Sektori publik
Program për flotën dhe burimet njerëzore të bashkive dhe komunave, ndërmarrjeve komunale dhe agjencive publike
Office Hero i ndihmon institucionet publike të japin llogari për automjetet e tyre dhe të përmbushin detyrimet ndaj stafit. Fleet Hero regjistron ku shkojnë automjetet zyrtare dhe kush i drejton; HR Hero shton një kanal anonim sinjalizimi të ndërtuar rreth Direktivës (BE) 2019/1937, raporte për transparencën e pagave për Direktivën (BE) 2023/970 dhe dosjet e punonjësve që qëndrojnë pas tyre.
Fleet Hero nga 10,80 € për automjet në muaj, me kartën SIM dhe të dhënat celulare të përfshira. Kanali i sinjalizimit dhe raportet për transparencën e pagave vijnë me HR Hero Professional, me 4,90 € për punonjës në muaj. Çmimet janë pa TVSH; oferta për tenderë publikë me kërkesë.
01Çfarë mbulon Office Hero
Llogaridhënie për automjetet, detyrime ndaj stafit
Secila kartelë lidhet me faqen e funksionit, me detajet dhe kufizimet.
Automjete zyrtare të përdorura për qëllimin e tyre
Çdo automjet në një hartë në kohë reale, me një alarm kur njëri lëviz gjatë orëve që caktoni, si netët dhe fundjavat.
Kush drejtoi cilin automjet
Një kalendar caktimesh i shoferëve dhe automjeteve, dhe udhëtime me automjetin, shoferin, fillimin, mbarimin, distancën dhe kohëzgjatjen.
Raporte për drejtuesit dhe auditorët
14 raporte të gatshme, si distanca për automjet, shfrytëzimi dhe kostoja për kilometër, në PDF, Excel ose CSV, që u dërgohen edhe kolegëve me email sipas një orari.
Automjetet komunale dhe të shërbimit, gjithmonë në punë
Urdhra pune me afat në një datë ose në një lexim kilometrazhi, defekte, dhe numri i automjeteve pa sigurim të detyrueshëm.
Një kanal për sinjalizimin e shkeljeve
Kushdo mund të sinjalizojë në mënyrë anonime në një faqe publike; trajtuesit shohin afatin 7-ditor të konfirmimit të marrjes, dhe çdo veprim shkon në një regjistër që zbulon çdo ndërhyrje.
Detyrimet për transparencën e pagave
Hendeku gjinor i pagave sipas mesatares dhe medianës, kuartilet e pagave, raportet vjetore sipas nenit 9 dhe një vlerësim i përbashkët i pagave që hapet automatikisht kur një pamje momentale e hendekut tregon një hendek mbi 5%.
Shifrat vijnë nga listëpagesat në HR Hero, të cilat sot mbulojnë vetëm punonjësit në Maqedoninë e Veriut, në Shqipëri dhe në Mbretërinë e Bashkuar.
Çdo departament sheh të vetat
Kufizoni një person te automjetet e grupeve të zgjedhura ose te punonjës të listuar, dhe ndryshoni rolet në një matricë lejesh.
Një regjistër i çdo ndryshimi
Ndryshimet administrative shkojnë në një regjistër auditimi me zinxhir hash që ruhet për 7 vjet, me shënimet e reja të kontrolluara çdo natë.
Staf që punon në gjuhë të ndryshme
Secili person zgjedh një nga 15 gjuhët e ndërfaqes, përfshirë maqedonishten, shqipen dhe serbishten në të dy alfabetet.
02Si funksionon
Automjetet, raportimi dhe qasja, në detaj
Tri ekrane që një institucion publik i përdor për të dhënë llogari për automjetet e veta dhe për të mbrojtur stafin e vet.
Automjetet zyrtare
Një regjistër i qartë i çdo udhëtimi zyrtar
Fleet Hero i krijon automatikisht udhëtimet nga të dhënat GPS, me automjetin, shoferin, fillimin, mbarimin dhe distancën, dhe kalendari i caktimeve tregon kush e kishte cilin automjet dhe kur. Riprodhoni në hartë çdo periudhë brenda historikut të rrugëve që përfshin paketa juaj: 6, 12 ose 24 muaj. Raportet si distanca për automjet, shfrytëzimi dhe kostoja për kilometër eksportohen në PDF, Excel ose CSV për drejtuesit ose për një auditim.
- Alarme për lëvizje të paautorizuar për orët që caktoni, si netët dhe fundjavat
- Email-e me raporte të planifikuara për kolegët, çdo ditë, çdo javë ose çdo muaj
- Kostoja e karburantit dhe e servisit për kilometër për çdo automjet
- Grupe automjetesh për çdo departament, që përdoren nga harta, raportet dhe qasja
Sinjalizimi
Një kanal anonim sinjalizimi me afat 7-ditor të ndjekur dhe një regjistër që zbulon çdo ndërhyrje
Çdo organizatë merr faqen e vet publike të sinjalizimit në Office Hero Connect. Kushdo mund të sinjalizojë në mënyrë anonime, të marrë një numër reference dhe të kontrollojë statusin në çdo kohë me një frazëkalim prej katër fjalësh që shfaqet vetëm një herë. Në HR Hero, trajtuesit e caktuar konfirmojnë marrjen e sinjalizimeve, përgjigjen në një bisedë private vijuese kur sinjalizuesi ka lënë një mënyrë për t’u kontaktuar, dhe mbyllin rastet; çdo veprim shtohet në një regjistër auditimi me zinxhir hash.
- Një shenjë, dhe një kujtesë për trajtuesit e caktuar, kur një sinjalizim kalon 7 ditë pa konfirmim marrjeje
- Përmbajtja e sinjalizimeve e enkriptuar në ruajtje
- Edhe një formular i brendshëm sinjalizimi për stafin që ka hyrë në llogari
- Zinxhiri i auditimit kontrollohet automatikisht çdo natë
Mbrojtja e të dhënave
Kush sheh çfarë, dhe një regjistër i çdo ndryshimi
Të dhënat e çdo organizate ndodhen në skemën e saj të bazës së të dhënave, dhe fushat personale si numrat personalë dhe llogaritë bankare enkriptohen me çelësin e vetë organizatës. Rolet ndryshohen në një matricë lejesh, dhe rregullat e qasjes në nivel regjistri e kufizojnë një person te automjete, grupe automjetesh ose punonjës të zgjedhur. Çdo ndryshim administrativ shkon në një regjistër auditimi me zinxhir hash që ruhet për 7 vjet.
- 18 role të gatshme, si dhe rolet tuaja
- Skedarët e ngarkuar skanohen për viruse para se dikush t’i hapë
- Serverë në Shkup, Maqedoni e Veriut
- Sesionet mbarojnë pas 30 ditësh pa përdorim, dhe më së voni pas 90 ditësh
03Aplikacionet
Office Hero për një institucion publik
Çdo aplikacion funksionon më vete, dhe së bashku ndajnë një llogari dhe një dosje për çdo person.
-
Automjetet zyrtare, komunale dhe të shërbimit në hartë në kohë reale, me udhëtime, raporte, mirëmbajtje dhe sigurime.
- Udhëtime me shoferin dhe distancën
- Alarme për lëvizjet jashtë orarit
- 14 raporte të gatshme
- Sigurimet dhe regjistrimet
-
Dosjet e punonjësve, lejet dhe koha e punës, me kanalin e sinjalizimit dhe raportet për transparencën e pagave.
- Trajtimi i rasteve të sinjalizimit
- Hendeku gjinor i pagave dhe raportet sipas nenit 9
- Lejet dhe evidenca e orarit të punës
- Trajnimet dhe certifikatat
-
Faqja publike e sinjalizimit, dhe një hyrje për stafin për të parë orarin, lejet dhe dokumentet e tij.
- Faqe për sinjalizim anonim
- Kërkesat për leje dhe balancat
- Regjistrimi i hyrjes dhe daljes
- Të dhënat e veta bankare
04Pyetje
Pyetje nga institucionet publike
Nuk e gjetët përgjigjen këtu? Na shkruani në [email protected]. Ju përgjigjet një person nga ekipi ynë në Shkup, nga e hëna në të premte, 09:00–17:00 (ora e Evropës Qendrore).
A i plotëson kanali i sinjalizimit kërkesat e Direktivës (BE) 2019/1937?
Ai është ndërtuar rreth direktivës: sinjalizime anonime, një afat 7-ditor për konfirmimin e marrjes që ndiqet për trajtuesit, një bisedë private vijuese për sinjalizuesit që lënë një mënyrë për t’u kontaktuar, dhe një regjistër i çdo veprimi që zbulon çdo ndërhyrje. Nëse konfigurimi juaj i plotëson direktivën dhe ligjin tuaj kombëtar është çështje ligjore, ndaj kontrollojeni me këshilltarin tuaj ligjor; Office Hero nuk certifikon pajtueshmërinë.
Ku ruhen të dhënat tona?
Aplikacionet e Office Hero dhe bazat e tyre të të dhënave funksionojnë në serverë që i administrojmë në Shkup, Maqedoni e Veriut, që është jashtë Bashkimit Evropian. Skedarët e ngarkuar dhe kopjet rezervë të bazës së të dhënave ruhen në hapësirën e ruajtjes së objekteve Cloudflare R2. Të dhënat e çdo organizate ndodhen në skemën e saj të bazës së të dhënave, fushat personale të ndjeshme enkriptohen me çelësin e vetë organizatës, dhe skedarët e ngarkuar skanohen për viruse.
A mund ta blejmë Office Hero përmes një tenderi publik?
Çmimet tona janë të publikuara në faqen e çmimeve dhe janë pa TVSH. Për tenderë publikë dhe vëllime më të mëdha përgatisim një ofertë me kërkesë; na dërgoni dokumentet e tenderit ose numrin e automjeteve dhe të punonjësve.
A mund të shohë çdo departament vetëm automjetet dhe stafin e vet?
Po. Vendosini automjetet e çdo departamenti në një grup automjetesh dhe kufizojeni një person te ato grupe; në HR Hero, kufizojeni një person te një listë punonjësish. Listat pastaj tregojnë sa regjistrime janë të fshehura dhe pse.
A nxjerr Fleet Hero urdhra udhëtimi?
Jo. Fleet Hero regjistron çdo udhëtim me automjetin, shoferin, fillimin, fundin dhe distancën e tij, dhe raportet e tij eksportohen në PDF, Excel ose CSV, por nuk nxjerr formularin e urdhrit të udhëtimit dhe nuk llogarit dietat ditore.
A mund të punojë stafi në maqedonisht dhe shqip krah për krah?
Po. Secili person zgjedh gjuhën e vet të ndërfaqes nga 15 gjuhë, përfshirë maqedonishten, shqipen dhe serbishten në të dy alfabetet, dhe email-et e alarmeve i arrijnë çdo marrësi në gjuhën e vet, ndërsa raportet PDF dërgohen në gjuhën që zgjidhni ju. Përkthimet janë bërë me makinë, dhe një rishikim nga folës amtarë po vazhdon.
Çfarë ndodh me të dhënat tona nëse largohemi?
Stafi i Office Hero mund të bëjë një eksport të plotë të të dhënave të organizatës suaj. Kërkojeni para se të mbarojë kontrata juaj, ose brenda 30 ditëve pas saj, para se të dhënat të fshihen.
Bisedoni me ne për organizatën tuaj
Rezervoni një demo, ose na dërgoni dokumentet e tenderit. Do t’ju tregojmë të dhënat e automjeteve, kanalin e sinjalizimit dhe rregullat e qasjes që do të përdorte ekipi juaj.