Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie: was Arbeitgeber wissen müssen

Worum es in der Richtlinie geht

Die Richtlinie (EU) 2023/970 wurde am 10. Mai 2023 angenommen und am 17. Mai 2023 im Amtsblatt veröffentlicht. Ihr Ziel ist nicht neu: Frauen und Männer müssen für gleiche oder gleichwertige Arbeit das gleiche Entgelt erhalten. Neu sind die Entgelttransparenz und eine stärkere Durchsetzung.

Eine Richtlinie gilt nicht von selbst. Jeder Mitgliedstaat musste bis zum 7. Juni 2026 ein eigenes nationales Gesetz in Kraft setzen. Die Richtlinie legt Mindestvorschriften fest. Ein nationales Gesetz kann daher weiter gehen und zum Beispiel zusätzliche Pflichten vorsehen oder die Schwellenwerte senken.

Die Richtlinie gilt für Arbeitgeber im öffentlichen und im privaten Sektor und für alle Arbeitnehmer mit einem Arbeitsvertrag oder Arbeitsverhältnis. Ihre Vorschriften zur Entgelttransparenz vor der Einstellung schützen auch Bewerber.

Der Stand im Oktober 2026

Die Frist ist abgelaufen, doch viele Mitgliedstaaten waren im Verzug. Eine Übersicht der Kanzlei Lewis Silkin vom Juni 2026 zählte vier Länder, deren Gesetz bis zum 7. Juni in Kraft war: Italien, Litauen, Malta und die Slowakei. Dieselbe Übersicht verzeichnete Teilregelungen in Belgien (nur für den öffentlichen Sektor) und Polen und sah die meisten übrigen Mitgliedstaaten mitten im Gesetzgebungsverfahren.

Solange ein Land sein Gesetz nicht verabschiedet hat, sind private Arbeitgeber dort in der Regel nur an die bereits geltenden Vorschriften gebunden. Dieselbe Übersicht weist darauf hin, dass Gerichte diese Vorschriften im Einklang mit der Richtlinie auslegen müssen und dass sich Beschäftigte öffentlicher Arbeitgeber möglicherweise unmittelbar auf Teile der Richtlinie berufen können. Prüfen Sie den Stand in jedem Land, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, denn Starttermine und Einzelheiten unterscheiden sich.

Vor der Einstellung: Entgeltspannen und keine Fragen zur Entgelthistorie

Bewerber haben das Recht, das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne für die Stelle zu erfahren, auf die sie sich bewerben. Die Spanne muss auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen, und Bewerber müssen auch über einen für die Stelle geltenden Tarifvertrag informiert werden. Die Information muss sie so früh erreichen, dass faire Verhandlungen möglich sind, zum Beispiel in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch.

• Arbeitgeber dürfen Bewerber nicht nach ihrem Entgelt in der aktuellen oder in früheren Beschäftigungen fragen.
• Stellenausschreibungen und Stellenbezeichnungen müssen geschlechtsneutral sein.
• Das Einstellungsverfahren muss diskriminierungsfrei durchgeführt werden.

Während der Beschäftigung: klare Kriterien und das Recht auf Auskunft

Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern die Kriterien leicht zugänglich machen, nach denen sie Entgelt, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung festlegen. Die Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein. Die Mitgliedstaaten können Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmern von dem Teil ausnehmen, der die Entgeltentwicklung betrifft.

Jeder Arbeitnehmer kann schriftlich Auskunft über seine eigene Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen von Frauen und Männern verlangen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Arbeitnehmer können die Auskunft auch über ihre Vertreter oder über eine Gleichbehandlungsstelle verlangen.

• Arbeitgeber müssen innerhalb einer angemessenen Frist antworten, spätestens jedoch zwei Monate nach der Anfrage.
• Einmal im Jahr müssen Arbeitgeber alle Arbeitnehmer an dieses Recht erinnern und erklären, wie sie es ausüben.
• Vertragsklauseln, die Arbeitnehmer daran hindern, ihr eigenes Entgelt offenzulegen, sind unzulässig.
• Die Informationen müssen in einem Format bereitgestellt werden, das Menschen mit Behinderungen nutzen können.

Bericht über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle

Arbeitgeber mit 100 oder mehr Arbeitnehmern müssen über das Entgeltgefälle zwischen Frauen und Männern in ihrer Organisation berichten. Der Bericht umfasst sieben Indikatoren:

1. das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle
2. das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen, etwa Boni
3. der Median des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles
4. der Median des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen
5. der Anteil der Frauen und Männer, die ergänzende oder variable Bestandteile erhalten
6. der Anteil der Frauen und Männer in jedem Entgeltquartil
7. das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle nach Gruppen von Arbeitnehmern, aufgeschlüsselt nach Grundentgelt und ergänzenden oder variablen Bestandteilen

Wie oft Sie berichten, hängt von der Zahl der Arbeitnehmer ab, und jeder Bericht deckt das vorangegangene Kalenderjahr ab:

• 250 oder mehr Arbeitnehmer: bis zum 7. Juni 2027, danach jedes Jahr.
• 150 bis 249 Arbeitnehmer: bis zum 7. Juni 2027, danach alle drei Jahre.
• 100 bis 149 Arbeitnehmer: bis zum 7. Juni 2031, danach alle drei Jahre.
• Weniger als 100 Arbeitnehmer: keine Berichtspflicht nach der Richtlinie, sofern das nationale Recht keine vorsieht. Freiwillige Berichte sind zulässig.

Die Unternehmensleitung muss die Richtigkeit der Angaben nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter bestätigen, und diese dürfen die verwendete Methode einsehen. Die sieben Indikatoren gehen an die nationale Überwachungsstelle, und der Arbeitgeber darf die ersten sechs auf seiner Website veröffentlichen. Die Aufschlüsselung nach Gruppen von Arbeitnehmern erhalten alle Arbeitnehmer und ihre Vertreter sowie auf Anfrage die Arbeitsaufsichtsbehörde und die Gleichbehandlungsstelle.

Wie das Gefälle berechnet wird

Die Richtlinie definiert das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle als Unterschied zwischen den durchschnittlichen Entgelthöhen weiblicher und männlicher Arbeitnehmer, ausgedrückt als Prozentsatz der durchschnittlichen Entgelthöhe männlicher Arbeitnehmer. Entgelt bedeutet den üblichen Grund- oder Mindestlohn bzw. das Grund- oder Mindestgehalt sowie alle sonstigen Vergütungen in bar oder als Sachleistung, und die Entgelthöhe ist das Bruttojahresentgelt mit dem entsprechenden Bruttostundenentgelt. Für den Median des Gefälles wird statt des Durchschnitts der mittlere Wert jeder Gruppe herangezogen.

Ein einfaches Beispiel: Verdienen Männer durchschnittlich 20,00 € pro Stunde und Frauen 18,50 €, beträgt das Gefälle (20,00 − 18,50) ÷ 20,00 = 7,5 %. Die Dienststellen der Europäischen Kommission erklären in einem FAQ-Dokument, das ihre vorläufige Auffassung wiedergibt, dass als Ausgangspunkt alle Entgeltbestandteile der im Zeitraum beschäftigten Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind und dass Arbeitgeberbeiträge zu betrieblichen Systemen, etwa zur betrieblichen Altersversorgung, immer mitzählen.

Die gemeinsame Entgeltbewertung

Zeigt der Bericht in einer Gruppe von Arbeitnehmern ein Gefälle von mindestens 5 %, muss der Arbeitgeber es mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien rechtfertigen oder es innerhalb von sechs Monaten nach Vorlage des Berichts beseitigen. Tut er keines von beiden, muss er zusammen mit den Arbeitnehmervertretern eine gemeinsame Entgeltbewertung durchführen.

Die Bewertung betrachtet jede Gruppe von Arbeitnehmern und umfasst:

• den Anteil der Frauen und Männer in jeder Gruppe, mit ihrem durchschnittlichen Entgelt und ihren ergänzenden oder variablen Bestandteilen
• etwaige Unterschiede beim durchschnittlichen Entgelt und deren Gründe, wie sie gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretern ermittelt wurden
• den Anteil der Frauen und Männer, deren Entgelt nach Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern- oder Pflegeurlaub angehoben wurde, sofern das Entgelt in ihrer Gruppe während ihrer Abwesenheit gestiegen ist
• die Maßnahmen zur Beseitigung ungerechtfertigter Unterschiede und eine Bewertung der Maßnahmen aus früheren Bewertungen

Der Arbeitgeber stellt die Bewertung den Arbeitnehmern und ihren Vertretern zur Verfügung und übermittelt sie der nationalen Überwachungsstelle. Ungerechtfertigte Unterschiede müssen dann innerhalb einer angemessenen Frist beseitigt werden. Dazu gehört auch die Überprüfung der Systeme zur Arbeitsbewertung und beruflichen Einstufung.

Gleichwertige Arbeit und Gruppen von Arbeitnehmern

Der größte Teil der Richtlinie setzt voraus, dass Sie wissen, welche Tätigkeiten gleichwertig sind. Arbeitgeber brauchen Entgeltstrukturen, mit denen sich der Wert von Arbeit nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien vergleichen lässt, vereinbart mit den Arbeitnehmervertretern, sofern es welche gibt. Die Kriterien müssen Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen umfassen, und relevante soziale Kompetenzen dürfen nicht unterbewertet werden.

Arbeitnehmer, die gleiche Arbeit oder unterschiedliche, aber gleichwertige Arbeit verrichten, bilden eine Gruppe von Arbeitnehmern. Diese Gruppen bestimmen die Antworten auf Auskunftsersuchen, den siebten Berichtsindikator und die gemeinsame Entgeltbewertung. Das Europäische Institut für Gleichstellungsfragen (EIGE) veröffentlicht ein kostenloses Schritt-für-Schritt-Toolkit zur geschlechtsneutralen Arbeitsbewertung, mit getrennten Wegen und Vorlagen für Kleinstorganisationen, kleine und mittlere sowie große Organisationen.

Durchsetzung und Sanktionen

• Beweislast: Legt ein Arbeitnehmer Tatsachen dar, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine vorlag. Ein Arbeitgeber, der seine Transparenzpflichten nicht erfüllt hat, trägt diese Beweislast in jedem Fall, es sei denn, der Verstoß war offensichtlich unbeabsichtigt und geringfügig.
• Entschädigung: Ein Arbeitnehmer, der Entgeltdiskriminierung erlitten hat, hat Anspruch auf vollständige Entschädigung, einschließlich Nachzahlungen, zugehöriger Boni und Sachleistungen, entgangener Chancen, immaterieller Schäden und Zinsen, ohne im Voraus festgelegte Obergrenze.
• Fristen: Die nationalen Verjährungsfristen für Ansprüche auf gleiches Entgelt müssen mindestens drei Jahre betragen.
• Sanktionen: Die Mitgliedstaaten legen wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen fest, darunter Geldbußen, mit besonderen Sanktionen bei wiederholten Verstößen.
• Öffentliche Aufträge: Das nationale Recht kann öffentlichen Auftraggebern erlauben, Arbeitgeber auszuschließen, die gegen die Transparenzpflichten verstoßen oder in einer Gruppe von Arbeitnehmern ein ungerechtfertigtes Entgeltgefälle von mehr als 5 % aufweisen.
• Schutz: Arbeitnehmer, die ihre Rechte auf gleiches Entgelt wahrnehmen, und Personen, die sie dabei unterstützen, dürfen nicht benachteiligt werden.

Wenn Ihr Unternehmen außerhalb der EU ansässig ist

Die Richtlinie bindet die EU-Mitgliedstaaten und erreicht Arbeitgeber über das nationale Recht. Ein Unternehmen mit Sitz in Nordmazedonien, Albanien, Serbien oder Bosnien und Herzegowina ist daher nicht unmittelbar erfasst. Seine Tochtergesellschaften in EU-Ländern sind dort Arbeitgeber und folgen deshalb dem Recht des Mitgliedstaats, in dem sie Mitarbeiter beschäftigen.

Eine Unternehmensgruppe mit Gesellschaften auf beiden Seiten der Grenze kann sich dennoch entscheiden, überall dieselben Kennzahlen zu erstellen, damit ihre Entgeltstrukturen vergleichbar bleiben. Außerhalb der EU ist das freiwillig, erleichtert die Berichterstattung aber, wenn die Gruppe expandiert oder sich die Vorschriften eines Landes ändern.

Checkliste für 2026 und 2027

1. Klären Sie für jede Ihrer Arbeitgebergesellschaften, welches nationale Gesetz gilt und wann dessen Pflichten beginnen.
2. Zählen Sie die Arbeitnehmer jeder Arbeitgebergesellschaft, um Ihren Berichtsturnus und Ihre erste Frist zu kennen.
3. Prüfen Sie, ob Sie jeden Entgeltbestandteil pro Arbeitnehmer sehen können, einschließlich Boni, Sachleistungen und geleisteter Arbeitsstunden.
4. Ordnen Sie die Stellen gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretern nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien in Gruppen von Arbeitnehmern ein.
5. Halten Sie Ihre Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung schriftlich fest, und machen Sie sie für die Arbeitnehmer leicht auffindbar.
6. Legen Sie fest, wie Bewerber die Entgeltspanne erfahren, zum Beispiel in der Stellenausschreibung, und streichen Sie Fragen zur Entgelthistorie aus Formularen und Vorstellungsgesprächen.
7. Richten Sie einen Ablauf ein, um Auskunftsersuchen zum Entgelt innerhalb von zwei Monaten zu beantworten, und erinnern Sie die Arbeitnehmer jedes Jahr an dieses Recht.
8. Führen Sie mit Ihren Zahlen für 2026 eine Testberechnung durch, untersuchen Sie jedes Gefälle von 5 % oder mehr, und planen Sie, wie Sie es schließen.

Wie Office Hero helfen kann

HR Hero, die HR-App von Office Hero, enthält Werkzeuge zur Entgelttransparenz, die auf die Richtlinie ausgerichtet sind. Sie berechnen das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle als Mittelwert und als Median sowie die Entgeltquartile, eröffnen eine gemeinsame Entgeltbewertung, wenn das Gesamtgefälle 5 % übersteigt, und erstellen einen PDF-Bericht mit dem Mittelwert und dem Median des Gefälles für das Jahr. Außerdem führt HR Hero ein Register der Entgeltspannen pro Rolle, prüft Bewerbungen auf englischsprachige Formulierungen zur Entgelthistorie und protokolliert Anfragen von Aufsichtsbehörden.

Beachten Sie auch die Grenzen. Die Zahlen stammen aus dem Bruttoentgelt der in HR Hero geführten Abrechnungsläufe, die heute nur Beschäftigte in Nordmazedonien, Albanien und dem Vereinigten Königreich abdecken und nur das Grundgehalt enthalten. Variable Entgeltbestandteile und Gruppen von Arbeitnehmern werden nicht erfasst, und Auskunftsersuchen nach Artikel 7 werden außerhalb von HR Hero beantwortet. Was enthalten ist, erklärt die Seite zur Entgelttransparenz.