Kako izabrati softver za upravljanje voznim parkom: kontrolna lista za kupce

Softver za upravljanje voznim parkom izgleda gotovo isto kod svih ponuđača: mapa sa vozilima, lista alarma, stranica sa izveštajima. Razlike se vide kasnije, kada uređaj za praćenje prestane da se javlja, kada vozač pita šta možete da vidite vikendom ili kada izveštaj prikaže podatak o gorivu koji niko ne ume da objasni. Ova kontrolna lista vam daje pitanja koja otkrivaju te razlike pre nego što potpišete ugovor.

Namenjena je vlasnicima, menadžerima voznog parka i dispečerima malih i srednjih voznih parkova na Balkanu i u EU i ne navodi nijednog ponuđača. Na kraju dajemo i sopstvene odgovore za Fleet Hero, uključujući njegova ograničenja.

1. Počnite od poslova, a ne od funkcija

Zapišite šta softver mora da radi svake nedelje i ko će te poslove obavljati. Tipični poslovi su:

• Videti gde je svako vozilo i koja vozila rade u praznom hodu, stoje ili se ne javljaju.
• Saznati gde je vozilo bilo određenog dana i ko ga je vozio.
• Dobiti obaveštenje kada nešto zahteva pažnju: vozilo napusti zonu, nivo goriva padne, približi se rok za servis.
• Ne propustiti istek osiguranja, registracija, dozvola i rokova za servis.
• Dati rukovodiocima brojke koje traže, bez ručnog pravljenja tabela.
• Poštovati pravila o vremenu vožnje i tahografima koja važe za vaše kamione i kombije.

Zatim ih poređajte po važnosti. Uz rangiranu listu demo prezentacija je mnogo korisnija od obilaska svih menija.

2. Uređaji za praćenje i ugradnja

Softver može da prikaže samo ono što uređaj za praćenje pošalje. Pitajte koje uređaje ponuđač podržava i šta će svaki od njih očitavati u vašim vozilima, a ne uopšteno.

• Priključni uređaji uključuju se u dijagnostički (OBD) priključak automobila i kombija. Brzo se postavljaju i premeštaju i mogu da očitavaju podatke kao što je kilometraža, ako ih vozilo pruža.
• Fiksno ugrađeni uređaji postavljaju se van vidokruga i povezuju na napajanje i paljenje. Teže se uklanjaju i pogodni su za vozila koja godinama ostaju u voznom parku.
• Uređaji sa CAN ili FMS vezom očitavaju podatke samog vozila, kao što su nivo goriva, stanje odometra i podaci o radu motora, ako vozilo to podržava.
• Uređaji za kamione povezani sa tahografom mogu uživo da prikazuju kartice vozača i vreme vožnje, ako softver koristi te podatke.

Pitajte i da li uređaje kupujete ili ih plaćate kroz mesečnu pretplatu, ko ih ugrađuje, koliko košta ugradnja po vozilu i da li su SIM kartica i mobilni podaci uključeni. Ako već imate uređaje za praćenje, pitajte da li mogu da ostanu i šta je potrebno da se prebace na novi sistem.

3. Podaci kojima možete da verujete

• Interval javljanja: koliko često vozilo u pokretu javlja svoju poziciju i da li češće javljanje košta više.
• Istorija: koliko meseci ruta čuvate i šta se dešava sa starijim podacima.
• Zastareli podaci: kako mapa prikazuje vozilo koje je prestalo da se javlja. Mapa koja prestane da se osvežava, a da to ne kaže, dovodi u zabludu ljude koji se na nju oslanjaju.
• Praznine: šta uređaj radi bez mobilnog signala i da li deo rute koji nedostaje stigne kasnije ili se iscrta kao prava linija.
• Očitavanja: da li se gorivo, kilometraža i kodovi grešaka prikazuju sa nazivima i jedinicama ili kao sirovi brojevi.

4. Alarmi koji stižu do pravih ljudi

Svaki sistem ima alarme. Važno je da li stižu do prave osobe, kanalom koji radi već danas.

• Koje vrste alarma postoje i za koje od njih vaši uređaji mogu da šalju podatke. Alarm kome su potrebni podaci koje vaši uređaji ne šalju nikada se neće aktivirati.
• Koji kanali rade sada, kao što su obaveštenja u aplikaciji, e-pošta ili webhook ka vašim sistemima, a koji su tek planirani.
• Da li pre čuvanja pravila možete da vidite ko će biti obavešten i da pošaljete probno obaveštenje.
• Da li tihi sati i ograničenja ponavljanja sprečavaju poplavu poruka tokom noći.

5. Izveštaji koje možete da proverite

• Koji izveštaji su spremni za upotrebu i da li se izvoze u PDF, Excel i CSV.
• Da li se izveštaji mogu slati e-poštom po rasporedu i kome.
• Da li uz svaki podatak piše kako je izmeren. Potrošeno gorivo može da potiče iz brojača motora, iz nivoa u rezervoaru ili iz točenja koja unosite, a rezultati se razlikuju.
• Da li se podaci koji nedostaju prikazuju kao podaci koji nedostaju ili se prećutno prikazuju kao nula.

6. Tahografi i vreme vožnje

Ako imate kamione ili kombije kojima je sada potreban tahograf za međunarodni prevoz, postavite tri odvojena pitanja, jer se odgovori često daju kao jedan:

1. Da li sistem prikazuje tahografske podatke uživo, kao što su kartica vozača i preostalo vreme vožnje, i koji uređaji za praćenje i tahografi su za to potrebni?
2. Da li daljinski preuzima datoteke sa kartica vozača i jedinica u vozilu i koliko često? Pravila EU zahtevaju preuzimanje najmanje na svakih 28 dana za kartice vozača i na svakih 90 dana za jedinice u vozilu.
3. Da li analizira te datoteke radi otkrivanja prekršaja i po kojim pravilima: po Uredbi (EZ) br. 561/2006 ili po AETR-u za prevoz koji se delimično odvija van EU?

Pitajte i da li podaci o vremenu vožnje potiču iz samog tahografa ili su procenjeni na osnovu GPS-a. Procene mogu da pomognu u planiranju, ali nisu zakonski zapis.

7. Službeni automobili i privatnost vozača

Praćenjem vozila prati se i osoba koja ga vozi. Radna grupa iz člana 29, koju su činili organi EU za zaštitu podataka, navela je u svom mišljenju o obradi podataka na radu da zaposleni, kada je dozvoljena privatna upotreba službenog vozila, u načelu treba da može privremeno da isključi praćenje lokacije kada okolnosti to opravdavaju, na primer zbog posete lekaru, kao i da je malo verovatno da praćenje vozila van ugovorenog radnog vremena ima pravni osnov. Vozači takođe moraju biti obavešteni da je uređaj za praćenje ugrađen.

• Da li vozač ili rukovodilac mogu da pauziraju praćenje tokom privatnih vožnji i da li se svaka pauza beleži?
• Da li se tokom privatne vožnje pozicije odbacuju ili se samo sakrivaju sa mape?
• Da li možete da ograničite ko vidi koja vozila i podatke kojih vozača?
• Da li možete vozačima da kažete šta se o njima beleži i koliko dugo se to čuva?

8. Korisnici, uloge i bezbednost

• Da li možete da kreirate sopstvene uloge i da svakom korisniku ograničite pristup na određena vozila ili grupe vozila?
• Postoji li dnevnik revizije o tome ko je šta i kada promenio?
• Gde se nalaze serveri i ko može da pristupi vašim podacima?
• Ako ponuđač navodi neki sertifikat, zatražite sam sertifikat i njegov obuhvat.

9. Jezik i prilagođenost lokalnim uslovima

• Da li svaki korisnik, od dispečera do vozača, može da radi na svom jeziku, uključujući ćirilicu ili latinicu gde je potrebno?
• Da li PDF dokumenti i e-poruke stižu do svakog čitaoca na njegovom jeziku?
• Da li se fakture izdaju sa PDV-om, u valuti koja vam je potrebna?
• Na kojim jezicima i u koje vreme je dostupna podrška?

10. Cena i ugovorni uslovi

Uporedite ukupan trošak tokom trajanja ugovora, a ne samo istaknutu cenu po vozilu.

• Šta mesečna cena obuhvata: SIM karticu i mobilne podatke, korisnike, istoriju, alarme i izveštaje.
• Koje funkcije pripadaju kom paketu i koliko košta prelazak na viši paket.
• Koliko koštaju uređaji za praćenje, ugradnja i obuka i kada se plaćaju.
• Minimalno trajanje ugovora, otkazni rok i šta se dešava kada prodate vozilo.
• Da li pri odlasku možete da ponesete svoje podatke i u kom formatu.

11. Isprobajte sistem na sopstvenim vozilima

Demo prezentacija sa probnim podacima pokazuje ekrane. Test na nekoliko vaših vozila pokazuje da li očitavanja koja su vam potrebna zaista stižu. Pre nego što odlučite:

1. Ugradite ili priključite uređaje za praćenje u dva ili tri tipična vozila, uključujući ono najsloženije.
2. Uporedite očitavanja koja su vam važna, kao što su nivo goriva, kilometraža i kodovi grešaka, sa instrument-tablom.
3. Podesite alarme koje biste prve koristili i za svaki pošaljite probno obaveštenje.
4. Pokrenite izveštaje koje vaši rukovodioci traže i izvezite ih.
5. Zamolite jednog dispečera i jednog vozača da nedelju dana koriste sistem i saslušajte šta kažu.

Pitanja za svakog ponuđača

1. Koje uređaje za praćenje podržavate i šta će svaki od njih očitavati u našim vozilima?
2. Koje su od funkcija koje ste nam pokazali dostupne danas, a koje su planirane?
3. Koji kanali za alarme rade danas?
4. Kako vaši izveštaji prikazuju procenjene vrednosti i vrednosti koje nedostaju?
5. Da li prikazujete tahografske podatke uživo, preuzimate tahografske datoteke ili ih analizirate i koje od te tri mogućnosti dobijamo mi?
6. Kako u vašem sistemu funkcioniše privatna upotreba službenih automobila?
7. Gde su vaši serveri i ko može da vidi naše podatke?
8. Šta je uključeno u cenu po vozilu, a šta se dodatno plaća?
9. Kako da preuzmemo svoje podatke ako odemo?

Kako Office Hero odgovara na ova pitanja

Ovu kontrolnu listu napisali smo mi, pa evo i naših odgovora za Fleet Hero, aplikaciju Office Hero za upravljanje voznim parkom, uključujući i to gde su joj granice.

• Uređaji za praćenje: Teltonika uređaji za automobile, kombije i kamione, koje konfiguriše naš tim. Uređaje kupujete po ceni od 65 € naviše, a M2M SIM kartica i mobilni podaci uključeni su u svaki paket.
• Podaci: pozicije na svakih 60, 30 ili 10 sekundi, u zavisnosti od paketa, i mapa koja pokazuje koja se vozila ne javljaju. Istorija lokacija se još ne briše automatski po isteku određenog roka; zatražite od nas da uklonimo istoriju koja vam više nije potrebna.
• Alarmi: 21 ugrađena vrsta alarma, a za svaku se vidi da li vaši uređaji šalju podatke koji su joj potrebni. Alarmi stižu u aplikaciji i e-poštom kolegama, a paket Business dodaje potpisane webhook-ove ka vašim sistemima.
• Izveštaji: 14 gotovih izveštaja u formatima PDF, Excel i CSV. U izveštaju „Pregled po vozilima“ procenjeni podaci i podaci koji nedostaju označeni su kao takvi.
• Tahografi: kartice vozača i vreme vožnje uživo, uz uređaj za praćenje povezan sa tahografom. Fleet Hero ne preuzima i ne analizira tahografske datoteke.
• Privatnost: pauza privatnosti koja pozicije odbacuje umesto da ih sakriva, uz privatne periode koji se mogu zakazati unapred. Podrazumevano, samo administratori i menadžeri voznog parka mogu da pauziraju beleženje.
• Jezici i serveri: 15 jezika interfejsa, mašinski prevedenih, uz pregled izvornih govornika koji je u toku, i serveri u Skoplju, u Severnoj Makedoniji.
• Cena: od 10,80 € po vozilu mesečno, bez PDV-a, a uz godišnje plaćanje 10% niža.
• Vaši podaci: izveštaji se izvoze u PDF, Excel i CSV, a naš tim na zahtev priprema kompletan izvoz podataka vaše kompanije.

Fleet Hero je deo skupa aplikacija Office Hero, zajedno sa aplikacijama HR Hero i Finance Hero na istom nalogu, a svaki vozač ima jedan zapis koji je zajednički sa aplikacijom HR Hero. Uporedite pakete na stranici sa cenama ili zakažite demo i postavite nam ova pitanja o svom voznom parku.