Покупки и входящи фактури
Поръчки за покупка и входящи фактури с вградено одобрение
Въвеждайте фактурите на доставчиците като чернови и ги осчетоводявайте в задълженията към доставчици едва след като някой ги одобри. Едно плащане към доставчик може да погаси няколко входящи фактури наведнъж, а поръчките за покупка записват очакваната стойност на всеки ангажимент, преди стоките да пристигнат.
Входящите фактури, одобренията и плащанията към доставчици са във всеки пакет на Finance Hero; поръчките за покупка са включени в Professional.
01Как работи
От поръчката за покупка до платената входяща фактура
Поръчки за покупка
Поръчки за покупка с остойностен всеки ред
Създавайте поръчки за покупка с много редове – с продукт, количество, очаквана цена и данък на всеки ред, както и с разходен център и център на печалба, така че всеки ангажимент да е остойностен, преди стоките да пристигнат.
- Статуси: чернова, изпратена, частично получена, получена, затворена и отменена
- Продуктите в редовете се избират от вашия списък с продукти във Finance Hero
Стокови разписки
Регистрирайте какво действително е пристигнало
Въведете получените количества по всеки ред на поръчка, която е изпратена на доставчика; поръчките се изпращат от приложението Office Hero Manager, което е в тестване. Поръчката сама преминава в статус „частично получена“ или „получена“, така че виждате какво още предстои да пристигне, преди да дойде входящата фактура.
- Частичните доставки се регистрират ред по ред
- Стоковата разписка обновява поръчката, а не наличностите
Входящи фактури
Входящи фактури, въведени като чернови, с прикачен оригинал
Въведете всяка входяща фактура с редовете и разходните сметки, референтния номер на доставчика, датата на получаване и валутния курс и прикачете PDF файла от доставчика. Черновите могат да се редактират, докато някой не ги одобри.
- Изгледът „Дни закъснение“ показва входящите фактури с изтекъл падеж
- Отхвърлените входящи фактури остават записани, вместо да бъдат изтрити
Кутия за одобрение
Една кутия за всяка входяща фактура, която чака решение
Черновите на входящи фактури чакат в една опашка с доставчика, референтния номер, падежа и общата сума. Одобряването осчетоводява фактурата в задълженията към доставчици в главната книга; отхвърлянето я изважда от опашката, без да я изтрива.
- Броят на чакащите входящи фактури и сумата в очакване са най-горе в кутията
- Само хора с разрешение за одобрение могат да одобряват входящи фактури
Плащания към доставчици
Едно плащане към доставчик погасява няколко входящи фактури
Въведете сумата, която излиза от банката, и я разпределете между отворените входящи фактури на доставчика; в същата стъпка се осчетоводява статията от задълженията към доставчици към банката. При плащане на една входяща фактура прозорецът за плащане не приема сума над неизплатеното салдо.
- Сборът от разпределенията трябва да е равен на сумата на плащането
02Също включено
Още за покупките и задълженията
Данни за доставчиците
IBAN и BIC, ДДС номер, данъчен режим, срок за плащане и валута за всеки доставчик, с броя на доставчиците с отворени входящи фактури и държавите, от които купувате.
Оценка на доставчиците
Дайте на всеки доставчик оценка от 1 до 5 с бележка по избор, която я обяснява.
Предстоящи входящи фактури
Входящите фактури с наближаващ падеж са на таблото и можете да регистрирате плащане по тях, без да го напускате.
Доставчиците виждат какво им дължите
Доставчиците, които влизат в Office Hero Connect, виждат сумата, която все още им дължите според въведените от вас входящи фактури, и кои суми наближават падежа си.
Входящи фактури в други валути
Въведете входящата фактура в нейната валута и по нейния курс. Когато я платите чрез „Плащания към доставчици“, курсовата разлика се осчетоводява автоматично.
Разходни центрове и центрове на печалба
Задайте на всяка поръчка за покупка разходен център и център на печалба, така че всеки ангажимент да показва към кой отдел или проект принадлежи.
Възрастов анализ на задълженията
Какво дължите по възраст – от „с ненастъпил падеж“ до „над 90 дни“, към всяка дата и във валутата на компанията ви.
Обединяване на дублирани доставчици
Прехвърлете документите на дублиран доставчик към записа, който запазвате, с една стъпка, записана в одитната следа.
Нищо не изчезва
Отхвърлените входящи фактури остават записани, а сторнираните плащания осчетоводяват компенсиращи статии, така че одитната следа остава пълна.
Добре е да знаете
Поръчките за покупка се създават във Finance Hero в уеб приложението. Изпращането, затварянето и анулирането на поръчка се извършват в приложението Office Hero Manager, което е в тестване, а получаване на стоки може да се регистрира само по поръчка, която е изпратена. Стоковите разписки обновяват поръчката за покупка, но не и наличностите.
04Въпроси
Въпроси за покупките и входящите фактури
Не намерихте отговор? Пишете ни на [email protected]. Отговаря човек от нашия екип в Скопие, от понеделник до петък, 09:00–17:00 ч. централноевропейско време.
Трябва ли входящите фактури да бъдат одобрени, преди да се осчетоводят?
Да. Входящата фактура се въвежда като чернова и чака в кутията за одобрение. Одобряването я осчетоводява в задълженията към доставчици; отхвърлянето я изважда от опашката, но я запазва в записите.
Мога ли да платя наведнъж няколко входящи фактури от един доставчик?
Да. Въведете веднъж сумата, която излиза от банката, и я разпределете между отворените входящи фактури на доставчика. Счетоводната статия се осчетоводява в същата стъпка.
Може ли входяща фактура да бъде надплатена?
Не. Finance Hero отказва всяко плащане или разпределение над неизплатеното салдо по входящата фактура, а сборът от разпределенията на плащане към доставчик трябва да е равен на сумата му.
Мога ли да съхраня оригиналната фактура на доставчика?
Да. Прикачете PDF файла на доставчика към входящата фактура, до референтния номер на доставчика, датата на получаване и валутния курс. Качените файлове се проверяват за вируси.
Променят ли стоковите разписки наличностите?
Не. Стоковата разписка записва получените количества по поръчката за покупка и премества поръчката в статус „частично получена“ или „получена“. Наличностите се коригират отделно, например с инвентаризация.
Мога ли да изпратя поръчка за покупка на доставчика по имейл?
Изпращането на поръчка за покупка на доставчика по имейл е част от приложението Office Hero Manager, което е в тестване и все още не е в магазините за приложения. Поръчката трябва да бъде изпратена, преди по нея да могат да се регистрират получени стоки. В уеб приложението създавате поръчки и регистрирате стокови разписки за поръчки, които са изпратени.
Могат ли доставчиците да виждат фактурите си?
Доставчиците, които влизат в Office Hero Connect, виждат какво все още им дължите според въведените от вас входящи фактури и кои суми наближават падежа си. Пълният списък с техните фактури и месечните им извлечения се активират при поискване. Office Hero Connect е включен във Finance Hero.
Кой пакет включва поръчки за покупка?
Входящите фактури, кутията за одобрение и плащанията към доставчици са и в двата пакета на Finance Hero. Поръчките за покупка и стоковите разписки са включени в Professional – 59 € на компания на месец с 10 потребители, без ДДС.
Вижте покупките във Finance Hero
Заявете демонстрация и ще ви покажем поръчките за покупка, одобрението на входящи фактури и плащанията към доставчици.