Samochody służbowe
Oprogramowanie do samochodów służbowych, które szanuje użytek prywatny
Handlowcy i serwisanci często zatrzymują samochód służbowy na wieczory i weekendy. Fleet Hero, aplikacja Office Hero do zarządzania flotą, monitoruje dzień pracy, wstrzymuje zapis pozycji podczas użytku prywatnego, nadal licząc dystans, i przypomina o terminach ubezpieczeń, rejestracji i serwisów.
Tryb prywatności jest częścią każdego pakietu Fleet Hero, od 10,80 € za pojazd miesięcznie, z kartą SIM i transmisją danych w cenie. Ceny netto (bez VAT).
01Co obejmuje Office Hero
Samochody służbowe używane także prywatnie
Każdy kafelek prowadzi do strony funkcji ze szczegółami i ograniczeniami.
Prywatne przejazdy pozostają prywatne
Po wstrzymaniu rejestrowania pozycje samochodu są odrzucane w chwili odbioru; nikt nie może ich później odzyskać, nawet administrator.
Weekendy i urlopy zaplanowane z góry
Okres prywatny planuje się z datą rozpoczęcia i zakończenia, na maksymalnie 31 dni i do roku naprzód; zaczyna się i kończy sam.
Kilometry prywatne nadal liczone
Dystans przejechany podczas pauzy jest odczytywany z licznika przebiegu lub obliczany z prędkości i czasu, a następnie wykazywany osobno od zarejestrowanego dystansu.
Każda pauza odnotowana
Każda pauza trafia do dziennika audytu, a historia pauz pokazuje każdy okres prywatny z jego dystansem i liczbą odrzuconych pozycji.
Ubezpieczenie i rejestracja na czas
Przypomnienia o odnowieniu polis, rejestracji i praw jazdy z wyprzedzeniem do 90 dni, w kalendarzu pogrupowanym według miesięcy.
Przegapione serwisy
Zlecenia serwisowe z terminem według daty lub stanu licznika i alert dla współpracowników przed terminem serwisu.
Kto ma który samochód
Kalendarz przypisań pokazujący, kto i kiedy jeździ którym samochodem, wraz z prawem jazdy każdego kierowcy i datą jego ważności.
Koszty paliwa każdego samochodu
Tankowania z ceną za litr i zużyciem w l/100 km, wykresy poziomu paliwa w zbiorniku oraz koszt paliwa i serwisu na kilometr każdego samochodu.
Wykresy poziomu paliwa wymagają lokalizatora, który przesyła poziom paliwa.
Elektryczne samochody służbowe
Sesje ładowania z ilością energii, ceną za kWh, typem ładowarki i poziomem naładowania przed i po oraz koszt ładowania każdego samochodu.
02Jak to działa
Prywatność, odnowienia i kierowcy – szczegółowo
Trzy ekrany, na których opiera się flota samochodów służbowych.
Tryb prywatności
Tryb prywatności, który nie zapisuje pozycji podczas użytku prywatnego
Gdy rejestrowanie samochodu jest wstrzymane, jego pozycje są odrzucane w chwili odbioru i nigdy nie są zapisywane, więc nie ma żadnej zarejestrowanej trasy do późniejszego przejrzenia. Pozycje z czasu pauzy nigdy nie trafiają na mapę na żywo, a każdy udostępniony link pokazuje samochód jako wstrzymany. Dystans, czas jazdy i paliwo z tego okresu są nadal mierzone, więc kilometry prywatne można rozliczyć bez trasy.
- Powody: użytek prywatny, dojazd do pracy, poza służbą lub inny
- Tę opcję widzą tylko osoby z uprawnieniem do pauzy prywatności
- Okresy prywatne są widoczne jako luki w historii tras
- Szacowana trasa drogowa dla zakończonej pauzy wymaga osobnego uprawnienia i zawsze jest oznaczona jako szacunek
Odnowienia
Ubezpieczenia, rejestracje i prawa jazdy przed upływem terminu
Każdy samochód ma swoje polisy ubezpieczeniowe i rejestrację, z datami, składkami i dokumentem polisy. Codziennie Fleet Hero dodaje przypomnienia o polisach, rejestracjach i prawach jazdy, które wygasają w ciągu 90 dni, i oznacza je jako zaległe po upływie terminu. Licznik na stronie ubezpieczeń pokazuje każdy samochód bez obowiązkowego ubezpieczenia.
- Kalendarz przypomnień pogrupowany według miesięcy
- Polisy wygasające w ciągu najbliższych 30 dni na banerze
- Własne przypomnienia według daty lub stanu licznika
- Alerty e-mailem do współpracowników przed terminem serwisu
Kierowcy i koszty
Kto jeździ którym samochodem i ile kosztuje każdy samochód
Kalendarz przypisań pokazuje, kto i kiedy jeździ którym samochodem, z historią dla każdego samochodu i kierowcy. Tankowania i serwisy sumują się dla każdego samochodu w raporcie „Koszt na kilometr”, koszty cykliczne, takie jak winiety, są wymienione na stronie każdego samochodu, a raport „Podsumowanie pojazdów” wykazuje kilometry przejechane podczas pauz prywatności osobno od zarejestrowanego dystansu. Każdy kierowca może też mieć konto Office Hero Connect do obsługi urlopów, dokumentów i wiadomości.
- Kierowca główny i drugi kierowca przy każdym przypisaniu
- Kategorie prawa jazdy i daty ważności w profilu każdego kierowcy
- Koszty cykliczne każdego samochodu, takie jak winiety czy abonamenty
- Koszt na kilometr każdego samochodu w raportach
03Aplikacje
Office Hero dla floty samochodów służbowych
Większość pracy wykonuje Fleet Hero; HR Hero i Finance Hero dodają ludzi i wydatki.
-
Samochody służbowe na mapie na żywo w ciągu dnia pracy, z trybem prywatności, odnowieniami, serwisami i kosztami.
- Tryb prywatności w każdym pakiecie
- Przypomnienia o odnowieniach
- Kalendarz przypisań
- Ewidencja tankowań i ładowania
-
Pracownicy korzystający z samochodów, z umowami, urlopami i dokumentami w jednym rekordzie wspólnym z Fleet Hero.
- Jeden rekord osoby we wszystkich aplikacjach
- Urlopy i nieobecności
- Umowy w kartotece każdej osoby
- Dostęp do portalu usuwany po zakończeniu zatrudnienia
-
Wnioski o zwrot wydatków składane w Finance Hero za paliwo, parkingi i przejazdy, z paragonami i osobą zatwierdzającą, która nigdy nie jest wnioskodawcą.
- Paragon przy każdej pozycji wniosku
- Zwrot kosztów przejazdu według Państwa stawki za kilometr
- Limity dla każdej kategorii
- Zatwierdzanie i zwrot kosztów
04Pytania
Pytania o samochody służbowe
Nie znaleźli Państwo odpowiedzi? Prosimy napisać na adres [email protected]. Odpowie osoba z naszego zespołu w Skopje, od poniedziałku do piątku w godz. 09:00–17:00 czasu środkowoeuropejskiego.
Czy monitorowanie samochodów służbowych, których pracownicy używają też prywatnie, jest legalne?
To zależy od kraju i od sposobu monitorowania. Przepisy o ochronie danych, takie jak RODO, zasadniczo wymagają jasnego celu, jasnej informacji dla pracowników i monitorowania nie szerszego niż to konieczne – i właśnie tu pomaga tryb prywatności. Nasz poradnik o monitoringu GPS i prywatności pracowników omawia te zasady; nie stanowi porady prawnej, dlatego prosimy sprawdzić swoją konfigurację z doradcą lub organem ochrony danych osobowych.
Co widzi firma podczas prywatnego przejazdu?
Tylko to, że rejestrowanie samochodu jest wstrzymane, a później dystans, czas jazdy i paliwo z tego okresu. Pozycje są odrzucane w chwili odbioru, więc nie ma zarejestrowanej trasy, nawet dla administratora. Osoby z osobnym uprawnieniem mogą poprosić o szacowaną trasę drogową dla zakończonego okresu prywatnego, która zawsze jest oznaczona jako szacunek.
Kto może włączyć tryb prywatności?
Osoby z uprawnieniem do pauzy prywatności, które nadają Państwo przez role; pozostali w ogóle nie widzą tej opcji. Okresy prywatne można też zaplanować z góry, z datą rozpoczęcia i zakończenia, więc weekend lub urlop jest prywatny bez naciskania żadnego przycisku. Kierowcy nie mogą sami włączyć trybu prywatności w Office Hero Connect.
Czy Fleet Hero tworzy dokumentację przebiegu, której wymaga nasz urząd skarbowy?
Nie w formie urzędowych formularzy. Raport „Podsumowanie pojazdów” wykazuje kilometry przejechane podczas pauz prywatności osobno od zarejestrowanego dystansu i można go wyeksportować do PDF, Excel lub CSV. Raport nie dzieli zarejestrowanych kilometrów na przejazdy służbowe i prywatne, a Fleet Hero nie tworzy urzędowych formularzy ewidencji przebiegu żadnego kraju, dlatego prosimy zapytać księgowego, czego potrzebuje na podstawie tych danych.
Czy Fleet Hero tworzy polecenia wyjazdu służbowego?
Nie. Fleet Hero rejestruje każdy przejazd wraz z pojazdem, kierowcą, początkiem, końcem i dystansem, a raporty można eksportować do PDF, Excel lub CSV. Nie tworzy jednak formularza polecenia wyjazdu służbowego ani nie oblicza diet.
Jaki lokalizator pasuje do samochodu służbowego?
Lokalizator Teltonika: model wtykowy OBD, taki jak FMC003, wpina się w gniazdo diagnostyczne samochodu, a model montowany na stałe można zamontować w niewidocznym miejscu. Lokalizatory kosztują od 65 €, przy czym połowę płaci się z góry, a połowę po montażu; montaż kosztuje od 49 € za pojazd.
Ile to kosztuje w przeliczeniu na samochód?
Fleet Hero kosztuje od 10,80 € za pojazd miesięcznie w pakiecie Essentials, z kartą SIM i transmisją danych, trybem prywatności i przypomnieniami o odnowieniach w cenie. Kalendarz przypisań, serwis i kontrola paliwa są dostępne w pakiecie Professional za 14,80 €. Podane ceny są cenami netto (bez VAT), a przy płatności rocznej są o 10% niższe.
Tryb prywatności na prezentacji
Na prezentacji wspólnie wstrzymamy i wznowimy rejestrowanie samochodu oraz dokładnie pokażemy, co jest zapisywane, a co nie.