Dienstwagen
Software für Dienstwagen, die die Privatnutzung respektiert
Mitarbeiter in Vertrieb und Service behalten ihren Dienstwagen oft auch abends und am Wochenende. Fleet Hero, die Flottenmanagement-App von Office Hero, ortet die Fahrzeuge während des Arbeitstags, zeichnet bei Privatnutzung keine Positionen auf, zählt die Strecke aber weiter und erinnert Sie, wenn Versicherungen, Zulassungen und Services fällig werden.
Der Privatmodus ist in jedem Paket von Fleet Hero enthalten, ab 10,80 € pro Fahrzeug und Monat, SIM-Karte und mobile Daten inklusive. Alle Preise zzgl. MwSt.
01Was Office Hero abdeckt
Dienstwagen, die auch privat genutzt werden
Jede Kachel verlinkt auf die Funktionsseite mit den Details und den Einschränkungen.
Privatfahrten bleiben privat
Pausieren Sie die Aufzeichnung, und die Positionen des Fahrzeugs werden verworfen, sobald sie eintreffen; niemand kann sie später wiederherstellen, auch kein Administrator.
Wochenenden und Urlaube im Voraus gebucht
Buchen Sie einen Privatzeitraum mit Beginn und Ende, bis zu 31 Tage lang und bis zu ein Jahr im Voraus; er beginnt und endet von selbst.
Privatkilometer werden weiter gezählt
Die während einer Pause gefahrene Strecke wird am Kilometerstand abgelesen oder aus Geschwindigkeit und Zeit ermittelt und getrennt von der aufgezeichneten Strecke ausgewiesen.
Jede Pause protokolliert
Jede Pause wird im Prüfprotokoll festgehalten, und der Pausenverlauf listet jeden Privatzeitraum mit seiner Strecke und der Zahl der verworfenen Positionen auf.
Versicherung und Zulassung rechtzeitig
Erinnerungen zur Verlängerung von Policen, Zulassungen und Führerscheinen bis zu 90 Tage im Voraus, in einem nach Monaten gegliederten Kalender.
Versäumte Services
Arbeitsaufträge, fällig zu einem Datum oder bei einem Kilometerstand, mit einem Alarm an Kollegen, bevor ein Service fällig wird.
Wer welchen Dienstwagen hat
Ein Zuweisungskalender, wer wann welches Fahrzeug fährt, mit dem Führerschein jedes Fahrers und seinem Ablaufdatum.
Kraftstoffkosten pro Fahrzeug
Tankvorgänge mit Literpreis und l/100 km, Diagramme zum Tankfüllstand und die Kraftstoff- und Servicekosten pro Kilometer jedes Fahrzeugs.
Diagramme zum Tankfüllstand erfordern einen Tracker, der den Kraftstoffstand meldet.
Elektrische Dienstwagen
Ladevorgänge mit Energiemenge, Preis pro kWh, Ladeart und dem Ladezustand vorher und nachher sowie die Ladekosten jedes Fahrzeugs.
02So funktioniert es
Privatsphäre, Verlängerungen und Fahrer im Detail
Drei Ansichten, auf die sich eine Dienstwagenflotte verlässt.
Privatmodus
Ein Privatmodus, der bei Privatnutzung keine Positionen speichert
Ist ein Fahrzeug pausiert, werden seine Positionen verworfen, sobald sie eintreffen, und nie gespeichert, sodass es später keine aufgezeichnete Route gibt, die man ansehen könnte. Positionen aus der Pause erreichen nie die Live-Karte, und jeder geteilte Link zeigt das Fahrzeug als pausiert. Strecke, Fahrzeit und Kraftstoff für den Zeitraum werden weiterhin gemessen, sodass sich Privatkilometer ohne Route erfassen lassen.
- Gründe: Privatnutzung, Arbeitsweg, außerhalb der Dienstzeit oder Sonstiges
- Nur Personen mit der Berechtigung für die Privatsphäre-Pause sehen die Schaltfläche
- Privatzeiträume erscheinen als Lücken im Routenverlauf
- Eine geschätzte Straßenroute über eine abgeschlossene Pause erfordert eine gesonderte Berechtigung und ist stets als Schätzung gekennzeichnet
Verlängerungen
Versicherungen, Zulassungen und Führerscheine, bevor sie ablaufen
Zu jedem Fahrzeug gehören seine Versicherungspolicen und seine Zulassung, mit Terminen, Prämien und dem Policendokument. Jeden Tag legt Fleet Hero Erinnerungen für Policen, Zulassungen und Führerscheine an, die innerhalb von 90 Tagen ablaufen, und markiert sie als überfällig, wenn das Datum verstrichen ist. Ein Zähler auf der Versicherungsseite zeigt jedes Fahrzeug ohne Pflichtversicherung.
- Ein Erinnerungskalender, nach Monaten gegliedert
- Policen, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen, in einem Banner
- Eigene Erinnerungen nach Datum oder Kilometerstand
- E-Mail-Alarme an Kollegen, bevor ein Service fällig wird
Fahrer und Kosten
Wer welchen Dienstwagen fährt und was jedes Fahrzeug kostet
Der Zuweisungskalender zeigt, wer wann welches Fahrzeug fährt, mit dem Verlauf pro Fahrzeug und pro Fahrer. Tankvorgänge und Services summieren sich pro Fahrzeug im Bericht „Kosten pro Kilometer“, wiederkehrende Kosten wie Vignetten stehen auf der Seite jedes Fahrzeugs, und der Bericht „Fahrzeugübersicht“ weist die während Privatsphäre-Pausen gefahrenen Kilometer getrennt von der aufgezeichneten Strecke aus. Jeder Fahrer kann außerdem eine Anmeldung bei Office Hero Connect für Urlaub, Dokumente und Nachrichten erhalten.
- Hauptfahrer und Beifahrer bei jeder Zuweisung
- Führerscheinklassen und Ablaufdaten im Profil jedes Fahrers
- Wiederkehrende Kosten pro Fahrzeug, etwa Vignetten oder Abonnements
- Kosten pro Kilometer je Fahrzeug in den Berichten
03Die Apps
Office Hero für eine Dienstwagenflotte
Fleet Hero erledigt den Großteil der Arbeit; HR Hero und Finance Hero ergänzen die Mitarbeiter und die Spesen.
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Dienstwagen während des Arbeitstags auf einer Live-Karte, mit Privatmodus, Verlängerungen, Services und Kosten.
- Privatmodus in jedem Paket
- Erinnerungen zur Verlängerung
- Zuweisungskalender
- Tank- und Ladedaten
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Die Mitarbeiter hinter den Fahrzeugen, mit Arbeitsverträgen, Urlaub und Dokumenten in einem Datensatz, den Fleet Hero mitnutzt.
- Ein Datensatz pro Person in allen Apps
- Urlaub und Abwesenheiten
- Verträge in der Personalakte jeder Person
- Portalzugang wird mit Ende des Arbeitsverhältnisses entfernt
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In Finance Hero erfasste Spesenabrechnungen für Kraftstoff, Parken und Kilometergeld, mit Belegen und einer genehmigenden Person, die nie die antragstellende Person ist.
- Ein Beleg pro Abrechnungsposition
- Kilometergeldabrechnungen zu Ihrem Satz pro Kilometer
- Limits pro Kategorie
- Genehmigung und Erstattung
04Fragen
Fragen zu Dienstwagen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Ist es zulässig, Dienstwagen zu orten, die Mitarbeiter auch privat nutzen?
Das hängt vom Land ab und davon, wie Sie es umsetzen. Datenschutzrecht wie die DSGVO verlangt in der Regel einen klaren Zweck, klare Informationen für die Mitarbeiter und nicht mehr Ortung als nötig; genau dabei hilft der Privatmodus. Unser Leitfaden zur GPS-Ortung und zum Datenschutz von Mitarbeitern erläutert die Grundsätze; er ist keine Rechtsberatung, klären Sie Ihre Umsetzung daher mit Ihrem Berater oder Ihrer Datenschutzbehörde.
Was sieht das Unternehmen während einer Privatfahrt?
Nur, dass das Fahrzeug pausiert ist, und danach Strecke, Fahrzeit und Kraftstoff für den Zeitraum. Seine Positionen werden beim Eingang verworfen, sodass es keine aufgezeichnete Route gibt, auch nicht für einen Administrator. Personen mit einer gesonderten Berechtigung können für einen abgeschlossenen Privatzeitraum eine geschätzte Straßenroute anfordern, die stets als Schätzung gekennzeichnet ist.
Wer kann den Privatmodus einschalten?
Personen mit der Berechtigung für die Privatsphäre-Pause, die Sie über Rollen vergeben; alle anderen sehen die Schaltfläche gar nicht. Privatzeiträume lassen sich auch mit Beginn und Ende im Voraus buchen, sodass ein Wochenende oder ein Urlaub privat bleibt, ohne dass jemand eine Taste drücken muss. Fahrer können den Privatmodus nicht selbst über Office Hero Connect einschalten.
Erstellt Fleet Hero die Kilometernachweise, die unser Finanzamt verlangt?
Nicht als amtliche Formulare. Der Bericht „Fahrzeugübersicht“ weist die während Privatsphäre-Pausen gefahrenen Kilometer getrennt von der aufgezeichneten Strecke aus und lässt sich als PDF, Excel oder CSV exportieren. Der Bericht teilt die aufgezeichneten Kilometer nicht in dienstliche und private Fahrten auf, und Fleet Hero erstellt keine amtlichen Kilometerformulare eines Landes; fragen Sie daher Ihre Buchhaltung, was sie aus diesen Zahlen benötigt.
Erstellt Fleet Hero Dienstreiseaufträge?
Nein. Fleet Hero erfasst jede Fahrt mit Fahrzeug, Fahrer, Beginn, Ende und Strecke, und seine Berichte lassen sich als PDF, Excel oder CSV exportieren, aber es erstellt weder das Formular für Dienstreiseaufträge noch berechnet es Tagegeld.
Welcher Tracker passt zu einem Dienstwagen?
Ein Tracker von Teltonika: Ein OBD-Stecktracker wie der FMC003 wird in die Diagnosebuchse des Fahrzeugs gesteckt, und ein fest verkabeltes Modell lässt sich unsichtbar einbauen. Tracker gibt es ab 65 €, die Hälfte zahlen Sie im Voraus und die Hälfte nach dem Einbau; der Einbau beginnt bei 49 € pro Fahrzeug.
Was kostet es pro Fahrzeug?
Fleet Hero beginnt bei 10,80 € pro Fahrzeug und Monat im Paket Essentials, SIM-Karte und mobile Daten, Privatmodus und Erinnerungen zur Verlängerung inklusive. Zuweisungskalender, Wartung und Kraftstoffüberwachung gibt es mit dem Paket Professional zu 14,80 €. Alle Preise zzgl. MwSt.; bei jährlicher Zahlung sparen Sie 10 %.
Den Privatmodus in einer Demo sehen
Buchen Sie eine Demo, und wir pausieren gemeinsam mit Ihnen die Aufzeichnung eines Fahrzeugs, setzen sie wieder fort und zeigen genau, was gespeichert wird und was nicht.