Coches de empresa
Software para coches de empresa que respeta el uso privado
Los comerciales y los técnicos suelen quedarse el coche de empresa al terminar la jornada y los fines de semana. Fleet Hero, la aplicación de gestión de flotas de Office Hero, localiza el coche durante la jornada laboral, deja de registrar posiciones durante el uso privado sin dejar de contar la distancia y le recuerda cuándo vencen los seguros, las matriculaciones y las revisiones.
El modo privado forma parte de todos los paquetes de Fleet Hero, desde 10,80 € por vehículo al mes con la tarjeta SIM y los datos móviles incluidos. Precios IVA no incluido.
01Lo que cubre Office Hero
Coches de empresa que también se usan de forma privada
Cada recuadro enlaza con la página de la función, con los detalles y los límites.
Los trayectos privados siguen siendo privados
Pause el registro y las posiciones del coche se descartan en el momento en que llegan; nadie puede recuperarlas después, ni siquiera un administrador.
Fines de semana y vacaciones programados con antelación
Programe un periodo privado con un inicio y un fin, de hasta 31 días de duración y con hasta un año de antelación; empieza y termina por sí solo.
Los kilómetros privados se siguen contando
La distancia recorrida durante una pausa se lee del cuentakilómetros o se calcula a partir de la velocidad y el tiempo, y se muestra aparte de la distancia registrada.
Constancia de cada pausa
Cada pausa queda auditada, y el historial de pausas enumera cada periodo privado con su distancia y el número de posiciones descartadas.
Seguros y matriculaciones al día
Recordatorios de renovación de pólizas, matriculaciones y permisos de conducir con hasta 90 días de antelación, en un calendario agrupado por mes.
Revisiones que se pasan por alto
Órdenes de trabajo que vencen en una fecha o con una lectura del cuentakilómetros, con una alerta a los compañeros antes de que venza una revisión.
Quién tiene cada coche
Un calendario de asignaciones de quién conduce cada coche y cuándo, con el permiso de conducir de cada conductor y su fecha de caducidad.
Costes de combustible por coche
Repostajes con precio por litro y l/100 km, gráficos del nivel del depósito y el coste de combustible y de mantenimiento por kilómetro de cada coche.
Los gráficos del nivel del depósito requieren un localizador que comunique el nivel de combustible.
Coches de empresa eléctricos
Sesiones de carga con la energía, el precio por kWh, el tipo de cargador y el nivel de carga antes y después, y el coste de recarga de cada coche.
02Cómo funciona
Privacidad, renovaciones y conductores, en detalle
Tres pantallas en las que se apoya una flota de coches de empresa.
Modo privado
Un modo privado que no almacena posiciones durante el uso privado
Cuando un coche está en pausa, sus posiciones se descartan en el momento en que llegan y nunca se almacenan, así que no queda ninguna ruta registrada que consultar después. Las posiciones de la pausa nunca llegan al mapa en directo, y cualquier enlace compartido muestra el coche como en pausa. La distancia, el tiempo de conducción y el combustible del periodo se siguen midiendo, de modo que los kilómetros privados pueden contabilizarse sin ruta.
- Motivos: uso privado, trayecto al trabajo, fuera de servicio u otro
- Solo las personas con el permiso de pausa de privacidad ven el control
- Los periodos privados aparecen como huecos en el historial de rutas
- Una ruta estimada por carretera para una pausa ya terminada requiere un permiso aparte y siempre se presenta como estimación
Renovaciones
Seguros, matriculaciones y permisos antes de que caduquen
Cada coche lleva sus pólizas de seguro y su matriculación, con las fechas, las primas y el documento de la póliza. Cada día, Fleet Hero añade recordatorios para las pólizas, las matriculaciones y los permisos de conducir que caducan en los próximos 90 días, y los marca como vencidos cuando pasa la fecha. Un contador en la página de seguros muestra cualquier coche sin seguro obligatorio.
- Un calendario de recordatorios agrupado por mes
- Las pólizas que caducan en los próximos 30 días, en un aviso destacado
- Sus propios recordatorios por fecha o por lectura del cuentakilómetros
- Alertas por correo electrónico a compañeros antes de que venza una revisión
Conductores y costes
Quién conduce cada coche y cuánto cuesta cada uno
El calendario de asignaciones muestra quién conduce cada coche y cuándo, con el historial por coche y por conductor. Los repostajes y las revisiones se suman por coche en el informe de coste por kilómetro, los costes periódicos, como las viñetas, figuran en la página de cada coche, y el informe «Resumen de vehículos» muestra los kilómetros recorridos durante las pausas de privacidad aparte de la distancia registrada. Cada conductor puede tener además un acceso a Office Hero Connect para sus ausencias, sus documentos y sus mensajes.
- Conductor principal y segundo conductor en cada asignación
- Categorías del permiso y fechas de caducidad en la ficha de cada conductor
- Costes periódicos por coche, como viñetas o suscripciones
- Coste por kilómetro de cada coche en los informes
03Las aplicaciones
Office Hero para una flota de coches de empresa
Fleet Hero hace la mayor parte del trabajo; HR Hero y Finance Hero añaden las personas y los gastos.
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Coches de empresa en un mapa en directo durante la jornada laboral, con modo privado, renovaciones, revisiones y costes.
- Modo privado en todos los paquetes
- Recordatorios de renovación
- Calendario de asignaciones
- Registros de combustible y de recarga
-
Los empleados que conducen los coches, con contratos, ausencias y documentos en una sola ficha compartida con Fleet Hero.
- Una sola ficha por persona en todas las aplicaciones
- Vacaciones y ausencias
- Contratos en la ficha de cada persona
- Acceso al portal retirado al finalizar la relación laboral
-
Notas de gastos registradas en Finance Hero por combustible, aparcamiento y kilometraje, con justificantes y un aprobador que nunca es el solicitante.
- Un justificante en cada línea de gasto
- Gastos de kilometraje con su tarifa por kilómetro
- Límites por categoría
- Aprobación y reembolso
04Preguntas
Preguntas sobre los coches de empresa
¿No encuentra aquí la respuesta? Escriba a [email protected]. Le responderá una persona de nuestro equipo en Skopie, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 (hora central europea).
¿Es legal localizar coches de empresa que los empleados también usan de forma privada?
Depende del país y de cómo lo haga. La normativa de protección de datos, como el RGPD, suele exigir una finalidad clara, información clara para los empleados y no localizar más de lo necesario, y ahí es donde ayuda el modo privado. Nuestra guía sobre la localización GPS y la privacidad de los empleados explica los principios; no es asesoramiento jurídico, así que revise su configuración con su asesor o con su autoridad de protección de datos.
¿Qué ve la empresa durante un trayecto privado?
Solo que el coche está en pausa y, después, la distancia, el tiempo de conducción y el combustible del periodo. Sus posiciones se descartan al llegar, así que no hay ninguna ruta registrada, ni siquiera para un administrador. Las personas con un permiso aparte pueden solicitar una ruta estimada por carretera para un periodo privado ya terminado, que siempre se presenta como estimación.
¿Quién puede activar el modo privado?
Las personas que tienen el permiso de pausa de privacidad, que usted concede mediante los roles; los demás ni siquiera ven el control. Los periodos privados también pueden programarse con antelación con un inicio y un fin, de modo que un fin de semana o unas vacaciones sean privados sin que nadie tenga que pulsar un botón. Los conductores no pueden activarlo ellos mismos desde Office Hero Connect.
¿Genera Fleet Hero los registros de kilometraje que nos pide la administración tributaria?
No como formularios oficiales. El informe «Resumen de vehículos» muestra los kilómetros recorridos durante las pausas de privacidad aparte de la distancia registrada, y se exporta a PDF, Excel o CSV. El informe no divide los kilómetros registrados en trayectos profesionales y privados, y Fleet Hero no genera los formularios oficiales de kilometraje de ningún país, así que pregunte a su asesor contable qué necesita de estas cifras.
¿Genera Fleet Hero órdenes de viaje?
No. Fleet Hero registra cada trayecto con el vehículo, el conductor, el inicio, el final y la distancia, y sus informes se exportan a PDF, Excel o CSV, pero no genera el formulario de la orden de viaje ni calcula las dietas.
¿Qué localizador es adecuado para un coche de empresa?
Un localizador Teltonika: un modelo OBD enchufable, como el FMC003, se conecta a la toma de diagnóstico del coche, y un modelo conectado por cable puede instalarse oculto. Los localizadores se venden desde 65 €, con la mitad pagada por adelantado y la otra mitad tras la instalación, y la instalación cuesta desde 49 € por vehículo.
¿Cuánto cuesta por coche?
Fleet Hero cuesta desde 10,80 € por vehículo al mes en el paquete Essentials, con la tarjeta SIM y los datos móviles, el modo privado y los recordatorios de renovación incluidos. El calendario de asignaciones, el mantenimiento y el control de combustible se incluyen en Professional, a 14,80 €. Precios IVA no incluido; con el pago anual se descuenta un 10 %.
Vea el modo privado en una demo
Reserve una demo: pausaremos y reanudaremos un coche con usted, y le mostraremos exactamente qué se conserva y qué no.