Politika privatnosti

Office Hero izrađuje poslovne aplikacije: Fleet Hero za upravljanje voznim parkom, HR Hero za ljudske resurse i radno vrijeme, Finance Hero za knjigovodstvo i Office Hero Connect, portal za uposlenike, kupce i dobavljače. Ova politika objašnjava kako postupamo s ličnim podacima na našoj web stranici i u tim aplikacijama. Pridržavamo se Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) tamo gdje se ona primjenjuje, kao i Zakona o zaštiti ličnih podataka Sjeverne Makedonije (Službeni glasnik br. 42/2020, 294/2021 i 101/2025), koji je usklađen s njom.

Ko je odgovoran

Друштво за производство, трговија и услуги ОФИС ХИРО ДОО увоз-извоз Скопје, skraćeno ОФИС ХИРО ДОО Скопје (na latinici: OFIS HIRO DOO Skopje), odgovorno je za obradu opisanu u ovoj politici, osim kada je odgovorna kompanija koja koristi naše aplikacije, kako je objašnjeno u sljedećim odjeljcima. To je društvo s ograničenom odgovornošću (DOO) registrovano u Sjevernoj Makedoniji, s matičnim brojem (EMBS) 7901305, poreskim brojem (EDB) 4043025542679 i sjedištem na adresi Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje. U ovoj politici „Office Hero“ i „mi“ označavaju društvo ОФИС ХИРО ДОО Скопје, koje je i izdavač aplikacija Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track. Za sva pitanja o ličnim podacima pišite na [email protected].

Na šta se ova politika odnosi

• Web stranica officehero.io, s obrascima za kontakt i za demo prezentaciju.
• Web aplikacije Fleet Hero (fm.officehero.io), HR Hero (hr.officehero.io), Finance Hero (fin.officehero.io) i Office Hero Connect (connect.officehero.io).
• Aplikacije za telefon i TV Office Hero Manager, Office Hero Connect i Office Hero Track za Android TV. U testiranju su i još nisu dostupne u prodavnicama aplikacija.
• Naš rad s klijentima: ponude, ugovori, fakture i podrška.

Naši podaci i podaci vaše kompanije

Kada odlučujemo mi. Za web stranicu, za ponude, ugovore, fakture i podršku te za korisničke račune putem kojih ljudi pristupaju aplikacijama, Office Hero odlučuje zašto se i kako obrađuju lični podaci. U tim slučajevima mi smo kontrolor.

Kada odlučuje vaša kompanija. Podatke koje kompanija evidentira u aplikacijama, kao što su njena vozila i njihove pozicije, dosjei uposlenika, fakture, poruke iz timskog razgovora i datoteke, obrađujemo za tu kompaniju i po njenim uputama. Kompanija, naš klijent, kontrolor je, a Office Hero njen obrađivač. Svakom klijentu nudimo ugovor o obradi podataka, a te podatke koristimo samo da bismo toj kompaniji pružali usluge.

Ako aplikacije koristite zato što vam je pristup omogućio vaš poslodavac ili poslovni partner, s pitanjima o svojim podacima najprije se obratite toj kompaniji. Ako pišete nama, vaš zahtjev prosljeđujemo kompaniji i pomažemo joj da odgovori.

Web stranica

Web stranica radi na serveru njemačkog pružaoca hosting usluga Contabo GmbH, u njegovom centru podataka u Francuskoj. Posjete web stranici prolaze kroz uslugu kompanije Cloudflare, Inc., koja brzo isporučuje stranice i blokira napade. Obje kompanije obrađuju tehničke podatke, kao što su vaša IP adresa, vaš preglednik, stranica koju ste zatražili i vrijeme, kako bi vam prikazale stranicu i održale sigurnost web stranice. Cloudflare može primiti i tehnički izvještaj od vašeg preglednika kada se neka stranica ne uspije učitati.

Web stranica ne postavlja vlastite kolačiće i ne koristi alate za analitiku, oglašavanje ni društvene mreže. Njeni fontovi i ikone dolaze s našeg servera. Samo kada Cloudflare mora provjeriti da posjeta nije napad, može za tu provjeru postaviti kratkotrajni sigurnosni kolačić.

Lokalna pohrana vašeg preglednika pamti jezik koji ste odabrali i to da li ste zatvorili obavještenje o jeziku. Ti podaci ostaju na vašem uređaju, ne šalju se nama i u svakom trenutku ih možete obrisati u pregledniku.

Obrasci za kontakt i demo prezentaciju

Kada pošaljete obrazac, pohranjujemo ono što ste unijeli: temu, vaše ime, e-mail adresu, kompaniju, broj telefona, veličinu kompanije, broj vozila, proizvode koji vas zanimaju, vašu poruku i potvrdu koju ste dali označavanjem polja. Pohranjujemo i stranicu i jezik koje ste koristili te vrijeme. Da bismo ograničili zloupotrebu, umjesto vaše IP adrese čuvamo njen hash izračunat pomoću ključa, a slanja iz vaše mreže brojimo tokom jednog sata, također u obliku hasha.

Poslani obrazac čuva se u bazi podataka web stranice, gdje ga čita naš tim. Koristimo ga samo da bismo vam odgovorili i postupili po vašem zahtjevu, na primjer da dogovorimo demo prezentaciju ili pošaljemo ponudu. Kada tražite demo prezentaciju ili ponudu, pravni osnov su radnje preduzete na vaš zahtjev prije zaključivanja ugovora. Za druga pitanja pravni osnov je naš legitimni interes da odgovorimo ljudima koji nam pišu. Označavanjem polja u obrascu potvrđujete da pristajete na ovakvo korištenje svojih podataka, kako je opisano u ovoj politici. U svakom trenutku možete zatražiti da prestanemo koristiti vaše podatke i da ih obrišemo tako što ćete pisati na [email protected].

Upit čuvamo onoliko dugo koliko nam je potreban da vam odgovorimo i postupimo po njemu. Ako postanete naš klijent, upit postaje dio naše evidencije o klijentima. U svakom trenutku možete zatražiti da ga obrišemo.

E-poruke koje nam šaljete

Usluga kompanije Cloudflare za usmjeravanje e-pošte prosljeđuje e-poruke koje šaljete na adrese @officehero.io u poštanske sandučiće našeg tima. Koristimo ih da bismo vam odgovorili i čuvamo ih onoliko dugo koliko to zahtijeva prepiska, ili duže kada to zahtijevaju računovodstveni ili drugi propisi.

Klijenti i podrška

Za ponude, ugovore i fakture obrađujemo podatke kompanija naših klijenata te imena, e-mail adrese i brojeve telefona osoba s kojima sarađujemo. Kada od našeg tima za podršku zatražite pomoć, e-poštom, tiketom u aplikaciji Office Hero Connect ili iz Centra za pomoć u aplikaciji Office Hero Manager, vašu poruku i kontakt podatke koristimo da bismo vam pomogli, a podatke vaše kompanije u aplikacijama pregledamo samo kada to zahtjev traži.

Korisnički računi u aplikacijama

Da bismo vam omogućili pristup aplikacijama, obrađujemo vaše ime, e-mail adresu, broj telefona ako je naveden, vašu ulogu i dozvole, kompanije kojima pripadate i vaše postavke, kao što su jezik, vremenska zona, tema, postavke mape i izbor obavještenja. Vaša lozinka pohranjuje se samo kao jednosmjerni hash (Argon2id). Ako se prijavljujete pomoću aplikacije za autentifikaciju, pohranjujemo tajni ključ koji ona koristi i vaše kodove za oporavak.

Za svaku prijavu bilježimo IP adresu, preglednik ili uređaj te kada je sesija započela i kada je posljednji put korištena. Administratori vaše kompanije vide prijave u kompaniji, a u aplikacijama Office Hero Connect i Office Hero Manager možete vidjeti svoje uređaje i odjaviti ih. Sesija ističe nakon 30 dana nekorištenja, a najkasnije nakon 90 dana.

Radnje važne za sigurnost, kao što su dodavanje korisnika, promjena uloga ili promjena postavki, upisuju se u zapisnik revizije koji bilježi ko je šta uradio, kada te s koje IP adrese i iz kojeg preglednika. Svaki zapis povezan je s prethodnim, tako da se neovlaštena izmjena može otkriti, a zapisi se čuvaju 7 godina i zatim brišu.

Šta aplikacije obrađuju za vašu kompaniju

Šta kompanija evidentira zavisi od aplikacija i funkcija koje koristi. Na listama u nastavku navedeni su lični podaci koje aplikacije mogu sadržavati. Kompanija odlučuje šta će evidentirati i ko u kompaniji to može vidjeti.

Fleet Hero

• Vozila: registarska oznaka, VIN, specifikacije, fotografije, dokumenti, troškovi, evidencija goriva, održavanje i osiguranje.
• Uređaji za praćenje i SIM kartice: brojevi uređaja i SIM kartica.
• Pozicije i očitanja: lokacija, brzina, smjer i vrijeme, očitanja kao što su paljenje, kilometraža, nivo goriva, podaci o motoru i kodovi grešaka te vožnje, zaustavljanja, ulasci u zone i izlasci iz njih koji se iz tih podataka izračunavaju.
• Vozači: ime, kontakt podaci, broj vozačke dozvole, kategorije i datum isteka, datum isteka certifikata o stručnoj osposobljenosti vozača (CPC), broj tahografske kartice, vozila i planirane rute koji su im dodijeljeni, s vremenom dodjele, te podsjetnici, na primjer kada ističe vozačka dozvola ili tahografska kartica.
• Podaci s tahografa: s uređaja za praćenje povezanih s tahografom, kartice vozača i suvozača u tahografu te njihova vremena vožnje i odmora.
• Upozorenja: upozorenja koja kompanija postavi, na primjer kada vozilo prekorači određenu brzinu ili uđe u zonu, i ko ih je primio.

Režim privatnosti. Dok je praćenje vozila pauzirano, njegove pozicije se odbacuju čim stignu i nikada se ne pohranjuju. Računa se samo pređena udaljenost, a svaka pauza se bilježi.

Linkovi za lokaciju uživo. Svako ko ima link vidi naziv vozila, kompaniju koja ga je podijelila, poziciju i brzinu vozila te njegovu nedavnu rutu, ali nikada rutu od prije kreiranja linka. Link radi dok ne istekne, najkasnije nakon 7 dana, ili dok ga kompanija ne zaustavi. Stranica ne prikazuje vozača i pretraživači je ne indeksiraju.

Ako kompanija putem webhookova šalje upozorenja u vlastite sisteme, podaci o upozorenjima odlaze na adrese koje kompanija odabere. Kompanija koja prati vozila koja voze njeni uposlenici mora ih o tome obavijestiti i mora imati zakonit razlog; naš vodič o GPS praćenju i privatnosti uposlenika objašnjava šta to podrazumijeva.

HR Hero

• Dosjei uposlenika: ime, kontakt podaci, datum rođenja, lični identifikacioni broj, adresa, kontakt za hitne slučajeve, bankovni račun, spol, bračno stanje, državljanstvo, radno mjesto, odjel, rukovodilac i datum početka rada.
• Ugovori i plate: uslovi ugovora, plata i platne liste.
• Radno vrijeme: vrijeme prijave dolaska i odlaska, s uređajem i mrežnom adresom koji su korišteni, smjene, sedmične evidencije radnog vremena i odsustva. Bolovanje može otkriti podatke o zdravlju.
• Dokumenti: HR dokumenti te potvrde prijema ili potpisa s vremenom i IP adresom.
• Razvoj: ocjene učinka, ciljevi, povratne informacije, obuke, certifikati i vještine.
• Zapošljavanje: kontakt podaci kandidata, biografije, trenutno radno mjesto, iskustvo, očekivana plata, linkovi na profile, motivaciona pisma i povratne informacije s intervjua.
• Transparentnost plata: poređenja plata žena i muškaraca za izvještaje o rodnom jazu u platama.

Prijava nepravilnosti. Svako može prijaviti nepravilnost putem stranice za prijave neke kompanije, i anonimno ako to želi. Sama prijava pohranjuje se šifrovana i bez IP adrese podnosioca, a stranica za prijave ne postavlja kolačiće. Da bi se ograničila zloupotreba, naši serveri tokom jednog sata broje prijave po IP adresi. Kao i svaka stranica naših web aplikacija, stranica za prijave učitava fontove sa servera kompanije Google, a tehnički zapisnici naših servera bilježe IP adresu i preglednik svakog zahtjeva, uključujući i onaj kojim se šalje prijava.

U aplikaciji HR Hero prijave mogu čitati samo osobe koje kompanija ovlasti da postupaju po prijavama, kao što su njeni administratori i službenici za usklađenost. Naše osoblje također može otvoriti prijave u našoj administratorskoj konzoli, ali samo iz razloga za pristup osoblja koji su navedeni u nastavku. Zatvorene prijave uklanjaju se iz aplikacija nakon roka čuvanja opisanog u nastavku.

Finance Hero

• Kupci i dobavljači: nazivi, kontakt osobe, adrese, e-mail adrese, brojevi telefona, PDV brojevi i bankovni podaci.
• Prodaja i nabavka: ponude, narudžbe, fakture, knjižna odobrenja, ulazne fakture i plaćanja te sažeci faktura koji se e-poštom šalju kupcima.
• Bankovni izvodi: transakcije iz izvoda koje kompanija uveze, uključujući nazive i bankovne račune drugih strana.
• Troškovi: zahtjevi za povrat troškova s računima te polazište, odredište i udaljenost u zahtjevima za naknadu za kilometražu.

Office Hero Connect

Uposlenici koriste Connect za vlastito radno vrijeme, odsustva, raspored, platne liste, dokumente, obuke i ciljeve. Kada uposlenik potvrdi prijem platne liste, bilježe se ime koje upiše, vrijeme, IP adresa i uređaj. Bankovni podaci pohranjuju se šifrovani, a za njihovu promjenu potrebno je ponovo unijeti lozinku. Kupci i dobavljači vide samo vlastita salda i fakture. Na tikete za podršku otvorene u aplikaciji Connect odgovara tim za podršku Office Hero.

Timski razgovor i datoteke

Timski razgovor pohranjuje poruke i reakcije, fotografije, datoteke i glasovne poruke poslane iz aplikacije Office Hero Manager te prijave i blokiranja koje ljudi naprave. Prema zadanim postavkama poruke se pohranjuju šifrovane vlastitim ključem kompanije. Razgovor se pohranjuje bez tog šifrovanja samo ako je prije prve poruke postavljen na „Nije šifrovano pri pohrani“. Neke starije poruke, poslane prije oktobra 2026. godine, možda još nisu pohranjene s ovim šifrovanjem. Naši serveri dešifruju poruke kako bi ih prikazali osobama u razgovoru. Kompanija može odrediti koliko dugo svaki kanal čuva svoje poruke.

Prijave pregledaju administratori kompanije. Kada neko prijavi poruku, osobu ili razgovor, administratori vide prijavu i ko ju je podnio, prijavljenu poruku te članove razgovora i njegove najnovije poruke do trenutka prijave. Mogu vidjeti i ko je koga blokirao. Prijavljena osoba ne saznaje ko ju je prijavio.

Svaka otpremljena datoteka provjerava se na zlonamjerni softver na našim serverima prije nego što je iko može preuzeti, a linkovi za preuzimanje ističu nakon 15 minuta. Datoteke se pohranjuju u Cloudflare R2.

Aplikacije za telefon i TV

Aplikacije za telefon koriste lokaciju, kameru, fotografije ili mikrofon vašeg telefona samo za funkcije navedene u nastavku i tek nakon što to dopustite. Pristup u svakom trenutku možete povući u postavkama telefona.

• Lokacija (Office Hero Manager, samo dok je aplikacija otvorena): ako to dopustite, vaša pozicija šalje se uz prijavu dolaska ili odlaska, kako bi vaš poslodavac mogao potvrditi da je prijava obavljena na radnoj lokaciji. Prikaz vaše pozicije na mapi odvija se na vašem telefonu i ta pozicija nam se ne šalje. Aplikacija nikada ne koristi vašu lokaciju u pozadini.
• Kamera i fotografije: za skeniranje VIN-a vozila te za snimanje ili odabir fotografija računa, problema s vozilima, dokumenata i priloga u razgovorima. Kada skenirate VIN, zadržava se samo VIN, nikada slika. Aplikacije vide samo fotografije koje odaberete.
• Mikrofon (Office Hero Manager): za snimanje glasovnih poruka koje odlučite poslati.
• Face ID i otisak prsta (Office Hero Manager): vaš ih telefon provjerava da bi otključao aplikaciju. Biometrijske podatke nikada ne primamo.
• Obavještenja: ako ih dopustite, pohranjujemo token za vaš uređaj i šaljemo obavještenja, uključujući njihov tekst, putem usluge za obavještenja kompanije Apple ili Google.
• Pohrana na telefonu: tokeni za prijavu čuvaju se u sigurnoj pohrani telefona, a prijave dolaska napravljene bez signala ostaju na telefonu dok ih ne bude moguće poslati.

Office Hero Manager prikazuje mape putem usluge Apple Maps na uređajima iPhone i iPad, osim ako ne odaberete Google Maps, a putem usluge Google Maps na Android uređajima. Google Maps SDK dio je aplikacije na oba sistema i pokreće se s njom, pa Google prima zahtjeve za mapama i, prema vlastitim uslovima, identifikatore uređaja te podatke o korištenju, performansama i padovima aplikacije. Na Android uređajima skener VIN-a koristi ML Kit kompanije Google: slika s kamere čita se na telefonu i ne šalje se, ali Google prima tehničke podatke kao što su model uređaja, verzija aplikacije i identifikator instalacije. Aplikacije ne prikazuju oglase, a u njima ne koristimo usluge za analitiku ni za prijavu padova aplikacije.

Office Hero Track na televizoru ne traži nikakve dozvole. Uparuje se pomoću kratkog koda, dobija vlastiti pristupni token i prikazuje samo vozila iz grupa odabranih za njega, s njihovim registarskim oznakama i, u detaljima vozila, imenom vozača. Pozicije vozila čuva samo u memoriji dok prikazuje mapu. Kada kompanija opozove pristup televizoru, televizor briše svoj pristupni token i podatke o uparivanju, uklanja podatke o voznom parku iz memorije i vraća se na ekran za uparivanje.

Kolačići i slične tehnologije

Web aplikacije koriste kolačiće koji održavaju vašu prijavu i jedan kolačić koji godinu dana pamti vaš jezik. Vaš preglednik u lokalnoj pohrani čuva i neke postavke, kao što su vaš jezik i kolone koje ste odabrali u listama. Aplikacijama su oni potrebni za rad i nijedan od njih ne koristi se za oglašavanje ni analitiku. Sama web stranica ne postavlja kolačiće, kako je objašnjeno gore.

Gdje se podaci pohranjuju i ko nam pomaže

Aplikacije i njihove baze podataka rade na serverima kojima upravljamo u Skoplju, Sjeverna Makedonija. Izračun cestovnih ruta, provjera na zlonamjerni softver i trezor u kojem se čuvaju ključevi za šifrovanje također rade na našim serverima. Naše osoblje pristupa podacima kompanije samo kada je to potrebno za postavljanje i rad usluge, za konfigurisanje uređaja za praćenje, za odgovor na zahtjev za podršku ili za održavanje sigurnosti usluge.

Koristimo usluge sljedećih kompanija, koje stoga primaju lične podatke:

• Cloudflare, Inc. (Sjedinjene Američke Države) pohranjuje otpremljene datoteke i sigurnosne kopije baza podataka, štiti web stranicu i prosljeđuje e-poruke poslane na naše adrese.
• Contabo GmbH (Njemačka) hostuje web stranicu i upite poslane putem njenih obrazaca, na serveru u Francuskoj.
• Mailtrap, koji vodi Railsware Products Studio LLC (Sjedinjene Američke Države), isporučuje e-poruke koje aplikacije šalju, kao što su pozivnice, kodovi za prijavu, linkovi za resetovanje lozinke, upozorenja, izvještaji i sažeci faktura. Prima adresu primaoca i sadržaj svake e-poruke.
• Google LLC (Sjedinjene Američke Države) pruža fontove web aplikacija, koje vaš preglednik učitava sa servera kompanije Google, pa Google prima vašu IP adresu. U aplikaciji Office Hero Manager Google pruža Google Maps SDK i, na Android uređajima, ML Kit skener barkodova. Usluga Firebase Cloud Messaging kompanije Google isporučuje obavještenja na Android telefone, koristeći token za obavještenja i identifikator instalacije Firebase.
• Apple Inc. (Sjedinjene Američke Države) pruža Apple Maps u aplikaciji Office Hero Manager i isporučuje obavještenja na uređaje iPhone i iPad.
• OpenStreetMap Foundation (Ujedinjeno Kraljevstvo) pruža osnovnu mapu OpenStreetMap u web aplikacijama. Vaš preglednik direktno učitava njene slike mape, pa fondacija prima vašu IP adresu i područje mape koje gledate, što može otprilike pokazati gdje se nalaze vozila koja pregledate, ali ne i nazive vozila ni lične podatke. Kada u aplikaciji Office Hero Manager tokom planiranja rute tražite adresu, naši serveri je traže putem njene usluge Nominatim i šalju samo adresu ili tačku.
• OpenFreeMap, koji vodi Hyperknot Software Kft. (Mađarska), pruža uličnu i tamnu mapu za ekrane Office Hero Track, pa prima IP adresu televizora i prikazano područje mape.
• 1NCE GmbH (Njemačka) pruža SIM kartice i mobilne podatke za uređaje za praćenje koje isporučujemo. Podaci s uređaja za praćenje putuju mrežom te kompanije do naših servera.

U web aplikacijama i u aplikaciji Office Hero Track slike cestovne, satelitske i saobraćajne mape kompanije Google dolaze do vas preko naših servera, pa Google za njih ne prima vašu IP adresu. Ako iz aplikacija odlučite otvoriti lokaciju u uslugama Google Maps, Apple Maps ili OpenStreetMap, ta usluga prima lokaciju. Kurseve preuzimamo od Evropske centralne banke i Narodne banke Republike Sjeverne Makedonije; njima se o vama ništa ne šalje.

Lične podatke ne prodajemo i ne koristimo ih za oglašavanje. Nadležnim organima otkrivamo ih samo kada to od nas zahtijeva zakon.

Prenosi izvan Sjeverne Makedonije i EU

Sjeverna Makedonija nije članica Evropske unije. Neke od navedenih kompanija nalaze se u EU, jedna u Ujedinjenom Kraljevstvu, a neke u Sjedinjenim Američkim Državama, i one podatke mogu obrađivati i u drugim zemljama. Kada zakon za takve prenose zahtijeva zaštitne mjere, oslanjamo se na zaštitne mjere koje nudi pružalac usluge, kao što su njegova certifikacija prema Okviru EU–SAD za privatnost podataka ili standardne ugovorne klauzule. Ako je vaša kompanija u EU, pravila GDPR-a o prenosima u zemlje izvan EU primjenjuju se i na njeno korištenje naših servera u Skoplju. Pišite nam ako vam trebaju detalji.

Pravni osnovi

• Ugovor (član 6. stav 1. tačka (b) GDPR-a): da bismo našim klijentima pružali usluge i odgovorili na zahtjeve za demo prezentaciju ili ponudu.
• Legitimni interesi (član 6. stav 1. tačka (f)): da odgovaramo na pitanja koja nam ljudi šalju, upravljamo korisničkim računima, održavamo sigurnost web stranice i aplikacija, sprječavamo zloupotrebe, ispravljamo greške i poboljšavamo usluge te da ostanemo u kontaktu s osobama s kojima sarađujemo kod naših klijenata.
• Zakonske obaveze (član 6. stav 1. tačka (c)): da vodimo računovodstvenu i poresku evidenciju i odgovaramo na zakonite zahtjeve nadležnih organa.
• Saglasnost (član 6. stav 1. tačka (a)): samo kada vas za nju zamolimo. Možete je povući u svakom trenutku.

Vaš telefon također traži vašu dozvolu prije nego što aplikacija upotrijebi njegovu lokaciju, kameru ili mikrofon, ili vam pošalje obavještenja. Za podatke koje kompanija evidentira u aplikacijama, kompanija bira pravni osnov i za njega je odgovorna. Zakon o zaštiti ličnih podataka Sjeverne Makedonije predviđa iste pravne osnove.

Koliko dugo čuvamo podatke

• Upiti s web stranice: onoliko dugo koliko su nam potrebni da vam odgovorimo i postupimo po njima, ili dok ne zatražite da ih obrišemo. Kopije nakon toga mogu još neko vrijeme ostati u dnevnim sigurnosnim kopijama web stranice, dok se te sigurnosne kopije ne zamijene.
• Podaci kompanije u aplikacijama: dok kompanija koristi usluge. Nakon prestanka ugovora kompanija može izvoziti svoje podatke 30 dana, a zatim ih brišemo.
• Historija praćenja: ne briše se automatski nakon određenog perioda, nego se čuva dok kompanija ima svoj korisnički račun, osim ako kompanija ne zatraži da je obrišemo ranije. Pozicije poslane tokom pauze privatnosti nikada se ne pohranjuju.
• Poruke u razgovorima: tokom perioda koji kompanija odredi za kanal, a inače dok kompanija ima svoj korisnički račun. Obrisana poruka, bilo da ju je obrisao autor ili je obrisana na kraju tog perioda, trajno se uklanja nakon 90 dana.
• Prijave nepravilnosti: zatvorena prijava uklanja se iz aplikacija 5 godina nakon prijema ili nakon nekog drugog perioda od 1 do 10 godina ako ga kompanija zatraži. Kompanija može zatražiti i da prijave ne uklanjamo automatski. Uklonjena prijava ostaje u bazi podataka kompanije, a njen sadržaj i dalje je šifrovan, kako bi se postupanje po predmetu i dalje moglo dokazati, sve dok kompanija ima svoj korisnički račun.
• Izvještaji poslani e-poštom: PDF kopija sačuvana za slanje briše se nakon 7 dana.
• Zapisi o prijavama: sesija ističe nakon 30 dana nekorištenja, a najkasnije nakon 90 dana, dok je odjava odmah završava. Zapis o sesiji, s IP adresom i uređajem, briše se u roku od otprilike 60 dana nakon što je sesija posljednji put korištena, a odmah ako se vaš korisnički račun obriše.
• Tokeni za obavještenja: dok se ne odjavite, dok token ne prestane raditi ili dok se vaš korisnički račun ne obriše.
• Zapisnik revizije: 7 godina, a zatim se briše.
• Sigurnosne kopije baza podataka aplikacija: 30 dana. Osjetljiva polja ostaju šifrovana i unutar sigurnosnih kopija.
• Naši ugovori i fakture: onoliko dugo koliko zahtijevaju računovodstveni i poreski propisi.
• Tehnički zapisnici: onoliko dugo koliko je potrebno za održavanje sigurnosti usluga i istraživanje grešaka.

Kako štitimo podatke

• Podaci svake kompanije čuvaju se u njenoj vlastitoj šemi baze podataka, a svaki zahtjev vezan je za tačno jednu kompaniju.
• Osjetljivi lični podaci šifruju se (AES-256-GCM) ključem koji pripada kompaniji: privatne e-mail adrese i brojevi telefona uposlenika, datumi rođenja, lični identifikacioni brojevi, adrese, kontakti za hitne slučajeve i bankovni računi, imena i kontakt podaci kandidata, bankovni podaci uneseni u Office Hero Connect, poruke u razgovorima (prema zadanim postavkama) i prijave nepravilnosti. Taj ključ štiti glavni ključ u trezoru na našim serverima. Imena, poslovni kontakt podaci i druga polja po kojima aplikacije pretražuju i sortiraju nisu šifrovani na ovaj način.
• Vaš preglednik i naše aplikacije za telefon i TV povezuju se s aplikacijama putem HTTPS-a. Uređaji za praćenje šalju svoje podatke na naše servere putem mobilne mreže, koristeći vlastiti protokol uređaja, a ne HTTPS. Lozinke se pohranjuju pomoću algoritma Argon2id.
• Uloge i pravila na nivou zapisa određuju ko vidi koja vozila, vozače, uposlenike i kupce, a server ih provjerava pri svakom zahtjevu.
• Otpremljene datoteke provjeravaju se na zlonamjerni softver, a novi zapisi u zapisniku revizije svake noći se provjeravaju na neovlaštene izmjene.
• Baze podataka sigurnosno se kopiraju svake noći, a potpuno vraćanje podataka iz tih sigurnosnih kopija je testirano.

Nijedan sistem nije potpuno siguran. Ako povreda sigurnosti zahvati lične podatke, bez nepotrebnog odlaganja obavještavamo pogođenu kompaniju i, kada smo mi odgovorni i kada to zakon zahtijeva, nadzorno tijelo i pogođene osobe. Naša stranica o sigurnosti detaljnije opisuje ove mjere.

Vaša prava

GDPR i Zakon o zaštiti ličnih podataka Sjeverne Makedonije daju vam sljedeća prava:

• Pristup: da dobijete kopiju svojih ličnih podataka i informacije o tome kako se obrađuju.
• Ispravka: da se netačni ili nepotpuni podaci isprave.
• Brisanje: da se vaši podaci obrišu kada više nema razloga da se čuvaju.
• Ograničenje obrade: da se obrada ograniči dok se rješava pitanje u vezi s njom.
• Prenosivost: da dobijete podatke koje ste nam dali u mašinski čitljivom formatu ili da se oni pošalju drugom pružaocu usluga.
• Prigovor: da uložite prigovor na obradu koja se zasniva na legitimnim interesima.
• Povlačenje saglasnosti: da u svakom trenutku povučete saglasnost, bez uticaja na ono što je urađeno prije toga.
• Pritužba: da podnesete pritužbu nadzornom tijelu.

Da biste ostvarili svoja prava, pišite na [email protected] ili [email protected]. Možemo vas zamoliti da potvrdite svoj identitet. Kako to zahtijeva zakon Sjeverne Makedonije, netačne podatke ispravljamo u roku od 15 dana od vašeg zahtjeva, a kada podatke treba obrisati, brišemo ih u roku od 30 dana. Na ostale zahtjeve odgovaramo u roku od mjesec dana; ako je zahtjev složen, zakon dopušta još dva mjeseca, a ako su nam potrebni, o tome vas obavještavamo u toku prvog mjeseca i navodimo razloge. Za podatke koje kompanija evidentira u aplikacijama, o zahtjevu odlučuje kompanija, a mi joj pomažemo.

Brisanje korisničkog računa. Brisanje svog korisničkog računa možete zatražiti u aplikacijama (Office Hero Manager: „Račun“, zatim „Obriši račun“; Office Hero Connect: „Profil“, zatim „Izbriši račun“; web aplikacije: „Moj račun“) ili bez prijave na connect.officehero.io/delete-account. Kompanije s kojima radite razmatraju zahtjev, podrška Office Hero odlučuje o svakom zahtjevu koji one odbiju ili o kojem ne odluče na vrijeme, a odgovor dobijate u roku od 30 dana. Kada se zahtjev odobri, brišemo vaš korisnički račun: vaše ime, e-mail adresu, broj telefona, lozinku, sigurnosne postavke, sesije i uređaje. Poruke, fotografije, glasovne poruke i datoteke koje ste poslali kolegama, HR i finansijska evidencija koju vaš poslodavac mora čuvati te sigurnosni zapisnici revizije ostaju sačuvani tokom perioda opisanih gore.

Pritužbe. U Sjevernoj Makedoniji nadzorno tijelo je Agencija za zaštitu ličnih podataka (azlp.mk). Ako se nalazite u EU, pritužbu možete podnijeti i tijelu za zaštitu podataka u svojoj zemlji; Evropski odbor za zaštitu podataka navodi ta tijela. Voljeli bismo da se najprije obratite nama, kako bismo pokušali riješiti vaš problem.

Automatizovane odluke

Office Hero ne donosi odluke o ljudima koje se zasnivaju isključivo na automatizovanoj obradi. U aplikacijama se pravila koja kompanija postavi, kao što su pravila upozorenja ili broj dana odsustva, izvršavaju automatski, a kompanija ostaje odgovorna za odluke koje donosi.

Djeca

Naše usluge namijenjene su preduzećima i javnim institucijama i nisu usmjerene na djecu.

Izmjene ove politike

Ovu politiku ažuriramo kada se promijene naše usluge ili zakon. Datum na kraju ove stranice pokazuje trenutnu verziju. Prije nego što značajna izmjena stupi na snagu, o tome obavještavamo naše klijente e-poštom.

Kontakt

ОФИС ХИРО ДОО Скопје, Jani Lukrovski 4A, lokal 86, Gazi Baba, Skopje, Sjeverna Makedonija. Pitanja o ličnim podacima: [email protected]. Pomoć s korisničkim računom: [email protected].