlenici koji voze automobile, s ugovorima, odsustvima i dokumentima u jednom zapisu koji dijele s aplikacijom Fleet Hero.
- Jedan zapis o osobi u svim aplikacijama
- Odsustva i izostanci
- Ugovori u zapisu svake osobe
- Pristup portalu uklanja se kada radni odnos prestane
-
Zahtjevi za povrat troškova goriva, parkinga i kilometraže, podneseni u aplikaciji Finance Hero, s računima, a odobrava ih osoba koja nikada nije podnosilac zahtjeva.
- Račun uz svaku stavku zahtjeva
- Naknade za kilometražu po vašoj cijeni po kilometru
- Ograničenja po kategoriji
- Odobravanje i povrat novca
04Pitanja
Pitanja o službenim automobilima
Niste ovdje pronašli odgovor? Pišite na [email protected]. Odgovara osoba iz našeg tima u Skoplju, od ponedjeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjoevropskom vremenu.
Je li zakonito pratiti službene automobile koje uposlenici koriste i privatno?
To zavisi od zemlje i od načina na koji to radite. Propisi o zaštiti podataka, kao što je Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR), uglavnom očekuju jasnu svrhu, jasne informacije za uposlenike i ne više praćenja nego što je potrebno, a u tome pomaže režim privatnosti. Naš vodič o GPS praćenju i privatnosti uposlenika objašnjava načela; to nije pravni savjet, pa svoje rješenje provjerite sa svojim savjetnikom ili s nadležnim tijelom za zaštitu podataka.
Šta kompanija vidi tokom privatne vožnje?
Samo da je automobil pauziran i, nakon toga, udaljenost, vrijeme vožnje i gorivo za taj period. Njegove pozicije odbacuju se pri prijemu, pa nema zabilježene rute, čak ni za administratora. Osobe s posebnom dozvolom mogu zatražiti cestovnu rutu procijenjenu preko završenog privatnog perioda, a ona je uvijek označena kao procjena.
Ko može uključiti režim privatnosti?
Osobe koje imaju dozvolu za pauzu privatnosti, koju dodjeljujete putem uloga; svi ostali tu opciju uopće ne vide. Privatni periodi mogu se zakazati i unaprijed, s početkom i krajem, pa je vikend ili godišnji odmor privatan, a da niko ne mora pritisnuti dugme. Vozači ga ne mogu sami uključiti iz portala Office Hero Connect.
Izrađuje li Fleet Hero evidenciju kilometraže koju traži naša porezna uprava?
Ne u obliku službenih obrazaca. Izvještaj „Sažetak vozila“ iskazuje kilometre pređene tokom pauza privatnosti odvojeno od zabilježene udaljenosti i izvozi se u PDF, Excel ili CSV. Izvještaj ne dijeli zabilježene kilometre na poslovne i privatne vožnje, a Fleet Hero ne izrađuje službene obrasce za evidenciju kilometraže ni za jednu zemlju, pa pitajte svog računovođu šta mu od ovih brojki treba.
Izrađuje li Fleet Hero putne naloge?
Ne. Fleet Hero bilježi svaku vožnju s vozilom, vozačem, početkom, završetkom i udaljenošću, a njegovi izvještaji izvoze se u PDF, Excel ili CSV, ali ne izrađuje obrazac putnog naloga niti obračunava dnevnice.
Koji uređaj za praćenje odgovara službenom automobilu?
Teltonika uređaj: OBD model kao što je FMC003 uključuje se u dijagnostički priključak automobila, a fiksno ožičen model može se ugraditi tako da se ne vidi. Uređaji se prodaju od 65 €: polovina se plaća unaprijed, a polovina nakon ugradnje. Ugradnja košta od 49 € po vozilu.
Koliko to košta po automobilu?
Fleet Hero počinje od 10,80 € po vozilu mjesečno u paketu Essentials, uključujući SIM karticu i mobilne podatke, režim privatnosti i podsjetnike za obnove. Kalendar dodjela, održavanje i kontrola goriva dolaze uz paket Professional, po cijeni od 14,80 €. Cijene su bez PDV-a, a uz godišnje plaćanje niže su za 10 %.
Pogledajte režim privatnosti u demu
Zakažite demo i zajedno s vama pauzirat ćemo i ponovo pokrenuti bilježenje za jedan automobil te tačno pokazati šta se čuva, a šta ne.