Kaj ureja direktiva
Direktiva (EU) 2019/1937 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije, je bila sprejeta 23. oktobra 2019 in je začela veljati 16. decembra 2019. Države članice so jo morale v nacionalno pravo prenesti do 17. decembra 2021, za obveznost zasebnih delodajalcev s 50 do 249 delavci, da vzpostavijo notranje kanale, pa so imele čas do 17. decembra 2023.
Direktiva ureja dve stvari. Od organizacij zahteva, da zagotovijo varne načine za prijavo nepravilnosti, osebe, ki prijavijo, pa ščiti pred povračilnimi ukrepi. Določa minimalne standarde, zato lahko nacionalni zakoni zaščitijo več oseb ali zajamejo več vrst nepravilnosti.
Prijavitelj lahko izbere eno od treh poti: notranjo prijavo v lastni organizaciji, zunanjo prijavo pristojnemu organu ali, pod strogimi pogoji, javno razkritje. Države članice morajo spodbujati, da prijavitelji najprej uporabijo notranjo prijavo, kadar je kršitev mogoče obravnavati znotraj organizacije in prijavitelj ne vidi tveganja povračilnih ukrepov.
Katere kršitve so zajete
Direktiva zajema prijave kršitev prava EU na teh področjih:
- javna naročila
- finančne storitve, produkti in trgi ter preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma
- varnost in skladnost proizvodov
- varnost prometa
- varstvo okolja
- varstvo pred sevanji in jedrska varnost
- varnost hrane in krme, zdravje in dobrobit živali
- javno zdravje
- varstvo potrošnikov
- zasebnost in osebni podatki ter varnost omrežij in informacijskih sistemov
- finančni interesi EU in notranji trg, vključno s pravili o konkurenci, državnih pomočeh in obdavčitvi pravnih oseb
Po poročilu Evropske komisije o direktivi iz leta 2024 je velika večina držav članic zaščito razširila prek okvira direktive, približno polovica pa je dodala področja nacionalnega prava, kot so korupcija ali kazniva dejanja. Preverite, kaj zajema zakon vaše države.
Kdo je zaščiten
Zaščita velja za osebe, ki so za kršitve izvedele pri svojem delu v zasebnem ali javnem sektorju. To vključuje najmanj:
- zaposlene, vključno z javnimi uslužbenci
- samozaposlene osebe
- delničarje, člane upravnih in nadzornih organov, prostovoljce ter plačane ali neplačane pripravnike
- osebe, ki delajo za izvajalce, podizvajalce in dobavitelje
- nekdanje zaposlene in kandidate za zaposlitev, ki so za kršitev izvedeli med postopkom zaposlovanja
Zaščita velja tudi za osebe, ki prijavitelju pomagajo, za sodelavce in sorodnike, ki bi lahko utrpeli povračilne ukrepe, ter za podjetja, katerih lastnik je prijavitelj ali za katera dela. Za zaščito mora imeti prijavitelj v času prijave utemeljene razloge za prepričanje, da so informacije resnične in spadajo na področje uporabe direktive. Oseba, ki je prijavila anonimno in je pozneje identificirana, ohrani enako zaščito.
Kdo mora vzpostaviti notranji kanal
- Zasebni sektor: vsak delodajalec s 50 ali več delavci.
- Nekateri regulirani sektorji, kot so finančne storitve in preprečevanje pranja denarja: vsak delodajalec, za katerega veljajo ustrezna pravila EU, ne glede na velikost.
- Javni sektor: vsak javni organ, vključno s subjekti v njegovi lasti ali pod njegovim nadzorom. Države članice lahko izvzamejo občine z manj kot 10.000 prebivalci ali manj kot 50 delavci ter druge javne organe z manj kot 50 delavci.
- Manjši zasebni delodajalci: le če to po oceni tveganja zahteva nacionalno pravo, na primer zaradi tveganj za okolje ali javno zdravje.
Zasebni delodajalci s 50 do 249 delavci si lahko delijo vire za sprejemanje in preiskovanje prijav, vendar vsak ohrani lastne obveznosti glede zaupnosti, povratnih informacij in nadaljnjega ukrepanja. Kanal lahko vodi imenovana oseba ali služba v organizaciji ali zunanji ponudnik, ki izpolnjuje enake zahteve.
Skupine podjetij
Evropska komisija je v poročilu iz leta 2024 kritizirala nacionalna pravila, ki skupinam podjetij dovoljujejo, da kanal vodijo le na ravni skupine in pri tem izvzamejo svoje večje družbe, saj bi morali biti kanali dostopni in blizu osebam, ki prijavljajo. Če vodite en kanal za celotno skupino, preverite, ali vaše družbe z 250 ali več delavci potrebujejo svojega.
Kaj mora omogočati notranji kanal
Postopki notranjega prijavljanja morajo vključevati:
- varen kanal, ki varuje identiteto prijavitelja in vseh oseb, navedenih v prijavi, brez dostopa za nepooblaščeno osebje
- potrditev prejema prijavitelju v sedmih dneh
- nepristransko osebo ali službo, ki izvaja nadaljnje ukrepanje v zvezi s prijavami, ohranja stik s prijaviteljem in po potrebi zahteva dodatne informacije
- skrbno nadaljnje ukrepanje, tudi v zvezi z anonimnimi prijavami, kadar to zahteva nacionalno pravo
- povratne informacije prijavitelju v razumnem roku, najpozneje tri mesece po potrditvi prejema ali, če potrditev ni bila poslana, tri mesece po izteku sedemdnevnega roka
- jasne in lahko dostopne informacije o tem, kako podati zunanjo prijavo pristojnim organom
Kanal mora sprejemati prijave v pisni obliki, ustno ali na oba načina. Kadar kanal sprejema ustne prijave, morajo biti mogoče po telefonu ali prek drugega sistema za glasovna sporočila. Direktiva predvideva tudi osebni sestanek v razumnem roku, kadar ga prijavitelj zahteva, nacionalni zakoni pa se razlikujejo glede tega, ali ga mora omogočati vsak kanal, zato preverite svojega.
Časovnica prijave
- Dan 0: prijava prispe prek kanala.
- Do 7. dne: prijavitelj prejme potrditev prejema.
- V treh mesecih od potrditve prejema: prijavitelj izve, kaj je bilo storjeno ali je načrtovano in zakaj.
- Ves čas: prijava je evidentirana, dostop je omejen, identiteta prijavitelja pa ostaja zaščitena.
Anonimne prijave
Direktiva vsaki državi članici prepušča odločitev, ali morajo organizacije sprejemati anonimne prijave in v zvezi z njimi nadaljnje ukrepati. Po poročilu Komisije iz leta 2024 približno polovica nacionalnih zakonov ureja anonimne prijave, večina teh pa zahteva, da jih sprejmejo in obravnavajo pristojni organi ali vse organizacije s kanalom. Kjer jih je treba sprejemati, se obravnavajo kot vse druge prijave.
Sprejemanje anonimnih prijav pomaga le, če prijavitelj lahko ostane v stiku, ne da bi razkril, kdo je. Načrtujte, kako boste potrdili prejem anonimne prijave, postavljali dodatna vprašanja in podajali povratne informacije.
Kako pomaga HR Hero
Javna stran za prijave v HR Hero je privzeto anonimna. Prijavitelji dobijo referenčno številko in lahko ustvarijo varnostno frazo iz štirih besed, s katero preverijo stanje prijave. Obrazec nima polja za kontakt, zato prijavitelj, ki želi pogovor, kontakt navede v prijavi, zaupnik pa mu tja pošlje zasebni žeton za nadaljnjo komunikacijo.
Zaupnost, varstvo podatkov in evidence
Identitete prijavitelja brez njegove izrecne privolitve ni dovoljeno razkriti nikomur razen osebju, pooblaščenemu za sprejemanje prijav ali nadaljnje ukrepanje. Enako velja za vse informacije, iz katerih bi bilo mogoče ugotoviti njegovo identiteto. Izjeme so dovoljene le, kadar to zahteva pravo EU ali nacionalno pravo, na primer v preiskavi ali sodnem postopku, prijavitelja pa je treba praviloma najprej obvestiti.
Osebni podatki se obdelujejo v skladu z GDPR, podatkov, ki za prijavo očitno niso pomembni, pa ni dovoljeno zbirati ali pa jih je treba nemudoma izbrisati. Vsako prijavo je treba evidentirati in hraniti le toliko časa, kot je potrebno in sorazmerno. Ustne prijave in sestanke je mogoče dokumentirati s posnetkom ali natančnim zapisnikom, s privolitvijo prijavitelja in z možnostjo, da zapis preveri, popravi in podpiše.
Kako pomaga HR Hero
Vsebina prijav je šifrirana z lastnim ključem vašega podjetja, primer lahko odprejo le osebe z dovoljenji za prijave nepravilnosti, vsak primer pa ima revizijski dnevnik v obliki verige zgoščenih vrednosti, ki se preveri vsako noč. Zaprte prijave izginejo iz predala po roku hrambe, ki ga Office Hero nastavi za vaše podjetje, od 12 do 120 mesecev od prejema; označijo se kot izbrisane, dejansko pa se ne izbrišejo.
Zaščita pred povračilnimi ukrepi
Prepovedana je vsaka oblika povračilnih ukrepov, vključno z grožnjami in poskusi. Direktiva navaja primere:
- odpoved, suspenzija, degradacija ali zadržano napredovanje
- sprememba nalog, kraja dela, plačila ali delovnega časa ter odrekanje usposabljanja
- negativne ocene uspešnosti ali priporočila ter disciplinski ukrepi
- prisila, ustrahovanje, nadlegovanje, izločanje in diskriminacija
- nepretvorba pogodbe za določen čas v pogodbo za nedoločen čas, njeno nepodaljšanje ali predčasna prekinitev
- škoda za ugled, tudi na družbenih omrežjih, finančna izguba in uvrstitev na črni seznam v panogi
- odpoved pogodb za blago ali storitve, odvzem licenc ali dovoljenj ter napotitve na psihiatrično ali zdravniško obravnavo
Če prijavitelj utrpi škodo in izkaže, da je podal prijavo, se domneva, da gre za povračilni ukrep, delodajalec pa mora dokazati, da je imel druge, ustrezno utemeljene razloge. Sporazumi in pravilniki teh pravic ne morejo odvzeti. Države članice določijo kazni za vsakogar, ki ovira prijavljanje, izvaja povračilne ukrepe, sproži šikanozne postopke ali krši zaupnost, ter za prijavitelje, ki zavestno prijavijo lažne informacije.
Stanje nacionalnih zakonov
Prenos je potekal počasi. Do roka 17. decembra 2021 so direktivo v celoti prenesle le tri države članice; po poročilu Komisije iz leta 2024 jih je leta 2022 sledilo osem, leta 2023 pa trinajst. Isto poročilo je ugotovilo, da so vse države članice prenesle glavne določbe, da pa ključna področja še vedno potrebujejo izboljšave, na primer področje uporabe, pogoji za zaščito in zaščita pred povračilnimi ukrepi, vključno s kaznimi.
Nacionalni zakoni se razlikujejo v podrobnostih: ali je treba sprejemati anonimne prijave, katera področja nacionalnega prava so zajeta, kako mora potekati ustno prijavljanje in kateri organ sprejema zunanje prijave. Upoštevajte pravila države, v kateri ima sedež posamezna vaša družba.
Zunaj EU: Severna Makedonija in regija
Zunaj EU direktiva ne velja neposredno, vendar ima veliko držav lastne zakone o žvižgačih. Severna Makedonija je Zakon o zaščiti žvižgačev sprejela leta 2015. Po pregledu odvetniške družbe CMS morajo podjetja z desetimi ali več zaposlenimi sprejeti notranja pravila za prijave in imenovati osebo, ki jih sprejema.
Pripravljen je osnutek novega zakona za uskladitev Severne Makedonije z direktivo. Po poročilu Evropske komisije o stanju pravne države za leto 2026 je osnutek marca 2026 zaključil usklajevanje znotraj vlade, jasnega časovnega načrta za sprejetje v parlamentu pa ni. Tudi druge države v regiji imajo lastna pravila, zato jih preverite za vsako družbo in ne pozabite, da za hčerinske družbe v državah EU velja pravo njihove države članice.
Kontrolni seznam za vzpostavitev kanala
- Preštejte delavce vsake družbe in preverite pragove v njenem nacionalnem pravu.
- Za obravnavo prijav imenujte nepristransko osebo ali službo in namestnika ter jih usposobite glede zaupnosti.
- Odločite se, kako lahko ljudje podajo prijavo, pisno, po telefonu ali na sestanku, in ali morate sprejemati anonimne prijave.
- Objavite jasna navodila za notranje prijavljanje in za prijavljanje pristojnim organom.
- Uvedite postopek, ki zagotavlja potrditev prejema vsake prijave v sedmih dneh in povratne informacije v treh mesecih.
- Omejite dostop do prijav, zaščitite identitete in evidentirajte vsak korak.
- Za zaprte prijave določite rok hrambe, ki ustreza direktivi in vašemu nacionalnemu pravu.
- Vodjem sporočite, da so povračilni ukrepi prepovedani, in postopek redno pregledujte.
Kako lahko pomaga Office Hero
HR Hero, kadrovska aplikacija Office Hero, vključuje kanal za prijavo nepravilnosti, zasnovan na podlagi direktive. Ponuja javno stran za prijave v Office Hero Connect, za katero ni potreben uporabniški račun, notranji obrazec za zaposlene, predal primerov za vaše imenovane zaupnike in opomnik zaupnikom, dodeljenim prijavi, ko ta sedem dni ostane brez potrditve prejema. Vsebina prijav je šifrirana, vsak primer pa ima revizijski dnevnik v obliki verige zgoščenih vrednosti.
Poznajte tudi njegove omejitve: prijave se podajo pisno, brez telefonske linije ali glasovnega posnetka, prijavitelji ne morejo priložiti datotek, ob prejemu nove prijave ni obveščen nihče, trimesečni rok za povratne informacije pa se spremlja s filtrom starosti v predalu, ne z opomnikom. Kako deluje, pojasnjuje stran o kanalu za prijavo nepravilnosti.