Datenschutzerklärung

Office Hero entwickelt Apps für Unternehmen: Fleet Hero für das Flottenmanagement, HR Hero für Personal und Arbeitszeit, Finance Hero für die Buchhaltung und Office Hero Connect, das Portal für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten. Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten auf unserer Website und in diesen Apps verarbeiten. Wir halten uns an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit sie anwendbar ist, und an das nordmazedonische Gesetz über den Schutz personenbezogener Daten (Amtsblatt Nr. 42/2020, 294/2021 und 101/2025), das an die DSGVO angeglichen ist.

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist die Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, kurz ОФИС ХИРО ДОО Скопје (in lateinischer Schrift: OFIS HIRO DOO Skopje), außer in den Fällen, in denen ein Unternehmen, das unsere Apps nutzt, verantwortlich ist; das erläutern die folgenden Abschnitte. Es handelt sich um eine in Nordmazedonien eingetragene Gesellschaft mit beschränkter Haftung (DOO) mit der Registernummer (EMBS) 7901305, der Steuernummer (EDB) 4043025542679 und der eingetragenen Anschrift Jani Lukrovski 4A, Einheit 86, Gazi Baba, Skopje. In dieser Erklärung bezeichnen „Office Hero“ und „wir“ die ОФИС ХИРО ДОО Скопје, die auch Anbieterin der Apps Office Hero Manager, Office Hero Connect und Office Hero Track ist. Bei Fragen zu personenbezogenen Daten schreiben Sie an [email protected].

Wofür diese Erklärung gilt

• Die Website officehero.io mit ihren Kontakt- und Demoformularen.
• Die Web-Apps Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) und Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Die Smartphone- und TV-Apps Office Hero Manager, Office Hero Connect und Office Hero Track für Android TV. Sie befinden sich in der Testphase und sind noch nicht in den App-Stores erhältlich.
• Unsere Zusammenarbeit mit Kunden: Angebote, Verträge, Rechnungen und Support.

Unsere Daten und die Daten Ihres Unternehmens

Wenn wir entscheiden. Für die Website, für Angebote, Verträge, Rechnungen und Support sowie für die Benutzerkonten, mit denen Personen Zugang zu den Apps erhalten, entscheidet Office Hero, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. In diesen Fällen sind wir der Verantwortliche.

Wenn Ihr Unternehmen entscheidet. Die Daten, die ein Unternehmen in den Apps erfasst, etwa seine Fahrzeuge und deren Positionen, Personalakten, Rechnungen, Chatnachrichten und Dateien, werden für dieses Unternehmen und nach seinen Weisungen verarbeitet. Das Unternehmen, unser Kunde, ist der Verantwortliche, und Office Hero ist sein Auftragsverarbeiter. Wir bieten jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag an und verwenden diese Daten nur, um die Dienste für dieses Unternehmen zu erbringen.

Wenn Sie die Apps nutzen, weil Ihr Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner Ihnen Zugang gegeben hat, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten zuerst an dieses Unternehmen. Wenn Sie uns schreiben, leiten wir Ihre Anfrage an das Unternehmen weiter und helfen ihm bei der Antwort.

Die Website

Die Website läuft auf einem Server der Contabo GmbH, eines deutschen Hosting-Unternehmens, in deren Rechenzentrum in Frankreich. Aufrufe der Website werden über Cloudflare, Inc. geleitet, das die Seiten schnell ausliefert und Angriffe abwehrt. Beide verarbeiten technische Daten wie Ihre IP-Adresse, Ihren Browser, die aufgerufene Seite und den Zeitpunkt, um Ihnen die Seite anzuzeigen und die Website sicher zu halten. Cloudflare kann außerdem einen technischen Bericht von Ihrem Browser erhalten, wenn eine Seite nicht geladen werden kann.

Die Website setzt keine eigenen Cookies und verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Tools. Schriftarten und Symbole lädt sie von unserem eigenen Server. Nur wenn Cloudflare sicherstellen muss, dass ein Aufruf kein Angriff ist, kann es für diese Prüfung ein kurzlebiges Sicherheits-Cookie setzen.

Der lokale Speicher Ihres Browsers merkt sich Ihre Sprachwahl und ob Sie den Sprachhinweis geschlossen haben. Diese Information bleibt auf Ihrem Gerät, wird nicht an uns gesendet und kann jederzeit in Ihrem Browser gelöscht werden.

Kontakt- und Demoformulare

Wenn Sie ein Formular absenden, speichern wir Ihre Eingaben: das Thema, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, Ihre Telefonnummer, die Unternehmensgröße, die Anzahl der Fahrzeuge, die Produkte, für die Sie sich interessieren, Ihre Nachricht und Ihre Bestätigung über das Kontrollkästchen. Außerdem speichern wir die verwendete Seite und Sprache sowie den Zeitpunkt. Um Missbrauch zu begrenzen, speichern wir statt Ihrer IP-Adresse einen mit einem Schlüssel gebildeten Hashwert dieser Adresse, und wir zählen eine Stunde lang die Einsendungen aus Ihrem Netzwerk, ebenfalls in gehashter Form.

Die Einsendung wird in der Datenbank der Website gespeichert, wo unser Team sie liest. Wir verwenden sie nur, um Ihnen zu antworten und Ihr Anliegen weiterzuverfolgen, zum Beispiel um eine Demo zu vereinbaren oder ein Angebot zu senden. Wenn Sie eine Demo oder ein Angebot anfragen, ist die Rechtsgrundlage die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage. Bei anderen Fragen ist es unser berechtigtes Interesse, den Menschen zu antworten, die uns schreiben. Mit dem Kontrollkästchen im Formular bestätigen Sie, dass Sie mit dieser Verwendung Ihrer Angaben, wie in dieser Erklärung beschrieben, einverstanden sind. Sie können uns jederzeit bitten, Ihre Angaben nicht mehr zu verwenden und sie zu löschen, indem Sie an [email protected] schreiben.

Wir bewahren eine Anfrage so lange auf, wie wir sie brauchen, um Ihnen zu antworten und Ihr Anliegen weiterzuverfolgen. Wenn Sie Kunde werden, wird sie Teil unserer Kundenunterlagen. Sie können jederzeit verlangen, dass wir sie löschen.

E-Mails an uns

E-Mails, die Sie an eine Adresse unter @officehero.io senden, leitet der E-Mail-Routing-Dienst von Cloudflare an die Postfächer unseres Teams weiter. Wir verwenden sie, um Ihnen zu antworten, und bewahren sie so lange auf, wie die Korrespondenz es erfordert, oder länger, wenn Buchführungs- oder andere gesetzliche Vorschriften es verlangen.

Kunden und Support

Für Angebote, Verträge und Rechnungen verarbeiten wir die Angaben zu den Unternehmen unserer Kunden sowie die Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der Personen, mit denen wir zu tun haben. Wenn Sie unser Support-Team um Hilfe bitten, per E-Mail, mit einem Ticket in Office Hero Connect oder über das Hilfecenter in Office Hero Manager, verwenden wir Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um Ihnen zu helfen, und sehen uns die Daten im Konto Ihres Unternehmens nur an, soweit die Anfrage es erfordert.

Konten in den Apps

Um Ihnen Zugang zu den Apps zu geben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, sofern angegeben, Ihre Rolle und Berechtigungen, die Unternehmen, zu denen Sie gehören, und Ihre Einstellungen wie Sprache, Zeitzone, Design, Karteneinstellungen und Benachrichtigungsoptionen. Ihr Passwort wird nur als Einweg-Hash (Argon2id) gespeichert. Wenn Sie sich mit einer Authenticator-App anmelden, speichern wir den geheimen Schlüssel, den sie verwendet, und Ihre Wiederherstellungscodes.

Bei jeder Anmeldung erfassen wir die IP-Adresse, den Browser oder das Gerät sowie den Beginn und die letzte Nutzung der Sitzung. Die Administratoren Ihres Unternehmens können die Anmeldungen im Unternehmen sehen, und in Office Hero Connect und Office Hero Manager können Sie Ihre eigenen Geräte sehen und abmelden. Sitzungen enden nach 30 Tagen ohne Nutzung und spätestens nach 90 Tagen.

Sicherheitsrelevante Aktionen, etwa das Hinzufügen von Benutzern, das Ändern von Rollen oder das Ändern von Einstellungen, werden in ein Prüfprotokoll geschrieben, das festhält, wer was wann getan hat und von welcher IP-Adresse und welchem Browser aus. Jeder Eintrag ist mit dem vorherigen verknüpft, sodass Manipulationen erkannt werden können, und die Einträge werden 7 Jahre lang aufbewahrt und dann gelöscht.

Was die Apps für Ihr Unternehmen verarbeiten

Was ein Unternehmen erfasst, hängt von den Apps und Funktionen ab, die es nutzt. Die folgenden Listen zeigen, welche personenbezogenen Daten die Apps enthalten können. Das Unternehmen entscheidet, was es erfasst und wer im Unternehmen es sehen kann.

Fleet Hero

• Fahrzeuge: Kennzeichen, VIN, technische Daten, Fotos, Dokumente, Kosten, Tankvorgänge, Wartung und Versicherung.
• Tracker und SIM-Karten: Geräte- und SIM-Kartennummern.
• Positionen und Messwerte: Standort, Geschwindigkeit, Richtung und Zeit, Messwerte wie Zündung, Kilometerstand, Tankfüllstand, Motordaten und Fehlercodes sowie die daraus berechneten Fahrten, Stopps und Ein- und Ausfahrten in Zonen.
• Fahrer: Name, Kontaktdaten, Führerscheinnummer, Führerscheinklassen und Ablaufdatum, das Ablaufdatum des Fahrerqualifizierungsnachweises (Code 95), die Nummer der Fahrerkarte, welche Fahrzeuge und geplanten Routen ihnen wann zugewiesen sind, sowie Erinnerungen, zum Beispiel wenn ein Führerschein oder eine Fahrerkarte abläuft.
• Tachographendaten: bei Trackern, die an den Tachographen angeschlossen sind, die Karten von Fahrer und Beifahrer im Tachographen sowie deren Lenk- und Ruhezeiten.
• Alarme: die Alarme, die das Unternehmen einrichtet, zum Beispiel wenn ein Fahrzeug eine Geschwindigkeit überschreitet oder in eine Zone einfährt, und wer sie erhalten hat.

Privatmodus. Solange die Ortung eines Fahrzeugs pausiert ist, werden seine Positionen beim Eintreffen verworfen und nie gespeichert. Gezählt wird nur die gefahrene Strecke, und jede Pause wird protokolliert.

Live-Standort-Links. Wer einen Link hat, sieht den Namen des Fahrzeugs, das Unternehmen, das ihn geteilt hat, Position und Geschwindigkeit des Fahrzeugs sowie seine jüngste Route, aber nie die Route aus der Zeit vor der Erstellung des Links. Ein Link funktioniert, bis er abläuft, spätestens nach 7 Tagen, oder bis das Unternehmen ihn beendet. Die Seite zeigt den Fahrer nicht an und wird von Suchmaschinen nicht indexiert.

Wenn das Unternehmen Alarme über Webhooks an eigene Systeme sendet, gehen die Alarmdaten an die Adressen, die das Unternehmen festlegt. Ein Unternehmen, das Fahrzeuge ortet, die von seinen Mitarbeitern gefahren werden, muss diese informieren und braucht eine Rechtsgrundlage; unser Leitfaden zu GPS-Ortung und Beschäftigtendatenschutz erklärt, was dazu gehört.

HR Hero

• Personalakten: Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, nationale Identifikationsnummer, Adresse, Notfallkontakt, Bankkonto, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Stelle, Abteilung, Führungskraft und Eintrittsdatum.
• Verträge und Vergütung: Vertragsbedingungen, Gehalt und Entgeltabrechnungen.
• Arbeitszeit: Ein- und Ausstempelzeiten mit dem verwendeten Gerät und der Netzwerkadresse, Schichten, Stundenzettel und Abwesenheiten. Krankheitsbedingte Abwesenheiten können Informationen über die Gesundheit offenlegen.
• Dokumente: Personaldokumente sowie Empfangs- oder Unterschriftsbestätigungen mit Zeitpunkt und IP-Adresse.
• Entwicklung: Leistungsbeurteilungen, Ziele, Feedback, Schulungen, Zertifizierungen und Kompetenzen.
• Recruiting: Kontaktdaten der Bewerber, Lebensläufe, aktuelle Stelle, Berufserfahrung, Gehaltsvorstellung, Profillinks, Anschreiben und Feedback aus Vorstellungsgesprächen.
• Entgelttransparenz: Entgeltvergleiche zwischen Frauen und Männern für Berichte zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle.

Hinweisgebersystem. Jede Person kann über die Meldeseite eines Unternehmens einen Hinweis abgeben, auf Wunsch anonym. Die Meldung selbst wird verschlüsselt und ohne die IP-Adresse der hinweisgebenden Person gespeichert, und die Meldeseite setzt kein Cookie. Um Missbrauch zu begrenzen, zählen unsere Server eine Stunde lang die Meldungen pro IP-Adresse. Wie jede Seite unserer Web-Apps lädt die Meldeseite Schriftarten von Google-Servern, und die technischen Logs unserer Server erfassen die IP-Adresse und den Browser jeder Anfrage, auch der Anfrage, mit der eine Meldung gesendet wird.

In HR Hero können nur die Personen Meldungen lesen, denen das Unternehmen ihre Bearbeitung erlaubt, etwa seine Administratoren und Compliance-Beauftragten. Auch unsere Mitarbeiter können Meldungen in unserer Verwaltungskonsole öffnen, jedoch nur aus den Gründen, die unten für den Zugriff unserer Mitarbeiter genannt sind. Abgeschlossene Meldungen werden nach der unten beschriebenen Aufbewahrungsfrist aus den Apps entfernt.

Finance Hero

• Kunden und Lieferanten: Namen, Ansprechpartner, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, USt-IdNr. und Bankverbindungen.
• Verkauf und Einkauf: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen und Zahlungen sowie die Rechnungszusammenfassungen, die Kunden per E-Mail erhalten.
• Kontoauszüge: die Umsätze in den Kontoauszügen, die ein Unternehmen importiert, einschließlich der Namen und Konten der Gegenparteien.
• Ausgaben: Spesenabrechnungen mit Belegen sowie Start, Ziel und Entfernung bei Kilometergeldabrechnungen.

Office Hero Connect

Mitarbeiter nutzen Connect für ihre eigene Arbeitszeit, ihre Abwesenheiten, ihren Dienstplan, ihre Entgeltabrechnungen, Dokumente, Schulungen und Ziele. Wenn ein Mitarbeiter den Erhalt einer Entgeltabrechnung bestätigt, werden der eingegebene Name, der Zeitpunkt, die IP-Adresse und das Gerät erfasst. Bankverbindungen werden verschlüsselt gespeichert, und um sie zu ändern, muss das Passwort erneut eingegeben werden. Kunden und Lieferanten sehen nur ihre eigenen Salden und Rechnungen. Support-Tickets, die in Connect eröffnet werden, beantwortet das Support-Team von Office Hero.

Team-Chat und Dateien

Der Chat speichert Nachrichten und Reaktionen, die aus Office Hero Manager gesendeten Fotos, Dateien und Sprachnachrichten sowie die Meldungen und Blockierungen, die Personen vornehmen. Standardmäßig werden Nachrichten mit dem eigenen Schlüssel des Unternehmens verschlüsselt gespeichert. Ohne diese Verschlüsselung wird eine Unterhaltung nur gespeichert, wenn sie vor ihrer ersten Nachricht auf „Unverschlüsselt gespeichert“ eingestellt wurde. Einige ältere Nachrichten, die vor Oktober 2026 gesendet wurden, sind möglicherweise noch nicht mit dieser Verschlüsselung gespeichert. Unsere Server entschlüsseln Nachrichten, um sie den Personen in der Unterhaltung anzuzeigen. Ein Unternehmen kann festlegen, wie lange jeder Kanal seine Nachrichten aufbewahrt.

Meldungen prüfen die Administratoren des Unternehmens. Wenn jemand eine Nachricht, eine Person oder eine Unterhaltung meldet, sehen die Administratoren die Meldung und wer sie abgegeben hat, die gemeldete Nachricht sowie die Mitglieder der Unterhaltung und ihre letzten Nachrichten bis zur Meldung. Sie können auch sehen, wer wen blockiert hat. Die gemeldete Person erfährt nicht, wer sie gemeldet hat.

Jede hochgeladene Datei wird auf unseren eigenen Servern auf Schadsoftware geprüft, bevor jemand sie herunterladen kann, und Download-Links laufen nach 15 Minuten ab. Dateien werden bei Cloudflare R2 gespeichert.

Die Smartphone- und TV-Apps

Die Smartphone-Apps verwenden Standort, Kamera, Fotos oder Mikrofon Ihres Telefons nur für die unten genannten Funktionen und erst, nachdem Sie es erlaubt haben. Sie können den Zugriff jederzeit in den Einstellungen Ihres Telefons widerrufen.

• Standort (Office Hero Manager, nur solange die App geöffnet ist): Wenn Sie es erlauben, wird Ihre Position mit dem Ein- oder Ausstempeln gesendet, damit Ihr Arbeitgeber bestätigen kann, dass es am Arbeitsort erfolgt ist. Die Anzeige Ihrer eigenen Position auf der Karte erfolgt auf Ihrem Telefon, und diese Position wird nicht an uns gesendet. Die App nutzt Ihren Standort nie im Hintergrund.
• Kamera und Fotos: um die VIN eines Fahrzeugs zu scannen und um Fotos von Belegen, Fahrzeugmängeln, Dokumenten und Chat-Anhängen aufzunehmen oder auszuwählen. Wenn Sie eine VIN scannen, wird nur die VIN gespeichert, nie das Bild. Die Apps sehen nur die Fotos, die Sie auswählen.
• Mikrofon (Office Hero Manager): um die Sprachnachrichten aufzunehmen, die Sie senden möchten.
• Face ID und Fingerabdruck (Office Hero Manager): Ihr Telefon prüft sie, um die App zu entsperren. Biometrische Daten erhalten wir nie.
• Benachrichtigungen: Wenn Sie sie erlauben, speichern wir ein Token für Ihr Gerät und senden Benachrichtigungen samt ihrem Text über den Benachrichtigungsdienst von Apple oder Google.
• Speicher auf dem Telefon: Anmelde-Token werden im sicheren Speicher des Telefons aufbewahrt, und Stempelungen, die ohne Empfang erfasst wurden, bleiben auf dem Telefon, bis sie gesendet werden können.

Office Hero Manager zeigt Karten auf iPhone und iPad mit Apple Maps an, sofern Sie nicht Google Maps wählen, und auf Android mit Google Maps. Das Google Maps SDK ist auf beiden Systemen Teil der App und startet mit ihr, sodass Google Kartenanfragen und, nach eigenen Bedingungen, Gerätekennungen sowie Daten zu Nutzung, Leistung und Abstürzen erhält. Auf Android nutzt der VIN-Scanner ML Kit von Google: Das Kamerabild wird auf dem Telefon ausgewertet und nicht gesendet, aber Google erhält technische Daten wie das Gerätemodell, die App-Version und eine Installationskennung. Die Apps zeigen keine Werbung, und wir verwenden in ihnen keine Analyse- oder Absturzberichtsdienste.

Office Hero Track fordert auf dem Fernseher keine Berechtigungen an. Die App wird mit einem kurzen Code gekoppelt, erhält ein eigenes Zugriffstoken und zeigt nur die Fahrzeuge der dafür ausgewählten Gruppen, mit ihren Kennzeichen und, in den Fahrzeugdetails, dem Namen des Fahrers. Fahrzeugpositionen hält sie nur im Arbeitsspeicher, solange sie die Karte anzeigt. Wenn das Unternehmen einem Fernseher den Zugriff entzieht, löscht der Fernseher sein Zugriffstoken und die Kopplungsdaten, entfernt die Flottendaten aus dem Arbeitsspeicher und kehrt zum Kopplungsbildschirm zurück.

Cookies und ähnliche Technologien

Die Web-Apps verwenden Cookies, die Sie angemeldet halten, und ein Cookie, das sich Ihre Sprache ein Jahr lang merkt. Ihr Browser speichert außerdem einige Einstellungen, etwa Ihre Sprache und die Spalten, die Sie in Listen gewählt haben, in seinem lokalen Speicher. Die Apps brauchen diese, um zu funktionieren, und nichts davon wird für Werbung oder Analysen verwendet. Die Website selbst setzt keine Cookies, wie oben erläutert.

Wo die Daten gespeichert werden und wer uns hilft

Die Apps und ihre Datenbanken laufen auf Servern, die wir in Skopje (Nordmazedonien) betreiben. Auch die Routenberechnung auf dem Straßennetz, die Prüfung auf Schadsoftware und der Tresor, der die Verschlüsselungsschlüssel verwahrt, laufen auf unseren eigenen Servern. Unsere Mitarbeiter greifen nur dann auf die Daten eines Unternehmens zu, wenn dies nötig ist, um den Dienst einzurichten und zu betreiben, Tracker zu konfigurieren, eine Supportanfrage zu beantworten oder den Dienst sicher zu halten.

Wir nutzen die Dienste der folgenden Unternehmen, die daher personenbezogene Daten erhalten:

• Cloudflare, Inc. (USA) speichert hochgeladene Dateien und Datenbanksicherungen, schützt die Website und leitet E-Mails weiter, die an unsere Adressen gesendet werden.
• Contabo GmbH (Deutschland) hostet die Website und die Anfragen, die über ihre Formulare gesendet werden, auf einem Server in Frankreich.
• Mailtrap, betrieben von der Railsware Products Studio LLC (USA), stellt die E-Mails zu, die die Apps senden, etwa Einladungen, Anmeldecodes, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Alarme, Berichte und Rechnungszusammenfassungen. Mailtrap erhält die Adresse des Empfängers und den Inhalt jeder E-Mail.
• Google LLC (USA) stellt die Schriftarten der Web-Apps bereit, die Ihr Browser von den Servern von Google lädt, sodass Google Ihre IP-Adresse erhält. In Office Hero Manager stellt Google das Google Maps SDK und, auf Android, den Barcode-Scanner von ML Kit bereit. Firebase Cloud Messaging von Google stellt Benachrichtigungen auf Android-Telefonen zu und verwendet dafür ein Benachrichtigungstoken und eine Firebase-Installationskennung.
• Apple Inc. (USA) stellt Apple Maps in Office Hero Manager bereit und stellt Benachrichtigungen auf iPhones und iPads zu.
• Die OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) stellt die OpenStreetMap-Basiskarte der Web-Apps bereit. Ihr Browser lädt deren Kartenbilder direkt, sodass die Foundation Ihre IP-Adresse und den Kartenausschnitt erhält, den Sie ansehen. Dieser kann grob zeigen, wo sich die Fahrzeuge befinden, die Sie betrachten; Fahrzeugnamen oder persönliche Angaben erhält sie nicht. Wenn Sie bei der Routenplanung in Office Hero Manager nach einer Adresse suchen, schlagen unsere Server sie über deren Dienst Nominatim nach und senden nur die Adresse oder den Punkt.
• OpenFreeMap, betrieben von der Hyperknot Software Kft. (Ungarn), stellt die Straßenkarte und die dunkle Karte der Anzeigen von Office Hero Track bereit und erhält daher die IP-Adresse des Fernsehers und den angezeigten Kartenausschnitt.
• 1NCE GmbH (Deutschland) stellt die SIM-Karten und die mobilen Daten der Tracker bereit, die wir liefern. Die Trackerdaten gelangen über ihr Netz zu unseren Servern.

In den Web-Apps und auf Office Hero Track gelangen die Straßen-, Satelliten- und Verkehrskarten von Google über unsere eigenen Server zu Ihnen, sodass Google dafür Ihre IP-Adresse nicht erhält. Wenn Sie aus den Apps heraus einen Standort in Google Maps, Apple Maps oder OpenStreetMap öffnen, erhält dieser Dienst den Standort. Wir laden Wechselkurse von der Europäischen Zentralbank und der Nationalbank der Republik Nordmazedonien herunter; dabei wird nichts über Sie an sie gesendet.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden sie nicht für Werbung. An Behörden geben wir sie nur weiter, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

Übermittlungen außerhalb Nordmazedoniens und der EU

Nordmazedonien ist kein Mitglied der Europäischen Union. Einige der oben genannten Unternehmen haben ihren Sitz in der EU, eines im Vereinigten Königreich und einige in den USA, und sie können Daten auch in anderen Ländern verarbeiten. Wo das Gesetz für solche Übermittlungen Garantien verlangt, stützen wir uns auf die Garantien, die der jeweilige Anbieter bietet, etwa seine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Wenn Ihr Unternehmen in der EU ansässig ist, gelten die Vorschriften der DSGVO zu Übermittlungen in Länder außerhalb der EU auch für seine Nutzung unserer Server in Skopje. Schreiben Sie uns, wenn Sie Einzelheiten benötigen.

Die Rechtsgrundlagen

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): um unseren Kunden die Dienste zu erbringen und Anfragen nach einer Demo oder einem Angebot zu beantworten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): um Fragen zu beantworten, die Menschen uns senden, Benutzerkonten zu verwalten, die Website und die Apps sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern, Fehler zu beheben und die Dienste zu verbessern sowie mit den Personen in Kontakt zu bleiben, mit denen wir bei unseren Kunden zu tun haben.
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): um Buchhaltungs- und Steuerunterlagen aufzubewahren und rechtmäßige Anfragen von Behörden zu beantworten.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): nur wenn wir Sie darum bitten. Sie können sie jederzeit widerrufen.

Ihr Telefon fragt außerdem nach Ihrer Erlaubnis, bevor eine App Standort, Kamera oder Mikrofon verwendet oder Ihnen Benachrichtigungen sendet. Für die Daten, die ein Unternehmen in den Apps erfasst, wählt das Unternehmen die Rechtsgrundlage und ist dafür verantwortlich. Das nordmazedonische Gesetz über den Schutz personenbezogener Daten sieht dieselben Rechtsgrundlagen vor.

Wie lange wir Daten aufbewahren

• Anfragen über die Website: so lange, wie wir sie brauchen, um Ihnen zu antworten und Ihr Anliegen weiterzuverfolgen, oder bis Sie uns bitten, sie zu löschen. Kopien können danach noch eine Zeit lang in den täglichen Sicherungen der Website verbleiben, bis diese Sicherungen ersetzt werden.
• Daten eines Unternehmens in den Apps: so lange, wie das Unternehmen die Dienste nutzt. Nach Vertragsende kann das Unternehmen seine Daten 30 Tage lang exportieren, danach löschen wir sie.
• Ortungsverlauf: Er wird nicht automatisch nach einer festen Frist gelöscht, sondern so lange aufbewahrt, wie das Unternehmen sein Konto behält, sofern das Unternehmen uns nicht bittet, ihn früher zu löschen. Positionen, die während einer Privatsphäre-Pause gesendet werden, werden nie gespeichert.
• Chatnachrichten: für den Zeitraum, den das Unternehmen für einen Kanal festlegt, und ansonsten so lange, wie das Unternehmen sein Konto behält. Wird eine Nachricht gelöscht, von ihrem Verfasser oder am Ende dieses Zeitraums, wird sie nach 90 Tagen endgültig entfernt.
• Hinweisgebermeldungen: Eine abgeschlossene Meldung wird 5 Jahre nach ihrem Eingang aus den Apps entfernt oder, wenn das Unternehmen es wünscht, nach einer anderen Frist von 1 bis 10 Jahren. Das Unternehmen kann uns auch bitten, Meldungen nicht automatisch zu entfernen. Eine entfernte Meldung bleibt mit weiterhin verschlüsseltem Inhalt in der Datenbank des Unternehmens, damit sich die Bearbeitung des Falls weiterhin nachweisen lässt, und zwar so lange, wie das Unternehmen sein Konto behält.
• Per E-Mail versendete Berichte: Die für den Versand aufbewahrte PDF-Kopie wird nach 7 Tagen gelöscht.
• Anmeldungen: Eine Sitzung läuft nach 30 Tagen ohne Nutzung und spätestens nach 90 Tagen ab, und mit dem Abmelden endet sie sofort. Der Datensatz der Sitzung mit IP-Adresse und Gerät wird innerhalb von etwa 60 Tagen nach ihrer letzten Nutzung gelöscht, bei Löschung Ihres Kontos sofort.
• Benachrichtigungstoken: bis Sie sich abmelden, das Token nicht mehr funktioniert oder Ihr Konto gelöscht wird.
• Prüfprotokoll: 7 Jahre, danach wird es gelöscht.
• Sicherungen der App-Datenbanken: 30 Tage. Sensible Felder bleiben auch in den Sicherungen verschlüsselt.
• Unsere Verträge und Rechnungen: so lange, wie Buchführungs- und Steuergesetze es verlangen.
• Technische Logs: so lange, wie es nötig ist, um die Dienste sicher zu halten und Fehler zu untersuchen.

Wie wir Daten schützen

• Die Daten jedes Unternehmens liegen in einem eigenen Datenbankschema, und jede Anfrage ist genau einem Unternehmen zugeordnet.
• Sensible personenbezogene Daten werden mit einem Schlüssel verschlüsselt, der dem Unternehmen gehört (AES-256-GCM): private E-Mail-Adressen und Telefonnummern, Geburtsdaten, nationale Identifikationsnummern, Adressen, Notfallkontakte und Bankkonten der Mitarbeiter, Namen und Kontaktdaten von Bewerbern, in Office Hero Connect eingegebene Bankverbindungen, Chatnachrichten (standardmäßig) und Hinweisgebermeldungen. Dieser Schlüssel ist durch einen Hauptschlüssel in einem Tresor auf unseren Servern geschützt. Namen, dienstliche Kontaktdaten und die übrigen Felder, nach denen die Apps suchen und sortieren, werden nicht auf diese Weise verschlüsselt.
• Ihr Browser sowie unsere Smartphone- und TV-Apps verbinden sich über HTTPS mit den Apps. Tracker senden ihre Daten über das Mobilfunknetz an unsere Server und verwenden dabei ihr eigenes Protokoll statt HTTPS. Passwörter werden mit Argon2id gespeichert.
• Rollen und Regeln auf Datensatzebene legen fest, wer welche Fahrzeuge, Fahrer, Mitarbeiter und Kunden sieht, und der Server prüft sie bei jeder Anfrage.
• Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft, und neue Einträge im Prüfprotokoll werden jede Nacht auf Manipulationen geprüft.
• Die Datenbanken werden jede Nacht gesichert, und eine vollständige Wiederherstellung aus diesen Sicherungen wurde getestet.

Kein System ist vollkommen sicher. Betrifft ein Sicherheitsvorfall personenbezogene Daten, informieren wir das betroffene Unternehmen unverzüglich und, soweit wir verantwortlich sind und das Gesetz es verlangt, auch die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen. Unsere Seite zur Sicherheit beschreibt diese Maßnahmen ausführlicher.

Ihre Rechte

Die DSGVO und das nordmazedonische Gesetz über den Schutz personenbezogener Daten geben Ihnen folgende Rechte:

• Auskunft: eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen darüber erhalten, wie sie verarbeitet werden.
• Berichtigung: falsche oder unvollständige Daten berichtigen lassen.
• Löschung: Ihre Daten löschen lassen, wenn es keinen Grund mehr gibt, sie aufzubewahren.
• Einschränkung: die Verarbeitung einschränken lassen, solange eine Frage dazu geklärt wird.
• Datenübertragbarkeit: die Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem maschinenlesbaren Format erhalten oder an einen anderen Anbieter übermitteln lassen.
• Widerspruch: einer Verarbeitung widersprechen, die auf berechtigten Interessen beruht.
• Widerruf der Einwilligung: Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die bis dahin erfolgte Verarbeitung berührt.
• Beschwerde: sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie an [email protected] oder [email protected]. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Wie es das nordmazedonische Recht vorschreibt, berichtigen wir falsche Daten innerhalb von 15 Tagen nach Ihrer Anfrage und löschen Daten, die gelöscht werden müssen, innerhalb von 30 Tagen. Andere Anfragen beantworten wir innerhalb eines Monats; ist eine Anfrage komplex, erlaubt das Gesetz zwei weitere Monate, und wir teilen Ihnen innerhalb des ersten Monats mit, ob wir diese benötigen und warum. Bei Daten, die ein Unternehmen in den Apps erfasst, entscheidet das Unternehmen über die Anfrage, und wir unterstützen es dabei.

Löschen Ihres Kontos. Sie können die Löschung Ihres Kontos in den Apps beantragen (Office Hero Manager: „Konto“, dann „Konto löschen“; Office Hero Connect: „Profil“, dann „Konto löschen“; Web-Apps: „Mein Konto“) oder ohne Anmeldung unter connect.officehero.io/delete-account. Die Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, prüfen den Antrag. Über jeden Antrag, den sie ablehnen oder nicht rechtzeitig entscheiden, entscheidet der Support von Office Hero, und Sie erhalten innerhalb von 30 Tagen eine Antwort. Wenn der Antrag genehmigt wird, löschen wir Ihr Konto: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihr Passwort, Ihre Sicherheitseinstellungen, Sitzungen und Geräte. Nachrichten, Fotos, Sprachnachrichten und Dateien, die Sie an Kollegen gesendet haben, die HR- und Finanzunterlagen, die Ihr Arbeitgeber aufbewahren muss, und die Sicherheits-Prüfprotokolle bleiben für die oben beschriebenen Zeiträume erhalten.

Beschwerden. In Nordmazedonien ist die Aufsichtsbehörde die Agentur für den Schutz personenbezogener Daten (azlp.mk). Wenn Sie sich in der EU befinden, können Sie sich auch bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes beschweren; der Europäische Datenschutzausschuss führt diese Behörden auf. Am liebsten hören wir zuerst von Ihnen, damit wir versuchen können, Ihr Anliegen zu klären.

Automatisierte Entscheidungen

Office Hero trifft keine Entscheidungen über Personen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. In den Apps laufen die Regeln, die ein Unternehmen festlegt, etwa Alarmregeln oder Urlaubsansprüche, automatisch ab, und das Unternehmen bleibt für die Entscheidungen verantwortlich, die es trifft.

Kinder

Unsere Dienste sind für Unternehmen und öffentliche Stellen bestimmt und richten sich nicht an Kinder.

Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Das Datum am Ende dieser Seite zeigt die aktuelle Fassung. Bevor eine wesentliche Änderung wirksam wird, informieren wir unsere Kunden per E-Mail.

Kontakt

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, Einheit 86, Gazi Baba, Skopje, Nordmazedonien. Fragen zu personenbezogenen Daten: [email protected]. Hilfe zu einem Konto: [email protected].