Pravni dokumenti

Pravilnik o zasebnosti

Office Hero razvija poslovne aplikacije: Fleet Hero za upravljanje voznega parka, HR Hero za ljudi in delovni čas, Finance Hero za računovodstvo ter Office Hero Connect, portal za zaposlene, stranke in dobavitelje. Ta pravilnik pojasnjuje, kako ravnamo z osebnimi podatki na našem spletnem mestu in v teh aplikacijah. Upoštevamo Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), kadar se uporablja, in z njo usklajeni Zakon o varstvu osebnih podatkov Severne Makedonije (Uradni vestnik, št. 42/2020, 294/2021 in 101/2025).

Kdo je odgovoren

Za obdelavo, opisano v tem pravilniku, je odgovorna družba Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, s skrajšanim imenom ОФИС ХИРО ДОО Скопје (v latinici: OFIS HIRO DOO Skopje), razen kadar je odgovorno podjetje, ki uporablja naše aplikacije, kot pojasnjujejo naslednja poglavja. Gre za družbo z omejeno odgovornostjo (DOO), registrirano v Severni Makedoniji, z matično številko (EMBS) 7901305, davčno številko (EDB) 4043025542679 in sedežem na naslovu Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje. V tem pravilniku „Office Hero“ in „mi“ pomenita družbo ОФИС ХИРО ДОО Скопје, ki je tudi izdajateljica aplikacij Office Hero Manager, Office Hero Connect in Office Hero Track. Za vsa vprašanja o osebnih podatkih pišite na [email protected].

Kaj zajema ta pravilnik

Spletno mesto officehero.io z obrazcema za stik in za predstavitev.
Spletne aplikacije Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) in Office Hero Connect (connect.officehero.io).
Aplikacije za telefon in televizor Office Hero Manager, Office Hero Connect in Office Hero Track za Android TV. So v testiranju in v trgovinah z aplikacijami še niso na voljo.
Naše sodelovanje z naročniki: ponudbe, pogodbe, računi in podpora.

Naši podatki in podatki vašega podjetja

Kadar odločamo mi. Pri spletnem mestu, pri ponudbah, pogodbah, računih in podpori ter pri uporabniških računih, prek katerih ljudje dostopajo do aplikacij, Office Hero odloča, zakaj in kako se osebni podatki obdelujejo. V teh primerih smo upravljavec.

Kadar odloča vaše podjetje. Podatki, ki jih podjetje beleži v aplikacijah, na primer njegova vozila in njihovi položaji, kadrovske evidence, računi, sporočila v klepetu in datoteke, se obdelujejo za to podjetje in po njegovih navodilih. Podjetje, naš naročnik, je upravljavec, Office Hero pa njegov obdelovalec. Vsakemu naročniku ponudimo pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, te podatke pa uporabljamo le za zagotavljanje storitev temu podjetju.

Če aplikacije uporabljate, ker vam je dostop omogočil delodajalec ali poslovni partner, se glede svojih podatkov najprej obrnite na to podjetje. Če pišete nam, vašo zahtevo posredujemo podjetju in mu pomagamo pri odgovoru.

Spletno mesto

Spletno mesto deluje na strežniku družbe Contabo GmbH, nemškega ponudnika gostovanja, v njenem podatkovnem centru v Franciji. Obiski spletnega mesta potekajo prek družbe Cloudflare, Inc., ki strani hitro dostavlja in preprečuje napade. Obe obdelujeta tehnične podatke, kot so vaš naslov IP, vaš brskalnik, zahtevana stran in čas, da vam prikažeta stran in zagotovita varnost spletnega mesta. Cloudflare lahko od vašega brskalnika prejme tudi tehnično poročilo, kadar se stran ne naloži.

Spletno mesto ne nastavlja lastnih piškotkov in ne uporablja orodij za analitiko, oglaševanje ali družbena omrežja. Pisave in ikone se nalagajo z našega strežnika. Le kadar mora Cloudflare preveriti, da obisk ni napad, lahko za to preverjanje nastavi kratkotrajen varnostni piškotek.

Lokalna shramba vašega brskalnika si zapomni izbrani jezik in ali ste zaprli pasico z obvestilom o jeziku. Ti podatki ostanejo na vaši napravi, se nam ne pošiljajo in jih lahko v brskalniku kadar koli izbrišete.

Obrazca za stik in predstavitev

Ko pošljete obrazec, shranimo, kar ste vnesli: temo, ime, e-poštni naslov, podjetje, telefonsko številko, velikost podjetja, število vozil, izdelke, ki vas zanimajo, sporočilo in vašo potrditev v potrditvenem polju. Shranimo tudi stran in jezik, ki ste ju uporabili, ter čas. Da omejimo zlorabe, namesto vašega naslova IP hranimo njegovo zgoščeno vrednost s ključem, oddaje iz vašega omrežja pa eno uro štejemo, prav tako v zgoščeni obliki.

Oddaja se shrani v zbirko podatkov spletnega mesta, kjer jo prebere naša ekipa. Uporabimo jo le za odgovor in nadaljnjo obravnavo vaše zahteve, na primer za dogovor o predstavitvi ali pošiljanje ponudbe. Kadar zaprosite za predstavitev ali ponudbo, je pravna podlaga izvedba ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. Pri drugih vprašanjih je pravna podlaga naš zakoniti interes, da odgovorimo ljudem, ki nam pišejo. S potrditvenim poljem na obrazcu potrdite, da se strinjate s takšno uporabo svojih podatkov, kot je opisana v tem pravilniku. Kadar koli nas lahko prosite, da vaših podatkov ne uporabljamo več in jih izbrišemo, tako da pišete na [email protected].

Povpraševanje hranimo, dokler ga potrebujemo za odgovor in nadaljnjo obravnavo. Če postanete naš naročnik, postane del naših evidenc o naročnikih. Kadar koli lahko zahtevate, da ga izbrišemo.

E-poštna sporočila, ki nam jih pošljete

E-poštna sporočila, ki jih pošljete na naslov @officehero.io, v nabiralnike naše ekipe posreduje storitev za usmerjanje e-pošte družbe Cloudflare. Uporabimo jih za odgovor in jih hranimo, dokler je to potrebno za pogovor, ali dlje, kadar to zahtevajo računovodski ali drugi predpisi.

Naročniki in podpora

Za ponudbe, pogodbe in račune obdelujemo podatke o podjetjih naših naročnikov ter imena, e-poštne naslove in telefonske številke oseb, s katerimi sodelujemo. Ko našo ekipo za podporo prosite za pomoč, po e-pošti, z zahtevkom v Office Hero Connect ali iz centra za pomoč v Office Hero Manager, vaše sporočilo in kontaktne podatke uporabimo, da vam pomagamo, podatke vašega podjetja v aplikacijah pa pogledamo le, kadar je to za zahtevo potrebno.

Uporabniški računi v aplikacijah

Da vam omogočimo dostop do aplikacij, obdelujemo vaše ime, e-poštni naslov, telefonsko številko, če je navedena, vašo vlogo in dovoljenja, podjetja, ki jim pripadate, ter vaše nastavitve, kot so jezik, časovni pas, tema, nastavitve zemljevida in izbira obvestil. Geslo hranimo le kot enosmerno zgoščeno vrednost (Argon2id). Če se prijavljate z aplikacijo za preverjanje pristnosti, hranimo skrivni ključ, ki ga ta uporablja, in vaše obnovitvene kode.

Pri vsaki prijavi zabeležimo naslov IP, brskalnik ali napravo ter čas začetka in zadnje uporabe seje. Skrbniki vašega podjetja vidijo prijave uporabnikov podjetja, v Office Hero Connect in Office Hero Manager pa vidite svoje naprave in jih lahko odjavite. Seje se končajo po 30 dneh neuporabe in najpozneje po 90 dneh.

Varnostno pomembna dejanja, kot so dodajanje uporabnikov, spreminjanje vlog ali spreminjanje nastavitev, se zapišejo v revizijski dnevnik, ki beleži, kdo je kaj naredil, kdaj ter s katerega naslova IP in iz katerega brskalnika. Vsak vnos je povezan s prejšnjim, tako da je mogoče zaznati nedovoljene spremembe, vnosi pa se hranijo 7 let in se nato izbrišejo.

Kaj aplikacije obdelujejo za vaše podjetje

Kaj podjetje beleži, je odvisno od aplikacij in funkcij, ki jih uporablja. Spodnji seznami prikazujejo osebne podatke, ki jih aplikacije lahko vsebujejo. Podjetje odloča, kaj beleži in kdo v podjetju to lahko vidi.

Fleet Hero

Vozila: registrska številka, VIN, tehnični podatki, fotografije, dokumenti, stroški, evidence o gorivu, vzdrževanje in zavarovanje.
Sledilniki in kartice SIM: številke naprav in kartic SIM.
Položaji in odčitki: lokacija, hitrost, smer in čas, odčitki, kot so vžig, prevoženi kilometri, raven goriva, podatki o motorju in kode napak, ter iz njih izračunane vožnje, postanki in vstopi v območja ter izstopi iz njih.
Vozniki: ime, kontaktni podatki, številka vozniškega dovoljenja, kategorije in datum poteka, datum poteka kvalifikacije voznika (koda 95), številka tahografske kartice, vozila in načrtovane poti, ki so jim dodeljeni, s časom dodelitve, ter opomniki, na primer ko poteče vozniško dovoljenje ali tahografska kartica.
Podatki tahografa: iz sledilnikov, priključenih na tahograf, kartici voznika in sovoznika v tahografu ter njuni časi vožnje in počitka.
Opozorila: opozorila, ki jih nastavi podjetje, na primer ko vozilo prekorači hitrost ali zapelje v območje, in kdo jih je prejel.

Zasebni način. Dokler je sledenje vozila začasno ustavljeno, se njegovi položaji ob prihodu zavržejo in se nikoli ne shranijo. Šteje se le prevožena razdalja, vsak premor pa se zabeleži.

Povezave do lokacije v živo. Kdor ima povezavo, vidi ime vozila, podjetje, ki je povezavo delilo, položaj in hitrost vozila ter njegovo nedavno pot, nikoli pa poti izpred nastanka povezave. Povezava deluje, dokler ne poteče, najpozneje po 7 dneh, ali dokler je podjetje ne ustavi. Stran ne prikazuje voznika in je spletni iskalniki ne indeksirajo.

Če podjetje opozorila prek webhookov pošilja v svoje sisteme, gredo podatki o opozorilih na naslove, ki jih izbere podjetje. Podjetje, ki sledi vozilom, s katerimi vozijo njegovi zaposleni, mora zaposlene o tem obvestiti in potrebuje zakonit razlog; kaj to vključuje, pojasnjuje naš vodnik o GPS sledenju in zasebnosti zaposlenih.

HR Hero

Kadrovske evidence: ime, kontaktni podatki, datum rojstva, osebna identifikacijska številka, naslov, kontakt za nujne primere, bančni račun, spol, zakonski stan, državljanstvo, delovno mesto, oddelek, nadrejeni in datum začetka zaposlitve.
Pogodbe in plače: pogodbeni pogoji, plača in plačilne liste.
Delovni čas: časi prihodov in odhodov z uporabljeno napravo in omrežnim naslovom, izmene, evidence ur in odsotnosti. Bolniška odsotnost lahko razkrije podatke o zdravju.
Dokumenti: kadrovski dokumenti ter potrditve prejema ali podpisa s časom in naslovom IP.
Razvoj: ocene uspešnosti, cilji, povratne informacije, usposabljanja, certifikati in veščine.
Zaposlovanje: kontaktni podatki kandidatov, življenjepisi, trenutna zaposlitev, izkušnje, pričakovana plača, povezave do profilov, motivacijska pisma in povratne informacije z razgovorov.
Preglednost plačil: primerjave plačil med ženskami in moškimi za poročila o razliki v plačilu med spoloma.

Prijava nepravilnosti. Vsakdo lahko prek strani podjetja za prijavo nepravilnosti sporoči svoj sum, če želi, tudi anonimno. Sama prijava se shrani šifrirano in brez naslova IP prijavitelja, stran za prijavo pa ne nastavlja piškotkov. Da omejimo zlorabe, naši strežniki eno uro štejejo prijave po naslovih IP. Kot vsaka stran naših spletnih aplikacij tudi stran za prijavo nalaga pisave s strežnikov družbe Google, tehnični dnevniki naših strežnikov pa beležijo naslov IP in brskalnik vsake zahteve, tudi tiste, s katero je poslana prijava.

V HR Hero lahko prijave berejo le osebe, ki jim podjetje dovoli njihovo obravnavo, na primer njegovi skrbniki in pooblaščenci za skladnost. Prijave lahko v naši skrbniški konzoli odprejo tudi naši sodelavci, vendar le iz razlogov za dostop osebja, navedenih spodaj. Zaključene prijave se iz aplikacij odstranijo po izteku obdobja hrambe, opisanega spodaj.

Finance Hero

Stranke in dobavitelji: imena, kontaktne osebe, naslovi, e-poštni naslovi, telefonske številke, identifikacijske številke za DDV in bančni podatki.
Prodaja in nabava: ponudbe, naročila, računi, dobropisi, prejeti računi in plačila ter povzetki računov, poslani strankam po e-pošti.
Bančni izpiski: transakcije v izpiskih, ki jih podjetje uvozi, vključno z imeni in bančnimi računi nasprotnih strank.
Stroški: zahtevki za povračilo stroškov z računi ter začetek, cilj in razdalja pri zahtevkih za povračilo kilometrine.

Office Hero Connect

Zaposleni uporabljajo Connect za svoj delovni čas, dopuste, urnik, plačilne liste, dokumente, usposabljanja in cilje. Ko zaposleni potrdi prejem plačilne liste, se zabeležijo ime, ki ga vpiše, čas, naslov IP in naprava. Bančni podatki se hranijo šifrirano, za njihovo spremembo pa je treba znova vnesti geslo. Stranke in dobavitelji vidijo le svoja stanja in račune. Na zahtevke za podporo, odprte v Connect, odgovarja ekipa za podporo Office Hero.

Skupinski klepet in datoteke

Klepet hrani sporočila in odzive, fotografije, datoteke in glasovna sporočila, poslana iz Office Hero Manager, ter prijave in blokiranja, ki jih opravijo uporabniki. Sporočila se privzeto hranijo šifrirana z lastnim ključem podjetja. Pogovor se hrani brez tega šifriranja le, če je bil pred prvim sporočilom nastavljen na „Ni šifrirano v mirovanju“. Nekatera starejša sporočila, poslana pred oktobrom 2026, morda še niso shranjena s tem šifriranjem. Naši strežniki sporočila dešifrirajo, da jih prikažejo udeležencem pogovora. Podjetje lahko nastavi, kako dolgo posamezen kanal hrani svoja sporočila.

Prijave pregledujejo skrbniki podjetja. Ko nekdo prijavi sporočilo, osebo ali pogovor, skrbniki vidijo prijavo in kdo jo je podal, prijavljeno sporočilo ter člane pogovora in njegova zadnja sporočila do prijave. Vidijo tudi, kdo je koga blokiral. Prijavljena oseba ne izve, kdo jo je prijavil.

Vsako naloženo datoteko na lastnih strežnikih pregledamo glede zlonamerne programske opreme, preden jo lahko kdor koli prenese, povezave za prenos pa potečejo po 15 minutah. Datoteke so shranjene v Cloudflare R2.

Aplikacije za telefon in televizor

Aplikacije za telefon uporabljajo lokacijo, kamero, fotografije ali mikrofon vašega telefona le za spodaj opisane funkcije in šele, ko to dovolite. Dostop lahko kadar koli prekličete v nastavitvah telefona.

Lokacija (Office Hero Manager, le ko je aplikacija odprta): če to dovolite, se ob beleženju prihoda ali odhoda pošlje tudi vaš položaj, da lahko delodajalec potrdi, da je bil prihod ali odhod zabeležen na kraju dela. Prikaz vašega položaja na zemljevidu poteka v telefonu, ta položaj pa se nam ne pošilja. Aplikacija vaše lokacije nikoli ne uporablja v ozadju.
Kamera in fotografije: za skeniranje številke VIN vozila ter za fotografiranje ali izbiro fotografij računov, težav z vozilom, dokumentov in prilog v klepetu. Ko skenirate VIN, se ohrani le VIN, nikoli slika. Aplikacije vidijo le fotografije, ki jih izberete.
Mikrofon (Office Hero Manager): za snemanje glasovnih sporočil, ki jih želite poslati.
Face ID in prstni odtis (Office Hero Manager): preveri ju vaš telefon, da odklene aplikacijo. Biometričnih podatkov nikoli ne prejmemo.
Obvestila: če jih dovolite, hranimo žeton za vašo napravo, obvestila, vključno z njihovim besedilom, pa pošiljamo prek storitve za obvestila družbe Apple ali Google.
Shranjevanje v telefonu: žetoni za prijavo se hranijo v varni shrambi telefona, prihodi in odhodi, zabeleženi brez signala, pa ostanejo v telefonu, dokler jih ni mogoče poslati.

Office Hero Manager na napravah iPhone in iPad prikazuje zemljevide z Apple Maps, razen če izberete Google Maps, v sistemu Android pa z Google Maps. Google Maps SDK je v obeh sistemih del aplikacije in se zažene skupaj z njo, zato Google prejema zahteve za zemljevide ter v skladu s svojimi pogoji identifikatorje naprave in podatke o uporabi, delovanju in zrušitvah. V sistemu Android skener VIN uporablja ML Kit družbe Google: slika s kamere se prebere v telefonu in se ne pošlje, Google pa prejme tehnične podatke, kot so model naprave, različica aplikacije in identifikator namestitve. Aplikacije ne prikazujejo oglasov in v njih ne uporabljamo storitev za analitiko ali poročanje o zrušitvah.

Office Hero Track na televizorju ne zahteva nobenih dovoljenj. Seznani se s kratko kodo, prejme lasten žeton za dostop in prikazuje le vozila skupin, izbranih zanj, z njihovimi registrskimi številkami, v podrobnostih vozila pa tudi z imenom njegovega voznika. Položaje vozil hrani le v pomnilniku, dokler prikazuje zemljevid. Ko podjetje televizorju prekliče dostop, televizor izbriše svoj žeton za dostop in podatke o seznanitvi, iz pomnilnika počisti podatke o voznem parku in se vrne na zaslon za seznanjanje.

Piškotki in podobne tehnologije

Spletne aplikacije uporabljajo piškotke, ki vas ohranjajo prijavljene, in enega, ki si eno leto zapomni vaš jezik. Brskalnik nekatere nastavitve, kot so jezik in stolpci, ki ste jih izbrali na seznamih, hrani tudi v lokalni shrambi. Aplikacije jih potrebujejo za delovanje in nobeden od njih se ne uporablja za oglaševanje ali analitiko. Spletno mesto samo, kot je pojasnjeno zgoraj, ne nastavlja piškotkov.

Kje so podatki shranjeni in kdo nam pomaga

Aplikacije in njihove zbirke podatkov delujejo na strežnikih, ki jih upravljamo v Skopju v Severni Makedoniji. Na naših lastnih strežnikih delujejo tudi izračun cestnih poti, pregledovanje glede zlonamerne programske opreme in trezor, ki hrani šifrirne ključe. Naši sodelavci do podatkov podjetja dostopajo le, kadar je to potrebno za nastavitev in delovanje storitve, nastavitev sledilnikov, odgovor na zahtevo za podporo ali zagotavljanje varnosti storitve.

Uporabljamo storitve naslednjih podjetij, ki zato prejemajo osebne podatke:

Cloudflare, Inc. (ZDA) hrani naložene datoteke in varnostne kopije zbirk podatkov, ščiti spletno mesto in posreduje e-poštna sporočila, poslana na naše naslove.
Contabo GmbH (Nemčija) gosti spletno mesto in povpraševanja, poslana prek njegovih obrazcev, na strežniku v Franciji.
Mailtrap, ki ga upravlja Railsware Products Studio LLC (ZDA), dostavlja e-poštna sporočila, ki jih pošiljajo aplikacije, na primer povabila, kode za prijavo, ponastavitve gesel, opozorila, poročila in povzetke računov. Prejme naslov prejemnika in vsebino vsakega sporočila.
Google LLC (ZDA) zagotavlja pisave spletnih aplikacij, ki jih vaš brskalnik nalaga s strežnikov družbe Google, zato Google prejme vaš naslov IP. V Office Hero Manager Google zagotavlja Google Maps SDK in v sistemu Android čitalnik črtnih kod ML Kit. Storitev Firebase Cloud Messaging družbe Google dostavlja obvestila v telefone Android z uporabo žetona za obvestila in identifikatorja namestitve Firebase.
Apple Inc. (ZDA) zagotavlja Apple Maps v Office Hero Manager in dostavlja obvestila v naprave iPhone in iPad.
OpenStreetMap Foundation (Združeno kraljestvo) zagotavlja osnovni zemljevid OpenStreetMap v spletnih aplikacijah. Vaš brskalnik njene slike zemljevida nalaga neposredno, zato fundacija prejme vaš naslov IP in območje zemljevida, ki si ga ogledujete, kar lahko približno pokaže, kje so vozila, ki jih gledate, ne pa imen vozil ali osebnih podatkov. Ko v Office Hero Manager pri načrtovanju poti iščete naslov, ga naši strežniki poiščejo z njeno storitvijo Nominatim in pošljejo le naslov ali točko.
OpenFreeMap, ki ga upravlja Hyperknot Software Kft. (Madžarska), zagotavlja ulični in temni zemljevid za zaslone Office Hero Track, zato prejme naslov IP televizorja in prikazano območje zemljevida.
1NCE GmbH (Nemčija) zagotavlja kartice SIM in mobilne podatke za sledilnike, ki jih dobavljamo. Podatki sledilnikov po njenem omrežju potujejo do naših strežnikov.

V spletnih aplikacijah in v Office Hero Track do vas slike cestnega, satelitskega in prometnega zemljevida Google pridejo prek naših lastnih strežnikov, zato Google zanje ne prejme vašega naslova IP. Če se odločite, da lokacijo iz aplikacij odprete v Google Maps, Apple Maps ali OpenStreetMap, ta storitev prejme lokacijo. Menjalne tečaje prenašamo od Evropske centralne banke in Narodne banke Republike Severne Makedonije; nobenih podatkov o vas jima ne pošiljamo.

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje. Organom jih razkrijemo le, kadar nam to nalaga zakon.

Prenosi zunaj Severne Makedonije in EU

Severna Makedonija ni članica Evropske unije. Nekatera od zgoraj navedenih podjetij so v EU, eno je v Združenem kraljestvu, nekatera so v ZDA, poleg tega pa lahko podatke obdelujejo tudi v drugih državah. Kadar zakon za takšne prenose zahteva zaščitne ukrepe, se zanašamo na ukrepe, ki jih ponuja ponudnik, na primer njegovo certifikacijo v okviru EU–ZDA za zasebnost podatkov ali standardne pogodbene klavzule. Če je vaše podjetje v EU, za njegovo uporabo naših strežnikov v Skopju veljajo tudi pravila GDPR o prenosih v države zunaj EU. Če potrebujete podrobnosti, nam pišite.

Pravne podlage

Pogodba (točka (b) člena 6(1) GDPR): za zagotavljanje storitev našim naročnikom in za odgovore na prošnje za predstavitev ali ponudbo.
Zakoniti interesi (točka (f) člena 6(1)): za odgovarjanje na vprašanja, ki nam jih pošiljajo ljudje, upravljanje uporabniških računov, varnost spletnega mesta in aplikacij, preprečevanje zlorab, odpravljanje napak in izboljševanje storitev ter ohranjanje stikov z osebami, s katerimi sodelujemo pri naših naročnikih.
Zakonske obveznosti (točka (c) člena 6(1)): za vodenje računovodskih in davčnih evidenc ter za odgovarjanje na zakonite zahteve organov.
Privolitev (točka (a) člena 6(1)): le kadar vas zanjo prosimo. Kadar koli jo lahko prekličete.

Telefon vas tudi vpraša za dovoljenje, preden aplikacija uporabi njegovo lokacijo, kamero ali mikrofon ali vam pošlje obvestila. Za podatke, ki jih podjetje beleži v aplikacijah, pravno podlago izbere podjetje in zanjo tudi odgovarja. Zakon o varstvu osebnih podatkov Severne Makedonije določa enake pravne podlage.

Kako dolgo hranimo podatke

Povpraševanja s spletnega mesta: dokler jih potrebujemo za odgovor in nadaljnjo obravnavo ali dokler ne zahtevate njihovega izbrisa. Kopije lahko še nekaj časa ostanejo v dnevnih varnostnih kopijah spletnega mesta, dokler jih ne nadomestijo novejše.
Podatki podjetja v aplikacijah: dokler podjetje uporablja storitve. Po prenehanju pogodbe lahko podjetje svoje podatke izvaža še 30 dni, nato jih izbrišemo.
Zgodovina sledenja: ne izbriše se samodejno po določenem obdobju, temveč se hrani, dokler ima podjetje svoj uporabniški račun, razen če podjetje zahteva prejšnji izbris. Položaji, poslani med premorom zaradi zasebnosti, se nikoli ne shranijo.
Sporočila v klepetu: za obdobje, ki ga podjetje nastavi za kanal, sicer dokler ima podjetje svoj uporabniški račun. Sporočilo, ki ga izbriše avtor ali ki se izbriše ob koncu tega obdobja, se dokončno odstrani po 90 dneh.
Prijave nepravilnosti: zaključena prijava se iz aplikacij odstrani 5 let po prejemu ali po drugem obdobju od 1 do 10 let, če ga podjetje zahteva. Podjetje lahko zahteva tudi, da prijav ne odstranjujemo samodejno. Odstranjena prijava ostane v zbirki podatkov podjetja, z vsebino, ki je še vedno šifrirana, da je mogoče še naprej izkazati, kako je bil primer obravnavan, in sicer dokler ima podjetje svoj uporabniški račun.
Poročila, poslana po e-pošti: kopija PDF, shranjena za pošiljanje, se izbriše po 7 dneh.
Zapisi o prijavah: seja poteče po 30 dneh neuporabe in najpozneje po 90 dneh, z odjavo pa se konča takoj. Njen zapis z naslovom IP in napravo se izbriše v približno 60 dneh po zadnji uporabi seje, ob izbrisu vašega uporabniškega računa pa takoj.
Žetoni za obvestila: dokler se ne odjavite, žeton ne preneha delovati ali se vaš uporabniški račun ne izbriše.
Revizijski dnevnik: 7 let, nato se izbriše.
Varnostne kopije zbirk podatkov aplikacij: 30 dni. Občutljiva polja v varnostnih kopijah ostanejo šifrirana.
Naše pogodbe in računi: toliko časa, kot zahtevajo računovodski in davčni predpisi.
Tehnični dnevniki: toliko časa, kot je potrebno za varnost storitev in preiskovanje napak.

Kako varujemo podatke

Podatki vsakega podjetja se hranijo v njegovi lastni shemi zbirke podatkov, vsaka zahteva pa je vezana na natanko eno podjetje.
Občutljivi osebni podatki so šifrirani (AES-256-GCM) s ključem, ki pripada podjetju: zasebni e-poštni naslovi in telefonske številke zaposlenih, datumi rojstva, osebne identifikacijske številke, naslovi, kontakti za nujne primere in bančni računi, imena in kontaktni podatki kandidatov, bančni podatki, vneseni v Office Hero Connect, sporočila v klepetu (privzeto) in prijave nepravilnosti. Ta ključ je zaščiten z glavnim ključem v trezorju na naših strežnikih. Imena, službeni kontaktni podatki in druga polja, po katerih aplikacije iščejo in razvrščajo, niso šifrirani na ta način.
Vaš brskalnik ter naše aplikacije za telefon in televizor se z aplikacijami povezujejo prek HTTPS. Sledilniki svoje podatke pošiljajo na naše strežnike po mobilnem omrežju z lastnim protokolom sledilnika in ne prek HTTPS. Gesla so shranjena z Argon2id.
Vloge in pravila na ravni zapisov določajo, kdo vidi katera vozila, voznike, zaposlene in stranke, strežnik pa jih preveri pri vsaki zahtevi.
Naložene datoteke se pregledajo glede zlonamerne programske opreme, novi vnosi v revizijski dnevnik pa se vsako noč preverijo glede nedovoljenih sprememb.
Zbirke podatkov se varnostno kopirajo vsako noč, popolna obnovitev iz teh varnostnih kopij pa je bila preizkušena.

Noben sistem ni popolnoma varen. Če kršitev zadeva osebne podatke, o tem brez nepotrebnega odlašanja obvestimo zadevno podjetje ter, kadar smo odgovorni mi in to zahteva zakon, nadzorni organ in prizadete osebe. Na naši strani o varnosti so ti ukrepi opisani podrobneje.

Vaše pravice

GDPR in Zakon o varstvu osebnih podatkov Severne Makedonije vam dajeta naslednje pravice:

Dostop: dobite lahko kopijo svojih osebnih podatkov in informacije o tem, kako se obdelujejo.
Popravek: napačne ali nepopolne podatke lahko daste popraviti.
Izbris: svoje podatke lahko daste izbrisati, kadar ni več razloga za njihovo hrambo.
Omejitev: obdelavo lahko daste omejiti, dokler se vprašanje v zvezi z njo rešuje.
Prenosljivost: podatke, ki ste nam jih dali, lahko prejmete v strojno berljivi obliki ali jih date poslati drugemu ponudniku.
Ugovor: ugovarjate lahko obdelavi, ki temelji na zakonitih interesih.
Preklic privolitve: privolitev lahko kadar koli prekličete, kar ne vpliva na tisto, kar je bilo storjeno pred tem.
Pritožba: pritožite se lahko pri nadzornem organu.

Za uveljavljanje pravic pišite na [email protected] ali [email protected]. Lahko vas prosimo, da potrdite svojo identiteto. Kot zahteva zakon Severne Makedonije, napačne podatke popravimo v 15 dneh od vaše zahteve, kadar je treba podatke izbrisati, pa jih izbrišemo v 30 dneh. Na druge zahteve odgovorimo v enem mesecu; če je zahteva zapletena, zakon dovoljuje še dva meseca, in če ju potrebujemo, vam to v prvem mesecu sporočimo skupaj z razlogi. O zahtevah glede podatkov, ki jih podjetje beleži v aplikacijah, odloča podjetje, mi pa mu pomagamo.

Izbris uporabniškega računa. Izbris svojega uporabniškega računa lahko zahtevate v aplikacijah (Office Hero Manager: Račun, nato Izbriši račun; Office Hero Connect: Profil, nato Izbriši račun; spletne aplikacije: Moj račun) ali brez prijave na connect.officehero.io/delete-account. Zahtevo preučijo podjetja, s katerimi sodelujete, podpora Office Hero odloči o vsaki zahtevi, ki jo zavrnejo ali o kateri ne odločijo pravočasno, odgovor pa prejmete v 30 dneh. Ko je zahteva odobrena, izbrišemo vaš uporabniški račun: ime, e-poštni naslov, telefonsko številko, geslo, varnostne nastavitve, seje in naprave. Sporočila, fotografije, glasovna sporočila in datoteke, ki ste jih poslali sodelavcem, kadrovske in finančne evidence, ki jih mora hraniti vaš delodajalec, ter varnostni revizijski dnevniki ostanejo za obdobja, opisana zgoraj.

Pritožbe. V Severni Makedoniji je nadzorni organ Agencija za varstvo osebnih podatkov (azlp.mk). Če ste v EU, se lahko pritožite tudi pri organu za varstvo podatkov v svoji državi; Evropski odbor za varstvo podatkov navaja seznam teh organov. Želimo si, da se najprej obrnete na nas, da lahko poskusimo rešiti vašo težavo.

Avtomatizirano odločanje

Office Hero o ljudeh ne sprejema odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi. V aplikacijah se pravila, ki jih nastavi podjetje, na primer pravila za opozorila ali pravice do dopusta, izvajajo samodejno, za odločitve, ki jih sprejme, pa ostaja odgovorno podjetje.

Otroci

Naše storitve so namenjene podjetjem in javnim organom ter niso namenjene otrokom.

Spremembe tega pravilnika

Ta pravilnik posodobimo, kadar se spremenijo naše storitve ali zakonodaja. Datum na koncu te strani označuje veljavno različico. Preden začne veljati bistvena sprememba, o njej po e-pošti obvestimo naše naročnike.

Kontakt

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje, Severna Makedonija. Vprašanja o osebnih podatkih: [email protected]. Pomoč pri uporabniškem računu: [email protected].

Zadnja posodobitev: 2. oktober 2026

To je veljavna različica našega pravilnika o zasebnosti. Če imate v zvezi z njim vprašanje, pišite na [email protected].