Javni sektor
Program za vozni park in HR za občine, komunalna podjetja in javne agencije
Office Hero javnim organom pomaga, da vodijo evidenco o svojih vozilih in izpolnjujejo obveznosti do zaposlenih. Fleet Hero beleži, kam vozijo službena vozila in kdo jih vozi; HR Hero doda anonimen kanal za prijavo nepravilnosti, zasnovan na podlagi Direktive (EU) 2019/1937, poročila o preglednosti plačil za Direktivo (EU) 2023/970 in kadrovske evidence, na katerih temeljijo.
Fleet Hero od 10,80 € na vozilo na mesec, s kartico SIM in mobilnimi podatki. Kanal za prijavo nepravilnosti in poročila o preglednosti plačil so del paketa HR Hero Professional, po 4,90 € na zaposlenega na mesec. Cene so brez DDV; ponudbe za javna naročila pripravimo na zahtevo.
01Kaj zajema Office Hero
Odgovornost za vozila, obveznosti do zaposlenih
Vsaka ploščica vodi na stran funkcije s podrobnostmi in omejitvami.
Službena vozila, uporabljena namensko
Vsako vozilo na zemljevidu v živo, z opozorilom, ko se katero premika v urah, ki jih nastavite, na primer ponoči in ob koncih tedna.
Kdo je vozil katero vozilo
Koledar dodelitev voznikov in vozil ter vožnje z vozilom, voznikom, začetkom, koncem, razdaljo in trajanjem.
Poročila za vodstvo in revizorje
14 pripravljenih poročil, na primer razdalja po vozilih, izkoriščenost in strošek na kilometer, v obliki PDF, Excel ali CSV, tudi s pošiljanjem sodelavcem po e-pošti po urniku.
Komunalna in servisna vozila v voznem stanju
Delovni nalogi z rokom po datumu ali stanju števca kilometrov, okvare in število vozil brez obveznega zavarovanja.
Kanal za prijavo nepravilnosti
Vsakdo lahko na javni strani poda anonimno prijavo; zaupniki vidijo 7-dnevni rok za potrditev prejema, vsako dejanje pa se zapiše v dnevnik, v katerem se vsak poseg zazna.
Obveznosti glede preglednosti plačil
Povprečna in mediana razlika v plačilu med spoloma, plačni kvartili, letna poročila po členu 9 in skupna ocena plačil, ki se samodejno odpre, ko posnetek razlike v plačilu pokaže razliko nad 5 %.
Številke izhajajo iz obračunov plač v HR Hero, ki danes zajemajo le zaposlene v Severni Makedoniji, Albaniji in Združenem kraljestvu.
Vsak oddelek vidi svoje
Osebo omejite na vozila izbranih skupin ali na navedene zaposlene, vloge pa urejajte v matriki dovoljenj.
Zapis o vsaki spremembi
Skrbniške spremembe se zapisujejo v revizijski dnevnik, povezan v verigo zgoščenih vrednosti in hranjen 7 let, novi vnosi pa se preverijo vsako noč.
Zaposleni, ki delajo v različnih jezikih
Vsak izbere enega od 15 jezikov vmesnika, med njimi makedonščino, albanščino in srbščino v obeh pisavah.
02Kako deluje
Vozila, poročanje in dostop, podrobneje
Trije zasloni, s katerimi javni organ vodi evidenco o svojih vozilih in ščiti svoje zaposlene.
Službena vozila
Jasna evidenca vsake službene vožnje
Fleet Hero vožnje iz podatkov GPS oblikuje samodejno, z vozilom, voznikom, začetkom, koncem in razdaljo, koledar dodelitev pa pokaže, kdo je imel katero vozilo in kdaj. Katero koli obdobje predvajajte na zemljevidu v okviru zgodovine poti, ki jo vključuje vaš paket: 6, 12 ali 24 mesecev. Poročila, kot so razdalja po vozilih, izkoriščenost in strošek na kilometer, se izvozijo v PDF, Excel ali CSV za vodstvo ali revizijo.
- Opozorila o nedovoljenem premikanju v urah, ki jih nastavite, na primer ponoči in ob koncih tedna
- Načrtovano pošiljanje poročil sodelavcem po e-pošti, dnevno, tedensko ali mesečno
- Strošek goriva in servisov na kilometer za vsako vozilo
- Skupine vozil po oddelkih, ki jih uporabljajo zemljevid, poročila in dostop
Prijava nepravilnosti
Anonimen kanal za prijavo s spremljanjem 7-dnevnega roka in dnevnikom, ki razkrije vsak poseg
Vsaka organizacija dobi v Office Hero Connect svojo javno stran za prijave. Vsakdo lahko poda anonimno prijavo, prejme referenčno številko in kadar koli preveri stanje z varnostno frazo iz štirih besed, ki je prikazana samo enkrat. V HR Hero imenovani zaupniki potrdijo prejem prijav, odgovorijo v zasebni niti za nadaljnjo komunikacijo, kadar je prijavitelj pustil način, kako ga doseči, in zaključijo primere, vsako dejanje pa se doda v revizijski dnevnik, povezan v verigo zgoščenih vrednosti.
- Oznaka in opomnik dodeljenim zaupnikom, ko prijava 7 dni ostane brez potrditve prejema
- Vsebina prijav, šifrirana v hrambi
- Tudi notranji obrazec za prijavo nepravilnosti za zaposlene z uporabniškim računom
- Revizijska veriga, samodejno preverjena vsako noč
Varstvo podatkov
Kdo vidi kaj in zapis o vsaki spremembi
Podatki vsake organizacije so v njeni lastni shemi zbirke podatkov, osebna polja, kot so identifikacijske številke in bančni računi, pa so šifrirana z lastnim ključem organizacije. Vloge se urejajo v matriki dovoljenj, pravila na ravni zapisov pa osebo omejijo na izbrana vozila, skupine vozil ali zaposlene. Vsaka skrbniška sprememba se zapiše v revizijski dnevnik, ki je povezan v verigo zgoščenih vrednosti in se hrani 7 let.
- 18 pripravljenih vlog in lastne vloge
- Naložene datoteke, pregledane na zlonamerno programsko opremo, preden jih lahko kdor koli odpre
- Strežniki v Skopju, Severna Makedonija
- Seje se končajo po 30 dneh neuporabe in najpozneje po 90 dneh
03Aplikacije
Office Hero za javni organ
Vsaka aplikacija deluje samostojno, skupaj pa imajo en uporabniški račun in en zapis za vsako osebo.
-
Službena, komunalna in servisna vozila na zemljevidu v živo, z vožnjami, poročili, vzdrževanjem in zavarovanji.
- Vožnje z voznikom in razdaljo
- Opozorila o premikanju zunaj delovnega časa
- 14 pripravljenih poročil
- Zavarovanja in registracije
-
Kadrovske evidence, dopusti in delovni čas, s kanalom za prijavo nepravilnosti in poročili o preglednosti plačil.
- Obravnava prijav nepravilnosti
- Razlika v plačilu med spoloma in poročila po členu 9
- Dopusti in evidenca delovnega časa
- Usposabljanja in certifikati
-
Javna stran za prijavo nepravilnosti ter dostop za zaposlene, ki tam vidijo svoj urnik, dopust in dokumente.
- Stran za anonimne prijave
- Zahteve za dopust in stanje dopusta
- Beleženje prihoda in odhoda
- Lastni bančni podatki
04Vprašanja
Vprašanja javnih organov
Niste našli odgovora? Pišite na [email protected]. Odgovori vam oseba iz naše ekipe v Skopju, od ponedeljka do petka, 09:00–17:00 po srednjeevropskem času.
Ali kanal za prijavo nepravilnosti izpolnjuje Direktivo (EU) 2019/1937?
Zasnovan je na podlagi direktive: anonimne prijave, 7-dnevni rok za potrditev prejema, ki ga sistem spremlja za zaupnike, zasebna nit za nadaljnjo komunikacijo s prijavitelji, ki pustijo način, kako jih doseči, in zapis vsakega dejanja, v katerem se vsak poseg zazna. Ali vaša ureditev izpolnjuje direktivo in nacionalno zakonodajo, je pravno vprašanje, zato ga preverite s svojim pravnim svetovalcem; Office Hero skladnosti ne potrjuje.
Kje so shranjeni naši podatki?
Aplikacije Office Hero in njihove zbirke podatkov delujejo na strežnikih, ki jih upravljamo v Skopju, Severna Makedonija, torej zunaj Evropske unije. Naložene datoteke in varnostne kopije zbirk podatkov hranimo v objektni shrambi Cloudflare R2. Podatki vsake organizacije so v njeni lastni shemi zbirke podatkov, občutljiva osebna polja so šifrirana z lastnim ključem organizacije, naložene datoteke pa se pregledajo na zlonamerno programsko opremo.
Ali lahko Office Hero kupimo prek javnega naročila?
Naše cene so objavljene na strani s cenikom in so brez DDV. Za javna naročila in večje količine na zahtevo pripravimo ponudbo; pošljite nam razpisno dokumentacijo ali število vozil in zaposlenih.
Ali lahko vsak oddelek vidi samo svoja vozila in svoje zaposlene?
Da. Vozila vsakega oddelka uvrstite v skupino vozil in osebo omejite na te skupine; v HR Hero osebo omejite na seznam zaposlenih. Seznami nato povedo, koliko zapisov je skritih in zakaj.
Ali Fleet Hero pripravlja potne naloge?
Ne. Fleet Hero zabeleži vsako vožnjo z vozilom, voznikom, začetkom, koncem in razdaljo, njegova poročila pa lahko izvozite v PDF, Excel ali CSV, vendar obrazca potnega naloga ne pripravi in dnevnic ne obračuna.
Ali lahko zaposleni drug ob drugem delajo v makedonščini in albanščini?
Da. Vsak izbere svoj jezik vmesnika med 15 jeziki, med njimi makedonščino, albanščino in srbščino v obeh pisavah, e-poštna opozorila pa vsakega prejemnika dosežejo v njegovem jeziku, medtem ko se poročila PDF pošljejo v jeziku, ki ga izberete. Prevodi so strojni, pregled naravnih govorcev pa poteka.
Kaj se zgodi z našimi podatki, če odidemo?
Zaposleni v Office Hero lahko pripravijo celoten izvoz podatkov vaše organizacije. Zahtevajte ga pred iztekom pogodbe ali v 30 dneh po njem, preden se podatki izbrišejo.
Pogovorite se z nami o svoji organizaciji
Rezervirajte predstavitev ali nam pošljite razpisno dokumentacijo. Pokazali vam bomo evidenco vozil, kanal za prijavo in pravila dostopa, ki bi jih uporabljala vaša ekipa.