Achats et factures fournisseurs
Gestion des bons de commande et des factures fournisseurs, approbation incluse
Saisissez les factures fournisseurs en brouillon et ne les comptabilisez en dettes fournisseurs qu’après leur approbation. Un seul paiement fournisseur peut régler plusieurs factures à la fois, et les bons de commande enregistrent le coût prévu de chaque engagement avant l’arrivée des marchandises.
Les factures fournisseurs, les approbations et les paiements fournisseurs sont inclus dans toutes les formules de Finance Hero ; les bons de commande sont inclus dans la formule Professional.
01Fonctionnement
Du bon de commande à la facture payée
Bons de commande
Des bons de commande chiffrés ligne par ligne
Créez des bons de commande à plusieurs lignes avec le produit, la quantité, le prix prévu et la taxe sur chaque ligne, ainsi qu’un centre de coûts et un centre de profit : chaque engagement est chiffré avant l’arrivée des marchandises.
- Statuts : brouillon, envoyé, reçu partiellement, reçu, clôturé et annulé
- Les lignes reprennent les produits de votre liste de produits Finance Hero
Réceptions de marchandises
Enregistrez ce qui est réellement arrivé
Saisissez les quantités reçues pour chaque ligne d’une commande envoyée au fournisseur ; les commandes s’envoient depuis l’application Office Hero Manager, en phase de test. La commande passe d’elle-même au statut reçu partiellement ou reçu : vous voyez ce qui reste à venir avant l’arrivée de la facture.
- Les livraisons partielles sont enregistrées ligne par ligne
- Une réception de marchandises met à jour la commande, pas les niveaux de stock
Factures fournisseurs
Des factures saisies en brouillon, avec l’original en pièce jointe
Saisissez chaque facture avec ses lignes et ses comptes de charges, la référence du fournisseur, la date de réception et le taux de change, et joignez le PDF du fournisseur. Les brouillons restent modifiables jusqu’à leur approbation.
- Une vue des jours de retard montre les factures dont l’échéance est dépassée
- Les factures rejetées restent enregistrées au lieu d’être supprimées
Boîte d’approbation
Une seule boîte pour toutes les factures qui attendent une décision
Les factures en brouillon attendent dans une file unique, avec le fournisseur, la référence, la date d’échéance et le total. Approuver une facture la comptabilise en dettes fournisseurs au grand livre ; la rejeter la retire de la file sans la supprimer.
- Le nombre et le montant des factures en attente en haut de la boîte
- Seules les personnes disposant de l’autorisation d’approbation peuvent approuver une facture
Paiements fournisseurs
Payez un fournisseur une fois, réglez plusieurs factures
Saisissez le montant qui sort de la banque et répartissez-le entre les factures ouvertes du fournisseur ; l’écriture qui solde les dettes fournisseurs par la banque est comptabilisée dans la même étape. Pour une facture unique, la fenêtre de paiement refuse tout montant supérieur au restant dû.
- Les affectations doivent totaliser le montant du paiement
02Également inclus
Plus d’outils pour les achats et les dettes fournisseurs
Fiches fournisseurs
IBAN et BIC, numéro de TVA, régime fiscal, conditions de paiement et devise pour chaque fournisseur, avec le nombre de fournisseurs ayant des factures ouvertes et les pays où vous achetez.
Notation des fournisseurs
Attribuez à chaque fournisseur une note de 1 à 5, avec une remarque facultative qui l’explique.
Factures à venir
Les factures qui arrivent bientôt à échéance s’affichent sur le tableau de bord, et vous pouvez enregistrer un paiement sans le quitter.
Vos fournisseurs voient ce que vous leur devez
Les fournisseurs qui se connectent à Office Hero Connect voient le montant que vous leur devez encore, d’après les factures que vous avez enregistrées, et ce qui arrive à échéance.
Factures en devises étrangères
Enregistrez une facture dans sa propre devise et à son propre taux. Lorsque vous la payez via les paiements fournisseurs, l’écart de change est comptabilisé automatiquement.
Centres de coûts et de profit
Attribuez à chaque bon de commande un centre de coûts et un centre de profit : chaque engagement indique le service ou le projet auquel il se rattache.
Balance âgée fournisseurs
Ce que vous devez par ancienneté, du non échu à plus de 90 jours, à n’importe quelle date et dans la devise de votre entreprise.
Fusion des fournisseurs en double
Transférez les documents d’un fournisseur en double vers la fiche conservée, en une seule étape tracée dans la piste d’audit.
Rien ne disparaît
Les factures rejetées restent enregistrées et les paiements extournés génèrent des écritures de contrepassation : la piste d’audit reste complète.
Bon à savoir
Les bons de commande se créent dans Finance Hero, sur le web. L’envoi, la clôture et l’annulation d’une commande se font dans l’application Office Hero Manager, en phase de test, et les marchandises ne peuvent être réceptionnées que sur une commande envoyée. Les réceptions de marchandises mettent à jour le bon de commande, mais pas les niveaux de stock.
04FAQ
Questions sur les achats et les factures fournisseurs
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Les factures fournisseurs doivent-elles être approuvées avant d’être comptabilisées ?
Oui. Une facture est saisie en brouillon et attend dans la boîte d’approbation. L’approuver la comptabilise en dettes fournisseurs ; la rejeter la retire de la file tout en la conservant.
Puis-je payer en une fois plusieurs factures d’un même fournisseur ?
Oui. Saisissez une seule fois le montant qui sort de la banque et répartissez-le entre les factures ouvertes du fournisseur. L’écriture est comptabilisée dans la même étape.
Une facture fournisseur peut-elle être payée en trop ?
Non. Finance Hero refuse tout paiement et toute affectation supérieurs au solde restant dû d’une facture, et les affectations d’un paiement fournisseur doivent totaliser son montant.
Puis-je conserver la facture originale du fournisseur ?
Oui. Joignez le PDF du fournisseur à la facture saisie, à côté de la référence du fournisseur, de la date de réception et du taux de change. Les fichiers téléversés sont analysés par un antivirus.
Les réceptions de marchandises modifient-elles les niveaux de stock ?
Non. Une réception de marchandises enregistre les quantités reçues sur le bon de commande et fait passer la commande au statut reçu partiellement ou reçu. Les niveaux de stock s’ajustent séparément, par exemple lors d’un inventaire.
Puis-je envoyer un bon de commande au fournisseur par e-mail ?
L’envoi d’un bon de commande au fournisseur par e-mail fait partie de l’application Office Hero Manager, en phase de test et pas encore disponible dans les boutiques d’applications. Une commande doit avoir été envoyée pour que des marchandises puissent être réceptionnées. Sur le web, vous créez les commandes et enregistrez les réceptions de marchandises des commandes envoyées.
Les fournisseurs peuvent-ils voir leurs factures ?
Les fournisseurs qui se connectent à Office Hero Connect voient ce que vous leur devez encore, d’après les factures que vous avez enregistrées, et ce qui arrive à échéance. La liste complète de leurs factures et leurs relevés mensuels sont activés sur demande. Office Hero Connect est inclus avec Finance Hero.
Quelle formule inclut les bons de commande ?
Les factures fournisseurs, la boîte d’approbation et les paiements fournisseurs font partie des deux formules de Finance Hero. Les bons de commande et les réceptions de marchandises sont inclus dans Professional, à 59 € HT par entreprise et par mois avec 10 utilisateurs.
Découvrez les achats dans Finance Hero
Réservez une démo : nous vous présenterons les bons de commande, l’approbation des factures fournisseurs et les paiements fournisseurs.